คู่มือง่าย ๆ ในการทำความเข้าใจขั้นตอนของวงจรการจัดการโครงการ

การรักษาโครงการของคุณตั้งแต่ต้นจนจบในขณะที่ป้องกันการใช้ทรัพยากร เวลา และเงินในทางที่ผิด ขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดการขั้นตอนวงจรชีวิตของโครงการได้ดีเพียงใด

ตอนนี้ ตามประเภทของโครงการและข้อกำหนด จำนวนขั้นตอนของวงจรการจัดการโครงการอาจเปลี่ยนแปลง แต่ในโพสต์นี้ เราจะพูดถึงทั้งห้าข้อและขั้นตอนที่คุณควรปฏิบัติตามในแต่ละขั้นตอน

วัฏจักรชีวิตโครงการคืออะไร?

วงจรชีวิตโครงการเป็นกระบวนการที่ผู้จัดการโครงการปฏิบัติตามเมื่อเสร็จสิ้นโครงการ ประกอบด้วยลำดับขั้นตอนที่โครงการต้องผ่านตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงปิด

ห้าขั้นตอนของวงจรชีวิตโครงการคืออะไร?

การแบ่งโปรเจ็กต์ออกเป็นหลายขั้นตอนจริง ๆ แล้วทำให้ง่ายต่อการจัดการและควบคุม และปรับปรุงคุณภาพ

การเริ่มต้นโครงการ

ระยะแรกของการเริ่มต้นจะเป็นการวางรากฐานสำหรับการจัดการโครงการในระยะต่อไป นี่คือที่ที่คุณจะกำหนดโครงการในระดับกว้าง

ที่นี่คุณจะ

• ประเมินมูลค่าและความเป็นไปได้ของโครงการเพื่อตัดสินใจว่าจะเดินหน้าต่อไปหรือไม่ ในระหว่างการศึกษาความเป็นไปได้ คุณจะพิจารณาว่าคุณสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดของโครงการด้วยทรัพยากรที่มีอยู่หรือไม่ และพัฒนากรณีศึกษาทางธุรกิจได้หรือไม่

• ระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการ ที่นี่ คุณจะทำการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อระบุพวกเขาและความต้องการของพวกเขา และจัดลำดับความสำคัญตามอิทธิพลของพวกเขา

• ระบุผลงานที่ส่งมอบของโครงการ คุณสามารถใช้เหตุการณ์สำคัญเพื่อแยกผลงานที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนเล็กๆ ได้ ดังนั้นจึงติดตามได้ง่ายขึ้น

• กำหนดวัตถุประสงค์และข้อกำหนด (เช่น ทรัพยากร งบประมาณ และเวลาที่จำเป็น) ของโครงการ สร้างกฎบัตรโครงการหรือเอกสารการเริ่มต้นโครงการรวมทั้งข้อมูลนี้ นอกจากนี้ยังควรระบุความต้องการทางธุรกิจ วัตถุประสงค์ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และความเสี่ยงของโครงการ

แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์

คู่มือการจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างง่าย

9 Visual Tools เพื่อรวบรวมความต้องการสำหรับซอฟต์แวร์ของคุณ

การวางแผนโครงการ

ในขั้นตอนการวางแผนของวงจรการจัดการโครงการ คุณจะคิดกลยุทธ์เพื่อดำเนินการตามขั้นตอนของโครงการหรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือกำหนดสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่คุณได้กำหนดไว้ก่อนหน้านี้

ที่นี่คุณจะ

• เริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายของโครงการและขอบเขตโครงการให้ชัดเจน คุณสามารถใช้เกณฑ์ SMART ที่จะแนะนำคุณในการกำหนดเป้าหมายที่เฉพาะเจาะจง วัดได้ บรรลุได้ เป็นจริงและทันเวลา

• วางโครงร่างสิ่งที่ต้องทำ และสร้างโครงสร้างการแบ่งงาน ซึ่งจะช่วยให้คุณแยกย่อยโครงการออกเป็นงานที่สามารถจัดการได้ตามผลงานที่ส่งมอบของโครงการ

• การสร้างแผนภูมิเหตุการณ์สำคัญหรือแผนภูมิแกนต์ซึ่งคุณสามารถแสดงเหตุการณ์สำคัญและแผนงานผลิตภัณฑ์โดยสรุปไทม์ไลน์ของโครงการและเหตุการณ์สำคัญของโครงการสำหรับทีม

แม่แบบกำหนดการโครงการ

เทมเพลตแผนงานผลิตภัณฑ์

• ประเมินและจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นและรวบรวมทีมที่มีความสามารถและชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขา

• สร้างแผนการจัดการความเสี่ยงโดยระบุความเสี่ยงที่อาจขัดขวางความคืบหน้าของโครงการและสรุปขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการเพื่อบรรเทาความเสี่ยง
• สร้างแผนการสื่อสารที่ระบุกลยุทธ์การสื่อสารของคุณสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

