7 เคล็ดลับในการจัดการงานจากผู้เชี่ยวชาญเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณในที่ทำงาน

การจัดการงานที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการจัดระเบียบโดยไม่สูญเสียคุณภาพหรือความคิดสร้างสรรค์

มีหลายสิ่งที่ต้องทำ การมองไม่เห็นเป้าหมายของคุณต้องใช้เวลา อย่างไรก็ตาม คุณสามารถอยู่ด้านบนได้ด้วยกลยุทธ์ที่เหมาะสมและบรรลุเป้าหมายของคุณ

บทความนี้จะกล่าวถึงเคล็ดลับการจัดองค์กรจากผู้เชี่ยวชาญ 7 ข้อเพื่อช่วยให้คุณจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณในที่ทำงาน ดังนั้นไม่ว่าชีวิตธุรกิจของคุณจะวุ่นวายแค่ไหน คุณก็สามารถใช้กลยุทธ์ง่ายๆ เหล่านี้เพื่อทำงานให้สำเร็จได้

7 เคล็ดลับในการจัดการงานและวิธีนำไปใช้งาน

1. ใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์
2. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงาน
3. ทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ
4. สร้างรายการตรวจสอบรายวัน
5. มอบหมายงานให้กับคนที่เหมาะสม
6. ปรับปรุงการสื่อสาร
7. พักสมองและฝึกฝนการดูแลตนเอง
   

แต่ก่อนอื่น ต้องถามคำถามว่า

เหตุใดภารกิจมานา จึงมีความสำคัญ

การจัดการงานมีความสำคัญมากเพราะทุกอาชีพ ไม่ว่าอุตสาหกรรมใดก็ต้องการสิ่งนี้ การจัดการเวลาของคุณอย่างชาญฉลาดจะช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง ซึ่งจะนำไปสู่ การเพิ่มผลผลิต และประสิทธิภาพที่ดีขึ้น

นอกจากจะให้คุณควบคุมปริมาณงานได้แล้ว ยังช่วยให้คุณวางแผนไม่ให้งานทับซ้อนกันอีกด้วย นอกจากนี้ การจัดการงานที่ดียังส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมได้ดียิ่งขึ้น เนื่องจากทุกคนรู้ว่าต้องทำงานอะไรและเมื่อใด

การจัดการงานต้องใช้ทักษะการวางแผนเชิงกลยุทธ์ การจัดองค์กร และการสื่อสาร และด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ คุณควรจะสามารถจัดการงานของคุณได้อย่างมืออาชีพ ลองพิจารณาเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

1. การใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

"ถ้าใช้เวลาน้อยกว่าสองนาที ลงมือเลย" - David Allen ที่ปรึกษาด้านประสิทธิภาพและผู้เขียน หนังสือ " Geting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity "

Eisenhower Matrix เป็นเทคนิคที่มีประสิทธิภาพในการจัดการงาน พัฒนาโดยอดีตประธานาธิบดีสหรัฐ ดไวท์ ดี. ไอเซนฮาวร์ เมทริกซ์ประกอบด้วยสี่ส่วน:

• ที่สำคัญและเร่งด่วน
• สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
• ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
• ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

การแบ่งงานออกเป็นหมวดหมู่เหล่านี้ คุณสามารถใช้เมทริกซ์เพื่อกำหนดงานที่จะต้องทำก่อน งานที่สอง ฯลฯ

วิธีการดำเนินการ

เขียนงานปัจจุบันของคุณลงในกระดาษหรือ ซอฟต์แวร์การจัดการงานออนไลน์ มอบหมายงานแต่ละงานตามความสำคัญและความเร่งด่วน

ทำเรื่องที่ไม่สำคัญหรือเร่งด่วนให้เสร็จ จากนั้นสร้างแผนเพื่อทำงานแต่ละอย่างให้เสร็จทีละอย่าง

ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นนักการตลาดโซเชียลมีเดียที่ใช้ Eisenhower Matrix หลังจากวิเคราะห์ข้อมูลประสิทธิภาพของโพสต์ คุณอาจสังเกตเห็นว่าโพสต์แบบรูปภาพทำงานได้ดีกว่าโพสต์แบบข้อความ ดังนั้น ตามวิธีการนี้ คุณสามารถสร้างเนื้อหาภาพบนโพสต์แบบข้อความเท่านั้น

แหล่งที่มาของภาพ

การใช้ Eisenhower Matrix เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์องค์กรในการจัดการงานทางธุรกิจ คุณสามารถลดระดับความเครียดในขณะที่เพิ่มผลผลิตและประสบความสำเร็จ!

ในหัวข้อถัดไป เราจะมาดูกันว่าซอฟต์แวร์การจัดการงานสามารถช่วยยกระดับประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรของคุณไปอีกขั้นได้อย่างไร

2. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงาน

"สร้างระบบที่เหมาะกับคุณ อย่าบังคับตัวเองให้เป็นระบบที่ไม่ได้ผล" - Laura Vanderkam ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการเวลาและนักเขียน ของ " 168 Hours: คุณมีเวลามากกว่าที่คิด "

การจัดการหลายโครงการพร้อมกันอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเส้นตายมีกำหนดส่งที่จำกัด และภาระงานที่ดูเหมือนไม่มีวันสิ้นสุด

หากไม่มีการจัดระเบียบและการสื่อสารที่เหมาะสม ธุรกิจของคุณอาจประสบกับการพลาดกำหนดเวลา ข้อมูลสูญหาย และ การบริการลูกค้าที่ไม่ดี อาจทำให้คุณต้องสูญเสียรายได้และทำลายชื่อเสียงของคุณ

การใช้เครื่องมือที่เหมาะสมจะทำให้กระบวนการนี้ง่ายและไม่ยุ่งยากสำหรับทีมและบุคคล ซอฟต์แวร์การจัดการงานเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจทุกขนาดในการสร้างงาน มอบหมายงานให้กับสมาชิกในทีม และติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ซอฟต์แวร์ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเส้นตายสำหรับงานแต่ละอย่างและรับการแจ้งเตือนเมื่อเส้นตายใกล้เข้ามาในแดชบอร์ดส่วนกลาง

สมาชิกในทีมยังสามารถทำงานร่วมกันและสื่อสารเกี่ยวกับโครงการโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอพหรือแพลตฟอร์มต่างๆ ซึ่งช่วยลดความสับสน

วิธีการดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น นักการตลาดด้านการสร้างเนื้อหา อาจสร้างโครงร่างและกำหนดส่วนการเขียน (การวิจัย/ การเขียนคำโฆษณา/ การเพิ่มประสิทธิภาพ SEO) ให้กับเพื่อนร่วมทีม

การใช้เอกสารร่วมกันที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ ทำให้ง่ายต่อการติดตามการอัปเดตและดูว่าสมาชิกแต่ละคนทำอะไรสำเร็จบ้างในการทำงานที่ได้รับมอบหมาย

ซอฟต์แวร์การจัดการงานยอดนิยม เช่น Trello, Asana หรือ Basecamp มักจะมีการวิเคราะห์ที่ช่วยให้คุณสามารถติดตามประสิทธิภาพของทีมเมื่อเวลาผ่านไป และระบุการปรับปรุง

แหล่งที่มาของภาพ

เมื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการงานที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ ให้คำนึงถึงความต้องการและงบประมาณของคุณ

มองหาซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการของคุณ เช่น การมอบหมายงาน วันครบกำหนด การติดตามความคืบหน้า และการแชร์ไฟล์

ทดสอบตัวเลือกซอฟต์แวร์ต่างๆ ก่อนตัดสินใจเลือก และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณผ่านการฝึกอบรมและใช้งานได้อย่างสะดวกสบาย

3. ทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ

ทำงานอัตโนมัติที่คุณทำบ่อยๆ เพื่อประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาด ใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น มาโคร สคริปต์ และซอฟต์แวร์การทำงานอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ" - Laura Stack ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตและการจัดการเวลา และผู้เขียน ของ " สิ่งที่ต้องทำเมื่อมีอะไรให้ทำมากเกินไป: ลดงาน เพิ่มผลลัพธ์ และประหยัดเวลา 90 นาทีต่อวัน ”

การทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ ในด้านต่างๆ เช่น การบริการลูกค้า การตลาดดิจิทัล หรือการจัดการโครงการสามารถเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณได้

ด้วยซอฟต์แวร์และเทคโนโลยี เจ้าของธุรกิจสามารถทำงานอัตโนมัติ เช่น การป้อนข้อมูล การออกใบแจ้งหนี้ และการตลาดทางอีเมล ช่วยประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดให้เหลือน้อยที่สุด

เครื่องมืออัตโนมัติมีคุณลักษณะต่างๆ เช่น อีเมลอัตโนมัติ ระบบจองตั๋ว การกระจายการโทร และแชทบอท เพื่อช่วยให้ผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์หรือลูกค้าค้นหาคำตอบได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องรอสายหรือส่งอีเมลหลายฉบับ

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของคำขอตามความเร่งด่วนหรือความสำคัญ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่รายการที่เร่งด่วนที่สุดก่อน

วิธีการดำเนินการ

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการส่งอีเมลติดตามผลหลังการขายที่ประสบความสำเร็จ แทนที่จะสร้างอีเมลแต่ละฉบับด้วยตนเองและพิมพ์ข้อมูลเดิมซ้ำๆ คุณสามารถใช้ เครื่องมืออีเมลอัตโนมัติ

จะช่วยประหยัดเวลาในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าลูกค้าของคุณจะได้รับการสื่อสารจากธุรกิจของคุณอย่างทันท่วงที

ภาพจากอีเมลส่วนตัว

การทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อการปรับปรุงการจัดการงานทางธุรกิจ เมื่อมีเวลาว่าง พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานระดับที่สูงขึ้นซึ่งต้องการความสนใจจากมนุษย์ เช่น การแก้ปัญหาและการตัดสินใจ

จากที่กล่าวมา การสร้างรายการตรวจสอบรายวันเป็นขั้นตอนสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณอยู่ในแนวทางและบรรลุเป้าหมาย

4. สร้างรายการตรวจสอบรายวัน

"รายการสิ่งที่ต้องทำควรเป็นแบบไดนามิก ยืดหยุ่น และควรปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลง" - Julie Morgenstern ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการองค์กรและเวลา และนักเขียน ของ " การบริหารเวลาจากภายในสู่ภายนอก "

การขาดโครงสร้างและแผนงานที่ชัดเจนอาจทำให้วันทำงานของคุณวุ่นวายและไม่เกิดผล ส่งผลให้คุณรู้สึกเครียดและวิตกกังวล ส่งผลให้คุณภาพงานของคุณลดลง

ด้วยการสร้างรายการตรวจสอบประจำวัน คุณจะรับประกันได้ว่าไม่มีงานใดตกหล่น และสมาชิกในทีมทุกคนมีความเห็นตรงกันเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำให้สำเร็จ

วิธีการดำเนินการ

เริ่มต้นด้วยการระบุงานที่เร่งด่วนที่สุดในแต่ละวัน จากนั้นแบ่งงานเหล่านั้นออกเป็นงานย่อยๆ ที่จัดการได้

จากนั้น จัดลำดับความสำคัญของงานของคุณตามความสำคัญและกำหนดส่งงาน และใส่หมายเหตุหรือรายละเอียดเพื่อช่วยให้คุณทำงานเสร็จ สุดท้าย ติดตามความคืบหน้าของคุณตลอดทั้งวัน ขั้นตอนนี้ยังสามารถมี Eisenhower Matrix

ตัวอย่างเช่น นักการตลาดเนื้อหาสามารถสร้างรายการตรวจสอบประจำวันที่รวมถึงการเขียนบล็อกโพสต์ ซึ่งอาจแยกย่อยออกเป็นงานเล็กๆ เช่น การระดมความคิด สรุปโพสต์ ดำเนินการวิจัย เขียนแบบร่าง แก้ไข และเผยแพร่

แหล่งที่มาของภาพ

จับตาดูงานใหม่หรือกำหนดเวลาระหว่างวัน การเพิ่มงานเหล่านี้ลงในรายการตรงเวลาสามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบและป้องกันไม่ให้งานเหล่านั้นเล็ดรอดไปได้

ตรวจสอบรายการตรวจสอบของคุณเมื่อสิ้นสุดแต่ละวันเพื่อประเมินความคืบหน้าและปรับลำดับความสำคัญและเวลาโดยประมาณของคุณตามต้องการ

รายการตรวจสอบรายวันช่วยให้แน่ใจว่าคุณจริงจังกับงานทั้งหมด ส่งผลให้ง่ายต่อการมอบหมายงานให้กับคนที่เหมาะสม

5. มอบหมายงานให้กับคนที่เหมาะสม

"การจัดลำดับความสำคัญเป็นกุญแจสำคัญ ทำรายการงานของคุณและมุ่งเน้นไปที่งานที่จะมีผลกระทบต่อเป้าหมายของคุณมากที่สุด" - Brian Tracy นักเขียนและนักพูดสร้างแรงบันดาลใจ เป็นที่รู้จักจากผลงานด้านการบริหารเวลาและประสิทธิภาพการทำงาน

ในอาชีพที่เกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นทีมหรือการทำงานร่วมกัน คุณต้องการให้สมาชิกในทีมจัดการกับงานที่สอดคล้องกับจุดแข็งและความเชี่ยวชาญของพวกเขา

คุณอาจรู้สึกท้อแท้และหมดไฟเมื่อคุณพยายามทำทุกอย่างด้วยตัวเอง คุณสามารถจัดการภาระงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการมอบหมายงานและทำให้แน่ใจว่างานเสร็จสมบูรณ์ตามมาตรฐานของคุณ

วิธีการดำเนินการ

เมื่อมอบหมายงาน ก่อนอื่นให้พิจารณาชุดทักษะและความเชี่ยวชาญของสมาชิกในทีมแต่ละคน การระบุว่าบุคคลใดเหมาะสมที่สุดสำหรับงาน คุณจะมั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนใช้จุดแข็งของตนและทำงานที่พวกเขาจัดการได้

นอกจากนี้ การมอบหมายงานตามระดับทักษะ คุณสามารถลดความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดและเพิ่มคุณภาพของผลลัพธ์จากทีมของคุณได้สูงสุด

มอบหมายงานต่างๆ เช่น การจัดการโซเชียลมีเดียให้กับสมาชิกในทีมที่มีประสบการณ์ในด้านนั้น และมุ่งเน้นไปที่การสร้างเนื้อหาและกลยุทธ์

แหล่งที่มาของภาพ

การให้คำแนะนำที่ชัดเจนสำหรับการมอบหมายงานเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมเข้าใจสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จและกำหนดเวลาหรือความคาดหวังที่เกี่ยวข้อง

มาดูกันว่าการสื่อสารที่คล่องตัวจะช่วยปรับปรุงกระบวนการจัดการงานของคุณได้อย่างไร

6. ปรับปรุงการสื่อสาร

"ความชัดเจนคือกุญแจสำคัญ จงเจาะจงและตรงไปตรงมาในการสื่อสารของคุณ และหลีกเลี่ยงรายละเอียดและศัพท์แสงที่ไม่จำเป็น" - Erica Dhawan ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารและการทำงานร่วมกันและผู้แต่ง ของ " ภาษากายดิจิทัล: วิธีสร้างความไว้วางใจและการเชื่อมต่อไม่ว่าจะอยู่ไกลกัน "

เมื่อการสื่อสารดีขึ้น ความผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้เมื่อทำงานเสร็จ รวมถึงเกิดความล่าช้าด้วย ในทางกลับกัน การทำงานเป็นทีมและการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพนั้นขึ้นอยู่กับการสื่อสารที่ดี

วิธีการดำเนินการ

ขั้นแรก ตั้งเวลาตอบสนองและช่องทางการสื่อสารเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน จากนั้นใช้อีเมลหรือระบบส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพื่อส่งข้อมูลและอัปเดตเพื่อให้ทุกคนเชื่อมต่อและรับทราบข้อมูล

ประการที่สอง กำหนดเวลาในแต่ละวันสำหรับการสนทนากลุ่มเกี่ยวกับความคืบหน้าที่เกิดขึ้นตลอดทั้งวัน การให้ทุกคนพูดคุยถึงความท้าทายด้วยกันทำให้สามารถแก้ไขปัญหาได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เช่นเดียวกับการเช็คอินรายวัน ส่งเสริมการสนทนาอย่างเปิดเผยระหว่างสมาชิกในทีมเพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกัน

ตัวอย่างเช่น ทีมบริหารโครงการสามารถตั้งค่าบอร์ด Trello เพื่อมอบหมายและติดตามงาน กำหนดเวลาเช็คอินเป็นประจำผ่าน Zoom หรือ Slack และตั้งเวลาตอบสนองที่ต้องการ

แหล่งที่มาของภาพ

ตอนนี้เราได้พูดถึงการจัดการงานแบบเป็นทีมแล้ว เรามาต่อกันที่ส่วนที่มักถูกมองข้ามแต่เป็นส่วนสำคัญของการจัดการงานทางธุรกิจ นั่นคือการพักสมองและฝึกฝนการดูแลตนเอง

6. พักสมองและฝึกฝนการดูแลตนเอง

"พักผ่อนเมื่อรู้สึกเหนื่อยล้า ฟื้นฟูร่างกาย จิตใจ และจิตวิญญาณของคุณให้สดชื่น จากนั้นกลับไปทำงานต่อ" - Ralph Marston นักพูดและนักเขียนสร้างแรงบันดาลใจ ที่เป็นที่รู้จักจากผลงานการพัฒนาตนเองและความสำเร็จ

การดูแลสุขภาพร่างกายและจิตใจเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและทำงานให้ดีที่สุด การละเลยการดูแลตนเองอาจนำไปสู่ความเหนื่อยหน่าย ความเหนื่อยล้า และความเป็นอยู่ที่ดีโดยรวมลดลง

วิธีการดำเนินการ

• หยุดพักสั้นๆ สัก 2-3 ครั้ง เช่น เดินเล่นข้างนอก 15 นาทีหรือยืดเส้นยืดสาย
• กินอาหารเพื่อสุขภาพและของว่าง
• อ่านหนังสือก่อนนอน หรือนั่งสมาธิ 10 นาทีทุกเช้า
• นอนหลับให้เพียงพอในแต่ละคืน การอดนอนมีความสัมพันธ์กับประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลงในระหว่างวัน

แหล่งที่มาของภาพ

  การผสมผสานกิจกรรมเหล่านี้เข้ากับกิจวัตรประจำวันอาจมีประโยชน์มากมายนอกเหนือจากสุขภาพร่างกาย

พนักงานที่ทำงานด้วยความกระปรี้กระเปร่า ผ่อนคลาย และมีความมั่นใจจะพร้อมรับมือกับความท้าทายในแต่ละวันได้ดีขึ้น

บทสรุป

การจัดการงานทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพหมายถึงการจัดลำดับความสำคัญตามระดับความสำคัญและการวางแผนอย่างเพียงพอเพื่อให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

การนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้ในกิจวัตรประจำวันอาจต้องใช้ความทุ่มเทและความพยายามสักหน่อย แต่ผลตอบแทนก็คุ้มค่า คุณจะไม่เพียงปรับปรุงความสำเร็จของธุรกิจของคุณ แต่ยังเพิ่มการเติบโตและการพัฒนาส่วนบุคคลของคุณด้วย

-------------------------------------------------- -------------------------

ประวัติผู้แต่ง:

Oliver Stasinszky เป็นหัวหน้าทีมประชาสัมพันธ์ของ LiveAgent ที่มีพื้นฐานด้านอีคอมเมิร์ซและการบริการลูกค้า เขาหลงใหลเกี่ยวกับการเขียน การอ่าน และการเรียนรู้วิธีการเล่นเครื่องดนตรีทุกชนิด