พื้นที่โครงการ | #8 เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ

โครงการควรจบลงด้วยการส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่มีคุณค่าหรือการบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม เราสามารถกำหนดขอบเขตของกิจกรรมโครงการได้หรือไม่? ใครบ้างที่ได้รับผลกระทบจากโครงการและผ่านขั้นตอนใดที่มีความคืบหน้าหรือวงจร หากเราพิจารณาระยะเวลาทั้งหมดของโครงการ

พื้นที่ของกิจกรรมโครงการ – สารบัญ:

1. พื้นที่ของกิจกรรมโครงการ – บทนำ
2. ขั้นตอนโครงการ
3. คนในโครงการ
4. การจัดการโครงการอย่างเป็นทางการ
5. พื้นที่ของกิจกรรมโครงการ – สรุป

พื้นที่ของกิจกรรมโครงการ – บทนำ

PMBOK ปี 2021 แยกออกมามากถึง 8 ด้านที่ปฏิสัมพันธ์มีความสำคัญต่อผลรวมของโครงการใดๆ เหล่านี้คือ:

• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ทีม
• กระบวนการ
• การวางแผน
• การดำเนินการ
• จัดส่ง
• การวัดผลและการวิเคราะห์ และ
• ความเสี่ยงในการดำเนินโครงการ

ฟิลด์ข้างต้นผสมผสานและสัมพันธ์กัน ในระหว่างวงจรชีวิตโครงการ ความสำคัญต่อแต่ละส่วนก็เปลี่ยนไปเช่นกัน อย่างไรก็ตาม ไม่มีการยกเว้นหรือปิดอย่างเด็ดขาดก่อนสิ้นสุดโครงการ ข้อความนี้ดูเหมือนชัดเจนเมื่อคิดถึงความสำคัญของการมีส่วนร่วมของทีมโครงการในแต่ละช่วงของโครงการ อย่างไรก็ตาม ควรระลึกไว้เสมอเมื่อนึกถึงขั้นตอนต่างๆ ของโครงการ ท้ายที่สุด การวางแผนไม่เสร็จสิ้นก่อนที่จะย้ายไปยังขั้นตอนการดำเนินการ มันเกิดขึ้นเป็นวัฏจักรเมื่อมีรายละเอียดงานมากขึ้นและรายละเอียดของการดำเนินการได้รับการตกลงกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ทีนี้ มาดูพื้นที่โครงการจากมุมมองที่กว้างขึ้นกัน ปัญหาและปัญหาที่ต้องแก้ไขในแต่ละเรื่องมีอะไรบ้าง?

ขั้นตอนโครงการ

มิติเวลาของโครงการเชื่อมโยงกับการวางแผน การดำเนินการ และการส่งมอบเป็นหลัก อย่างไรก็ตาม ระยะเหล่านี้สัมพันธ์กันอย่างไร จำนวนครั้ง และวงจรใดที่ดำเนินตามกันนั้นสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับวิธีการดำเนินโครงการซึ่งกำหนดวงจรชีวิตของมัน

ใน PMBOK ระยะโครงการถูกกำหนดให้เป็นชุดของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องเชิงตรรกะซึ่งนำไปสู่การส่งมอบตั้งแต่หนึ่งอย่างขึ้นไป วงจรชีวิตของโครงการเป็นเพียงชุดของขั้นตอนต่างๆ ที่นำไปสู่วิสัยทัศน์ไปจนถึงความสำเร็จของโครงการ

ตัวอย่างเช่น ในวิธีการน้ำตก (Waterfall) ขั้นตอนของโครงการจะดำเนินไปตามลำดับและเพียงครั้งเดียว ในทางกลับกัน หากดำเนินโครงการด้วยวิธีการแบบ Agile แบบใดแบบหนึ่ง จะดำเนินการตามกันหลายครั้ง โดยแต่ละครั้งจะรับผลลัพธ์ที่ได้ในการทำซ้ำครั้งก่อนเป็นจุดเริ่มต้น

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าเป้าหมายของโครงการคือการพัฒนาแอปพลิเคชันมือถือที่กำหนดเองสำหรับการตรวจสอบกิจกรรมการออกกำลังกายของผู้สูงอายุ ในแนวทางแรกในการวางแผน เรากำหนดกรอบทั่วไปของโครงการและเลือกวิธีการที่คล่องตัว ประการแรก เราต้องกำหนดขอบเขตของโครงการ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ค้นหา:

• เรามีเวลาและงบประมาณเท่าไหร่
• เราต้องการทีมแบบไหนและ
• อะไรคือความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น ด้านหนึ่ง ลูกค้า และอีกด้านหนึ่ง – ผู้อาวุโสที่จะใช้แอปพลิเคชันนี้

