15 เครื่องมือการทำงานร่วมกันสำหรับทีมระยะไกล (ที่ไม่หย่อน) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ประมาณ 62% ของพนักงานที่มีอายุระหว่าง 22 ถึง 65 ปีกล่าวว่าพวกเขาทำงานนอกสถานที่อย่างน้อยก็เป็นครั้งคราว

นี่คือข้อเท็จจริงที่จะทำให้คุณสับสน: ปี 2020 เป็นปีที่มนุษย์ทำงานจากระยะไกลมากที่สุดนับตั้งแต่ในประวัติศาสตร์ของอารยธรรม ไม่ใช่ว่าไม่มีใครอยากให้มันบีบคอ ต้องขอบคุณโควิด-19 ตอนนี้เรากำลังเรียนรู้ที่จะอยู่ด้วย และถึงกับยอม ทำงาน ทาง ไกล

ทั่วโลก อุตสาหกรรมทั้งหมดได้เห็นการเปลี่ยนกระบวนทัศน์เพื่อใช้มาตรการที่จำเป็นในการต่อสู้กับสัตว์ประหลาดที่มองไม่เห็น และการทำงานระยะไกลก็เป็นหัวใจของเรื่องนี้ ตั้งแต่การสนับสนุนลูกค้าไปจนถึงการเงิน และจากวิศวกรรมไปจนถึงการตลาด หน่วยงานทางธุรกิจทั้งหมดมีความท้าทายและการเรียนรู้ร่วมกันอย่างยุติธรรมในการทำให้การเปลี่ยนแปลงชั่วคราว (หรือในบางกรณีถาวร) ประสบความสำเร็จ

ต้องขอบคุณวิวัฒนาการของซอฟต์แวร์สำหรับผู้บริโภคและธุรกิจในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ตอนนี้เราสามารถเข้าถึงเครื่องมือและแพลตฟอร์มที่มีอยู่มากมาย ไม่เพียงแต่สนับสนุนการทำงานจากระยะไกล แต่ยังทำให้การทำงานมีประสิทธิผลเท่ากับการทำงานจากสถานที่ทำงานร่วมกัน

ในบทความนี้ เราจะแชร์เครื่องมือ 15 อย่างที่ทีมระยะไกลสามารถใช้เพื่อทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น ปรับปรุงการสื่อสาร และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบุคคลและทีม

AttendanceBot: ลดความซับซ้อนในการติดตามเวลาของทีมและออกจากการจัดการ

เมื่อพูดถึงการทำงานระยะไกล ที่เดียวที่ทุกคนต้องใช้เวลาส่วนใหญ่คือแอปสื่อสาร เช่น Slack, Microsoft Teams หรือ Google Chat

ตั้งแต่การจัดการโครงการไปจนถึงการประกาศทั่วทั้งบริษัท แพลตฟอร์มเหล่านี้มาแทนที่อีเมล แต่สิ่งหนึ่งที่ธุรกิจจำนวนมากยังคงติดอยู่ในอดีตคือการติดตามการเข้างานของพนักงานและการลาออก

เครื่องมืออย่าง AttendanceBot ทำให้การติดตามเวลา จัดการการลางาน และอื่นๆ เป็นเรื่องง่ายอย่างน่าอาย จากภายในแพลตฟอร์มการสื่อสารที่คุณใช้อยู่แล้ว ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเลิกใช้ซอฟต์แวร์รุ่นเก่า เช่น HRMS หรือเครื่องมือที่กระจัดกระจาย เช่น อีเมล โปรแกรมส่งข้อความส่วนตัว และอื่นๆ เพื่อจัดการบุคลากรของคุณ

Trello: จัดการโครงการของคุณอย่างมืออาชีพ

จากบ้านของ Atlassian (ผู้สร้างซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่คล่องตัว Jira) มาถึง Trello ซึ่งเป็นเครื่องมือสไตล์ Kanban ที่ทรงพลังไม่แพ้กันที่ออกแบบมาสำหรับการติดตามโครงการทุกประเภทหรือทุกระดับ