• ทำการวิเคราะห์ต้นทุนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเหมาะสมกับงบประมาณของคุณ และสร้างการวัดผลการปฏิบัติงานตามขอบเขตของโครงการ ต้นทุน และกำหนดการ เพื่อประเมินความคืบหน้าและสร้างความมั่นใจว่าโครงการจะดำเนินต่อไป

แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์;

คู่มือภาพเพื่อการวางแผนโครงการ

สุดยอดเทคนิคการบริหารความเสี่ยงด้วยภาพ

คู่มือง่ายๆ ในการสร้างแผนการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

การใช้แผนภูมิแกนต์และผังงานในการวางแผนโครงการ

การดำเนินโครงการ

ในขั้นตอนการดำเนินการ คุณต้องใช้สิ่งที่คุณวางแผนไว้ งานของผู้จัดการโครงการที่นี่คือการจับตาดูข้อผิดพลาดและดูแลทีมในขณะที่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนยึดตามแผนเดิม

• สร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์หรือแผนผังกระบวนการที่ร่างขั้นตอนที่ทีม/บุคคลต้องดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายแต่ละขั้นและจัดหาทรัพยากรที่จำเป็น
  

• จัดการประชุมเริ่มโครงการซึ่งคุณสามารถเรียกใช้ผ่านไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ แผนภูมิเหตุการณ์สำคัญ โครงสร้างการแบ่งงาน ฯลฯ ที่คุณสร้างขึ้นกับทีมของคุณ ช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าพวกเขาคาดหวังอะไรกันแน่
• สื่อสารการปรับปรุงโครงการให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและจัดการประชุมสถานะตามความจำเป็น
• ติดตามความคืบหน้าและอัปเดตกำหนดการโครงการและเปลี่ยนแปลงแผนโครงการตามความจำเป็น

แหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์;

คู่มือง่ายๆ สำหรับเวิร์กโฟลว์ | ด้วยเทมเพลตเวิร์กโฟลว์ที่แก้ไขได้

การตรวจสอบโครงการ

ขั้นตอนนี้ต้องการให้ผู้จัดการโครงการตรวจสอบประสิทธิภาพของโครงการและแจ้งสถานะไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

คุณสามารถใช้ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เช่น ยึดติดกับไทม์ไลน์ ควบคุมงบประมาณ ส่งมอบผลลัพธ์ของโครงการให้สำเร็จ ฯลฯ เพื่อวัดความคืบหน้า

ตามความจำเป็น ให้คิดหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพและเปลี่ยนแปลงแผนการจัดการโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าแผนจะนำเสนอประสิทธิภาพที่ดีที่สุด

ปิดโครงการ

ระยะนี้เป็นการปิดโครงการเมื่อมีการส่งมอบผลลัพธ์ขั้นสุดท้าย คุณสามารถใช้บทเรียนที่เรียนรู้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของโครงการและความพยายามของทีมในระหว่างโครงการในอนาคต

ที่นี่คุณจะ

• ปล่อยทรัพยากรที่ใช้สำหรับโครงการและจัดสรรรวมถึงงบประมาณที่เหลืออยู่สำหรับโครงการในอนาคต
• ประเมินความสำเร็จของโครงการและแบ่งปันรายงานกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ระบุสิ่งที่ใช้ได้ผลและสิ่งที่ไม่ได้ผล และจัดทำเอกสารข้อมูลอย่างถูกต้องเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
• ประเมินว่าทีมได้ดำเนินการอย่างไรและสรุปพวกเขาเกี่ยวกับจุดใดที่พวกเขาต้องปรับปรุงและรับรู้ถึงความสำเร็จของพวกเขา
• ยกเลิกผู้รับเหมาที่ได้รับการว่าจ้างสำหรับโครงการอย่างเป็นทางการ
• ร่วมกับทีมงานจัดทำแผนงานให้เสร็จซึ่งยังไม่เสร็จในระหว่างโครงการ

การสิ้นสุดของวงจรชีวิตโครงการสามารถทำเครื่องหมายด้วยการประชุมปิดหรืองานเลี้ยงเพื่อเฉลิมฉลองความสำเร็จและแสดงความยินดีกับทีม

กลยุทธ์การบริหารโครงการของคุณคืออะไร?

ทุกโครงการ ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ เรียบง่ายหรือซับซ้อน ต้องผ่านช่วงไม่กี่ขั้นตอนเหล่านี้ เป็นงานของผู้จัดการโครงการที่จะมีกลยุทธ์การจัดการวงจรชีวิตโครงการที่มั่นคงเพื่อให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผน

กลยุทธ์ของคุณคืออะไร? แบ่งปันประสบการณ์ของคุณกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง