5 ข้อผิดพลาดทั่วไปในการออกใบแจ้งหนี้

ความผิดพลาดเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เมื่อออกใบแจ้งหนี้มักจะเกิดขึ้นเป็นครั้งคราว ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ใดที่พบได้บ่อยที่สุด จะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร พวกเขาสามารถมีผลอะไร? หากคุณต้องการทราบคำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้ โปรดอ่านบทความของเราเกี่ยวกับข้อผิดพลาดทั่วไปในการออกใบแจ้งหนี้ 5 ข้อ

ข้อผิดพลาดทั่วไปในการออกใบแจ้งหนี้ 5 ข้อ – สารบัญ

1. หมายเลขใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง
2. ข้อมูลคู่สัญญาไม่ถูกต้อง
3. ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการชำระเงิน
4. คำอธิบายสินค้าหรือบริการไม่ถูกต้อง
5. ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน
6. สรุป

หมายเลขใบแจ้งหนี้ไม่ถูกต้อง

ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมีหมายเลขไม่ซ้ำกัน นี่คือสิ่งที่ชัดเจน แต่ในบางสถานการณ์ การทำผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้เหล่านี้ทำได้ง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้โปรแกรมเช่น Word หรือ Excel หรือเทียบเท่าในการออกใบแจ้งหนี้ เมื่อมองแวบแรก ดูเหมือนว่าสิ่งนี้จะทำให้งานการออกใบแจ้งหนี้ของคุณง่ายขึ้น ในโปรแกรมดังกล่าว คุณสามารถเตรียมเทมเพลตใบแจ้งหนี้สำเร็จรูป ซึ่งคุณจะต้องเปลี่ยนข้อมูลเมื่อออกเอกสารที่ตามมาเท่านั้น แต่วิธีแก้ปัญหานี้มีข้อเสียใหญ่อย่างหนึ่ง

การเขียนทับไฟล์ที่ตามมาอาจทำให้คุณหลงทางในการกำหนดหมายเลข และ การบันทึกใบแจ้งหนี้เป็นหน้าที่ต่อเนื่องกันในเอกสาร Word หรือแผ่นงานต่อเนื่องใน Excel ก็อาจนำไปสู่ความไม่ถูกต้องได้เช่นกัน

ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ที่พบบ่อยที่สุดในการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้มีอะไรบ้าง มีสองประเภท: หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกัน และ ช่องว่างในการกำหนดหมายเลข ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ทั้งสองนี้อาจส่งผลที่ไม่พึงประสงค์เมื่อหน่วยงานด้านภาษีตรวจสอบ การกำหนดหมายเลขที่มีช่องว่างอาจบ่งชี้ว่าใบกำกับสินค้าบางใบไม่รวมอยู่ในการคำนวณภาษี ช่องว่างในการนับจะทำให้เกิดข้อสงสัยร้ายแรง แม้ว่าจะเป็นเรื่องบังเอิญและไม่ได้ตั้งใจที่จะทำให้หน่วยงานจัดเก็บภาษีเข้าใจผิดก็ตาม

ข้อผิดพลาดประเภทที่สอง กล่าวคือ ใบแจ้งหนี้สองใบขึ้นไปที่มีหมายเลขเดียวกันแต่เนื้อหาต่างกัน อาจแนะนำว่าได้ออกใบแจ้งหนี้โดยเจตนาเพื่อหลีกเลี่ยงภาษี ในกรณีนี้ อาจมีปัญหาในการลงรายการบัญชีใบแจ้งหนี้ดังกล่าว เนื่องจากซอฟต์แวร์บัญชีอาจไม่อนุญาตให้คุณป้อนเอกสารที่มีหมายเลขเดียวกันสองฉบับขึ้นไป

การแก้ไขการกำกับดูแลดังกล่าวอาจไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณได้ส่งใบแจ้งหนี้ที่ผิดพลาดไปยังลูกค้าของคุณและรู้ในภายหลังว่าคุณได้หมายเลขที่ไม่ถูกต้อง พวกเขาไม่สำคัญกับผู้รับเหมาของคุณมากนักเพราะพวกเขาไม่ตรวจสอบหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างถูกต้อง จึงสามารถชำระใบแจ้งหนี้ดังกล่าวได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ แต่ในกรณีของการตรวจสอบภาษีคุณอาจถูกลงโทษ จึงเป็นการดีกว่าที่จะป้องกัน ตัวอย่างเช่น โดยใช้ โปรแกรมการออกใบแจ้งหนี้หรือแอพที่จะกำหนดหมายเลขโดยอัตโนมัติ ด้วยวิธีนี้ คุณจะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ และคุณจะมั่นใจได้ว่าคุณไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้ที่มีหมายเลขผิด