การนำทีมของคุณเข้าร่วม Trello และปรับแต่งตามกรณีการใช้งานของคุณนั้นง่ายมาก ต้องขอบคุณเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าหลายร้อยแบบที่มีให้ตั้งแต่แกะกล่อง

มีอะไรอีก? แผน freemium มีคุณสมบัติเพียงพอสำหรับคุณในการเริ่มต้น และแม้ว่าคุณจะต้องการปรับขนาดและมีบางอย่างที่เรียกว่า Power-Ups (การผสานรวมแบบเนทีฟหรือแบบกำหนดเองกับเครื่องมืออื่นๆ ในสแต็กของคุณ) จะไม่ทิ้งช่องว่างในของคุณ กระเป๋า.

แนวคิด: บันทึกทุกอย่าง ตลอดเวลา

มีคำกล่าวที่ว่า "การสื่อสารมากเกินไปเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้การทำงานทางไกลประสบความสำเร็จ" และเราไม่สามารถตกลงกันได้มากกว่านี้ เนื่องจากโลกเสมือนได้เข้ามาแทนที่การสื่อสารแบบตัวต่อตัวแล้ว วิธีที่เราโต้ตอบกับเพื่อนร่วมทีมก็จำเป็นต้องพัฒนาเช่นกัน

ก่อนหน้านี้ การสื่อสารในแง่มุมที่นุ่มนวลกว่า เช่น ภาษากายและบรรยากาศทั่วไปของห้อง ใช้ในการกำหนดหลายสิ่งที่ยังไม่ได้พูด อย่างไรก็ตาม ในการตั้งค่าระยะไกล สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าคุณบันทึกรายละเอียดความคิดของคุณให้ละเอียดยิ่งขึ้น เพื่อไม่ให้ความคิดเหล่านั้นหายไป

ด้วย Notion การทำเช่นนี้กลายเป็นเรื่องง่าย เนื่องจากเป็นพื้นที่ทำงานแบบ all-in-one จึงนำเสนอส่วนประกอบต่างๆ เช่น บันทึกย่อ งาน Wikis ปฏิทิน และการเตือนความจำ เกือบทุกอย่างที่คุณต้องการเพื่อจัดทำเอกสาร วางแผน และจัดระเบียบให้ดีขึ้น

Chanty: Slack Alternative สำหรับทีมนิวเคลียร์

SuSlack นั้นยอดเยี่ยมและทั้งหมดนั้นสำหรับแอปสื่อสาร แต่มันไม่ฟรี อย่างน้อยก็ไม่มีการเข้าถึงคุณสมบัติที่ดีกว่าบางอย่าง ในทางกลับกัน Chanty ให้บริการฟรีตลอดไปสำหรับสมาชิกในทีมสูงสุด 10 คน และเพียง $3 ต่อเดือนต่อผู้ใช้สำหรับแผนพรีเมียม

นอกเหนือจากซอฟต์แวร์แชททั่วไปแล้ว ยังมีฟีเจอร์ที่ทรงพลังเพื่อให้การทำงานร่วมกันภายในทีมของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การเปลี่ยนข้อความเป็นงานไปจนถึงการเปลี่ยนมุมมอง Kanban คุณสามารถจัดระเบียบได้เพียงปลายนิ้วสัมผัส จากแพลตฟอร์มที่คุณเลือก

ให้คะแนน 4.6 และ 4.9 สำหรับ G2 และ Capterra ตามลำดับ Chanty เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับ Slack สำหรับทีมระยะไกลที่มีขนาดเล็กกว่า

แนะนำสำหรับคุณ:

ทรัพยากร

วิธีการตั้งค่ากรอบงานผู้รวบรวมบัญชีของ RBI เพื่อเปลี่ยน Fintech ในอินเดีย

อามิต ดาส

31 กรกฎาคม 2565

ข่าว

ผู้ประกอบการไม่สามารถสร้างการเริ่มต้นที่ยั่งยืนและปรับขนาดได้ผ่าน 'Jugaad': Cit...

Jaspreet K.

31 กรกฎาคม 2565

ทรัพยากร

Metaverse จะพลิกโฉมอุตสาหกรรมยานยนต์อินเดียได้อย่างไร

วิภาวดี ส.

31 กรกฎาคม 2565

ทรัพยากร

บทบัญญัติต่อต้านการแสวงหากำไรสำหรับสตาร์ทอัพในอินเดียมีความหมายอย่างไร?

จรัญญา ล.

31 กรกฎาคม 2565

ทรัพยากร

Edtech Startups ช่วยให้แรงงานอินเดียเพิ่มพูนทักษะและเตรียมพร้อมสู่อนาคตได้อย่างไร...

อังคุช เอส

31 กรกฎาคม 2565

ข่าว

หุ้นเทคโนโลยียุคใหม่ในสัปดาห์นี้: ปัญหาของ Zomato ยังคงดำเนินต่อไป, EaseMyTrip Posts Stro...

ตปัญจนา ร.

31 กรกฎาคม 2565

Google Drive: Cloud Storage On The Go

นี่เป็นสิ่งที่ชัดเจน แต่ไม่ได้กล่าวถึงว่าจะไม่ยุติธรรม เพียงเพราะการทำงานร่วมกันในการทำงานที่ประสบความสำเร็จนั้นมีความสำคัญเพียงใด

ด้วยพื้นที่ว่าง 15 GB ที่ให้บริการฟรีสำหรับผู้ใช้ทุกราย และพื้นที่จัดเก็บที่เพิ่มขึ้นยังมีราคาไม่แพงอีกด้วย Google ไดรฟ์คือตัวเลือกพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์โดยพฤตินัยสำหรับหลายทีม

ยิ่งไปกว่านั้น คุณยังสามารถเลือกที่จะจัดระเบียบไฟล์ใดๆ ของคุณลงในโฟลเดอร์ จัดการระดับการเข้าถึง (ดูเท่านั้น ความคิดเห็น และตัวแก้ไข) และอื่นๆ

Todoist: Ace Your Daily To-Dos

มาเผชิญหน้ากัน: ชีวิตสมัยใหม่นั้นวุ่นวาย มีเพียงหนึ่งเดียวเท่านั้นที่สามารถเก็บไว้ในความทรงจำเมื่อพูดถึงจำนวนการทำธุระและงานย่อยที่ต้องทำในหนึ่งวันไม่ว่าจะเป็นที่ทำงานหรือชีวิตส่วนตัว

ด้วย Todoist คุณสามารถจัดการกับความโกลาหลนั้นได้โดยจัดรายการสิ่งที่ต้องทำประจำวันของคุณสำหรับทั้งที่ทำงานและที่บ้านในที่เดียว ตั้งแต่ความสามารถในการเพิ่มป้ายกำกับเพื่อให้มีความชัดเจนมากขึ้น ไปจนถึงการจัดลำดับความสำคัญตามแบบจำลองทางจิตของคุณเอง คุณสามารถอยู่เหนือเกมได้โดยไม่ลืมงานใดๆ ไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก

โปรแกรมฟรีตลอดไปมีฟีเจอร์มากมายที่สามารถใช้ประโยชน์ได้เช่นเดียวกัน อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการปลดล็อกศักยภาพสูงสุดของแอป ค่าบริการเพียง $3/เดือน

ซูม: “โทรด่วนเลย”

แน่นอน คุณเคยได้ยินวลีนี้อย่างน้อยวันละครั้งในช่วงหกเดือนที่ผ่านมา ต้องขอบคุณการทำงานจากระยะไกล เราจึงเริ่มเลื่อนเวลาทุกอย่างออกจากขอบเขตของการสรุปผลทางแชทเป็นการโทรด่วน

ตั้งแต่การจัดประชุมเสมือนจริงไปจนถึงแบบ 1:1 อย่างรวดเร็ว Zoom เป็นแพลตฟอร์มเริ่มต้นเนื่องจากความนิยม ซึ่งเพิ่มขึ้นเป็นระดับที่ไม่เคยมีมาก่อนตั้งแต่มีการล็อกดาวน์ (ลองดูที่ราคาหุ้น หากมี)

แม้ว่าปัญหาด้านความปลอดภัยจะตกอยู่ภายใต้การควบคุม แต่สิ่งเหล่านี้ก็ผ่านไปได้ด้วยดี โดยทีม Zoom ได้ประกาศมาตรการที่พวกเขาใช้เพื่อแก้ไขปัญหาอย่างเป็นระบบ และรับรองความปลอดภัยและการเข้ารหัสของผู้คน

Krisp: ลบเสียงรบกวนพื้นหลังจากแอพสื่อสารใด ๆ

ถ้ายังไม่มี ต้องลอง Krisp เทคโนโลยีตัดเสียงรบกวนที่ขับเคลื่อนด้วย AI ปฏิวัติวงการช่วยขจัดเสียงรบกวนจากแอปกว่า 800 แอปบน Mac, Windows, Google Chrome และ iOS

ด้วยปุ่มเดียว ไม่เพียงแต่เสียงพื้นหลังที่ส่งถึงคุณกับผู้เข้าร่วมการโทรรายอื่นๆ แต่เสียงพื้นหลังที่มาจากผู้เข้าร่วมการโทรถึงคุณ จะถูกลบออก และทำงานเกือบจะเหมือนมายากล

เวอร์ชันฟรีช่วยให้คุณโทรได้ 120 นาทีโดยไร้เสียงรบกวนต่อสัปดาห์ และเวอร์ชันที่ต้องชำระเงินให้สิทธิ์เหมือนกันในระยะเวลาไม่จำกัดเพียง $3.33/เดือน

1Password: การจัดการรหัสผ่านที่ปลอดภัยสำหรับทั้งทีมของคุณ

ในปี 2020 ความจำเป็นในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่แข็งแกร่งไม่สามารถเน้นได้เพียงพอ และเมื่อพูดถึงธุรกิจของคุณ เงินเดิมพันจะสูงขึ้นไปอีก

สำหรับเครื่องมือที่ใช้การเข้าสู่ระบบทั่วไป หรือต้องการระดับการป้องกันรหัสผ่านเพิ่มเติมจากการถูกโจมตี 1Password เป็นโซลูชันหนึ่งที่จะทำให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณปลอดภัย

ด้วยลูกค้ามากกว่า 60,000 รายทั่วโลก ตั้งแต่สตาร์ทอัพไปจนถึงองค์กร 1Password นำเสนอฟีเจอร์มากมายที่ทำให้การจัดการรหัสผ่านของคุณปลอดภัยด้วยการออกแบบ

Uptick: ทำการประชุมแบบตัวต่อตัวอย่างถูกวิธี

ในคำพูดของพวกเขาเอง Uptick ได้เปลี่ยนตารางเป็น 1:1 วินาที “ 1:1 ส่วนใหญ่เสียชีวิตเมื่อมาถึง อัพเดตสถานะ. คำตอบสั้น ๆ จ้องมองที่ว่างเปล่า คุณหมดสิ่งที่จะพูดและเรียกมันว่าวัน มันน่าผิดหวังดังนั้นเราจึงแก้ไข” และพวกเขาก็ทำเช่นนั้น!

จากคำถามที่พยายามและเป็นจริงซึ่งสนับสนุนโดยการวิจัยที่เปิดเผยสิ่งที่เกิดขึ้นจริงกับทีมของคุณ ไปจนถึงการชี้แจงและตั้งค่าความคาดหวังที่เหมาะสมเมื่อสร้างลำดับความสำคัญ Uptick ปรับปรุงการตามและทำให้มีค่ามากขึ้นสำหรับทั้งผู้จัดการและ จัดการ

