กระบวนการทางธุรกิจคือชุดของงานที่เกี่ยวข้องซึ่งจบลงด้วยการที่บริษัทส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้าหรือลูกค้า กระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพนำไปสู่ลูกค้าที่ไม่พอใจ พนักงานที่ไม่พอใจ และอาจถึงขั้นส่งไม่ถึงกำหนดส่ง

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพคือการปรับปรุง

ทำไมกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพจึงมีความสำคัญ

กระบวนการที่มีประสิทธิภาพช่วยลดภาระงานและปรับปรุงการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการ กระบวนการสามารถรวมงานที่ค่อนข้างง่ายได้ ตัวอย่างเช่น กระบวนการทางการเงินอย่างง่าย เช่น วิธีการออกใบแจ้งหนี้กับลูกค้าเป็นกระบวนการ

เมื่อธุรกิจล้มเหลวในการปรับปรุงและปรับปรุงกระบวนการทำงาน ย่อมเสี่ยงต่อการตกต่ำในตลาดและสูญเสียลูกค้าให้กับคู่แข่ง การปรับปรุงกระบวนการสามารถทำได้ง่ายพอๆ กับมีวิธีการทำงานที่ซับซ้อนให้เสร็จ หรือแจกจ่ายงานนั้นให้กับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม

7 ขั้นตอนในการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

ตามที่อธิบายไว้ในการสนทนานี้ การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจเป็นกระบวนการที่เพิ่มขึ้น การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับบริษัทจะไม่ส่งผลกระทบใดๆ ในระยะสั้นในทันที การเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นกับประสิทธิภาพของธุรกิจเมื่อเวลาผ่านไปคือสิ่งที่ทีมปรับปรุงกระบวนการควรมุ่งเน้น

1. นิยามกระบวนการ

ขั้นตอนแรกในกลยุทธ์การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจคือการกำหนดว่ากระบวนการใดที่บริษัทต้องการปรับปรุง โดยปกติ ทีมที่ทำงานเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการจะใช้ไดอะแกรม เช่น ผังงานหรือแผนภาพช่องทางการว่ายน้ำ ตามรายงานของ Lucid Chart ไดอะแกรมช่องทางการว่ายน้ำจะทำหน้าที่ของผังงานทั่วไป แต่ยังกำหนดความรับผิดชอบให้กับบุคคลหรือแผนกเฉพาะอีกด้วย

ตัวอย่างแผนภาพช่องทางการว่ายน้ำของกระบวนการ

การกำหนดกระบวนการอาจหมายถึงการใช้ข้อมูลจากผู้ที่จัดการกับกระบวนการทุกวัน การสัมภาษณ์และการอภิปรายช่วยแจ้งทีมปรับปรุงกระบวนการเกี่ยวกับขั้นตอนย่อยที่อาจไม่ชัดเจนในทันที

2. สำรวจโอกาสที่เกี่ยวข้อง

ภายในการสัมภาษณ์เพื่อกำหนดนิยามกระบวนการ ผู้ที่ใช้กระบวนการนั้นเป็นประจำอาจเสนอข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการปรับปรุงที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจเป็นประโยชน์ต่อระบบ โอกาสที่เกี่ยวข้องเหล่านี้อาจคุ้มค่าที่จะสำรวจหากพวกเขาเพิ่มประสิทธิภาพของระบบต่อไป

การพัฒนาคำชี้แจงปัญหาโดยละเอียดช่วยให้ทีมปรับปรุงกระบวนการเห็นคุณค่าของการเปลี่ยนแปลงในการดำเนินการที่อาจเกิดขึ้นและควรเกิดขึ้น นอกจากนี้ ทีมงานยังสามารถระบุและลบขั้นตอนที่ไม่เกี่ยวข้องและขั้นตอนย่อยภายในกระบวนการ หากดูเหมือนไม่เป็นไปตามวัตถุประสงค์

3. การวิเคราะห์กระบวนการ

ในขั้นตอนนี้ ทีมปรับปรุงกระบวนการสามารถดูไดอะแกรมช่องทางการว่ายน้ำและค้นหาว่าคอขวดเกิดขึ้นที่ใดภายในระบบ ตามที่บันทึกของ Kiss Flow หากไม่มีขั้นตอนการวิเคราะห์ที่เหมาะสม ทีมต่างๆ มักจะเสียเวลาและทรัพยากรในการค้นหาปัญหาทันที

โดยทั่วไป ขั้นตอนการวิเคราะห์สามารถแบ่งออกได้โดยการถามคำถามที่เกี่ยวข้องสองสามข้อ เช่น

• ต้นทุนส่วนใหญ่ของธุรกิจเกิดขึ้นที่ไหน?
• มีขั้นตอนใดบ้างที่ดูเหมือนจะก่อให้เกิดปัญหาคอขวด
• ส่วนใดของกระบวนการที่ทำให้ลูกค้าหรือสมาชิกในทีมผิดหวังมากที่สุด?
• ความล่าช้าส่วนใหญ่เกิดขึ้นที่ไหน?
• ขั้นตอนหรือขั้นตอนย่อยใดของกระบวนการที่ใช้เวลาทำมากที่สุด?
  
  

วิธีการวิเคราะห์ เช่น การวิเคราะห์สาเหตุรากหรือการวิเคราะห์สาเหตุและผลกระทบ สามารถช่วยทีมในการแก้ปัญหาพื้นฐานที่ทำให้เกิดปัญหาได้ การแก้ปัญหาด้วยตัวมันเองจะเกี่ยวข้องกับอาการของปัญหาเท่านั้น ซึ่งจะเกิดขึ้นอีกในภายหลังและต้องการให้ทีมงานต้องจัดการกับมันอีกครั้ง

4. การออกแบบระบบใหม่

เมื่อทีมได้เน้นย้ำถึงปัญหาพื้นฐานที่ส่งผลต่อกระบวนการแล้ว พวกเขาก็เริ่มออกแบบใหม่เพื่อขจัดปัญหาเหล่านั้น เซสชั่นการระดมความคิดเบื้องต้นได้รับแนวคิดบนโต๊ะ เมื่อทีมสร้างรายการโซลูชันจำนวนมากเพียงพอแล้ว พวกเขาสามารถเริ่มจำกัดโซลูชันที่ไม่คุ้มทุนหรือใช้เวลานานเกินกว่าจะนำไปใช้ได้

โซลูชันที่เลือกควรเปิดเผยต่อการวิเคราะห์ความเสี่ยงและการวิเคราะห์ผลกระทบ เพื่อดูขอบเขตทั้งหมดของโซลูชันที่เสนอโดยทีม และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการนำโซลูชันนี้ไปใช้จะเป็นอย่างไร

5. ค้นหาทรัพยากรที่มีอยู่

หลังจากสรุปแผนสำหรับการออกแบบระบบใหม่ ทีมต้องค้นหาทรัพยากรที่พร้อมใช้งานเพื่อนำการออกแบบใหม่ไปใช้ ทรัพยากรเหล่านี้อาจมีตั้งแต่ทรัพยากรบุคคลไปจนถึงซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ และโครงสร้างพื้นฐาน

การสื่อสารกับฝ่ายทรัพยากรบุคคล ไอที และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ ช่วยให้ทีมเข้าใจว่าการออกแบบระบบใหม่จะเกิดขึ้นได้อย่างไร ตลอดจนแจ้งปัญหาภายในที่อาจส่งผลต่อความสมบูรณ์ของกระบวนการ

6. การเปลี่ยนแปลงสถาบันและแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ในขณะที่การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจสามารถเพิ่มขึ้นได้ แต่การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ก็เกิดขึ้นเป็นครั้งคราว ซึ่งทำให้ธุรกิจกลายเป็นแกนหลัก การปรับปรุงอาจต้องมีการเปลี่ยนทีม โครงสร้างพื้นฐาน และแม้แต่ระบบฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ การเปิดใช้งานการเปลี่ยนแปลงนี้อาจต้องมีการจัดการทั้งโครงการด้วยตัวมันเอง

ปัญหาสำคัญอีกประการหนึ่งที่การปรับปรุงกระบวนการต้องเผชิญคือการที่คนจำนวนมากไม่สามารถยอมรับการเปลี่ยนแปลงได้ เพื่อจัดการกับสิ่งนี้ ทีมงานอาจใช้แบบจำลองทางทฤษฎี เช่น โมเดลการเปลี่ยนแปลง 8 ขั้นตอนของ Kotter ตามที่บทความเกี่ยวกับธุรกิจเพื่อการศึกษากล่าวถึง โมเดลนี้เป็นวิธีการง่ายๆ ในการดำเนินการทำงานเป็นทีม ความโปร่งใส และการสื่อสารในวิธีการปรับปรุงกระบวนการ

7. การตรวจสอบกระบวนการ

ตามที่ระบุไว้ในตอนแรก การปรับปรุงกระบวนการเป็นกระบวนการที่ค่อยเป็นค่อยไป แม้แต่กระบวนการปรับปรุงใหม่ก็ไม่ได้ผลตามที่คาดไว้เพราะโลกเป็นสถานที่ที่คาดเดาไม่ได้ เพื่อเสนอคำแนะนำสำหรับการทำซ้ำครั้งต่อไปของกระบวนการ จำเป็นต้องมีระบบการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง

ระเบียบวิธีต่างๆ เช่น Kaizen อาจมีประโยชน์ในการทำให้มั่นใจว่าประสิทธิภาพของกระบวนการได้รับการปรับปรุงในการทำซ้ำแต่ละครั้ง Kaizen ตามที่กำหนดโดยสถาบัน Kaizen เป็นระบบการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องซึ่งนำไปใช้กับกลยุทธ์การแข่งขันระยะยาวของธุรกิจ

ไม่มีอะไรเกิดขึ้นทันที

ในโลกดิจิทัลที่ก้าวไปอย่างรวดเร็ว เราคาดหวังผลลัพธ์ในทันทีกับทุกสิ่งที่เราทำ นั่นเป็นความคาดหวังที่ไม่สมจริงเมื่อพูดถึงการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

ในทางกลับกัน ทีมที่ทุ่มเทให้กับการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจจะมองว่าเวลาเป็นชุดของวัฏจักร โดยแต่ละขั้นตอนใกล้จะบรรลุประสิทธิภาพอย่างเต็มที่แล้ว การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นภายในองค์กร โดยเฉพาะที่ส่งผลกระทบต่องานประจำวันของบริษัท จะค่อยๆ เกิดขึ้น การมีทีมปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้บริษัทสามารถรักษาความได้เปรียบในการแข่งขันโดยการปรับปรุงกระบวนการผลิตหรือการส่งมอบอย่างต่อเนื่อง

Samantha Wallace เป็นนักเขียนและบรรณาธิการด้านเทคโนโลยีมากประสบการณ์ ซึ่งเคยทำงานในบริษัทอีคอมเมิร์ซหลายแห่ง เธอครอบคลุมเทคโนโลยีออนไลน์มานานกว่าห้าปี

เธอเป็นผู้สนับสนุนเนื้อหาสำหรับ GreenwingTechnology.com