4 รูปแบบการสื่อสารในที่ทำงาน คุณใช้อันไหน?

การสนทนาในแต่ละวัน การมอบหมายงาน การแสดงข้อเสนอแนะ การประชุมทางธุรกิจ การมีส่วนร่วมในการเจรจา นี่เป็นเพียงสถานการณ์ส่วนหนึ่งในชีวิตการทำงานของเราที่วิธีการแสดงความคิดของเราเป็นสิ่งสำคัญ รูปแบบการสื่อสารในที่ทำงานของเราส่งผลต่อความสัมพันธ์ของเรากับผู้อื่น วิธีรับรู้ของผู้อื่น ผลลัพธ์ที่เราบรรลุผล ความขัดแย้งที่เราต้องแก้ไข และวิธีที่เราร่วมมือในทีม

ด้านล่างนี้เราจะตอบคำถามว่าอะไรคือสิ่งที่ทำให้เราแตกต่างจากคนอื่นๆ ในรูปแบบการสื่อสารในที่ทำงานของเรา และอธิบายสี่ประเภทที่ Geof Cox แตกต่างซึ่งคุณอาจพบในชีวิตการทำงานของคุณ

รูปแบบการสื่อสารในที่ทำงานคืออะไร?

รูปแบบการสื่อสารในที่ทำงานหมายถึงวิธีที่แต่ละบุคคลสื่อสารข้อมูล แสดงความคิด ความรู้สึก ความต้องการ และแนวคิดของตน ตลอดจนวิธีที่เขาหรือเธอได้รับข้อความจากเพื่อนร่วมงาน เป็นวิธีการสื่อสารของแต่ละบุคคลกับผู้อื่นในสถานการณ์และบริบททางวิชาชีพต่างๆ ทั้งการพูดและการเขียน บ่อยกว่านั้นสไตล์นั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่าง เช่น บุคลิกภาพ ประสบการณ์ชีวิต วัฒนธรรม การเลี้ยงดู ค่านิยม หรือบรรทัดฐานทางสังคม และอื่นๆ อีกมากมาย ประกอบด้วยองค์ประกอบดังต่อไปนี้:

• การสื่อสารด้วยวาจาและอวัจนภาษา – หมายถึงวิธีที่เราแสดงความคิดและความรู้สึกผ่านทั้งคำพูด (ภาษาพูดและภาษาเขียน) และภาษากาย ท่าทาง การแสดงออกทางสีหน้า น้ำเสียง และสัญญาณอวัจนภาษาอื่น ๆ
• การตั้งค่าในรูปแบบการสื่อสาร - ซึ่งกำหนดว่าบุคคลมีแนวโน้มที่จะเลือกแบบฟอร์มที่เป็นลายลักษณ์อักษร (เช่น อีเมล) หรือทางวาจา (เช่น โทรศัพท์ แบบเห็นหน้า)
• ระดับการแสดงออกทางอารมณ์ - บ่งบอกถึงระดับการมีส่วนร่วมของความรู้สึกของแต่ละบุคคลในระหว่างการสนทนา

รูปแบบการสื่อสารในที่ทำงานตาม Geof Cox

Geof Cox ผู้เขียนหนังสือ “Negotiations: How to Achieve Win-Win Outcomes” ได้แยกแยะรูปแบบการสื่อสารในที่ทำงานสี่ประเภท ซึ่งสามารถเห็นได้ชัดเจนในการประชุมทีม กับพันธมิตรทางธุรกิจ การเจรจา ฯลฯ ในหนังสือของเขา เขาเน้นย้ำว่ากุญแจสู่ความสำเร็จคือการปรับวิธีแสดงความคิดอย่างใดอย่างหนึ่งเหล่านี้ให้เข้ากับสถานการณ์และบริบทเฉพาะ รูปแบบการสื่อสารในการทำงานที่เขาโดดเด่นมีดังต่อไปนี้

