5 กลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ

การจัดการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จทางการเงินและการเติบโต จากการศึกษาของ Aberdeen Group ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางและความบันเทิงคิดเป็นมากกว่า 7% ของงบประมาณโดยรวมของบริษัทโดยเฉลี่ย

‍

การควบคุมและเพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญ การใช้ระบบเช่นนี้ทำให้บริษัทสามารถ:

‍

• บรรลุความสามารถในการทำกำไรที่มากขึ้น
• เพิ่มการควบคุมต้นทุน
• จัดสรรทรัพยากรอย่างมีกลยุทธ์

‍

ในบทความนี้ เราจะสำรวจกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพห้าประการที่สามารถช่วยให้ธุรกิจ ปรับค่าใช้จ่ายให้เหมาะสม

‍

กลยุทธ์เหล่านี้ครอบคลุมแง่มุมต่างๆ ตั้งแต่กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างและการวิเคราะห์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ไปจนถึงระบบอัตโนมัติด้านนโยบายการเดินทางและค่าใช้จ่าย การนำแนวทางเหล่านี้ไปใช้ ธุรกิจสามารถ:

‍

• ปรับปรุงการดำเนินงาน
• ระบุโอกาสในการประหยัดต้นทุน
• ส่งเสริมวัฒนธรรมจิตสำนึกด้านต้นทุน

‍

มาดำดิ่งสู่กลยุทธ์เหล่านี้และค้นพบวิธีที่พวกเขาสามารถขับเคลื่อนการปรับปรุงที่สำคัญในการจัดการค่าใช้จ่าย

แหล่งที่มา

ปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพด้านต้นทุน

การจัดซื้อแบบรวมศูนย์เพื่อการออมรวม

คุณเบื่อกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่สูงลิ่วหรือไม่?

-

คุณมาถูกที่แล้ว! ปลดล็อกศักยภาพในการประหยัดต้นทุนผ่าน การจัดซื้อจากส่วนกลาง

‍

การจัดซื้อจากส่วนกลางช่วยให้ธุรกิจสามารถ:

‍

• รวมความพยายามในการจัดซื้อจัดจ้าง
• เจรจาข้อตกลงที่ดีขึ้นกับซัพพลายเออร์
• ใช้ประโยชน์จากการประหยัดต่อขนาดเพื่อการประหยัดต้นทุน

‍

ด้วยการรวมศูนย์การตัดสินใจซื้อ ธุรกิจสามารถปรับปรุงกระบวนการและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการห่วงโซ่อุปทาน

การรวมผู้ขายเพื่อการดำเนินงานที่คล่องตัว

คุณสามารถลดต้นทุนการเดินทางและความซับซ้อนให้กับธุรกิจของคุณได้อย่างไร?

‍

ผ่านการรวมผู้ขาย!

‍

การมีส่วนร่วมกับผู้ขายหลายรายสามารถนำไปสู่:

‍

• ค่าใช้จ่ายในการบริหารที่สูงขึ้น
• ห่วงโซ่อุปทานที่แยกส่วน
• พลาดโอกาสในการรับส่วนลดปริมาณ

‍

จากการศึกษาของ Deloitte หลายบริษัทจำเป็นต้องลดต้นทุนการเดินทางต่อพนักงานหนึ่งคนลงมากกว่า 20% เพื่อให้บรรลุเป้าหมายความยั่งยืนในปี 2030

‍

ปรับปรุงประสิทธิภาพในวันนี้ด้วยการรวมผู้ขาย การดำเนินการนี้จะทำให้ธุรกิจของคุณสามารถเจรจาเงื่อนไขต่างๆ ได้ดีขึ้น รวมทั้ง ลดความซับซ้อนในการจัดการใบแจ้งหนี้

‍

การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อการจัดการค่าใช้จ่ายอย่างชาญฉลาด

วิธีการจัดการค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิมมักขาดความสามารถในการดึงข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมายจากข้อมูล เมื่อใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์ข้อมูล ธุรกิจต่างๆ จะสามารถปลดล็อกข้อมูลอันมีค่าที่ซ่อนอยู่ในข้อมูลค่าใช้จ่ายของตนได้ ซึ่งจะช่วยในการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเพื่อผลักดันการประหยัดต้นทุน

‍

จากการศึกษาของ Aberdeen Group บริษัท 60% กำลังปรับปรุงโปรแกรมของตนด้วยความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูล การวิเคราะห์ที่ล้ำสมัยเหล่านี้ยังช่วยให้ค่าธรรมเนียมล่าช้าลดลง 55%

ติดตามค่าใช้จ่ายตามเวลาจริง

วิธีการติดตามค่าใช้จ่ายแบบดั้งเดิมมักจะจำกัดอยู่เพียงการวิเคราะห์หลังข้อเท็จจริงเท่านั้น ซึ่งทำให้การระบุโอกาสในการประหยัดต้นทุนในเวลาที่เหมาะสมเป็นเรื่องท้าทาย

‍

การติดตามค่าใช้จ่ายตามเวลาจริง ช่วยให้ธุรกิจสามารถตรวจสอบค่าใช้จ่าย ที่เกิดขึ้นได้ ให้คุณตัดสินใจเชิงรุกและรักษาการควบคุมต้นทุน

‍

ระบบการจัดการค่าใช้จ่ายขั้นสูงส่วนใหญ่มาพร้อมกับความสามารถในการติดตามแบบเรียลไทม์ ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถตรวจสอบค่าใช้จ่ายตามที่เกิดขึ้นได้ นอกจากนี้ยัง:

‍

• เปิดใช้งานการตรวจจับการใช้จ่ายเกินกำหนดล่วงหน้า
• ระบุความเบี่ยงเบนของงบประมาณ
• ดำเนินการแก้ไขอย่างทันท่วงทีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุน

‍

การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์สำหรับการคาดการณ์ค่าใช้จ่าย

‍

การคาดการณ์ค่าใช้จ่ายที่แม่นยำเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการวางแผนงบประมาณที่มีประสิทธิภาพและการปรับต้นทุนให้เหมาะสม การใช้ศักยภาพของ การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ ธุรกิจสามารถวิเคราะห์ข้อมูลค่าใช้จ่ายในอดีตและปัจจัยที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ซึ่งสามารถช่วยในการคาดการณ์อย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบการใช้จ่ายในอนาคต

‍

สิ่งนี้ทำให้องค์กรมีเครื่องมือในการ:

‍

• ทำการตัดสินใจด้านงบประมาณที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
• เพิ่มประสิทธิภาพการจัดสรรทรัพยากร
• บรรลุประสิทธิภาพด้านต้นทุน

‍

การตรวจจับและป้องกันการฉ้อโกง

คุณสงสัยว่าการเรียกร้องค่าใช้จ่ายบางอย่างในธุรกิจของคุณเป็นการ ฉ้อฉล หรือไม่ ?

‍

การเรียกร้องค่าใช้จ่ายที่ฉ้อฉลอาจส่งผลกระทบต่อผลกำไรของบริษัทอย่างมีนัยสำคัญ ธุรกิจสามารถตรวจจับและป้องกันกิจกรรมฉ้อโกง ในเชิง รุก สิ่งนี้ทำได้โดยการใช้เทคนิคการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้มีโปรโตคอลที่เข้มงวดในการปกป้องทรัพยากรทางการเงินของพวกเขา

‍

เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงสามารถวิเคราะห์:

• ข้อมูลค่าใช้จ่าย
• ระบุรูปแบบที่น่าสงสัยและ
• ตรวจสอบกรณีที่อาจเกิดขึ้นจากการฉ้อโกง
• 
  
• 
  
• อัลกอริทึมการเรียนรู้ของเครื่องสามารถระบุความผิดปกติ เช่น การส่งซ้ำหรือรูปแบบการใช้จ่ายที่ผิดปกติ ช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินการได้ทันท่วงทีและลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการฉ้อโกงค่าใช้จ่าย

‍

แหล่งที่มา

ใช้กลยุทธ์การเดินทางที่คำนึงถึงต้นทุน

ค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อธุรกิจสามารถเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วซึ่งส่งผลต่อผลกำไร การใช้กลยุทธ์การเดินทางที่คำนึงถึงต้นทุนทำให้บริษัทต่างๆ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่ายในการเดินทางได้ ซึ่งทั้งหมดนี้สามารถทำได้โดยไม่สูญเสียผลผลิตหรือคุณภาพ

