ทั้งหมดที่คุณต้องรู้เกี่ยวกับ Zoho Contracts

สัญญาเป็นเอกสารทางกฎหมายที่ควบคุมเกือบทุกเพนนีที่เข้ามาหรือออกจากธุรกิจ หากธุรกิจมี ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา ที่เหมาะสม สำหรับการจัดการ พวกเขาสามารถเปลี่ยนสัญญาจากเอกสารคงที่เป็นสินทรัพย์เชิงกลยุทธ์ได้ ในแนวธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วด้วยวิวัฒนาการของเทคโนโลยี มาตรการด้านกฎระเบียบมักเกิดขึ้นบ่อยครั้ง

ยิ่งไปกว่านั้น ห่วงโซ่อุปทานทั่วโลกกำลังมีความซับซ้อนมากขึ้นเท่านั้น และรูปแบบการตลาดและการขายก็มีความหลากหลายมากขึ้นเรื่อยๆ นี่เป็นสถานะที่นำไปสู่ความต้องการสัญญาดิจิทัลที่สามารถเข้าถึงและแก้ไขได้ง่าย มีความต้องการเพิ่มขึ้นสำหรับแพลตฟอร์ม CLM อันทรงพลังที่ช่วยให้คุณจัดการและรับประโยชน์สูงสุดจากสัญญาของคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา ที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณสามารถทำให้กระบวนการสัญญาเป็นไปอย่างอัตโนมัติและคล่องตัว และปลดล็อกศักยภาพที่แท้จริงภายในกระบวนการเหล่านั้น ด้วย CLM เช่น Zoho Contracts ทีมกฎหมายสามารถประหยัดเวลาได้มาก ซึ่งสามารถนำไปลงทุนในงานที่มีมูลค่าสูงได้

ในบล็อกนี้ เราจะดูรายละเอียดของ Zoho Contracts และฟังก์ชันต่างๆ ที่ซอฟต์แวร์นี้มีให้

สัญญา Zoho คืออะไร?

Zoho Contracts เป็นโซลูชันที่เรียบง่ายสำหรับความท้าทายด้านสัญญาทั้งหมด ช่วยในการปรับปรุงกระบวนการจัดการวงจรอายุสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพด้วยแพลตฟอร์มที่มีคุณลักษณะหลากหลาย ในขณะที่บรรลุการปฏิบัติตามข้อกำหนดในวงกว้างด้วยต้นทุนที่ลดลง

การใช้งาน แพลตฟอร์ม CLM เช่น Zoho Contracts ช่วยให้คุณลดรอบเวลาของสัญญา ลดความเสี่ยงทางธุรกิจ และปรับปรุงการกำกับดูแลสัญญา เป็นโซลูชันสัญญาฉบับสมบูรณ์ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการใช้งานหลายรายการ

เจ้าของธุรกิจทุกคนสามารถรักษาสัญญาทางธุรกิจได้ไม่ว่าจะไปที่ไหน แอปพลิเคชัน Zoho Contracts สร้างแดชบอร์ดมือถือส่วนบุคคลที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับตัวชี้วัดสัญญาที่สำคัญ แอปพลิเคชั่นนี้ยังมาพร้อมกับคุณสมบัติที่จำเป็นเมื่อคุณไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน

นอกเหนือจากการเสนอประสิทธิภาพในการดำเนินการทางกฎหมายแล้ว ซอฟต์แวร์ Zoho Contracts ยังช่วยให้ผลลัพธ์ทางธุรกิจดีขึ้นอีกด้วย มันกล่าวถึงด้านการดำเนินการทางกฎหมายที่กล่าวถึงด้านล่าง

ปรับปรุงวงจรชีวิตสัญญา

มีห้าขั้นตอนที่รวมอยู่ในวงจรชีวิตของสัญญาที่ Zoho Contracts ดูแลและมีการกล่าวถึงด้านล่าง:

• การเขียน : Zoho Contracts มาพร้อมกับไลบรารีเทมเพลตสัญญาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจำนวนมาก และความสามารถในการสร้างเทมเพลตแบบกำหนดเองใน Zoho Contracts ซึ่งทำให้การสร้างสัญญาเป็นเรื่องง่าย เทมเพลตประเภทสัญญาพร้อมกับไลบรารีส่วนคำสั่งใน Zoho Contracts นำแนวทางที่เป็นระบบมาสู่การสร้างสัญญา ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในขั้นตอนการเขียนได้มาก ขณะเดียวกันก็ทำให้มั่นใจว่ามีความสอดคล้องทางภาษาในทุกสัญญา เครื่องมือแก้ไขเอกสารมาพร้อมกับความสามารถในการประกอบเอกสารขั้นสูง คุณลักษณะการแก้ไขร่วมกัน คุณลักษณะฟิลด์ที่กรอกได้ การแสดงความคิดเห็นตามบริบท ฯลฯ
• การอนุมัติ : สัญญาทั้งหมดเป็นเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย ดังนั้นเนื้อหาที่รวมอยู่ในสัญญาจะต้องชัดเจน รัดกุม และถูกต้อง กระบวนการอนุมัติของสัญญาสามารถปรับปรุงการปฏิบัติตามและลดความเสี่ยงโดยการทำให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตระหนักถึงขอบเขตของสัญญาก่อนที่จะดำเนินการ ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ Zoho Contracts เพื่อตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติทั้งแบบต่อเนื่องและแบบขนาน และเชื่อมโยงกับประเภทสัญญา ผู้อนุมัติสามารถเพิ่มความคิดเห็นตามบริบทในเอกสารและอนุมัติหรือปฏิเสธได้เช่นกัน
• การ เจรจาต่อรอง : ตรงข้ามกับวิธีการแบบเดิมที่คุณส่งสัญญาไปมาเป็นไฟล์แนบในอีเมล Zoho Contracts ช่วยให้คุณควบคุมการเข้าถึงผู้ติดต่อของคู่สัญญาด้วยลิงก์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน ผู้ติดต่อของคู่สัญญาสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ แนะนำการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องที่ควรทำกับเอกสาร แสดงความคิดเห็นตามบริบท และตั้งค่าการมองเห็น คุณลักษณะการติดตามประวัติการเจรจาและการเปรียบเทียบการเปลี่ยนแปลงนี้มีประโยชน์อย่างมากเมื่อมีรอบการเจรจาต่างๆ
• การ ดำเนินการ: Zoho Contracts เป็น ระบบ CLM ที่มาพร้อมกับซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เรียกว่า Zoho Sign ซึ่งทำให้ขั้นตอนที่สำคัญนี้ในวงจรอายุสัญญาเป็นไปอย่างรวดเร็วและง่ายดาย เวลาตอบสนองสำหรับการส่งอีเมล การพิมพ์ การเซ็นชื่อ และรอบการส่งแฟกซ์สามารถลดลงหรือลดลงได้อย่างมาก คุณสามารถลงนามและรักษาความปลอดภัยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีผลผูกพันทางกฎหมายภายในไม่กี่นาที ใบสั่งลงนามยังสามารถระบุได้ซึ่งครอบคลุมทั่วทั้งกลุ่มผู้ลงนาม ผู้ลงนามในองค์กร ผู้ลงนามคู่สัญญา ตัวแทนอื่นๆ เป็นต้น
• การจัดการหลังการดำเนินการ: การใช้ Zoho Contracts ยังสนับสนุนขั้นตอนหลังการดำเนินการพร้อมกับการแก้ไข การขยายเวลา การยุติ และการต่ออายุ ซอฟต์แวร์มาพร้อมกับเทมเพลตจดหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งปรับแต่งได้สำหรับแต่ละขั้นตอนเหล่านี้ เทมเพลตทั่วไปมีเฉพาะโครงกระดูกของเอกสาร ซึ่งสมาชิกทุกคนสามารถแก้ไขเนื้อหาตามบริบทและทำให้สมบูรณ์ได้ ในทางกลับกัน Zoho Contracts ช่วยให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขสัญญาโดยทำการเปลี่ยนแปลงในสัญญา เนื่องจากจดหมายแก้ไขที่สร้างขึ้นจะบันทึกการเปลี่ยนแปลงปัจจุบันโดยอัตโนมัติพร้อมกับประวัติสัญญาทั้งหมด การลดลงอย่างมากของการแทรกแซงด้วยตนเองในการสร้างเอกสารทำให้การจัดการวงจรชีวิตของสัญญาหลังการดำเนินการทำได้ง่ายและตรงไปตรงมาอย่างยิ่ง

การสร้างสัญญาพิสูจน์ความเสี่ยง

Zoho Contracts เป็น ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา ที่ยอดเยี่ยม ที่สามารถช่วยในการเข้าถึงเทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับสัญญาที่ใช้กันทั่วไป เช่น NDA และ MSA แม่แบบสามารถทำหน้าที่เป็นรางนำทางสำหรับผู้จัดทำสัญญา คุณสามารถเปลี่ยนรายละเอียดได้มากเท่าที่คุณต้องการในขณะที่สร้างสัญญา คุณยังสามารถสร้างเทมเพลตของคุณเองได้

การสร้างสัญญาทันทียังเปิดใช้งานด้วยการใช้ Zoho Contracts เนื่องจากคุณสามารถเพิ่มสัญญาและข้อมูลคู่สัญญาในรูปแบบสำหรับการสร้างสัญญาที่มีรายละเอียดที่ถูกต้องทั้งหมด สัญญาสามารถสร้างขึ้นตามเทมเพลตที่ช่วยให้สมาชิกทุกคนสร้างสัญญาได้ ในขณะเดียวกันก็รับประกันว่าจะมีภาษาที่สอดคล้องกันในทุกสัญญา

Zoho Contract มาพร้อมกับตัวแก้ไขเอกสารในตัวพร้อมคุณสมบัติทั้งหมดในโปรแกรมประมวลผลคำที่ทรงพลังที่เรียกว่า Zoho Writer ข้อเสนอระบบคลาวด์ช่วยให้คุณสามารถเขียนสัญญาได้จากทุกที่ สุดท้ายนี้ ตัวเลือกคำสั่งขั้นสูงช่วยให้ผู้เขียนสัญญาสามารถค้นหาและแทรกส่วนคำสั่งในสัญญาได้อย่างง่ายดาย ส่วนคำสั่งทั้งหมดในเทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้ารวมถึงส่วนที่คุณเพิ่มนั้นมีอยู่ในไลบรารีส่วนคำสั่ง

ข้อมูลสัญญาสามารถเปลี่ยนเป็นข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจได้

คุณสมบัติของแดชบอร์ดช่วยให้คุณได้รับภาพรวมระดับสูงของธุรกิจของคุณได้อย่างรวดเร็วในขณะที่ทำการตัดสินใจอย่างมีข้อมูลอย่างรวดเร็ว คุณสามารถดู KPI เกี่ยวกับความสมบูรณ์ของธุรกิจและการเติบโตได้เพียงปลายนิ้วสัมผัส

นอกเหนือจากคุณลักษณะแดชบอร์ดแล้ว คุณลักษณะรายงานยังช่วยในการรับข้อมูลเชิงลึกที่นำไปดำเนินการได้ในทุกด้านของระบบการจัดการสัญญา คุณสามารถตรวจสอบสิ่งต่างๆ เช่น เหตุการณ์สำคัญ เงื่อนไข ภาระผูกพัน คู่สัญญา ประสิทธิภาพ และคุณลักษณะของสัญญาทั่วไปอื่นๆ

ยกระดับธรรมาภิบาล

Zoho Contracts เป็น ซอฟต์แวร์การจัดการสัญญา ขั้นสูง ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดโดยเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกทางธุรกิจที่สามารถนำไปดำเนินการได้ ซึ่งรวบรวมมาจากข้อมูลสัญญาที่หลากหลาย มาพร้อมกับรายงานมาตรฐานมากกว่า 30 ฉบับในแง่มุมต่างๆ ของการจัดการสัญญา และแดชบอร์ดส่วนบุคคลยังให้ภาพรวมระดับสูงของสัญญาทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ Zoho Contracts ยังอนุญาตให้ติดตามกิจกรรมในสามระดับที่แตกต่างกัน รวมถึงระดับสัญญา ระดับผู้ใช้ และระดับระยะ (การอนุมัติ การเจรจาต่อรอง การลงนาม) กิจกรรมทุกประเภทที่ดำเนินการโดยผู้ใช้ในระดับเหล่านี้จะถูกติดตามตามลำดับเวลา การติดตามระดับขั้นตอนจะแสดงข้อมูลให้เจ้าของสัญญาทราบว่าผู้ที่เกี่ยวข้องในขั้นตอนนี้ได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมล ดูเอกสาร และดำเนินการตามที่ต้องการพร้อมกับการประทับเวลาหรือไม่

ผู้ดูแลระบบสามารถจัดโครงสร้างกระบวนการวงจรอายุสัญญาทั้งหมดโดยการกำหนดค่าไลบรารีส่วนคำสั่ง เทมเพลตจดหมายสัญญา แม่แบบประเภทสัญญา และเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสำหรับประเภทสัญญา บันทึกกิจกรรม การเข้าถึง และการตรวจสอบช่วยให้มองเห็นกิจกรรมทั่วทั้งองค์กรได้ดีขึ้น

การลดความเสี่ยงทางธุรกิจ

การเพิ่มประโยคที่เหมาะสม เช่น การจำกัดความรับผิดและการชดใช้ค่าเสียหาย สามารถขจัดความเสี่ยงทั้งหมดในระดับสัญญาส่วนบุคคล และมีเพียงกระบวนการจัดการสัญญาแบบองค์รวมที่ออกแบบโดยคำนึงถึงการลดความเสี่ยงเท่านั้นที่จะทำให้ธุรกิจพร้อมรับความเสี่ยงอย่างแท้จริง การใช้ Zoho Contracts มาพร้อมกับความสามารถในการตรวจสอบโดยเพื่อนร่วมงานและเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่ให้ความโปร่งใสที่ดีกว่าในรายการสัญญาแก่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกือบทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถตั้งค่าไลบรารีข้อด้วยภาษาที่ได้รับการอนุมัติตามกฎหมายและเทมเพลตประเภทสัญญาที่ทำหน้าที่เป็นแนวทางสำหรับผู้เขียนสัญญา การตั้งค่าการกำกับดูแลให้การควบคุมที่ดีขึ้นแก่ผู้ดูแลระบบสำหรับกระบวนการสัญญาในขณะที่ยังปรับปรุงการปฏิบัติตาม

ปัจจัยเสี่ยงที่สำคัญสำหรับธุรกิจคือการไม่ปฏิบัติตามข้อผูกพันตามสัญญา การไม่ปฏิบัติตามภาระผูกพันอาจส่งผลให้เกิดผลกระทบด้านกฎระเบียบและการเงินที่ไม่พึงประสงค์ และทำให้องค์กรต้องสูญเสียความสัมพันธ์ทางธุรกิจ ระบบ CLM เช่น Zoho Contracts ช่วยให้มั่นใจได้ว่าภาระผูกพันทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสัญญาสามารถติดตามและจัดการได้จากส่วนภาระผูกพันของสัญญา เจ้าของสัญญาสามารถมอบหมายภาระผูกพันให้กับเจ้าของธุรกิจที่เกี่ยวข้องและตั้งค่าการเตือนสำหรับพวกเขา ผู้ดูแลระบบยังสามารถติดตามภาระหน้าที่เหล่านี้ได้ด้วยความช่วยเหลือของรายงานตามภาระผูกพัน

ส่งเสริมการบูรณาการข้ามสายงาน

สัญญาถือเป็นเอกสารแบบไดนามิกที่เข้าถึงทุกส่วนของธุรกิจ ความสำคัญของบทบาทของสัญญาที่เพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้จำเป็นต้องมีการมองเห็นข้ามสายงานและการทำงานร่วมกันเหนือสัญญาเหล่านั้น การรวม Zoho CRM ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการขายสามารถเริ่มต้นสัญญาจากส่วนที่เกี่ยวข้องของบันทึกข้อตกลงใน CRM และติดตามสถานะของสัญญาจาก CRM

ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาธุรกิจส่วนใหญ่รายงานว่าความไร้ประสิทธิภาพในกระบวนการทำสัญญาทำให้การรับรู้รายได้ช้าลง สาเหตุหลักมาจากทีมขายและทีมกฎหมายที่ทำงานแบบไซโลมากกว่าทำงานร่วมกัน ข้อตกลงที่ชนะและปิดไปแล้วมักจะถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์หลังจากลงนามในข้อตกลงการขายแล้ว ซึ่งหมายความว่าความไร้ประสิทธิภาพใดๆ ในกระบวนการจัดการวงจรอายุสัญญาขององค์กรส่งผลต่อการเติบโตของรายได้

การขาดความโปร่งใสหรือความยากลำบากในการสื่อสารระหว่างฝ่ายขายและทีมกฎหมายส่งผลให้รอบระยะเวลาสัญญายาวนานและอาจส่งผลให้เกิดการสูญเสียข้อตกลงในบางครั้ง ด้วยการ ผสานรวม Zoho CRM คุณสามารถสร้างความโปร่งใสระหว่างกระบวนการขายและสัญญา ในขณะที่ปรับปรุงรอบเวลาได้อย่างมาก

การผสานรวมสามารถสร้างลักษณะการทำงานที่สำคัญของ Zoho Contracts ที่เกี่ยวข้องกับพนักงานขายภายใน Zoho CRM การจัดการวงจรการขายที่เสนอโดย Zoho CRM และการ จัดการวงจรอายุสัญญา ที่ เสนอโดย Zoho Contracts ทำงานร่วมกันเป็นกระบวนการทำสัญญาที่ดีที่สุดสำหรับทีมขาย

การควบคุมและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ดีขึ้นมาก

Zoho Contracts เป็น ซอฟต์แวร์ การจัดการวงจรอายุสัญญา ที่ใช้งานได้สูง ซึ่งช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดรับทราบถึงความเสี่ยงและโอกาสที่อาจเกิดขึ้นในสัญญาก่อนที่จะเริ่มใช้งานโดยเพิ่มเป็นผู้อนุมัติ คุณสามารถออกแบบเวิร์กโฟลว์การอนุมัติของคุณเองได้ทั้งแบบต่อเนื่องและแบบคู่ขนาน ผู้อนุมัติสามารถทำงานร่วมกันได้ในส่วนความคิดเห็น

มีพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางที่สามารถจัดเก็บสัญญาทั้งหมดได้ มีตัวเลือกการค้นหาและตัวกรองที่ช่วยให้มองเห็นและเข้าถึงได้ดีขึ้นมาก สามารถติดตามกิจกรรมของผู้ใช้ทั้งหมดในแพลตฟอร์ม CRM ของ Zoho Contracts ง่ายต่อการดูประวัติของความคืบหน้า การเปลี่ยนแปลง และข้อเสนอแนะทั้งหมดที่ทำในที่เดียว

ด้วยการควบคุมเวอร์ชัน ทุกเวอร์ชันของสัญญาสามารถดูได้ตามลำดับเวลา นอกจากนี้ยังสามารถเปรียบเทียบเวอร์ชันและกู้คืนเวอร์ชันที่เก่ากว่าได้พร้อมกัน มีคุณลักษณะอื่นของมุมมองปฏิทินที่มีการแสดงปฏิทินมุมมองเดือนของกำหนดการสัญญาและการแจ้งเตือนทั้งหมด

คุณจะไม่พลาดภาระผูกพันหรือโอกาสในการต่ออายุด้วยความช่วยเหลือของการแจ้งเตือน สุดท้ายนี้ ด้วยบทบาทผู้ใช้และการอนุญาต คุณสามารถกำหนดบทบาทให้กับผู้ใช้ในองค์กรได้ มีสิทธิ์การเข้าถึงที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละบทบาทซึ่งช่วยให้สามารถควบคุม ซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญา ได้ดียิ่ง ขึ้น

บทสรุป

Zoho Contracts สามารถให้อำนาจแก่องค์กรและบุคคลในการควบคุมสัญญาได้ดีขึ้น เนื่องจากมีเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่น่าประทับใจ มีพอร์ตโฟลิโอผลิตภัณฑ์มากมายและการผสานรวมที่ราบรื่นซึ่งทำให้ขั้นตอนการทำงานง่ายต่อการจัดการ

คุณสามารถตั้งค่า Zoho Contracts ได้อย่างรวดเร็วด้วยการสนับสนุนเพียงเล็กน้อยจากที่ปรึกษา Zoho ที่ผ่านการรับรองและมีประสบการณ์ ผู้เชี่ยวชาญจะแนะนำคุณให้รู้จักกับคุณสมบัติทั้งหมดในขณะที่นำเข้าสัญญาหลักของคุณ ติดต่อกับ Encaptechno เพื่อติดตามสัญญาตลอดวงจรชีวิต