5 สิ่งที่ต้องมีสำหรับการสร้างสถานที่ทำงานเสมือนจริงของ Rockin

ฉันทำงานในห้องนอน (ก็…ไม่มีเตียงหรือแม้แต่โซฟาสำหรับเรื่องนั้น – เป็นห้องนอนที่ดัดแปลงเป็นห้องทำงาน จริงๆ แล้วฉันต้องออกจากออฟฟิศเพื่อแอบไปแอบหลับในยามบ่าย)

PMG เป็นสถานที่ทำงานเสมือนจริงทั้งหมด ดังนั้นพนักงาน 19 คนของเราจึงทำงานที่บ้านโดยเฉพาะ เราไม่มีพื้นที่สำนักงาน และเราได้ทำให้มันทำงานเป็นเวลา 10 ปีและทีมงานของเราให้ความสำคัญกับการจัดการอย่างแน่นอน เรายังทราบดีว่าเราไม่ได้อยู่คนเดียว เนื่องจากบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางอื่นๆ หลายแห่งดำเนินการสถานที่ทำงานเสมือนจริง และบริษัทขนาดใหญ่จำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ก็เปิดรับแนวคิดเรื่องการสื่อสารโทรคมนาคมหรือสถานการณ์แบบผสมผสานที่พนักงานทำงานจากที่บ้านเป็นเวลาอย่างน้อยสองสามวันในช่วง สัปดาห์.

การศึกษานายจ้างแห่งชาติ พ.ศ. 2557 ของสถาบันครอบครัวและการทำงานรายงานว่าตั้งแต่การศึกษาครั้งล่าสุดซึ่งดำเนินการในปี 2552 มีจำนวนนายจ้างเพิ่มขึ้น 17% ที่อนุญาตให้พนักงานอย่างน้อยบางคนทำงานจากที่บ้านเป็นครั้งคราวและเพิ่มขึ้น 15% ในจำนวนนายจ้างที่อนุญาตให้ลูกจ้างทำงานจากที่บ้านเป็นประจำ

ไม่ว่าบริษัทของคุณจะเป็นสถานที่ทำงานเสมือนจริงเป็นครั้งคราวหรือทุกวัน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าการตั้งค่าเหล่านี้ต้องได้รับการเอาใจใส่เป็นพิเศษ เพื่อนร่วมงานและเพื่อนของเรา Nancy Settle-Murphy ได้อุทิศธุรกิจทั้งหมดของเธอเพื่อช่วยให้บริษัทต่างๆ ประสบความสำเร็จในการจัดการทีมเสมือนจริง และรายชื่อลูกค้าของเธอรวมถึงชื่อต่างๆ เช่น Procter & Gamble, IBM และ Partners Healthcare ดังนั้นจึงเป็นที่ชัดเจนว่าควรทราบ! แนนซี่ยังได้รับการติดต่อจาก Sue Shellanbarger จาก The Wall Street Journal เมื่อไม่นานมานี้สำหรับบทความเรื่อง Work & Family ฉบับหนึ่งของเธอ (หมายเหตุ: เฉพาะสมาชิก WSJ เท่านั้นที่จะเห็นบทความเต็ม)

ประโยชน์หลักบางประการที่สามารถเพลิดเพลินได้ในสถานที่ทำงานเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ ได้แก่:

• ดึงดูดและรักษาความสามารถระดับสูงไว้
• การสร้างวัฒนธรรมที่ตระหนักถึงสมดุลชีวิตการทำงานอย่างแท้จริง
• ค่าโสหุ้ยน้อยลงและความสามารถในการปรับขนาดได้มากขึ้นโดยไม่ต้องขยายพื้นที่สำนักงานและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง
• ผลผลิตที่สูงขึ้นระหว่างบุคคลและทีม

แน่นอนว่าการทำงานจริงไม่ได้เกิดขึ้นโดยปราศจากข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นทั้งสำหรับทั้งนายจ้างและลูกจ้าง เมื่อเราสัมภาษณ์ผู้สมัครงาน เรา มักจะ ชี้ให้เห็นเสมอว่าสถานที่ทำงานเสมือนจริงไม่ได้มีไว้สำหรับทุกคน

ความท้าทายทั่วไปบางประการที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานเสมือนจริง ได้แก่:

• ความรู้สึกโดดเดี่ยว โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคนพาหิรวัฒน์ที่ได้รับพลังจากผู้อื่น
• ความรู้สึกของการควบคุมน้อยลงสำหรับผู้จัดการที่ต้องการให้ทีมของพวกเขาปรากฏตัว
• ความสามารถน้อยลงในการติดตามความเคลื่อนไหวของธุรกิจ (ไม่มีเครื่องทำน้ำเย็น ห้องพักผ่อน หรือการพูดคุยในห้องเล็ก ๆ )
• ขาดการสื่อสารเกี่ยวกับโครงการ
• สิ่งรบกวนสมาธิและเส้นแบ่งระหว่างงานและชีวิตที่บ้าน คุณอาจรู้สึกว่าคุณไม่เคยออกจากงาน หรือในทางกลับกัน คุณไม่เคยรู้สึกว่าคุณสามารถจดจ่อกับงานได้อย่างเต็มที่