‍

จัดลำดับความสำคัญของการปฏิบัติตามนโยบายการเดินทาง

‍

นโยบายการเดินทางขององค์กรที่ชัดเจนกำหนดแนวทางและการควบคุมสำหรับพนักงาน สิ่งเหล่านี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเป็นไปตามมาตรการประหยัดต้นทุนที่กำหนดโดยองค์กรของคุณ

‍

โดยการจัดลำดับความสำคัญของการปฏิบัติตามนโยบายการเดินทาง บริษัทต่างๆ สามารถลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นและสามารถควบคุมค่าใช้จ่ายในการเดินทางได้มากขึ้น

‍

ธุรกิจของคุณควรจัดทำนโยบายการเดินทางที่ครอบคลุม ควรมีหลักเกณฑ์เกี่ยวกับ:

‍

• ขั้นตอนการจองการเดินทาง
• วงเงินค่าใช้จ่าย
• ซัพพลายเออร์ที่ต้องการ
• ขั้นตอนการอนุมัติการเดินทาง

‍

สื่อสารนโยบายให้พนักงานทราบอย่างสม่ำเสมอ จัดให้มีการฝึกอบรมสำหรับพนักงานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ามีความตระหนักและปฏิบัติตาม สิ่งเหล่านี้จะปลูกฝังวัฒนธรรมการเดินทางที่คำนึงถึงค่าใช้จ่ายภายในองค์กรของคุณ

‍

การจองแบบกลุ่มเพื่อการประหยัดค่าใช้จ่าย

‍

วิธีหนึ่งที่มีคุณค่าในการประหยัดค่าเดินทางคือการใช้ประโยชน์จากการจองแบบกลุ่ม ตัวอย่างเช่น การใช้บริการจองแบบกลุ่มจาก TravelPerk จะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณได้หลายวิธี

‍

บริษัทของคุณสามารถรับอัตราส่วนลดและสิทธิประโยชน์สำหรับ:

‍

• ที่พัก
• การขนส่ง
• อาหารและมื้ออาหาร
• บริการเกี่ยวกับการเดินทางอื่นๆ

‍

การจองแบบกลุ่มช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและเพิ่มความคล่องตัวในการจัดการการเดินทางสำหรับพนักงานหลายคน

‍

การมีส่วนร่วมกับพันธมิตรด้านการเดินทางเชิงกลยุทธ์

‍

การร่วมมือกับซัพพลายเออร์ที่ต้องการและพันธมิตรด้านการเดินทางสามารถช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถเข้าถึง:

‍

• ส่วนลดพิเศษ
• อัตราต่อรอง
• บริการเสริม

‍

การมีส่วนร่วมในการเป็นพันธมิตรด้านการเดินทางเชิงกลยุทธ์ช่วยให้องค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่ายในการเดินทางได้

‍

ระบุและสร้างความร่วมมือกับที่เชื่อถือได้:

‍

• บริษัทนำเที่ยว
• สายการบิน
• โรงแรม
• บริษัทรถเช่า

‍

ซึ่งมีอัตราที่แข่งขันได้และสิทธิประโยชน์เพิ่มเติม

‍

คุณสามารถต่อรองอัตราที่ต้องการและรวมการจองการเดินทางกับพันธมิตรการเดินทางที่คุณต้องการ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถใช้ปริมาณการเดินทางรวมและปลดล็อคการประหยัดค่าใช้จ่ายสำหรับองค์กร

‍

เพิ่มประสิทธิภาพความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์เพื่อการประหยัดต้นทุน

‍

ความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับซัพพลายเออร์สามารถนำไปสู่การประหยัดต้นทุนและเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจได้อย่างมาก ด้วยการจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์อย่างมีกลยุทธ์ บริษัทต่างๆ สามารถ:

‍

• เจรจาเงื่อนไขที่ดี
• ปรับปรุงกระบวนการ
• บรรลุประสิทธิภาพด้านต้นทุน

‍

การประเมินและคัดเลือกซัพพลายเออร์

‍

คุณสามารถหาซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมสำหรับความต้องการเฉพาะของคุณได้หรือไม่?

‍

กระบวนการประเมินและคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ ช่วยให้คุณสามารถระบุคู่ค้าที่สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางเศรษฐกิจของธุรกิจของคุณ

‍

ตามหลักการแล้ว ธุรกิจควรแน่ใจว่าพวกเขามีส่วนร่วมกับซัพพลายเออร์ที่เสนอ:

‍

• ราคาที่แข่งขันได้
• สินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพ
• เงื่อนไขที่ดี

‍

พัฒนากรอบการประเมินซัพพลายเออร์ที่ครอบคลุม ควรรวมปัจจัยเช่น:

‍

• ราคา
• คุณภาพ
• ความน่าเชื่อถือ
• ความยืดหยุ่น
• เข้ากับค่านิยมองค์กรของคุณ

‍

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวข้องกับการดำเนินการประเมินอย่างละเอียด ขอข้อเสนอ และวิเคราะห์ความสามารถของซัพพลายเออร์ ผลลัพธ์เหล่านี้จะช่วยในการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดซึ่งช่วยประหยัดต้นทุนโดยไม่ลดทอนคุณภาพ

‍

การเจรจาต่อรองและการจัดการสัญญา

‍

การเจรจาอย่างมีทักษะและการจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพมีความสำคัญต่อการบรรลุราคาและเงื่อนไขที่ดีกับซัพพลายเออร์ การใช้กลยุทธ์ที่ทันสมัยช่วยให้ธุรกิจสามารถประหยัดต้นทุนและสร้างข้อตกลงที่เป็นประโยชน์ร่วมกันได้

‍

จำเป็นต้องฝึกอบรมทีมจัดซื้อในเทคนิคการเจรจาต่อรอง สิ่งนี้จะช่วยให้พวกเขาได้รับข้อเสนอที่ดีที่สุดในระหว่างการเจรจาซัพพลายเออร์

‍

พยายามใช้กระบวนการจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงานของคุณ นี่จะ:

‍

• ตรวจสอบการปฏิบัติตาม
• ตรวจสอบประสิทธิภาพ
• ระบุโอกาสในการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนเพิ่มเติม

‍

ตรวจสอบสัญญาเป็นประจำเพื่อใช้ประโยชน์จากสภาวะตลาดและเจรจาเงื่อนไขที่ดีกว่า สิ่งนี้จะส่งเสริมความสัมพันธ์แบบ win-win กับซัพพลายเออร์ของคุณ

‍

การพัฒนาซัพพลายเออร์ร่วมกัน

‍

การริเริ่มการพัฒนาซัพพลายเออร์ร่วมกันเป็นมากกว่าความสัมพันธ์ในการทำธุรกรรม พวกเขามีเป้าหมายที่จะสร้างพันธมิตรระยะยาวที่ช่วยประหยัดต้นทุน สิ่งนี้ทำได้ผ่านการปรับปรุงกระบวนการร่วมกัน นวัตกรรม และการสร้างมูลค่า

‍

ร่วมมือกับซัพพลายเออร์เชิงกลยุทธ์เพื่อ:

‍

• ระบุโอกาสในการประหยัดต้นทุน
• ปรับปรุงกระบวนการ
• เพิ่มประสิทธิภาพในการขับเคลื่อน

‍

วิธีที่คุณสามารถทำงานร่วมกันได้มีดังนี้

‍

• แบ่งปันข้อมูลและข้อมูลเชิงลึก
• ดำเนินการแก้ไขปัญหาร่วมกัน
• สำรวจแนวทางที่เป็นนวัตกรรมร่วมกัน

‍

แหล่งที่มา

โซลูชันเทคโนโลยีสำหรับการติดตามค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ

‍

วิธีการติดตามค่าใช้จ่ายด้วยตนเองแบบดั้งเดิมอาจใช้เวลานาน เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย และไม่มีประสิทธิภาพ ด้วยการใช้ศักยภาพของโซลูชันเทคโนโลยีเหล่านี้ ธุรกิจต่างๆ สามารถทำให้กระบวนการติดตามค่าใช้จ่ายเป็นไปอย่างอัตโนมัติและคล่องตัว

‍

สิ่งนี้นำไปสู่การเพิ่มความแม่นยำ ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น และการควบคุมค่าใช้จ่ายที่ดีขึ้น

‍

ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่าย

‍

ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายเป็นแพลตฟอร์มส่วนกลางสำหรับพนักงานเพื่อ:

‍

• ส่งรายงานค่าใช้จ่าย
• จับใบเสร็จ
• ติดตามค่าใช้จ่ายแบบเรียลไทม์

‍

เครื่องมือนี้ทำให้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติค่าใช้จ่ายเป็นแบบอัตโนมัติ บังคับใช้การปฏิบัติตามนโยบาย และสร้างรายงานที่ครอบคลุม ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถมองเห็นและควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น

‍

ใช้โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่ายที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ ซอฟต์แวร์ที่ทำงานร่วมกับระบบการเงินและนำเสนอคุณสมบัติขั้นสูงอื่นๆ คุณลักษณะบางอย่างเหล่านี้ได้แก่:

‍

• การสแกนใบเสร็จรับเงิน
• การเข้าถึงมือถือ
• การบังคับใช้นโยบาย
• กระบวนการชำระเงินคืนอัตโนมัติ

‍

สิ่งนี้กระตุ้นให้พนักงานติดตามและส่งค่าใช้จ่ายได้อย่างง่ายดาย ในขณะเดียวกันก็สามารถให้ข้อมูลที่ถูกต้องแก่ทีมการเงินสำหรับการวิเคราะห์และตัดสินใจ

‍

โซลูชันการชำระเงินแบบดิจิทัล

‍

วิธีการชำระเงินแบบดั้งเดิม เช่น เช็คและเงินสดอาจยุ่งยากในการติดตามและกระทบยอด การนำโซลูชันการชำระเงินแบบดิจิทัลมาใช้ ธุรกิจต่างๆ สามารถเพิ่มความคล่องตัวในการทำธุรกรรมค่าใช้จ่าย ลดขั้นตอนที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง และมองเห็นรูปแบบการใช้จ่ายได้แบบเรียลไทม์

‍

รวมโซลูชันการชำระเงินดิจิทัล เช่น บัตรเครดิตองค์กรหรือแอปชำระเงินผ่านมือถือเข้ากับกระบวนการจัดการค่าใช้จ่าย ซึ่งไม่เพียงแต่ทำให้ธุรกรรมค่าใช้จ่ายง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ธุรกิจสามารถบันทึกข้อมูลธุรกรรมโดยละเอียดได้โดยอัตโนมัติ ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดหมวดหมู่ค่าใช้จ่าย การติดตาม และการกระทบยอดค่าใช้จ่ายที่ถูกต้องแม่นยำ

‍

แหล่งที่มา

‍

การจัดการค่าใช้จ่ายที่ราบรื่น

‍

การเพิ่มประสิทธิภาพค่าใช้จ่ายทางธุรกิจต้องการแนวทางการคิดล่วงหน้าและความมุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศ การใช้ระบบอัตโนมัติและการใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงช่วยให้ธุรกิจสามารถปลดล็อกประสิทธิภาพและการควบคุมต้นทุนในระดับใหม่ได้

‍

ตามหลักการแล้ว ธุรกิจของคุณควรสร้างพันธมิตรเชิงกลยุทธ์กับซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้ สิ่งนี้สามารถเปิดประตูสู่โอกาสในการประหยัดต้นทุนและส่วนลดสุดพิเศษ ดูแลเพื่อรักษาความสัมพันธ์เหล่านี้และดึงการทำงานร่วมกัน

‍

โปรดจำไว้ว่าการปรับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจให้มีประสิทธิภาพคือการเดินทางที่ต่อเนื่อง ต้องอาศัยความสามารถในการปรับตัวและนวัตกรรม ติดตามแนวโน้มที่เกิดขึ้นใหม่

‍

การประเมินและปรับแต่งกลยุทธ์ที่คำนึงถึงงบประมาณของคุณอย่างต่อเนื่องจะช่วยพัฒนาธุรกิจของคุณให้สูงขึ้นไปอีกขั้น ธุรกิจของคุณควรใช้กรอบความคิดในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องสำหรับความพยายามนี้

‍

ด้วยสูตรสำเร็จเหล่านี้ ธุรกิจสามารถสร้างความสามารถในการแข่งขันและประสบความสำเร็จทางการเงินในระยะยาว

‍