การดำเนินโครงการด้านไอทีอาจมีค่าใช้จ่ายสูง ในขณะที่เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการโครงการหลายคนมักตั้งเป้าที่จะทำโครงการให้เสร็จตรงเวลาและตามงบประมาณ แต่ปัญหาที่ไม่คาดคิดก็เกิดขึ้นในกระบวนการที่อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น แนวทางที่ชาญฉลาดในการหลีกเลี่ยงสิ่งนี้คือการรักษางบประมาณไว้ไม่ให้ขาดหายไป นี่อาจดูเหมือนเป็นเรื่องง่ายที่จะทำ แต่ยากกว่ามากที่จะนำไปใช้

คำแนะนำส่วนใหญ่ที่มีอยู่บนอินเทอร์เน็ตชี้ไปที่เส้นทางราคาถูก: อุปกรณ์ราคาถูก ซอฟต์แวร์ถูกกว่า และโครงสร้างพื้นฐานที่ถูกกว่า แม้ว่าสิ่งนี้จะช่วยลดต้นทุนของคุณได้อย่างเห็นได้ชัด แต่สิ่งที่ฉันพบก็คือคำแนะนำนั้นไม่มีประโยชน์จริงๆ...โดยเฉพาะถ้าคุณต้องการให้โครงการไอทีของคุณมีความสามารถในการแข่งขันและมีความทันสมัย

มีวิธีอื่นในการลดต้นทุนด้านไอทีของคุณโดยไม่ต้องใช้วัสดุที่ต่ำกว่ามาตรฐานหรือไม่?

วิธีลดต้นทุนในโครงการไอทีครั้งต่อไปของคุณ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริง ซึ่งฉันได้ทดสอบแล้วว่าได้ผลในช่วงหลายปีที่ผ่านมา

1. จัดลำดับความสำคัญความต้องการมากกว่าต้องการ

เป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่ต้องการผลิตภัณฑ์ที่ทันสมัยที่สุด สวยงามที่สุด หรือมีเทคโนโลยีสูงที่สุด ไม่ว่าคุณจะซื้อรถยนต์ เครื่องซักผ้า หรือซื้อซอฟต์แวร์สำหรับโครงการไอทีครั้งต่อไป แนวโน้มคือการเลือกรุ่นที่มีข้อมูลจำเพาะที่ดีที่สุดที่คุณสามารถจ่ายได้ เสียงกริ่งและเสียงนกหวีดทำให้ตาบอดได้ง่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องเผชิญหน้ากับพนักงานขายที่ช่ำชอง ฉันตกเป็นเหยื่อของกับดักเหล่านี้มาหลายครั้งแล้ว โดยคิดว่าฉันได้รับเงินอย่างคุ้มค่าโดยการซื้อส่วนเสริมเหล่านี้

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ฉันตระหนักคือ นวัตกรรมเทคโนโลยีที่เพิ่มเข้ามาเหล่านี้ซึ่งใช้เงินเป็นจำนวนมากจะจบลงด้วยการไม่ใช้งานเมื่อสิ้นสุดโครงการ เพียงเพราะมันอยู่ภายใต้งบประมาณของคุณ ไม่ได้แปลว่าคุณควรทำไปหากคุณไม่ต้องการมันจริงๆ แบบฝึกหัดที่ดีคือการถามตัวเองและสมาชิกในทีมอย่างน้อย 3 ครั้งว่าคุณต้องการอะไรจริงๆ หรือไม่ หากคุณได้รับคำขอให้จัดซื้ออุปกรณ์ราคาแพง ให้ประเมินอย่างรอบคอบว่าสิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ต่อโครงการอย่างเป็นรูปธรรมได้อย่างไร

2. การใช้งานเทคโนโลยีคลาวด์ที่ยืดหยุ่น

การย้ายข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดของคุณไปยังระบบคลาวด์เป็นอีกการเคลื่อนไหวที่ชัดเจนเมื่อพยายามลดต้นทุน การใช้เทคโนโลยีคลาวด์มีประโยชน์มากกว่าการซื้อเซิร์ฟเวอร์จริงและฮาร์ดแวร์อื่นๆ สำหรับโครงการของคุณ ด้วยเหตุนี้ การประมวลผลแบบคลาวด์จึงทำให้บริษัทขนาดเล็กสามารถแข่งขันกับโครงการไอทีได้

หลังจากลองใช้ผู้ให้บริการระบบคลาวด์หลายรายแล้ว บทเรียนอันมีค่าอย่างหนึ่งที่ฉันได้รับคือการใช้ประโยชน์จากตัวเลือกการจัดเก็บข้อมูลที่ยืดหยุ่นซึ่งนำเสนอโดยบริษัทเหล่านี้ หลีกเลี่ยงการลงชื่อสมัครใช้ข้อตกลงรายปีหรือแผนบริการพื้นที่เก็บข้อมูลแบบคงที่ "เพื่อประหยัดเงิน" เพราะอาจเป็นข้อเสียเมื่อโครงการดำเนินไป

โปรดทราบว่าโครงการด้านไอทีเป็นแบบไดนามิกมากและความต้องการของคุณอาจเปลี่ยนแปลงได้ในพริบตา เมื่อคุณติดอยู่กับแผนที่ไม่ต้องการอีกต่อไป การทำเช่นนี้จะทำให้คุณสูญเสียมากขึ้น แทนที่จะใช้แผนที่ยืดหยุ่นซึ่งอาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเล็กน้อย แต่ให้ค่าเผื่อเพิ่มเติมแก่คุณในการอัปเกรด ดาวน์เกรด หรือยกเลิกแผนทั้งหมดโดยมีผลทางการเงินเพียงเล็กน้อย

3. ลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นให้น้อยที่สุด

เมื่อสองสามปีก่อน ทีมงานของฉันกำลังดำเนินการอัปเกรดหนึ่งในเว็บไซต์ของเรา ทุกอย่างเป็นไปด้วยดีและเราเสร็จสิ้นโครงการตามกำหนด ระหว่างการประเมินหลังโครงการ ฉันรู้สึกประหลาดใจที่พบว่าเราใช้เงินไปกับการพิมพ์และค่ากระดาษมากเกินไป หลังจากตรวจสอบบันทึกแล้ว ปรากฏว่าเจ้าหน้าที่ของฉันกำลังพิมพ์ทุกการอัปเดตของโครงการ อีเมล และทุกอย่างที่พิมพ์ได้โดยไม่ทราบว่าสิ่งนี้ส่งผลกระทบต่องบประมาณโครงการโดยรวมแล้ว

โดยส่วนใหญ่ พนักงานพิมพ์เอกสารโดยคิดว่าเพียงเพราะอยู่ในสำนักงาน นี่เป็นบริการฟรีที่พวกเขาสามารถใช้ประโยชน์ได้ แม้ว่าพนักงานจะไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ ในการพิมพ์บนกระดาษ แต่ค่าใช้จ่ายประเภทนี้อาจเพิ่มขึ้นสำหรับเจ้าของธุรกิจ ลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นเหล่านี้ให้เหลือน้อยที่สุดโดยสนับสนุนให้พนักงานของคุณใช้เครื่องมือดิจิทัลในการทำงานร่วมกัน นอกจากการประหยัดต้นทุนแล้ว การลดการใช้กระดาษยังช่วยแก้ไขปัญหาสิ่งแวดล้อม เช่น การตัดไม้ทำลายป่าและการเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศ นี่คือการสนับสนุนทางสังคมที่สำคัญขององค์กรที่ธุรกิจของคุณสามารถเป็นส่วนหนึ่งได้

4. ผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก

ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีอาจมีราคาแพงมากในการจ้าง สิ่งนี้ทำให้ผู้จัดการโครงการจำนวนมากต้องจ่ายเงินสำหรับพนักงานระดับปานกลางเพราะพวกเขาไม่สามารถจ่ายเงินให้ตรงกับความคาดหวังของเงินเดือนของความช่วยเหลือด้านเทคนิคชั้นหนึ่งได้ เมื่อหลายปีก่อน ฉันทำผิดพลาดในการจ้างพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์ แต่กลับต้องเสียใจในท้ายที่สุด เพราะโครงการใช้เวลานานกว่าที่ควรจะเป็นสองเท่า แต่ไม่ว่ากี่ครั้งที่ฉันบอกตัวเองว่าอย่าทำอีก ฉันก็ยังต้องทำหลายครั้งเกินกว่าที่ฉันจะจ่ายได้

จนกระทั่งฉันบังเอิญไปเจออดีตพนักงานคนหนึ่งของฉัน ซึ่งบังเอิญเป็นอัจฉริยะด้านเทคโนโลยี ฉันจึงค้นพบวิธีการอื่น พนักงานคนนี้เสนอบริการให้กับหนึ่งในโครงการของฉัน แทนที่จะจ้างเขาเป็นพนักงานประจำ เขากลับเป็นลูกจ้างในโครงการ ฉันจ้างเขาเหมือนกำลังจ้างซัพพลายเออร์บุคคลที่สามแต่เป็นรายโครงการ เมื่อมองแวบแรก มันอาจจะดูเหมือนมีราคาแพงกว่า แต่กลับกลายเป็นว่าเป็นหนึ่งในการตัดสินใจที่ดีที่สุดที่ฉันเคยทำ ตอนนี้ ถ้าฉันต้องการผู้เชี่ยวชาญเพื่อจัดการงานใดงานหนึ่ง ฉันจะเลือกเส้นทางการเอาท์ซอร์ส เพราะช่วยประหยัดเวลาในการฝึกอบรมและค่าใช้จ่ายในการจ้างงาน ที่สำคัญที่สุด ฉันได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

5. จ้างพนักงานระยะไกล

ต้นทุนค่าโสหุ้ย เช่น ค่าเช่าพื้นที่สำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค และโครงสร้างพื้นฐานสนับสนุนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานภายในบริษัท สามารถลดน้อยลงได้หากคุณพิจารณาว่าจ้างพนักงานที่อยู่ห่างไกล เทคโนโลยีทำให้ผู้คนสามารถทำงานร่วมกันได้แม้ว่าจะอยู่ในส่วนต่างๆ ของโลกก็ตาม ขณะนี้มีเครื่องมือและนวัตกรรมการจัดการโครงการจำนวนมากที่สามารถสนับสนุนการตั้งค่าประเภทนี้เพื่อให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถสื่อสารได้ดีแม้ว่าคุณจะไม่ได้อยู่ในห้องเดียว

การจ้างพนักงานทางไกลยังช่วยลดโอกาสในการจัดการกับการเมืองและละครในสำนักงาน ช่วยให้คุณมีสมาธิกับงานที่ทำอยู่เพียงอย่างเดียว นี่จะหมายถึงการใช้เวลาและทรัพยากรของคุณให้ดีขึ้น ข้อดีอีกประการหนึ่งคือ คุณจะไม่ถูกจำกัดอยู่เพียงพนักงานที่มีอยู่ในพื้นที่ของคุณ คุณจะมีฟิลด์ที่ใหญ่กว่ามากให้เลือก

6. ความปลอดภัยคือกุญแจ

สิ่งเลวร้ายที่สุดอย่างหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นในโครงการไอทีคือการสูญเสียงานอันมีค่าเนื่องจากแรนซัมแวร์ การแฮ็กที่เป็นอันตราย และปัญหาด้านความปลอดภัยอื่นๆ ในขณะที่ฉันได้กล่าวถึงซ้ำแล้วซ้ำอีกในบทความนี้เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดพื้นฐานและลดต้นทุนที่ไม่จำเป็น การรักษาความปลอดภัยเป็นสิ่งที่คุณไม่ควรมองข้าม ถ้อยคำที่เบื่อหูเก่า “ปลอดภัยดีกว่าเสียใจ” เป็นสิ่งที่คุณควรจำไว้เสมอเมื่อดำเนินโครงการไอทีไม่ว่าจะใหญ่หรือเล็ก

แม้ว่าคุณจะเป็นเพียงบริษัทขนาดเล็ก การใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยในโครงการของคุณเป็นสิ่งสำคัญมาก จากการศึกษาพบว่า 82% ของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กคิดว่าพวกเขาไม่มีความเสี่ยงที่จะถูกโจมตีทางไซเบอร์ สิ่งที่หลายคนไม่รู้คืออาชญากรไซเบอร์มักตั้งเป้าไปที่บริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง เนื่องจากโปรโตคอลการรักษาความปลอดภัยของพวกเขาหลวมกว่า

ฉลาดขึ้น ไม่ถูกกับโครงการไอทีของคุณ

เมื่อพยายามลดต้นทุนโครงการไอที การไปในเส้นทางที่ถูกกว่านั้นไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดเสมอไป การใช้กลยุทธ์ที่ชาญฉลาดกว่าอย่างที่กล่าวไว้ในบทความนี้สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายของคุณโดยไม่สูญเสียคุณภาพของผลงานโครงการของคุณ

Richard Kao เป็นผู้อำนวยการฝ่ายขายของ COS Sales สำนักงานและผู้ให้บริการโซลูชันเทคโนโลยีในสหราชอาณาจักร งานประจำวันของเขาเกี่ยวข้องกับการจัดการบัญชีลูกค้า ช่วยเหลือลูกค้าในข้อสงสัย และกำกับดูแลทีมของเขาให้ได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด เขามีประสบการณ์มากมายในโลก B2B และมีความรู้มากมายที่จะแบ่งปันด้วยเหตุนี้ คุณสามารถหาเขาได้ที่ Twitter @cos_sales