หลังจากเปิดสถานที่ทำงานเสมือนจริงมากว่า 15 ปี เรารู้สึกเหมือนได้เรียนรู้อะไร มากมาย และเราก็เข้าใจดีว่าธุรกิจประเภทนี้ต้องการอะไรเพื่อใช้ประโยชน์จากผลประโยชน์และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด เรายังได้รับรางวัล Stevie Award ประจำปี 2015 ในสาขา Best Run Women-Run Workplace ที่เราภาคภูมิใจเป็นอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากพนักงานของเราทุกคนมีส่วนในการเสนอชื่อของเรา!

ต่อไปนี้คือห้าสิ่งที่ต้องมีสำหรับธุรกิจเพื่อสร้างสถานที่ทำงานเสมือนจริงที่ยอดเยี่ยม:

1. เทคโนโลยี

การสื่อสารและการทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญเมื่อทีมเป็นแบบเสมือนเพียงบางส่วนหรือทั้งหมด ดังนั้นเครื่องมือเทคโนโลยีของคุณจะต้องมีความยอดเยี่ยม โชคดีที่มีฟีเจอร์ดีๆ ให้เลือกใช้ ตั้งแต่ Trello ไปจนถึง Dropbox, Zoom ถึง Slack

เครื่องมือเทคโนโลยีที่เหมาะสมจะทำงานเพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณติดต่อกัน ทำให้โครงการดำเนินไปอย่างราบรื่น และทำให้เอกสารและข้อมูลทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว พวกเขาสามารถช่วยให้ผู้จัดการรวบรวมคำติชมและติดตามธุรกิจได้ พวกเขายังสามารถช่วยสนับสนุนวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่ง – ใช่ เป็น ไปได้ (และสำคัญ!) ในที่ทำงานเสมือนจริง แม้ว่าผู้คนจะไม่ได้ทำงานเคียงข้างกันก็ตาม

2. ไว้วางใจ

หากผู้จัดการหรือเจ้าของธุรกิจไม่สามารถไว้วางใจให้พนักงานทำงานจากระยะไกลได้ สถานที่ทำงานเสมือนจริงจะล้มเหลว จำเป็นต้องมีการซื้อจากด้านบนขององค์กรที่สนับสนุนสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่น

ที่ PMG เราบอกผู้สมัครงานว่าเราจ้างผู้เชี่ยวชาญที่ไม่ต้องการการจัดการขนาดเล็กเพราะพวกเขามุ่งมั่นที่จะบรรลุความเป็นเลิศในตำแหน่งของตน เราไม่จำเป็นต้องรู้ว่าสมาชิกในทีมของเราอยู่ที่ไหนในทุกช่วงเวลาของวันทำงาน

ตอนนี้ เราได้เรียนรู้ด้วยว่าจำเป็นต้องมี การ รักษาเวลาทำการปกติ – เราไม่ต้องการจ้างคนที่ต้องการทำงานตั้งแต่ 23.00 น. ถึง 07.00 น. ทุกวันหรือทำงานเฉพาะวันหยุดสุดสัปดาห์เนื่องจากจะไม่อนุญาตให้มีลูกค้าตามกำหนดเวลา การประชุม ฯลฯ

นอกจากนี้ยังต้องมีความคาดหวังเฉพาะสำหรับพนักงานเกี่ยวกับบทบาทของตนในบริษัท งานที่พวกเขาเป็นเจ้าของ และวิธีวัดผลการปฏิบัติงาน หากข้อมูลนี้ชัดเจนสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง รายละเอียดด้านลอจิสติกส์เกี่ยวกับวิธีการทำงานของพวกเขาให้เสร็จลุล่วงก็มีความสำคัญน้อยกว่า

3. การบริหารเวลา

การทำงานจริงไม่เหมาะกับทุกคน บางคนจะพบว่าการแยกงานออกจากชีวิตส่วนตัวเป็นเรื่องยากเกินไป และส่งผลให้ชีวิตที่บ้านไม่วอกแวกระหว่างวันทำงานและในทางกลับกัน การช่วยให้ทีมของคุณกำหนดขอบเขตสำหรับตนเอง เพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นอย่างมีประสิทธิผลระหว่างเวลาทำงานและปิดมันลงเพื่อให้พวกเขาสามารถมีชีวิตส่วนตัวที่สมบูรณ์ได้ จะเพิ่มความสำเร็จของสถานที่ทำงานเสมือนของคุณและช่วยรักษาพนักงานที่ยอดเยี่ยมไว้

