กฎ 2 นาทีเพื่อเพิ่มผลผลิตของคุณ
เผยแพร่แล้ว: 2022-08-30รายการงานมักจะมีงานที่ค่อนข้างง่ายที่ต้องทำ แต่บางครั้งการมอบหมายงานหลายๆ อย่างรวมกันจะสร้างอุปสรรคที่ยากจะเอาชนะได้ คุณทราบดีว่าการรู้สึกหนักใจเป็นอย่างไรเมื่องานทั่วไป เช่น การร่างอีเมล การนัดหมาย หรือการสั่งสินค้านั้นเกินความสามารถของคุณ หากคุณมีปัญหากับรายการงานที่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ และคุณเห็นว่าการผัดวันประกันพรุ่งกลายเป็นปัญหา ให้ลองใช้กฎ 2 นาที
กฎ 2 นาที – สารบัญ:
- กฎ 2 นาทีคืออะไร?
- โครงการขนาดเล็กแบ่งออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ
- กฎ 2 นาทีในทางปฏิบัติ
- กฎ 2 นาทีสำหรับการสื่อสาร
- ประโยชน์ของกฎ 2 นาที
- กฎ 2 นาที สร้างนิสัย
- ช่วงเวลา
- สรุป
กฎ 2 นาทีคืออะไร?
กฎ 2 นาที คือวิธีการใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งอธิบายไว้ในหนังสือโดย David Allen เรื่อง: Getting Things Done มันเป็นหนึ่งในองค์ประกอบของวิธีการของเขา แต่ง่ายพอที่จะนำไปปฏิบัติโดยไม่ต้องเตรียมการมาก่อน ความเรียบง่ายคือเบื้องหลังปรากฏการณ์ของวิธีนี้
บางทีในตอนแรกวิธีการอาจดูง่ายเกินไป ความจริงก็คือแม้ว่าลักษณะที่ปรากฏ งานเล็ก ๆ ไม่ใช่โครงการใหญ่สามารถเบี่ยงเบนความสนใจและทำให้ไม่สามารถโฟกัสได้ การแนะนำกฎนี้สามารถช่วยให้คุณฝึกทำสิ่งต่างๆ ได้ทันที ด้วยเหตุนี้งานจะไม่สะสมในรายการและสร้างกองขนาดที่ไม่น่าเชื่อ
งานง่าย ๆ ที่ทำขึ้นทันทีไม่ได้ใช้พลังงานมากนัก แต่สามารถเพิ่มระดับ ความพึงพอใจ ที่ทุกงานที่เสร็จสิ้นและทำเครื่องหมายได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้จิตใจของเราเป็นอิสระจากความคิดและช่วยให้มุ่งเน้นไปที่โครงการที่สำคัญ
หากคุณเริ่มทิ้งงานเล็กๆ น้อยๆ เหล่านั้นและเลื่อนออกไป คุณอาจถึงจุดที่มีงานมากเกินไปที่ต้องทำ และคุณอาจเริ่มรู้สึกวิตกก่อนที่จะพยายามทำ วิธีแก้ ปัญหานี้ง่าย ทำงานเล็กๆ น้อยๆ ทั้งหมดได้ในทันที
เป็นที่น่าจดจำว่าผู้เขียนเองเน้น ความยืดหยุ่น ของวิธีนี้ 2 นาทีไม่ได้แปลว่าคุณต้องวัดงานด้วยตัวจับเวลาที่อยู่ในมือ ใช้เวลา 2 นาทีในการทำงานเพื่อเตือนคุณว่างานง่ายๆ หลายอย่างอาจใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที ไม่มีความแตกต่างหากเป็นเวลา 2 หรือ 5 นาที
โครงการขนาดเล็กแบ่งออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ
กฎ 2 นาที สามารถใช้ได้หลายวิธี มีจำนวนมากเกี่ยวกับการใช้กฎเพื่อทำงานสั้นๆ และเรียบง่าย เช่น การร่างอีเมล และการโทรศัพท์ แต่กฎอาจนำไปใช้กับโครงการที่มีความทะเยอทะยานมากขึ้น ยังไง? ทุกงานใหญ่สามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนที่เล็กกว่า ต้องขอบคุณสิ่งนี้ โปรเจ็กต์ที่น่ากลัวและท้าทาย เปลี่ยนเป็นรายการงานที่เฉพาะเจาะจง จับต้องได้ และเรียบง่ายที่ต้องทำ การปรับเปลี่ยนดังกล่าวสามารถช่วยให้คุณเริ่มโครงการได้โดยไม่รู้สึกว่าถูกครอบงำ