อย่างไรก็ตาม ในแนวทางแรกในการวางแผน เราเขียนรายละเอียดเฉพาะงานที่ตั้งใจจะทำให้เสร็จในลำดับทันที นั่นคือ โดยปกติแล้วจะเกี่ยวข้องกับการวางแผน แต่ลงท้ายด้วยผลลัพธ์เฉพาะ ตัวอย่างเช่น การสร้างทีม เฉพาะในรอบที่สองและรอบต่อๆ ไป โดยการมีส่วนร่วมของทีมงานโครงการ เราจะเจาะลึกงานที่เกี่ยวข้องกับการแบ่งงานและการดำเนินงานที่เป็นของโครงการ

คนในโครงการ

บุคคลสำคัญต่อโครงการคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมงานโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถแสดงถึงองค์กร กลุ่ม และบุคคล ท่ามกลางสิ่งอื่นๆ:

• ลูกค้าหรือลูกค้า
• คู่ค้าทางธุรกิจ
• ผู้ได้รับผลประโยชน์จากโครงการ – ตัวอย่างเช่น ผู้สูงอายุจากโครงการที่เราอธิบายไว้ข้างต้น

ดังนั้น คำว่า “ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย” จึงหมายถึงผู้ที่เป็นหรืออาจได้รับผลกระทบจากการดำเนินโครงการ

ในทางกลับกัน ทีมงานโครงการประกอบด้วยผู้เชี่ยวชาญที่ปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายร่วมกันซึ่งนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายของโครงการ ในตัวอย่างที่มีแอปพลิเคชันมือถือ จะมีบทบาทอย่างน้อยสี่บทบาทในทีม:

• โปรแกรมเมอร์ – รับผิดชอบด้านเทคนิคของโซลูชันมือถือ
• นักวิจัย – ซึ่งมีหน้าที่ติดต่อกับผู้สูงอายุและประเมินว่ากิจกรรมของพวกเขาสามารถตรวจสอบได้อย่างเหมาะสมโดยใช้อุปกรณ์พกพาได้อย่างไร
• ผู้ออกแบบ UX/UI -บุคคลที่รับผิดชอบเนื้อหาและการทำงานของแอปพลิเคชันจากมุมมองของผู้ใช้ ตลอดจนการออกแบบภาพ

ผู้รับผิดชอบทีมและโครงการคือผู้จัดการโครงการหรือที่เรียกว่าหัวหน้าโครงการ มันขึ้นอยู่กับเขาที่จะจัดการกับทั้งมิติระหว่างบุคคลและเป็นทางการของการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการอย่างเป็นทางการ

ด้านที่เป็นทางการของการจัดการโครงการ ซึ่งผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบ รวมถึง:

• การเลือกและการใช้วิธีการจัดการ
• การวางแผนและการบำรุงรักษาเอกสาร สถิติ และการวัดที่จำเป็น เช่น การติดตามความคืบหน้าของโครงการ
• การบริหารความเสี่ยง

สิ่งเหล่านี้เป็นประเด็นสำคัญจากมุมมองทางธุรกิจ แท้จริงแล้ว การเลือกวิธีการจัดการที่ปรับให้เหมาะกับงานที่ทำอยู่เป็นปัจจัยสำคัญที่สามารถกำหนดความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการทั้งหมดได้ การวางแผนที่อัปเดตอย่างต่อเนื่อง การตรวจสอบโครงการ และการวิเคราะห์ความเสี่ยงมีความสำคัญไม่เพียงเพราะประโยชน์ของการจัดการโครงการบนฐานความรู้ ซึ่งช่วยให้เกิดการเรียนรู้อย่างมีสติจากความผิดพลาดของตนเอง นอกจากนี้ยังมีความสำคัญเนื่องจาก – มักได้รับคำสั่งอย่างเป็นทางการ – ข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสำหรับการเข้าถึงเอกสารที่แสดงสถานะปัจจุบันของโครงการอย่างต่อเนื่อง

พื้นที่ของกิจกรรมโครงการ – สรุป

แต่ละโครงการประกอบด้วยแปดด้านของการดำเนินการ ซึ่งรวมถึงประเด็นที่เกี่ยวข้องกับ: กรอบชั่วคราวสำหรับการดำเนินโครงการ ประชาชนที่ได้รับผลกระทบจากโครงการในลักษณะต่างๆ และกรอบการกำกับดูแลที่เป็นทางการ ทั้งหมดมีความเกี่ยวข้องกันตลอดทั้งโครงการและมีอิทธิพลซึ่งกันและกันในการสนับสนุนหรือขัดขวางเป้าหมาย

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง

ดูโพสต์ทั้งหมด

เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:

1. โครงการคืออะไร?
2. การจัดการโครงการคืออะไร?
3. วิธีการจัดการโครงการ?
4. วิธีการจัดการโครงการ
5. ประเภทของโครงการ
6. 4 ตัวอย่างโครงการ
7. การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
8. พื้นที่กิจกรรมโครงการ