ข้อมูลคู่สัญญาไม่ถูกต้อง

เราเป็นเพียงมนุษย์และความผิดพลาดเกิดขึ้นกับเราทุกคนเป็นครั้งคราว อาจเป็นการ พิมพ์ชื่อบริษัทที่คุณออกใบแจ้งหนี้ผิด หรือการสะกดชื่อลูกค้าผิด ที่อยู่ทั่วไปก็เป็น ที่อยู่ที่ไม่ถูกต้องของผู้รับเหมาเช่นกัน ในกรณีเช่นนี้ อาจมีข้อผิดพลาดหลายประการ ได้แก่ หมายเลขอาคารไม่ถูกต้อง รหัสไปรษณีย์ไม่ถูกต้อง ชื่อถนนไม่ถูกต้อง หรือแม้แต่เมืองที่สะกดผิดของสำนักงานใหญ่ของบริษัท นอกจากนี้ยังอาจเกิดขึ้นได้ว่าคุณเขียนหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้าผิดในใบแจ้งหนี้

ดูเหมือนว่าสิ่งเหล่านี้เป็นเพียงสิ่งเล็กน้อย แต่ไม่มีใครชอบเมื่อชื่อหรือนามสกุลของพวกเขามีการสะกดผิด นอกจากนี้ยังสามารถนำไปสู่ผลกระทบทางภาษี ข้อมูลของผู้รับเหมาที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้เขาไม่สามารถรับรู้ใบแจ้งหนี้ดังกล่าวเป็นต้นทุนของธุรกิจของเขาได้ ในกรณีนี้จำเป็นต้องแก้ไขข้อมูล การดำเนินการนี้จะยืดเวลาที่คุณต้องรอการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ดังกล่าว เนื่องจากลูกค้าของคุณอาจระงับการชำระเงินไว้จนกว่าจะได้รับเอกสารที่มีข้อมูลที่ถูกต้อง

ข้อบกพร่องอีกประเภทหนึ่งคือการออกใบแจ้งหนี้ไปยัง ข้อมูลของผู้รับที่ต่าง ไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้โดยเฉพาะเมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองโดยการเขียนทับข้อมูลในไฟล์ ในกรณีนี้ ปริมาณที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการที่ขายจะรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้ แต่ข้อมูลผู้รับยังคงอยู่จากใบแจ้งหนี้ก่อนหน้า

การล่วงเลยนี้อาจทำให้คุณส่งใบแจ้งหนี้ดังกล่าวไปยังผู้รับที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งไม่ได้ซื้อสินค้าตามรายการจากคุณ คุณสามารถส่งให้ผู้รับเหมาที่ซื้อจากคุณได้ แต่ข้อมูลของผู้รับจะไม่ถูกต้องในใบแจ้งหนี้นั้น จนกว่าคุณจะแก้ไข คุณไม่สามารถนับได้ว่าจะได้รับการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ดังกล่าวอย่างแน่นอน

จะหลีกเลี่ยงพวกเขาได้อย่างไร? นี่คือที่ที่โปรแกรมการออกใบแจ้งหนี้สามารถช่วยคุณได้ คุณสามารถใช้เพื่อสร้างฐานข้อมูลของลูกค้าของคุณ คุณต้องตรวจสอบข้อมูลของพวกเขาเพียงครั้งเดียว เพื่อให้คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างไม่มีที่ติในภายหลัง บางโปรแกรมทำให้คุณสามารถดาวน์โหลดข้อมูลบริษัทจากบันทึกของรัฐบาล ดังนั้นคุณจึงสามารถป้องกันข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้เมื่อออกใบแจ้งหนี้

ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการชำระเงิน

ทุกคนชอบที่จะฝากเงินเข้าบัญชีของพวกเขา แต่ การขาดข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการชำระเงินอาจทำให้ไม่สามารถชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ได้

นี่คือจุดที่ข้อผิดพลาดต่างๆ เกิดขึ้นได้ ตั้งแต่การไม่มีหมายเลขบัญชีธนาคารไปจนถึงหมายเลขบัญชีที่ไม่ถูกต้อง ไปจนถึงการไม่รู้ว่าจะชำระใบแจ้งหนี้เมื่อใดและอย่างไร ความไม่ถูกต้องอาจมีผลที่ตามมามากมาย การไม่ครบกำหนดอาจส่งผลให้ลูกค้าชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ให้คุณภายในกำหนดเวลาทางกฎหมาย แต่เลขบัญชีผิดหรือขาดแม้แต่เลขเดียวก็ทำให้ผู้รับเหมาไม่สามารถจ่ายเงินให้คุณได้ เฉพาะเมื่อคุณแก้ไขหรือกรอกข้อมูลนี้ คุณสามารถนับการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ได้

คำอธิบายสินค้าหรือบริการไม่ถูกต้อง

ใบแจ้งหนี้ต้องมีคำอธิบายที่ถูกต้องของสินค้าและบริการที่ขาย แม้ว่าความผิดพลาดของสินค้าจะพบได้ไม่บ่อยนัก แต่คำอธิบายที่ดีเกี่ยวกับบริการอาจทำให้เกิดปัญหาได้มากมาย ลูกค้าของคุณต้องไม่สงสัยว่าพวกเขากำลังจ่ายเงินสำหรับสิ่งที่พวกเขาสั่งซื้อ นั่นเป็นสาเหตุที่ข้อมูลในใบแจ้งหนี้ต้องตรงกับข้อมูลในคำสั่งซื้อ

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขั้นตอนที่ผู้รับเหมาของคุณมี บางคนอาจต้องการคำอธิบายโดยละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการที่คุณให้ ในขณะที่คนอื่นๆ อาจไม่ต้องการ อย่างไรก็ตาม คุณควรตรวจสอบความถูกต้องเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในการรับเงินในภายหลัง คำอธิบายที่ไม่ถูกต้องจะต้องได้รับการแก้ไข ซึ่งอาจใช้เวลาสักครู่ ด้วยเหตุนี้ คุณอาจได้รับการชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้ดังกล่าวช้ากว่าที่คาดไว้ วิธีแก้ปัญหานี้อาจเป็นการ สร้างแคตตาล็อก สินค้าที่ขายและคำอธิบายที่ถูกต้องของแต่ละบริการ วิธีนี้จะทำให้คุณมีคำอธิบายข้อเสนอที่ชัดเจนและอ่านง่ายในใบแจ้งหนี้

ข้อผิดพลาดในการเรียกเก็บเงิน

ใบแจ้งหนี้ต้องไม่มีข้อผิดพลาดทางบัญชี แต่สถานการณ์เหล่านี้อาจเกิดขึ้นได้ มีหลายสถานที่ที่ปรากฏบ่อยที่สุด ซึ่งรวมถึง จำนวนเงินที่ต้องชำระทั้งหมด อาจมีการรวมกันอย่างไม่ถูกต้อง ทำให้ใบแจ้งหนี้มีการพูดเกินจริงหรือพูดเกินจริง ตัวเลือกเหล่านี้ไม่มีประโยชน์ ทำไม เพราะมันสะท้อนถึงผู้ออกใบแจ้งหนี้ได้ไม่ดี

อาจเกิดขึ้นที่ลูกค้าไม่ได้ตรวจสอบอย่างรอบคอบว่าเอกสารที่ออกโดยคุณไม่มีข้อผิดพลาดทางบัญชีและชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ดังกล่าวหรือไม่ แต่ผลก็คือ คุณอาจได้รับเงินน้อยเกินไปหรือมากเกินไป ในกรณีแรก คุณจะต้องขอให้ลูกค้าจ่ายเงินเพิ่ม ซึ่งอาจทำให้คุณตกที่นั่งลำบาก ในกรณีที่สอง ลูกค้าอาจเรียกร้องเงินคืนสำหรับการชำระเงินเกิน ซึ่งอาจสะท้อนถึงชื่อเสียงของบริษัทคุณในทางที่ไม่ดี ในทั้งสองกรณี ใบกำกับสินค้าอาจถูกท้าทายโดยการตรวจสอบภาษี ดังนั้นจึงควรหลีกเลี่ยง

อีกที่หนึ่งที่เกิดข้อผิดพลาดทางบัญชีในใบแจ้งหนี้คือ การคำนวณมูลค่าสินค้าที่ขาย ในกรณีนี้อาจมีข้อผิดพลาดในการคูณจำนวนสินค้าและราคาสินค้าชิ้นเดียว ซึ่งมักเกิดขึ้นเมื่อทำการคำนวณด้วยตนเอง ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นเมื่อคำนวณมูลค่าภาษีมูลค่าเพิ่ม การใช้โปรแกรมการออกใบแจ้งหนี้จะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ดังกล่าวได้ เนื่องจากระบบจะทำการคำนวณโดยอัตโนมัติที่นั่น

ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้ – สรุป

ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้เกิดขึ้นได้กับทุกคน อย่างไรก็ตาม คุณควรตระหนักว่าพวกเขาสามารถมีผลทางกฎหมายได้ ข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้มีส่วนทำให้เกิดความล่าช้าในการชำระเงินและอาจส่งผลเสียต่อความน่าเชื่อถือของบริษัทของคุณ หนึ่งในวิธีแก้ไขคือการใช้แพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้เฉพาะที่ทำให้กระบวนการต่างๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ และในขณะเดียวกันก็ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดพื้นฐานได้

อ่านเพิ่มเติม: ใบแจ้งหนี้ควรมีอะไรบ้าง – 12 องค์ประกอบที่จำเป็น

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube

ผู้เขียน: Andy Nichols

นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจสำรองไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า การเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด

ดูกระทู้ทั้งหมด