กฎ 2 นาทีในทางปฏิบัติ
ไม่ว่าคุณจะใช้เวลาทั้งวันในสำนักงานหรือที่บ้าน วันของคุณคือรายการงานที่ต้องทำ ด้านล่างนี้ เรานำเสนอตัวอย่างกิจกรรมต่างๆ ที่สามารถประยุกต์ใช้ กฎ 2 นาที นี่เป็นเพียงตัวอย่าง แต่สามารถช่วยระบุงานประจำวันของคุณได้
งานบางอย่างถูกเลื่อนออกไปด้วยเหตุผลหลายประการ กิจกรรมเหล่านั้นไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ในระยะยาว ไม่ช้าก็เร็วใครบางคนจะต้องทำ เป็นการดีกว่าที่จะทำพร้อมกัน หนึ่งในงานเหล่านั้นคือการล้างจาน และควรล้างจานทันทีหลังอาหาร เช่นเดียวกับการทิ้งขยะ พาสุนัขไปเดินเล่น หรือทำงานบ้านอื่นๆ กฎ 2 นาทีจะช่วยให้คุณ ประหยัดเวลา และปลดปล่อยพลังงานที่จำเป็นสำหรับงานที่สำคัญกว่า
กฎ 2 นาทีสำหรับการสื่อสาร
เมื่อคุณได้รับอีเมลระหว่างทำงาน คุณมักจะเปิดอ่านทันที นี่คือทั้งหมดที่คุณทำเพราะคุณเตือนตัวเองเกี่ยวกับงานที่สำคัญและเป็นปัจจุบัน และคุณตัดสินใจที่จะตอบกลับในภายหลัง ไม่มีเวลาไหนจะดีไปกว่านี้อีกแล้ว ดังนั้นหากคุณทราบเนื้อหาของอีเมลและใช้เวลาอ่านอีเมลแล้ว ให้ตอบกลับทันที อย่ารอโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากข้อความนั้นง่าย และไม่ต้องใช้ความพยายามอะไรมากไปกว่านี้
ต้องขอบคุณสิ่งนี้ คุณจะแน่ใจได้เลยว่าคุณจะไม่ลืมมัน สถานการณ์ที่คล้ายกันคือการโทรศัพท์และข้อความที่จะส่งต่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณ การแนะนำกฎนี้เป็นทางออกที่ดีสำหรับผู้ที่ไม่ชอบคุยโทรศัพท์ การเลื่อนเวลาและการผัดวันประกันพรุ่งไม่เคยช่วย จะดีกว่าที่จะทำสิ่งต่าง ๆ ทันที
ประโยชน์ของกฎ 2 นาที
เทคนิคหลายอย่างมีเป้าหมายเดียวกัน นั่นคือ การบริหารเวลา ที่ดีกว่า ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของกฎ 2 นาทีคือความจริงที่ว่าไม่มีระบบที่เกี่ยวข้อง คุณไม่จำเป็นต้องเตรียมตัว คุณไม่จำเป็นต้องมีระบบหรือแอปพลิเคชันใดๆ กฎนั้นง่าย - ลงมือทำทันที
งาน 2 นาทีหนึ่งงานไม่ใช่ปัญหา แต่งานเล็ก ๆ ทั้งหมดสร้างความรู้สึกหนักอึ้งที่ต่อสู้ได้ยาก นอกจากนี้ ในระหว่างวัน รายการจะยาวขึ้นและยาวขึ้นด้วยงานมอบหมาย กิจกรรม และหน้าที่ใหม่ทั้งหมด สิ่งนี้ดูดพลังงานและป้องกันไม่ให้โฟกัส
การใช้กฎ 2 นาทีไม่เพียง ช่วยลดระดับความเครียด แต่ยังเพิ่มความพึงพอใจอีกด้วย การตระหนักถึงงานที่ง่ายที่สุดจะทำให้คุณรู้สึกถึงความเป็นอิสระและนำพลังงานที่จำเป็นสำหรับการทำงานอื่นให้สำเร็จ
กฎ 2 นาที สร้างนิสัย
