8 วิธีในการเพิ่มวันทำงานของคุณด้วยการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

ทำไมโฆษณาเกินจริงเกี่ยวกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส? Patty Yan จาก RingCentral อธิบายว่าเหตุใดจึงมีประสิทธิภาพมากกว่า และแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถนำมาใช้ในธุรกิจของคุณได้อย่างไร

รูปแบบการทำงานได้เปลี่ยนจากเวลา 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็นในสำนักงาน แต่ถูกแทนที่ด้วยการทำงานแบบผสมผสานและชั่วโมงที่ยืดหยุ่นซึ่งเข้ากับชีวิตของพนักงาน

เมื่อเราปรับตัวเข้ากับสิ่งนี้ พนักงานของเราต้องเผชิญกับความท้าทายบางประการ หนึ่งในนั้นคือการจัดการการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งอาจนำไปสู่วันที่ยาวนานในการประชุมออนไลน์ที่ไม่ก่อผล ความยากลำบากในการส่งงาน และความเข้าใจผิด

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้

ต้องใช้แรงกดดันจากพนักงานที่จะพร้อมทำงานตลอดเวลาและช่วยให้พวกเขามีอิสระในการทำงานต่อไป ซึ่งจะทำให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น คุณลดการซ้ำซ้อนของข้อมูลเดิมและให้พนักงานมีอิสระในการทำงานตลอดชั่วโมงการทำงาน

ในยุคของการทำงานแบบไฮบริด การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสยังมีความจำเป็นสำหรับการเพิ่มผลิตภาพสูงสุดและประหยัดเวลาอีกด้วย

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้วิธีการแบบอะซิงโครนัสในการสื่อสารทางธุรกิจอยู่แล้ว นี่คือที่ที่พนักงานส่งข้อความโดยไม่คาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับทันที โดยทิ้งข้อมูลไว้ให้ผู้รับได้รับในเวลาของตนเอง

ตัวอย่างการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ได้แก่ อีเมล กระดานข้อความ เครื่องมือการจัดการโครงการ และพอร์ทัลการแชร์เอกสาร

ซึ่งแตกต่างจากวิธีการสื่อสารแบบซิงโครนัสซึ่งต้องการการตอบสนองทันที ซึ่งรวมถึงการโทรออนไลน์ การประชุมทางวิดีโอ และการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ในการกลั่นกรอง แต่เมื่อใช้งานมากเกินไป พนักงานจะหันเหความสนใจของพนักงานออกจากเวิร์กโฟลว์และป้องกันไม่ให้มีสมาธิกับงาน

ในทางกลับกัน การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสหมายความว่าพนักงานสามารถตอบกลับข้อความเมื่อข้อความนั้นเหมาะสมกับกำหนดการและไม่ถูกรบกวน

ตัวอย่างการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: 8 วิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

การจัดลำดับความสำคัญของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสอาจมีประโยชน์ด้านประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งรวมถึง:

• เพิ่มความยืดหยุ่นให้กับทีมของคุณ
• การสื่อสารที่ครอบคลุมมากขึ้นที่ให้ข้อมูลทั้งหมดในครั้งเดียว
• และการจัดการโครงการที่ง่ายขึ้นที่ติดตามขั้นตอนที่ดำเนินการ

ทั้งหมดนี้ช่วยให้คุณใช้เวลาทำงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด นอกจากนี้ยังจำกัดจำนวนการประชุมที่วางแผนไว้และเกิดขึ้นเอง เพื่อให้คุณและทีมสามารถทำงานต่อไปได้

ต่อไปนี้คือตัวอย่างการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสแปดตัวอย่างที่จะช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์สูงสุดในแต่ละวัน

#1. เครื่องมือบริหารทีม

การใช้ปฏิทินของทีมหรือเครื่องมือการจัดการทีมทางเลือกช่วยให้พนักงานทำงานตามกำหนดการของกันและกัน ส่งเสริมให้พนักงานปิดกั้นเวลาในวันทำงานของพวกเขาเมื่อพร้อมสำหรับการตอบกลับทันทีและการสื่อสารแบบซิงโครนัส สร้างช่องว่างสำหรับเวลาทำการ

นอกเวลาเหล่านี้ ทีมของคุณสามารถทำงานต่อได้โดยไม่ต้องกังวลว่าจะพลาดอะไรไปหรือคาดว่าจะมีการหยุดชะงัก

เครื่องมือการจัดการทีมสามารถแมปตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นได้ พนักงานจะไม่รู้สึกว่าจำเป็นต้องทำงานตลอด 24 ชั่วโมงหรืออำนวยความสะดวกด้านการสื่อสารนอกเวลาทำงาน เมื่อรู้ว่าพวกเขาไม่ได้ทำงานอีกต่อไปแล้ว

สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าส่วนที่เหลือของทีมรู้ว่าเมื่อใดควรคาดหวังการตอบสนองโดยไม่ต้องมีเวลาว่างอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานรักษาสมดุลระหว่างงาน/ชีวิตที่ดี ซึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม

#2. Google Docs

แทนที่จะใช้คำติชมแบบสดๆ ในเอกสาร คุณสามารถใส่คำอธิบายประกอบในเอกสารของ Google เพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัส

ไม่ว่าจะเป็นการรายงานเกี่ยวกับระบบสต็อคของคุณหรือการรับโครงร่างโครงการพร้อมอนุมัติ การใส่คำอธิบายประกอบช่วยให้พนักงานทำงานเสร็จในเวลาที่เหมาะสมกับตารางเวลาของพวกเขา พวกเขาสามารถเขียนบันทึกย่อให้คุณหรือสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ตอบกลับในภายหลัง

ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีพนักงานทำงานในเขตเวลาต่างๆ การจัดการประชุมแบบซิงโครนัสอาจเป็นเรื่องยาก ส่งผลให้พนักงานต้องทำงานพิเศษเพื่อรับคำติชมที่ต้องการ

คำอธิบายประกอบช่วยให้โครงการดำเนินต่อไปได้ ช่วยลดเวลาที่เสียไปในการรอการประชุมส่งมอบงาน แต่ทีมทั่วโลกสามารถทำงานร่วมกันในไฟล์ได้ นอกจากนี้ พวกเขาสามารถปฏิบัติตามนโยบายและรักษามาตรฐานคุณภาพสูงในขณะที่ทำงาน (แทนที่จะทำงานตามกำหนดเวลา)

#3. ฐานความรู้

ส่วนหนึ่งของการลดจำนวนการสื่อสารแบบซิงโครนัสในธุรกิจของคุณคือการทำให้พนักงานสามารถค้นหาคำตอบและข้อมูลได้ด้วยตนเอง

การสร้างฐานความรู้หรือกระดานข้อมูลแบบรวมศูนย์หมายความว่าพนักงานทุกคนสามารถค้นหาความหมาย IVR หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่พวกเขากำลังดำเนินการอยู่ เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลถูกกักหรือจำกัดเฉพาะสมาชิกในทีมของคุณ

จัดหมวดหมู่ข้อมูลนี้ตามหัวข้อหรือโครงการ ช่วยให้พนักงานค้นหาทุกสิ่งที่ต้องการได้ในที่เดียว สิ่งนี้ทำให้ฐานความรู้ของคุณง่ายขึ้นสำหรับพนักงานที่จะนำทางและไม่ค่อยข่มขู่ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะมีแนวโน้มที่จะใช้เป็นประจำ

ปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยและมีความเกี่ยวข้อง โดยเชื่อมโยงไปยังหน้าหรือเอกสารข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ สิ่งนี้จะสร้างวัฒนธรรมในการตรวจสอบฐานความรู้ทางธุรกิจของคุณก่อนที่จะรบกวนสมาชิกในทีมคนอื่นๆ

#4. กระทู้แชท

ความกลัวประการหนึ่งของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคือการลดโอกาสในการส่งข้อความด่วนเพื่อความกระจ่าง อาจทำให้โครงการล่าช้าเนื่องจากพนักงานรอคำตอบที่ใช้เวลาเพียงครู่เดียว

อย่างไรก็ตาม ด้วยการทำให้ทีมของคุณมีนิสัยในการใช้ชุดข้อความแชทสำหรับหัวข้อเฉพาะ คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลใด ๆ จะถูกจัดวางอย่างชัดเจน โดยไม่ปล่อยให้พวกเขาคาดเดา

การคาดคะเนทุกคำถามที่สมาชิกในทีมของคุณอาจมี จะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น สิ่งนี้จะหยุดพนักงานจากการพึ่งพาข้อความติดตามผลและการชี้แจง แต่พวกเขามีข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการเพียงปลายนิ้วสัมผัส

การจัดหมวดหมู่ชุดข้อความสนทนาตามหัวข้อสามารถช่วยให้นำทางและค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายขึ้น ดังนั้นคุณจึงทำให้พนักงานสามารถค้นหาคำอธิบายแบบเต็มโดยไม่ต้องรบกวนผู้อื่น

#5. อีเมล

แม้ว่าจะเป็นรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่ดี แต่คุณต้องระวังอีเมล ไม่ใช่ทุกคนที่ใช้พวกเขาด้วยเจตนาเดียวกัน บางคนใช้เพื่อยืนยันการตัดสินใจอย่างรวดเร็ว คนอื่นๆ คาดหวังว่าอีเมลจะมีข้อมูลมากขึ้นและมีเวลาในการตอบกลับนานขึ้น

การอธิบายว่าอีเมลควรสื่อประเภทใดและเวลาในการตอบกลับที่คาดไว้จะช่วยป้องกันไม่ให้ทีมของคุณหงุดหงิดและสับสน ที่อาจนำไปสู่ข้อความที่ซ้ำซากและเสียเวลา

ช่องทางอื่นๆ จะดีกว่าสำหรับการตอบกลับที่คำนึงถึงเวลามากกว่า ในขณะที่อีเมลเหมาะกับการส่งต่อข้อมูลหรือตั้งความคาดหวัง อีเมลควรระบุวิธีที่ผู้ส่งต้องการให้ผู้รับตอบกลับ (ถ้ามี) เพื่อป้องกันไม่ให้กลุ่มอีเมลที่ไม่ต้องการรบกวนทุกคน

#6. การแชร์ไฟล์บนคลาวด์

ช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกันช่วยให้บรรลุวัตถุประสงค์และบทบาทต่างๆ ภายในธุรกิจของคุณ ในที่ที่คุณมีอีเมล โทรศัพท์ และแพลตฟอร์มการประชุมออนไลน์เพื่อติดต่อกับทีมไฮบริดของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีช่องทางที่สามารถแชร์และจัดเก็บไฟล์ได้

สิ่งเหล่านี้ควรเข้าถึงได้ง่ายและพนักงานของคุณควรมั่นใจในการใช้งาน เพิ่มความพร้อมใช้งานของไฟล์โดยไม่ต้องถามผู้อื่น

การใช้การแชร์ไฟล์บนระบบคลาวด์อาจหมายถึงเอกสารบางอย่างหรือไฟล์ที่ใช้ทั่วไปจะพร้อมใช้งานสำหรับทีมของคุณโดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งหรืออุปกรณ์ ซึ่งหมายความว่าสมาชิกแต่ละคนในทีมสามารถทำงานแบบอะซิงโครนัสในเอกสารเดียวกันได้โดยไม่ต้องขอสำเนา

นอกจากนี้ยังหมายถึงไฟล์ธุรกิจหลักพร้อมให้ทุกคนค้นหาและรับข้อมูล ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการสื่อสารแบบซิงโครนัส

#7. การสื่อสารที่บันทึกไว้

แม้ว่าการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสทั้งหมดอาจเป็นที่ต้องการ แต่ก็มีบางสถานการณ์ที่ไม่เหมาะกับการเรียกเก็บเงิน การทำงานเป็นทีมขึ้นอยู่กับระดับของการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ และการจัดการพนักงานก็จำเป็นต้องมีการประชุมและตัวต่อตัวในบางโอกาส

อย่างไรก็ตาม การประชุมและการโทรเหล่านี้สามารถบันทึกได้ เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อีกครั้งในสถานการณ์ที่คล้ายกันในอนาคต

สิ่งนี้ทำให้การสื่อสารแบบซิงโครนัสเกิดประโยชน์สูงสุดเมื่อจำเป็นในขณะที่เพิ่มข้อมูลที่เก็บไว้ที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้ การจัดเก็บบันทึกเหล่านี้ทำให้คุณไม่จำเป็นต้องถามคำถามหรือสนทนาซ้ำหลายครั้ง

วิธีการนี้จำกัดจำนวนการโทรและการประชุมที่เกิดขึ้นเอง และช่วยจัดระเบียบทรัพยากรสำหรับพนักงานที่จะใช้ก่อนที่จะขัดจังหวะเพื่อนร่วมงาน

#8. วีดีโอแนะนำ

เมื่อสื่อสารกับสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจความหมายของคุณอย่างถ่องแท้ หลีกเลี่ยงการสันนิษฐานว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกันและระบุเจตนาของคุณ การใช้วิดีโอแนะนำเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการดำเนินการนี้ คุณยังสามารถแสดงตัวอย่างคำตอบที่เหมาะสมหรือวิธีการทำงาน

ดังนั้น ใช้คำแนะนำที่ชัดเจนในวิดีโอแนะนำของคุณ ดังนั้น คุณจึงไม่จำเป็นต้องอธิบายเพื่อติดตามผลให้เหลือน้อยที่สุด และทำให้แน่ใจว่าผู้ดูจะทำในสิ่งที่ควรทำ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง โดยไม่จำเป็นต้องมีการสนทนาแบบเรียลไทม์

สมาชิกของทีมสามารถมีส่วนร่วมกับวิดีโอแนะนำเมื่อพวกเขาต้องการโดยไม่ต้องให้คนอื่นในทีมพูดคุยกันผ่านงาน

ทำให้การสื่อสารของคุณไม่ตรงกัน

การปรับเวิร์กโฟลว์ธุรกิจของคุณให้มีความสอดคล้องกันมากขึ้น คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและปรับการทำงานเป็นทีมในตารางการทำงานที่ยืดหยุ่นได้ดียิ่งขึ้น

วิธีการเหล่านี้ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ อธิบายข้อมูลหรือความคาดหวังอย่างครบถ้วน และลดความกระจ่างที่จำเป็นและลดความกระวนกระวายใจในข้อความโต้ตอบแบบทันที วิธีนี้ช่วยลดเวลาที่พนักงานใช้ไปกับการจัดการอีเมลและอื่นๆ ทำให้พวกเขาทำงานโดยไม่มีการหยุดชะงัก

การย้ายไปยังการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจะไม่เกิดขึ้นชั่วข้ามคืน เป็นการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการทำงานและหมายถึงการแนะนำช่องทางใหม่และวิธีการโต้ตอบ การตั้งใจที่จะพึ่งพาการโต้ตอบและการสนทนาในทันทีให้น้อยลงนั้นต้องอาศัยการฝึกฝนเพื่อทำความคุ้นเคย

อย่างไรก็ตาม วิธีการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ต่อทีมของคุณในระยะยาว ไม่ว่าจะเป็นการจัดการพนักงานแบบผสม การทำงานตามกำหนดเวลาที่แตกต่างกัน หรือเพียงแค่ต้องการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น มันคือกลยุทธ์ที่ชนะ

ผู้แต่ง: Patty Yan เป็นผู้จัดการฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์ EMEA สำหรับ RingCentral Office ผู้นำในโซลูชันการสื่อสารบนคลาวด์และระบบโทรศัพท์ PBX เสมือน Patty มีความกระตือรือร้นในการสร้างมูลค่าและความแตกต่าง เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าและคู่ค้าจะได้รับประสบการณ์ที่ดีขึ้น เธอได้รับประสบการณ์มากมายในด้านการตลาดผลิตภัณฑ์ระหว่างประเทศ การจัดการผลิตภัณฑ์ GTM และประสบการณ์การพัฒนาตลาดผ่าน SaaS ที่ใช้เทคโนโลยีขั้นสูง เธอไม่ใช่คนใหม่สำหรับ UC โดยเริ่มจาก Tandberg จากนั้นไปที่ Cisco โดยผลักดันการเปิดตัวบริการและการทำงานร่วมกันผ่านวิดีโอ และ Enghouse ที่มีหน้าที่รับผิดชอบระดับโลกสำหรับ CCaaS ที่โฮสต์