4 ขั้นตอนในการออกแบบและดำเนินการแบบฝึกหัดบนโต๊ะอย่างมีประสิทธิภาพ

การฝึกบนโต๊ะซึ่งมักเรียกโดยย่อว่า TTX หรือ TTE เป็นรูปแบบเฉพาะของการเตรียมพร้อมสำหรับวิกฤต มันโดดเด่นกว่าแนวทางอื่นๆ ในการบริหารความเสี่ยงด้วยคุณลักษณะที่โดดเด่นที่สุด – บรรยากาศที่ปราศจากความเครียด ด้วยเหตุนี้ ทีมจึงพูดคุยผ่านขอบเขตของมาตรการแต่ละอย่างที่จะใช้ บทบาทของสมาชิกในทีมที่เฉพาะเจาะจง ตลอดจนสถานการณ์ที่เป็นไปได้ ทั้งหมดนี้อยู่ในรูปแบบของการสนทนากลุ่มที่อำนวยความสะดวก

ทุกอย่างเกิดขึ้นผ่านการพูด การแบ่งปัน และการหาทางออก มากกว่าเช่นในกรณีของการฝึกภาคสนาม การทำหรือการแสดง ในรูปแบบดังกล่าว สิ่งสำคัญคือการเรียนรู้และดูว่าบทบัญญัติทางทฤษฎีแปลเป็นเหตุฉุกเฉินจริงหรือไม่ จากบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าแบบฝึกหัดบนโต๊ะมีประโยชน์อย่างไรที่สามารถนำมาสู่องค์กร เมื่อใดจึงควรค่าแก่การนำไปปฏิบัติ และวิธีดำเนินการอย่างถูกต้อง

กฎพื้นฐานสำหรับการฝึกบนโต๊ะ

การฝึกซ้อมบนโต๊ะคือการประชุมที่มุ่งออกแบบขั้นตอนในการปฏิบัติตามและมาตรการที่จะดำเนินการในกรณีฉุกเฉิน ขึ้นอยู่กับประเภทขององค์กร อาจเกี่ยวข้องกับการสรุปวิธีการตอบสนองต่อการโจมตีทางไซเบอร์ ภัยธรรมชาติ เช่น แผ่นดินไหว หรือการโจมตีของผู้ก่อการร้ายอย่างกะทันหัน นอกจากนี้ยังอาจมีขอบเขตที่ไม่เป็นทางการมากขึ้น เช่น การหาวิธีจัดการกับการสูญเสียสมาชิกในทีมที่สำคัญหรือการปรากฏตัวอย่างกะทันหันของคู่แข่งในตลาด

โดยไม่คำนึงถึงระดับของเหตุฉุกเฉิน การฝึกซ้อมบนโต๊ะมีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน: สถานการณ์จำลองสำเร็จรูปที่มีมาตรการเฉพาะที่ต้องดำเนินการและความคืบหน้า หากไม่มีสถานการณ์ การดำเนินการ TXT ก็ไม่สมเหตุสมผล เนื่องจากจุดประสงค์หลักของแบบฝึกหัดเหล่านี้คือการตรวจสอบว่าข้อกำหนดทางทฤษฎีที่ดำเนินการในองค์กรสะท้อนให้เห็นในความเป็นจริงหรือไม่และจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ดังนั้น หากองค์กรของคุณไม่มีแผนปฏิบัติการที่กำหนดไว้ในกรณีฉุกเฉิน ขั้นตอนแรกควรเขียนสถานการณ์ดังกล่าว

แบบฝึกหัดเกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมที่ผ่อนคลายเพื่อให้สมาชิกในทีมทุกคนสามารถกำหนดบทบาทของตนในการตอบสนองต่อสถานการณ์เฉพาะได้อย่างอิสระและหารือเกี่ยวกับปัญหาที่เป็นปัญหาโดยไม่ต้องกลัวหรือละอายใจ ที่นี่ไม่เกี่ยวกับการแข่งขันและการทดสอบว่าพนักงานสามารถปฏิบัติตามแรงกดดันได้หรือไม่ แต่เกี่ยวกับการเรียนรู้และการทำงานเป็นทีม

การทำแบบฝึกหัดบนโต๊ะให้คุณค่าอะไร

การทำแบบฝึกหัดบนโต๊ะนั้นไม่ใช้เวลานานเท่ากับการฝึกภาคสนาม แต่ยังต้องอุทิศเวลาและการประชุมสมาชิกในทีมแต่ละคน คุณจะต้องทุ่มเททรัพยากรบางอย่าง แต่สิ่งที่คุณจะได้รับกลับมาคือประโยชน์มากมาย ไม่เพียงแต่กับองค์กรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสมาชิกในทีมด้วย

คุณค่าต่อองค์กรที่ TXT สามารถนำมาได้

• ขั้นตอนการตรวจสอบในระหว่างการประชุมแบบไม่เป็นทางการนั้นดีกว่าการทดสอบแบบ "สด" ในช่วงวิกฤต
• โอกาสในการปรับแต่งกฎ ปิดช่องว่าง และดำเนินการแก้ไข
• โอกาสในการปรับปรุงเทคนิคการตอบสนองเหตุฉุกเฉิน
• เสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีมแต่ละคน
• ตรวจสอบว่าพนักงานทราบและปฏิบัติตามข้อกำหนดทางทฤษฎีของโปรโตคอล

คุณค่าต่อสมาชิกในทีมที่ TXT สามารถนำมาได้

• โอกาสในการทำงานผ่านบทบาทของคุณในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการ
• เงื่อนไขที่ดีกว่าสำหรับการจดจำขั้นตอนต่อไปในการจัดการกับสถานการณ์เฉพาะ
• เปิดโอกาสให้ซักถาม ขยายความรู้
• สถานการณ์จำลองและการทดสอบที่กำลังดำเนินการช่วยให้เกิดข้อเสนอแนะสำหรับการเปลี่ยนแปลงหรือการปรับปรุงบันทึกแต่ละรายการ

วิธีการออกกำลังกายบนโต๊ะ?

1. ระบุวัตถุประสงค์ของการฝึกบนโต๊ะ

การวางแผนสำหรับการฝึกบนโต๊ะควรเริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุหลังจากดำเนินการไปแล้ว และคุณวางแผนที่จะนำผลลัพธ์ที่ได้ไปใช้อย่างไร สำหรับบางคน ประเด็นสำคัญจะเกี่ยวข้องกับการให้ความรู้แก่สมาชิกในทีมที่พลาดโอกาสในการวิเคราะห์บทบัญญัติต่างๆ ในแผนก่อนหน้านี้ คนอื่นจะพบโอกาสในการประเมินว่าหลักการทางทฤษฎีนั้นสะท้อนให้เห็นในความเป็นจริงหรือไม่ ไม่ว่าสิ่งจูงใจหลักของคุณสำหรับการฝึกดังกล่าว จะต้องก่อให้เกิดประโยชน์มากกว่าที่คุณวางแผนไว้

2. กำหนดผู้ที่เกี่ยวข้องและกำหนดบทบาทของพวกเขาในการฝึก

แม้ว่าการฝึกบนโต๊ะจะเป็นแบบคงที่และดำเนินการในรูปแบบของการสนทนากลุ่มทั่วไป แต่ก็ยังมีกฎบางอย่างที่ต้องปฏิบัติตาม คุณต้องกำหนดคนที่จะเข้าร่วมการฝึกและกำหนดบทบาทเฉพาะให้พวกเขา คนอื่นๆ สามารถดูและติดตามสถานการณ์ได้ แต่เพื่อหลีกเลี่ยงความโกลาหล พวกเขาไม่ควรมีส่วนร่วมในการฝึก ผู้สังเกตการณ์ยังสามารถแสดงความคิดเห็นในมุมมองของพวกเขา ซึ่งมีประโยชน์ในระหว่างการประเมินและการจัดทำเอกสารประกอบการฝึก ดังนั้นจึงควรจัดเวลาเพื่อถามคำถามและเสนอแนะทันทีหลังจาก TXT

องค์ประกอบที่สำคัญของความพยายามทั้งหมดคือการแต่งตั้งผู้นำ/ผู้อำนวยความสะดวกที่เหมาะสม คุณสามารถตัดสินใจเลือกคนจากทีมของคุณหรือจ้างมืออาชีพสำหรับงานนี้ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ควรเป็นคนที่ไม่เพียงรู้สถานการณ์และกฎของบริษัทและงานของสมาชิกในทีมแต่ละคนเป็นอย่างดี แต่ยังมีคุณสมบัติด้านความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่เฉพาะเจาะจงเพื่อดำเนินการฝึกอย่างเหมาะสม



ผู้อำนวยความสะดวกควรรู้และตัดสินใจอย่างรอบคอบว่าเมื่อใดควรติดตามและเมื่อใดควรเป็นผู้นำกลุ่ม ทรัพย์สินหลักที่ควรมีคือความสามารถในการจัดเตรียมเงื่อนไขที่สะดวกสบายสำหรับการอภิปรายอย่างสร้างสรรค์และเป็นประธานการอภิปรายเพื่อให้ตรงประเด็น ผู้นำการออกกำลังกายบนโต๊ะที่จัดตั้งขึ้นจะรู้สึกถึงกลุ่มและรักษาสมดุลระหว่างความเกียจคร้านและกฎเกณฑ์ที่เข้มงวด

3. ระบุสถานการณ์เฉพาะ

สถานการณ์ควรตอบสนองต่อภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นกับองค์กรมากที่สุด ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจ แต่ยังรวมถึงที่ตั้งของสำนักงานใหญ่ด้วย แผนปฏิบัติการดังกล่าวสามารถระบุถึงการเกิดขึ้นของพายุเฮอริเคนหรือองค์ประกอบอื่น ๆ แต่ยังระบุขั้นตอนต่อไปสำหรับการรับมือกับการโจมตีด้วยการแฮ็กขนาดใหญ่

ไม่ว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร สถานการณ์จำลองควรกำหนดและอธิบายสถานการณ์ที่ค่อนข้างสมจริงโดยละเอียด จะต้องมีคำถามสำหรับแต่ละบุคคลเพื่อให้พวกเขาอยู่ในความคิดที่ถูกต้องและตรวจสอบว่าพวกเขากำลังตัดสินใจถูกต้อง ทั้งนี้เนื่องจากสมาชิกในทีมแต่ละคนต้องรู้ว่าต้องติดต่อใครในกรณีเกิดวิกฤต การดำเนินการใดที่จำเป็น ตลอดจนทรัพยากรที่เหลืออยู่เพื่อจัดลำดับความสำคัญและปกป้อง พวกเขาจำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับสถานการณ์ทั่วไปให้คุ้นเคยก่อนการประชุมตามกำหนดเวลาเพื่อให้สามารถเตรียมตัวได้ดี

สถานการณ์ต้องมีสคริปต์เฉพาะ แต่ก็คุ้มค่าที่จะเดิมพันกับความยืดหยุ่นบางอย่างที่นี่ บางทีในระหว่างการอภิปราย ประเด็นเพิ่มเติมจะเปลี่ยนไป และแนวทางของสมาชิกในทีมจะทำให้เกิดแสงสว่างใหม่เกี่ยวกับสถานการณ์ทั้งหมด ในกรณีเช่นนี้ ดีที่สุดสำหรับผู้นำที่จะไม่ขัดจังหวะการสนทนา ปล่อยให้มันไหลลื่นและเบี่ยงเบนไปจากสคริปต์เดิมเล็กน้อยเพื่อสร้างสคริปต์ที่ดีขึ้นและอัปเกรดแล้ว

4. จำการวิเคราะห์ขั้นสุดท้าย

แบบฝึกหัดนี้ทำให้สมาชิกในทีมเข้าใจบทบาทของตนเองและทดสอบว่าพวกเขารู้ข้อกำหนดต่างๆ เพื่อตอบสนองอย่างถูกต้องในกรณีฉุกเฉินหรือไม่ อย่างไรก็ตาม คุณค่าที่แท้จริงของแบบฝึกหัดบนโต๊ะมาจากการวิเคราะห์การสนทนานี้ และอยู่ในโอกาสในการปรับปรุงและปรับปรุงโซลูชันที่มีอยู่แล้ว นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงมีความสำคัญเท่าเทียมกันในการวิเคราะห์กิจกรรมทั้งหมดหลังจากการฝึกได้เกิดขึ้นแล้วและจัดทำรายงานโดยอ้างอิงจากเหตุการณ์นั้น ข้อมูลนี้สามารถปรับปรุงแผนฉุกเฉินและตรวจสอบช่องว่างในนั้นได้

บนโต๊ะเป็นทางออกที่ถูกต้องเสมอหรือไม่?

โดยธรรมชาติแล้ว ทุกแนวทางในการจัดการความเสี่ยงและการเตรียมพร้อมรับมือเหตุฉุกเฉินมีข้อดีและข้อเสีย ผลลัพธ์ที่พวกเขานำเสนอถูกกำหนดโดยตัวแปรที่เกิดขึ้นใหม่ สภาพแวดล้อม สถานการณ์ และผู้คน เช่นเดียวกับแบบฝึกหัดบนโต๊ะ แบบฝึกหัดนี้ให้คุณทดสอบแนวทางปฏิบัติที่มีอยู่และประเมินสภาพแวดล้อมและผู้คนอย่างปฏิเสธไม่ได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเรียนรู้เกี่ยวกับคำแนะนำของสมาชิกในทีมคนอื่นๆ

นอกจากนี้ยังเป็นโอกาสในการเรียนรู้และตั้งคำถามที่ยอดเยี่ยมซึ่งไม่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรจำนวนมากและไม่ใช้แรงงานมากเกินไป ยิ่งไปกว่านั้น แบบฝึกหัดดังกล่าวยังสามารถดำเนินการจากระยะไกลได้ ดังนั้นจึงใช้ได้ดีกับองค์กรที่มีสถานที่ต่างๆ ทั่วโลก

อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ได้หมายความว่าวิธีนี้เป็นทางออกที่ดี แต่ก็มีข้อเสียเช่นกัน ประการแรก บรรยากาศที่ผ่อนคลายและการพูดคุยเชิงทฤษฎีจะไม่สะท้อนถึงเหตุการณ์จริง ซึ่งในระหว่างนั้นแม้แต่พนักงานที่เตรียมตัวมาอย่างดีก็อาจล้มเหลวได้ เนื่องจากมีความเครียดและความต้องรีบดำเนินการเพิ่มเข้ามา ในระหว่างการฝึกซ้อมบนโต๊ะ คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าทุกคนรู้หน้าที่ของตน แต่คุณจะไม่พบข้อบกพร่องทั้งหมดในแผนเสมอไป บางส่วนจะปรากฏเฉพาะในสถานการณ์จริงเท่านั้น ไม่ใช่ระหว่างการอภิปรายทางทฤษฎี

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง

ดูโพสต์ทั้งหมด