Lattice: พัฒนาทีมที่มีส่วนร่วมและชนะ

การจัดการคนเป็นสิ่งที่ยาก และหากการวิจัยเป็นสิ่งที่ต้องดำเนินการ การจัดการคนรุ่นมิลเลนเนียลจะยิ่งยากขึ้นไปอีก Lattice พลิกโฉมวิธีที่บริษัทต่างๆ เข้าถึงกลยุทธ์ด้านบุคลากรโดยเชื่อมโยงการจัดการประสิทธิภาพ การมีส่วนร่วมของพนักงาน และการพัฒนาพนักงานในโซลูชันที่รวมเป็นหนึ่งเดียว

และพวกเขาได้พัฒนาเฉพาะแพลตฟอร์มเพื่อให้สนับสนุนสิ่งเดียวกันได้ดีขึ้นจากมุมมองระยะไกล ตั้งแต่การจับจังหวะของทีมของคุณไปจนถึงการอัปเดตรายสัปดาห์จากผู้รายงานของคุณ ไปจนถึงการปรับให้เข้ากับเป้าหมายของคุณ Lattice ช่วยให้คุณทำงานอย่างมีประสิทธิผลได้ง่ายขึ้น

Teampay: จัดการการใช้จ่ายของทีมคุณอย่างง่ายดาย

Teampay เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณอนุมัติ ชำระเงิน และติดตามการใช้จ่ายของทีมแบบเรียลไทม์ ด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การควบคุมการใช้จ่าย การกระทบยอดอัตโนมัติ และเวิร์กโฟลว์ Teampay ช่วยให้คุณจัดการด้านการเงินได้อย่างรวดเร็วในธุรกิจ พวกเขาเสนอราคาค่าธรรมเนียมคงที่ตามชุดคุณสมบัติที่คุณเลือกและใช้งานในปริมาณมาก

TomatoTimer: ทำงานโดยไม่มีสิ่งรบกวนแม้อยู่ที่บ้าน

การทำงานจากที่บ้านมาพร้อมกับข้อแม้: สิ่งรบกวนสมาธิอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะเป็นเสียงกริ่งประตูบ้านคุณดังขึ้นทุกๆ 10 นาทีในช่วงเช้า การจดจ่อกับความอยากกินของว่างอาจเป็นเรื่องยาก TomatoTimer เป็นเครื่องจับเวลา Pomodoro Technique ที่ใช้งานง่ายและยืดหยุ่น นี่คือขั้นตอนพื้นฐานของเทคนิค Pomodoro:

1. ตัดสินใจเกี่ยวกับงานที่ทำอยู่
2. ตั้งเวลา (เรียกว่า Pomodoro) เป็น 25 นาที
3. ทำงานจนหมดเวลา บันทึกด้วยเครื่องหมายถูกบนแผ่นกระดาษ
4. พักระยะสั้น (5 นาที)
5. ทุก ๆ สี่ Pomodoros หยุดพักยาว (10 นาที)

OfficeAmp: Help Desk ภายในเพื่อจัดการคำขอของพนักงาน

จากบ้านของ Harmonize ผู้สร้าง AttendanceBot (ซึ่งเราได้กล่าวถึงข้างต้น) OfficeAmp เป็นซอฟต์แวร์การจัดการสำนักงานอย่างง่ายที่ทำงานภายในโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีของคุณและช่วยให้ทุกคนในทีมของคุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้น ตอนนี้คุณสามารถจัดการคำขอของพนักงาน ตั๋ว IT งานผู้ดูแลระบบ และคำขออื่นๆ ได้ในที่เดียว

Whatfix: ออนบอร์ดพนักงานอย่างราบรื่นให้กับเครื่องมือที่คุณใช้

การเริ่มต้นสมาชิกในทีมใหม่และทำให้พวกเขาทันกับนโยบาย กระบวนการ และโฟลว์ของคุณเป็นงานที่ใหญ่โต Whatfix แพลตฟอร์มการนำดิจิทัลมาใช้ ช่วยให้คุณสร้างโปรแกรมการเตรียมความพร้อมของพนักงานที่เป็นส่วนตัวและมีส่วนร่วมตามขนาดที่ต้องการ และกระตุ้นให้พนักงานของคุณเริ่มต้นใช้งานโดยใช้เครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่คุณใช้ เร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น