7 แอป Google Workspace ที่ใช้มากที่สุดซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

เผยแพร่แล้ว: 2023-02-01

Google Workspace (ชื่อเดิมคือ G Suite) มีฟีเจอร์พิเศษสำหรับการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม/ลูกค้า/ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า/เจ้าหน้าที่ของรัฐ/นักเรียน/ครู/ผู้ปกครอง… ฯลฯ โปรดทราบว่า Google Workspace เหมาะสำหรับทุกคน มาดูกันว่าคุณจะได้อะไรจากการใช้ Google Workspace

ด้านล่างนี้คือฟีเจอร์หลักของ Google Workspace เพื่อส่งเสริมความสัมพันธ์ที่ดีในทีมและเพิ่มประสิทธิภาพในธุรกิจของคุณ:

  1. Gmail : ส่งและรับอีเมลโดยใช้ที่อยู่อีเมลที่ทำงานของคุณ (เช่น [email protected]) ผ่านแพลตฟอร์ม Gmail สิ่งที่คุณต้องทำคือทำตามขั้นตอนด้านล่าง:

    (หมายเหตุ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีโดเมนอยู่แล้วก่อนที่จะทำตามขั้นตอนเหล่านี้ หากคุณไม่มีโดเมน คลิกที่นี่เพื่อซื้อโดเมน)

ก) ลงชื่อสมัครใช้บัญชี Google Workspace หรือลงชื่อเข้าใช้บัญชีที่มีอยู่

ข) เข้าถึง Gmail โดยคลิกที่นี่

ค) ใช้คุณลักษณะแชทของ Gmail เพื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานแบบเรียลไทม์ (เริ่มแชทโดยคลิกที่ไอคอนแชท > แชทใหม่ > พิมพ์ชื่อคนที่คุณต้องการแชทด้วย)

เคล็ดลับ: คุณทราบหรือไม่ว่าคุณสามารถแชทกับบุคคลภายนอกองค์กรได้โดยใช้ Google แชท แต่บุคคลนั้นต้องมีบัญชี Google Workspace)

  1. Google ปฏิทิน: เป็นเรื่องน่าตื่นเต้นมากที่ทราบว่าเมื่อคุณซื้อ Google Workspace คุณยังซื้อผู้ช่วยส่วนตัว () ซึ่งจะคอยเตือนคุณเกี่ยวกับกิจกรรมประจำวันเป็นระยะๆ ฉันจะแสดงวิธีตั้งค่ากิจกรรม/กิจกรรม/การประชุมของคุณบน Google ปฏิทิน ดูด้านล่าง

ก) ไปที่ calendar.google.com และลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ของคุณ หรือไปที่ Google Apps จากหน้า Gmail ของคุณตามที่แสดงในภาพด้านบน

b(สร้างกิจกรรม/การประชุม/การแจ้งเตือนโดยคลิกที่วันที่และเวลาที่คุณต้องการให้เริ่มต้นและสิ้นสุด หรือใช้ปุ่ม "สร้าง"

ค) ป้อนรายละเอียดเหตุการณ์/การประชุม/การแจ้งเตือน เช่น ชื่อเรื่อง สถานที่ คำอธิบาย และเพิ่มแขกหากจำเป็น

d) เลือกสีสำหรับกิจกรรมเพื่อจัดหมวดหมู่ (ไม่บังคับ)

จ) กำหนดระยะเวลาที่คุณต้องการให้เตือนเกี่ยวกับกิจกรรม/การประชุม ทำกิจกรรมซ้ำ หรือกำหนดให้เป็นกิจกรรมทั้งวัน

ง) เลื่อนลงและคลิกที่บันทึก

จ) คุณยังสามารถนำเข้าหรือส่งออกปฏิทิน แบ่งปันปฏิทินของคุณกับผู้อื่น และดูหลายปฏิทินพร้อมกัน
ยังมีต่อ…….

  1. Google Meet: นี่คือแพลตฟอร์มการประชุมของ Google ตอนนี้คุณได้ตั้งค่าการประชุมในปฏิทินเรียบร้อยแล้ว พบกับ O! นาฬิกา เข้าสู่การประชุมและลงนามในข้อตกลงมูลค่าล้านดอลลาร์นั้น หรือร่วมมือกับทีมเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ดูขั้นตอนด้านล่าง

ก) ไปที่ meet.google.com หรือคลิกที่ไอคอน Google Apps ใน Gmail ของคุณ จากนั้นคลิกที่ Meet ดังภาพด้านบน

b) คลิกที่ปุ่ม "การประชุมใหม่" เพื่อเริ่มการประชุมใหม่หรือเข้าร่วมการประชุมที่มีอยู่ซึ่งคุณได้รับเชิญให้..

ค) เชิญผู้คนเข้าร่วมการประชุมของคุณโดยส่งลิงก์ อีเมล หรือคำเชิญในปฏิทิน

ง) เมื่อมีคนเข้าร่วมการประชุมของคุณแล้ว คุณสามารถเริ่มแฮงเอาท์วิดีโอ แชร์หน้าจอ และแชทกับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ

จ) หากต้องการสิ้นสุดการประชุม ให้คลิกที่ปุ่ม "สิ้นสุดการประชุม"

โว้ว! มันง่ายขนาดนั้นเลยเหรอ?

เคล็ดลับ: คุณทราบหรือไม่ว่าคุณยังสามารถจัดการประชุมได้อย่างรวดเร็วในขณะเดินทางขณะแชทกับใครบางคน ตรวจสอบภาพด้านล่าง

  1. Google Docs: ใช้ Google Docs เพื่อการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และบันทึกไฟล์งานสำคัญบางไฟล์

ก) ไปที่ docs.google.com หรือคลิกที่ Google Apps จาก Gmail ของคุณ จากนั้นคลิกที่เอกสาร

b) คลิกที่ "ว่าง" เพื่อสร้างเอกสารใหม่หรือ "แกลเลอรีเทมเพลต" เพื่อเลือกเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าหรือไปที่ไดรฟ์เพื่อดูเอกสารที่แบ่งปันกับคุณ

ค) เริ่มแก้ไขเอกสาร คุณสามารถจัดรูปแบบข้อความ แทรกรูปภาพและตาราง เพิ่มความคิดเห็น และทำงานร่วมกับผู้อื่นแบบเรียลไทม์

ง) บันทึกเอกสารโดยคลิก “ไฟล์” > “บันทึก” หรือ “บันทึกเป็น”

หมายเหตุ: คุณยังสามารถอัปโหลดเอกสารที่มีอยู่ไปยัง Google ไดรฟ์และเปิดใน Google เอกสารเพื่อแก้ไข

  1. Google ชีต: ติดตามการทำธุรกรรมประจำวันของคุณโดยใช้ Google ชีต

ก) ไปที่ Google Apps > ชีต และสร้างชีตใหม่หรือเปิดชีตที่มีอยู่

ข) ป้อนข้อมูลลงในเซลล์โดยคลิกที่เซลล์แล้วพิมพ์

ค) จัดรูปแบบเซลล์โดยใช้ตัวเลือกในแถบเครื่องมือหรือเมนูคลิกขวา

ง) ใช้ฟังก์ชันและสูตร (เช่น SUM, AVERAGE, MAX) เพื่อทำการคำนวณ

จ) สร้างแผนภูมิและกราฟเพื่อแสดงข้อมูลเป็นภาพ

ฉ) แบ่งปันและทำงานร่วมกับผู้อื่นโดยให้สิทธิ์เข้าถึงเฉพาะบุคคลหรือเผยแพร่เป็นหน้าเว็บ

g) บันทึกและดาวน์โหลดแผ่นงานของคุณในรูปแบบไฟล์ต่างๆ เช่น .xlsx, .csv, .pdf เป็นต้น

  1. Google Slides: เริ่มงานนำเสนอนั้นด้วย Google Slides เพื่อการนำทางที่ง่ายดาย ดูวิธีใช้ด้านล่าง:

ก) ไปที่ Google APPs > Google Drive และสร้าง Google Slides Presentation ใหม่: ที่ด้านซ้ายมือของ Google Drive คุณจะพบปุ่ม "ใหม่" คลิกที่มัน

b) เลือกเทมเพลต: คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการนำเสนอเปล่าหรือเลือกจากเทมเพลตที่หลากหลาย เลือกเทมเพลตที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด แล้วคลิก “ใช้เทมเพลตนี้”

ค) เพิ่มและจัดรูปแบบข้อความ: เริ่มด้วยการพิมพ์ข้อความของคุณลงในสไลด์ คุณสามารถปรับแบบอักษร ขนาด สี และการจัดตำแหน่งโดยใช้แถบเครื่องมือที่ด้านบนสุด คุณยังสามารถเพิ่มรูปภาพ วิดีโอ และรูปร่างลงในสไลด์ของคุณได้อีกด้วย

ง) ช่วงการเปลี่ยนภาพและภาพเคลื่อนไหว: หากต้องการเพิ่มเอฟเฟ็กต์ภาพให้กับงานนำเสนอของคุณ คุณสามารถใช้ตัวเลือก "การเปลี่ยนภาพ" และ "ภาพเคลื่อนไหว" คลิกที่แท็บ "การเปลี่ยน" ในแถบเครื่องมือและเลือกภาพเคลื่อนไหวที่คุณต้องการใช้

จ) ทำงานร่วมกัน: คุณสามารถแบ่งปันงานนำเสนอของคุณกับผู้อื่นได้โดยคลิกปุ่ม "แบ่งปัน" ที่มุมขวาบน คุณยังสามารถเพิ่มความคิดเห็นและสนทนากับผู้ทำงานร่วมกันคนอื่นๆ

f) นำเสนอสไลด์ของคุณ: ในการนำเสนอสไลด์ของคุณ ให้คลิกที่ปุ่ม "นำเสนอ" ที่มุมขวาบน คุณสามารถนำเสนอสไลด์ของคุณได้โดยตรงจากคอมพิวเตอร์หรือใช้จอแสดงผลรอง

g) บันทึกและดาวน์โหลด: เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้บันทึกงานนำเสนอของคุณโดยคลิกเมนู "ไฟล์" แล้วเลือก "บันทึก" คุณยังสามารถดาวน์โหลดงานนำเสนอของคุณเป็น PowerPoint, PDF หรือรูปแบบไฟล์อื่น

  1. Google Drive: ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับไฟล์และเอกสาร ดูด้านล่าง;

ก) ไปที่ drive.google.com และไปที่ Google Apps > คลิกที่ไดรฟ์

b) หากต้องการสร้างเอกสารใหม่ ให้คลิกปุ่ม "ใหม่" และเลือกประเภทไฟล์ที่คุณต้องการสร้าง เช่น Google Docs, Sheets, Slides หรือ Forms

ค) ในการอัปโหลดไฟล์ไปยัง Google Drive ให้คลิกปุ่ม "ใหม่" แล้วเลือก "อัปโหลดไฟล์" คุณยังสามารถลากและวางไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณไปยัง Google ไดรฟ์

ง) หากต้องการแชร์ไฟล์กับผู้อื่น ให้คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือก “แชร์” จากนั้น คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ด้วย และระบุระดับการเข้าถึงไฟล์ที่มี

จ) ในการเข้าถึงและแก้ไขไฟล์ เพียงคลิกที่ชื่อไฟล์ใน Google Drive คุณยังสามารถใช้แอป Google เพื่อแก้ไขและทำงานร่วมกัน เช่น Google เอกสาร ชีต และสไลด์

ฉ) คุณสามารถค้นหาไฟล์ใน Google ไดรฟ์ได้โดยพิมพ์คำหลักลงในแถบค้นหาที่ด้านบนของหน้า

g) สำรองข้อมูลและซิงค์: หากต้องการสำรองและซิงค์ไฟล์ของคุณ ให้ติดตั้งแอป Google ไดรฟ์บนคอมพิวเตอร์ของคุณ การดำเนินการนี้จะอัปโหลดและซิงค์ไฟล์ทั้งหมดของคุณจากคอมพิวเตอร์ไปยัง Google ไดรฟ์โดยอัตโนมัติ

หากต้องการใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ ให้ลงชื่อสมัครใช้บัญชี Google Workspace และเข้าถึงเครื่องมือผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอป Google Workspace บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ เครื่องมือนี้สามารถใช้ทีละรายการหรือใช้ร่วมกันเพื่อทำงานร่วมกันในโครงการ สื่อสารกับสมาชิกในทีม และจัดการงานและกำหนดการ