มุ่งเน้นการดำเนินการ

ผู้ที่ใช้วิธีนี้มุ่งเน้นที่การกระทำที่เป็นรูปธรรมและการแก้ปัญหา พวกเขาปฏิบัติได้จริง เด็ดขาด และมุ่งความสนใจไปที่การบรรลุเป้าหมาย บ่อยครั้งมักจะต้องแลกกับความรู้สึกของผู้อื่น เป็นต้น พวกเขาชอบแสดงความคิดริเริ่ม ไม่มีปัญหาในการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว แม้ว่าจะเป็นคนรีบร้อนก็ตาม คำพูดที่ว่า “เวลาคือเงิน” เหมาะกับพวกเขาอย่างสมบูรณ์แบบ โดยพวกเขาคาดหวังว่าการประชุมจะสั้นที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาสามารถไปถึงประเด็นได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเสียเวลาพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ คนประเภทนี้ทำให้การประชุมมีพลังแต่ก็มีประสิทธิภาพเต็มที่

มุ่งเน้นกระบวนการ

ในรูปแบบนี้ สิ่งสำคัญหลักคือการแสวงหาแนวทางแก้ไขที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์ที่กำหนด บุคคลประเภทนี้เน้นการวิเคราะห์ (ข้อมูล ข้อเท็จจริง ฯลฯ) พยายามละเอียดถี่ถ้วน มีระเบียบวิธี และอดทน เช่นเดียวกับการสื่อสารรูปแบบเดิมในที่ทำงาน สิ่งสำคัญสำหรับพวกเขาคือการบรรลุผลตามที่ต้องการ แต่พวกเขาไม่ได้คาดหวังว่าจะดำเนินการในทันทีซึ่งจะนำไปสู่สิ่งนี้ พวกเขามีส่วนร่วมในลักษณะเฉพาะในการอภิปราย โดยคนหลายคนที่มีแนวทางที่แตกต่างกันจะพิจารณาสถานการณ์การดำเนินการที่เป็นไปได้ และตัดสินใจว่าสถานการณ์ใดดีที่สุดสำหรับสถานการณ์ที่กำหนด

มุ่งเน้นผู้คน

ความเห็นอกเห็นใจ การทำงานเป็นทีม การรับฟังผู้อื่น เป็นองค์ประกอบที่สำคัญสำหรับผู้ที่แสดงรูปแบบการสื่อสารแบบนี้ในที่ทำงาน การมุ่งเน้นไปที่ความสัมพันธ์ – ทำให้แต่ละคนรู้สึกได้ยินและเห็น – มีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างความไว้วางใจในส่วนของบุคคลอื่น และกระตุ้นให้ผู้คนแบ่งปันความรู้สึกและประสบการณ์ของพวกเขา ซึ่งมักจะทำให้ง่ายขึ้น เช่น การเจรจาต่อรองหรือการสนทนาที่ยากลำบากกับ พนักงาน. สิ่งนี้สร้างสภาพแวดล้อมที่ไม่มีความกลัวในการแสดงความคิดเห็นของตนเองและแสดงความรู้สึก ซึ่งแปลเป็นความสัมพันธ์ที่ดีขึ้นระหว่างบุคคลอย่างไม่ต้องสงสัย

มุ่งเน้นไปที่ความคิด

ผู้ที่มีการแสดงออกในลักษณะนี้มุ่งเน้นไปที่การสร้างแนวคิด แนวคิด โมเดล และแนวทางแก้ไขใหม่ๆ เพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่คาดหวังไว้ในอนาคต (เช่น การได้รับตำแหน่งทางการแข่งขันในตลาด) พวกเขาแสดงความคิดริเริ่ม ต้องการทดสอบโซลูชันใหม่ๆ และไม่กลัวที่จะแสดงความคิดสร้างสรรค์ พวกเขาจำเป็นต้องรายล้อมตัวเองด้วยผู้คนที่สามารถเข้าร่วมเซสชันระดมความคิดที่กระตุ้นและร่วมกันคิดหาวิธีแก้ปัญหาที่ไม่เคยเห็นมาก่อนในอุตสาหกรรม อย่างไรก็ตาม สิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งคือทุกครั้งที่พวกเขาคิดถึงกำหนดเวลา วิธีการดำเนินการ หรือทรัพยากรที่จำเป็น พวกเขาจะเลื่อน "ไว้ใช้ภายหลัง"

ข้อเสียของรูปแบบการสื่อสารในที่ทำงานที่ระบุ

แน่นอนว่าการกระทำแต่ละประการที่กล่าวมาข้างต้นย่อมไม่เป็นประโยชน์เท่านั้น ด้านล่างนี้เราชี้ให้เห็นว่าอันตรายคืออะไรในการมุ่งความสนใจไปที่หนึ่งในนั้นโดยไม่ปรับให้เข้ากับสถานการณ์เฉพาะ:

• มุ่งเน้นการกระทำ - บุคคลดังกล่าวอาจถูกมองว่าเป็นคนหยิ่ง ไร้ความรู้สึก และคาดหวังผลลัพธ์ที่สูงโดยไม่มีความมุ่งมั่นในส่วนของตน
• มุ่งเน้นกระบวนการ - จากนั้นพนักงานอาจมีแนวโน้มที่จะขัดขวางการตัดสินใจ (และจัดการประชุมเพิ่มเติมเพื่อพิจารณาแนวคิด ข้อเสนอ หรือแง่มุมเพิ่มเติม)
• มุ่งเน้นผู้คน - ประเภทนี้ถือได้ว่าเป็นบุคคลที่พูดมากเกินไป (แบ่งปันประสบการณ์ส่วนตัวมากเกินไป) ซึ่งไม่เหมาะกับความสัมพันธ์ในที่ทำงานหรือทางธุรกิจเสมอไป
• มุ่งเน้นความคิด - บุคคลดังกล่าวอาจนำไปสู่การสิ้นเปลืองทรัพยากรในการหาวิธีแก้ปัญหาที่จะพบกับอุปสรรคในการนำไปปฏิบัติหรือการดำเนินการ

สรุป

กุญแจสำคัญในการดูแลข้อความที่มีประสิทธิภาพคือความสามารถในการยืดหยุ่นอย่างไม่ต้องสงสัย นั่นคือการปรับวิธีการแสดงออกให้เข้ากับความต้องการของสถานการณ์และผู้คนที่เรากำลังสนทนาหรือเจรจาด้วย ตามที่ระบุไว้ แต่ละวิธีที่อธิบายไว้ข้างต้นมีทั้งข้อดีและข้อเสีย ซึ่งสามารถช่วย (หรือขัดขวาง) การบรรลุผลตามที่ต้องการได้

นั่นเป็นสาเหตุว่าทำไมการตระหนักรู้และสังเกตองค์ประกอบเหล่านี้ในพฤติกรรมประจำวันของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากรูปแบบการสื่อสารในที่ทำงานไม่ใช่รูปแบบที่เปลี่ยนแปลงไม่ได้ แต่สามารถพัฒนาและปรับปรุงได้ตลอดชีวิต ด้วยวิธีนี้ จะทำให้มีความเข้าใจตนเองและผู้อื่นดีขึ้น ซึ่งจะส่งผลเชิงบวกต่อคุณภาพของปฏิสัมพันธ์ทางสังคม รวมถึงในการติดต่อทางธุรกิจ

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่ไม่ว่างของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน : นิโคล แมนคิน

ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่มีความสามารถดีเยี่ยมในการสร้างบรรยากาศเชิงบวกและสร้างสภาพแวดล้อมที่มีคุณค่าให้กับพนักงาน เธอชอบที่จะเห็นศักยภาพของผู้มีความสามารถและระดมพวกเขาเพื่อพัฒนา

ดูโพสต์ทั้งหมด