การมีพื้นที่ทำงานที่กำหนดไว้ในบ้านเป็นสิ่งสำคัญ เช่นเดียวกับการเข้าถึงเทคโนโลยีและเครื่องมือที่เหมาะสม การสร้างแผนสำหรับวันทำงานและสัปดาห์โดยรวมก็มีประโยชน์เช่นกัน สมาชิกในทีมของเราบางคนพบว่าการส่งข้อความเสมือนว่า "ไม่ว่าง" หรือ "ไม่อยู่ที่สำนักงาน" เป็นประโยชน์ หากพวกเขาต้องการเวลาที่เข้มข้นในการเขียน ออกแบบ วิเคราะห์ หรืองานอื่นๆ ที่มุ่งเน้น ฉันยังสนับสนุนให้พวกเขาจดบันทึกในสถานะ Skype ของพวกเขาด้วย หากพวกเขามีเวลา "ชั่วโมงทำงาน" ในระหว่างวัน เพื่อให้เพื่อนร่วมทีมของพวกเขารู้ว่าพวกเขาจะสามารถติดต่อเพื่อระดมความคิดอย่างรวดเร็วหรือเพียงเพื่อพูดคุยกันแบบเสมือนจริง

4. งบประมาณการเดินทาง

เป็นไปได้อย่างยิ่งที่จะสร้างวัฒนธรรมที่ยอดเยี่ยมและบรรลุผลการทำงานสูงในสถานที่ทำงานเสมือนจริง แต่ไม่มีทางเป็นไปได้เลยที่จะต้องเผชิญหน้ากันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คุณต้องมีงบประมาณการเดินทางเพื่อนำผู้คนมารวมกัน ไม่ว่าจะสำหรับการประชุมบริษัทครึ่งปีหรือรายไตรมาส เนื่องจากงานสดเหล่านี้จะช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้น

เราได้เรียนรู้ว่าเมื่อคุณลงทุนเพื่อนำทุกคนมารวมกัน มันจะประสบความสำเร็จมากที่สุดหากคุณวางแผนเวลาสำหรับธุรกิจและเพื่อสังคม วางแผนกำหนดการที่มั่นคงสำหรับเวลาทำงานของคุณ จากนั้นให้เวลาสำหรับอาหารค่ำแบบสบาย ๆ หรือออกนอกบ้านที่เพื่อนร่วมงานสามารถเยี่ยมชมและติดต่อกันได้

5. ความรู้สึกสามัคคี

แม้ว่าพนักงานของคุณจะไม่ได้อยู่ด้วยกันทั้งวัน และแม้ว่าพวกเขาจะเจอกันเพียงไม่กี่ครั้งต่อปี พวกเขาก็ยังสามารถเพลิดเพลินไปกับความรู้สึกที่ดีร่วมกันและทำงานเป็นทีมได้อย่างดี เคล็ดลับข้างต้นจะช่วยได้มาก – ไว้วางใจพวกเขา จัดหาเทคโนโลยีที่เหมาะสม และให้เวลาพวกเขาในการสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น

นอกจากนี้ยังเป็นการดี และเราเพิ่งเริ่มทำสิ่งนี้ เพื่อใช้วิดีโอให้มากที่สุดสำหรับการโทรแบบทีมและการประชุมเสมือนจริง เราทุกคนตกเป็นเหยื่อของการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเมื่อเราอยู่ในการประชุมทางโทรศัพท์ แต่สิ่งนี้จะทำได้ยากกว่ามากเมื่อคุณอยู่ในกล้อง นอกจากนี้ ทีมของคุณจะสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นเมื่อพวกเขาสามารถพบกันได้

นอกจากนี้เรายังพบว่าการฉลองความสำเร็จผ่านอีเมลหรือระหว่างการประชุมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเน้นย้ำถึงสิ่งดีๆ ทั้งหมดที่เกิดขึ้นในบริษัท เราชอบที่จะกล่าวชื่นชมสมาชิกในทีมที่ชนะอย่างยอดเยี่ยม และพวกเขารู้สึกขอบคุณที่ได้รับการยอมรับ นอกจากนี้เรายังจัดสรรเวลาสำหรับทีมบัญชีเพื่อจัดกำหนดการระดมสมองเสมือนจริงเกี่ยวกับโครงการของลูกค้าหรือเพื่อแบ่งปันกรณีศึกษาที่อาจเป็นประโยชน์กับทีมอื่น

การแบ่งปันข่าวสารและข้อมูลของบริษัทอย่างสม่ำเสมอก็มีประโยชน์เช่นกันที่จะช่วยให้ทุกคนจดจำว่าพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ใหญ่กว่า แม้ว่าพวกเขาจะทำงานหนักในสำนักงานที่บ้านก็ตาม

ด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสม ความไว้วางใจอย่างไม่ลดละในบุคลากรของคุณ ความมุ่งมั่นในการบริหารเวลา การเดินทางเพื่อพบปะสังสรรค์เป็นระยะ และความรู้สึกของทีมและภาพรวมที่ใหญ่ขึ้น สถานที่ทำงานเสมือนจริงของคุณจะเจริญรุ่งเรือง