การใช้วิธีการนี้ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณสร้างนิสัยในการทำกิจกรรมทันที แต่ยังเป็นวิธีที่ดีในการแนะนำ นิสัยใหม่ที่มีประสิทธิภาพ มีช่วงเวลาที่เราต้องการทำอะไรเพื่อตัวเอง เช่น เริ่มหลักสูตรภาษาใหม่ แนะนำกิจวัตรการอ่านหนังสือ หรือเริ่มออกกำลังกาย แต่ดูเหมือนว่าเราจะไม่มีเวลาเพียงพอสำหรับเรื่องนี้
พักไว้ 2 นาทีต่อวันก็ไม่เลวใช่ไหม? บางทีอาจเป็นก้าวที่ดีในการเริ่มต้นการเดินทางครั้งใหม่และสร้างนิสัยใหม่ มันอาจจะกลายเป็นว่าเมื่อเวลาผ่านไป คุณจะขยายเวลาสำหรับการฝึกใหม่ของคุณ แต่ กฎ 2 นาที อยู่ที่นี่เพื่อช่วยให้คุณก้าวต่อไปในตอนเริ่มต้นและเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่ง
ช่วงเวลา
งานสั้นๆ ที่ใช้เวลาเพียง 2 นาทีมักจะทำได้ง่าย พวกเขาอาจใช้เวลาส่วนใหญ่ของคุณหากมีจำนวนมาก จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีโครงการขนาดใหญ่และ สำคัญ ที่ต้องทำให้เสร็จตรงเวลาและต้องการความสนใจเป็นพิเศษจากคุณ ไม่ใช่ทุกกิจกรรมของคุณสามารถแบ่งออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ หรือขั้นตอน
หน้าที่บางอย่างต้องการสมาธิและสมาธิ อย่าง ลึกซึ้ง หากคุณจัดการกับโครงการดังกล่าว พยายามปิดกั้นเวลาของคุณ การบล็อกเวลาช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานเดียวตลอดระยะเวลาที่กำหนด อย่าหยุดทำงานจนกว่างานจะเสร็จ การหยุดพักซ้ำๆ ในกระบวนการลดความสามารถในการมีสมาธิและทำให้งานของคุณมีประสิทธิภาพน้อยลง
สรุป
กฎ 2 นาทีมีประโยชน์เมื่อคุณกำลังทำงานในกิจกรรมที่ต้องใช้สมาธิและสมาธิอย่างมาก แทนที่จะพยายามทำทุกอย่างในคราวเดียว กฎนี้สนับสนุนให้ผู้คนแบ่งมันออกเป็นชิ้นเล็กๆ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาทำงานได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง กฎนี้สามารถนำไปใช้กับงานหรือกิจกรรมใดๆ ที่คุณต้องทำ
ตัวอย่างเช่น หากคุณมีอีเมลจำนวนมากที่ต้องเขียน จะดีกว่าถ้าคุณเริ่มต้นด้วยอีเมลที่ใช้เวลาและความพยายามน้อยลง ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่รู้สึกเหนื่อยและจบลงด้วยการผัดวันประกันพรุ่งกับงานที่ยากขึ้นในภายหลัง กฎ 2 นาทีคือแฮ็คเพิ่มประสิทธิภาพที่สามารถใช้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่เสียเวลากับงานที่ไม่ต้องทำ เป็นเครื่องมือในการควบคุมตนเอง
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest
ผู้เขียน: Andy Nichols
นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจสำรองไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า การเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด