3 เครื่องมือสำหรับการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติในบริษัทของคุณเพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของคุณ | AI ในธุรกิจ #6

ปัจจุบันบริษัทต่างๆ ดำเนินการกับเอกสารจำนวนมาก ดังนั้นจึงคุ้มค่าที่จะพิจารณาทำให้เอกสารเป็นอัตโนมัติเช่นกัน การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติหรือ Intelligent Document Processing (IDP) คือคำตอบสำหรับความต้องการเหล่านี้ ด้วย IDP เราสามารถสแกน จดจำข้อความ จัดประเภท และค้นหาข้อมูลในเอกสารได้ แต่เราควรเลือกเครื่องมืออะไรเพื่อทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากที่สุด? การอ่านเพื่อหา!

การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ (IDP) คืออะไร?

การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติไม่ใช่แค่การสแกนหรือ OCR เป็นเทคนิคทั้งชุดที่ช่วยให้คุณจัดการเอกสารในบริษัทของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ นี่คือข้อดีหลักของการใช้เครื่องมือ IDP:

• ประหยัดเวลา: การทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การแยกข้อมูลจากเอกสาร ช่วยให้พนักงานมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น
• การปรับปรุงความแม่นยำ: เครื่องมือ IDP ช่วยลดข้อผิดพลาดในการประมวลผลเอกสาร ซึ่งแปลเป็นการประหยัดและป้องกันปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด
• การเสริมสร้างการปฏิบัติตามกฎระเบียบ: เครื่องมือ IDP สามารถตั้งโปรแกรมให้ปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับเฉพาะเพื่อช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดได้
• การเพิ่มประสิทธิภาพ: เครื่องมือ IDP สามารถช่วยปรับปรุงการประมวลผลเอกสาร ส่งผลให้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• การปรับปรุงการบริการลูกค้า: การประมวลผลเอกสารที่เร็วขึ้นแปลเป็นการบริการลูกค้าที่ดีขึ้น

สามารถดำเนินการเอกสารอะไรบ้าง?

ไม่เพียงแต่ใบแจ้งหนี้หรือสัญญาเท่านั้นที่สามารถประมวลผลได้โดยอัตโนมัติ IDP สามารถจัดการเอกสารได้หลายประเภท ในหมู่พวกเขาคือ:

• สัญญา – เช่น สัญญาจ้างงานหรือสัญญากับลูกค้า
• ใบแจ้งหนี้ – ใบแจ้งหนี้ทั้งขาเข้าและขาออก
• รายงาน – เช่น รายงานการขาย หรือรายงานทางการเงิน
• จดหมายโต้ตอบ – จดหมาย อีเมล และการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรในรูปแบบอื่น ๆ
• แบบฟอร์ม – แบบสำรวจ ใบสมัคร การส่ง
• เอกสารทางการแพทย์ – แผนภูมิผู้ป่วย ผลการทดสอบ
• เอกสารทางการเงิน – ใบแจ้งยอดธนาคาร งบดุล
• เอกสารทางกฎหมาย – การดำเนินการทางกฎหมาย, การตัดสินใจด้านการบริหาร

4 เทคนิคการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ

Intelligent Document Processing (IDP) ไม่ได้เป็นเพียงสแกนเนอร์สำหรับถ่ายโอนเอกสารกระดาษไปยังคอมพิวเตอร์ เป็นเทคนิคหลายประการที่ช่วยให้เราสามารถประมวลผลเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในหมู่พวกเขาเป็นสิ่งที่ควรค่าแก่การกล่าวถึง:

1. OCR, Optical Character Recognition – เทคนิคพื้นฐานในการอ่านข้อความจากเอกสารกระดาษ ส่วนใหญ่มักเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการประมวลผลและการหมุนเวียนเอกสารในบริษัทโดยอัตโนมัติ เป็นโซลูชันเก่าและผ่านการพิสูจน์แล้วสำหรับการสแกนและจดจำข้อความที่อยู่ในเอกสารกระดาษ ด้วยการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่เพิ่มมากขึ้น บริษัทต่างๆ จำนวนมากหันมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม ในหลายกรณี ข้อกำหนดทางกฎหมายทำให้จำเป็นต้องรักษาและประมวลผลฐานข้อมูลกระดาษ ดังนั้น OCR จึงยังคงเป็นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย
2. การรู้จำข้อความ – การวิเคราะห์โครงสร้างข้อความในเอกสาร ขั้นตอนต่อไปในการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติคือการระบุข้อมูลดิจิทัล ส่วนสำคัญของความเข้าใจเครื่องเกี่ยวกับสิ่งที่สแกนคือการแยกแยะความเกี่ยวข้องจากข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง นั่นคือการรับรู้ข้อมูลสำคัญจาก เช่น แบรนด์ของบริษัทที่ส่งเอกสาร หรือการบิดเบือนหรือสิ่งสกปรกโดยไม่ตั้งใจ
3. การจำแนกประเภทเอกสาร – การกำหนดเอกสารเป็นหมวดหมู่โดยอัตโนมัติ เอกสารที่ได้รับการยอมรับหรือข้อมูลที่มาจากเอกสารเหล่านี้จะถูกส่งไปยังฐานข้อมูลดิจิทัล โดยจะจัดประเภทตามประเภทของเอกสารหรือการดำเนินการที่จะดำเนินการตามเอกสารเหล่านั้น เช่น การใส่วันที่ของการประชุมในปฏิทินดิจิทัลของผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมคอนเสิร์ตการกุศล หรือการส่งอีเมลส่วนตัวไปยังลูกค้าเพื่อขอคำติชมหลังจากกระบวนการร้องเรียน
4. ค้นหาเอกสาร – ค้นหาข้อมูลในฐานข้อมูลเอกสารอย่างรวดเร็ว ต้องขอบคุณ IDP ที่ทำให้การค้นหาใบแจ้งหนี้จากผู้รับเหมารายใดรายหนึ่งหรือตั๋วที่ซื้อตามจำนวนที่กำหนดนั้นทำได้ง่ายเพียงแค่พิมพ์คำลงในหน้าต่างค้นหา

ซอฟต์แวร์ประมวลผลเอกสารอัตโนมัติทำงานอย่างไร

ซอฟต์แวร์ประมวลผลเอกสารเป็นเครื่องมือที่ใช้เทคนิค IDP เพื่อทำให้กระบวนการของบริษัทเป็นแบบอัตโนมัติ ทำงานทั้งบนคอมพิวเตอร์และในระบบคลาวด์ และสามารถรวมเข้ากับระบบอื่นๆ เช่น ERP (การวางแผนทรัพยากรองค์กร) หรือ CRM (ตัวจัดการลูกค้าสัมพันธ์)

เอกสาร AI จาก Google

Document AI เป็นบริการบนคลาวด์จาก Google ที่มีคุณสมบัติการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ มันใช้ประโยชน์จากการเรียนรู้ของเครื่องเพื่อแยกข้อมูลที่มีโครงสร้างออกจากเอกสารที่ไม่มีโครงสร้าง

Document AI นำเสนอคุณสมบัติมากมายที่ทำให้เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการประมวลผลเอกสาร เช่น ความแม่นยำสูง ความสามารถในการปรับขนาด ความยืดหยุ่น และความปลอดภัย ด้วยเทคโนโลยี Google Cloud AI และชุดโมเดลที่ได้รับการฝึกล่วงหน้าหรือโมเดลที่กำหนดเองใน Workbench ทำให้ Document AI สามารถประมวลผลเอกสารได้หลากหลายประเภทด้วยความแม่นยำและความเร็วสูง ข้อดีที่ไม่ต้องสงสัยคือ:

• แพลตฟอร์มเดียวสำหรับการประมวลผลเอกสาร การใช้แพลตฟอร์มเดียวช่วยให้สามารถเข้าถึงโมเดลและเครื่องมือทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงโมเดลที่ได้รับการฝึกอบรมล่วงหน้าสำหรับการประมวลผลเอกสาร เช่น OCR และ Form Parser รวมถึงโมเดลเฉพาะทางสำหรับอุตสาหกรรมเฉพาะ
• เทคโนโลยี AI จาก Google – Document AI ใช้การจดจำรูปภาพ (รวมถึง OCR) และเทคโนโลยีการประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) จาก Google เพื่อสร้างแบบจำลองที่ได้รับการฝึกอบรมล่วงหน้าสำหรับเอกสารที่มีมูลค่าสูงและมีปริมาณมาก
• การเพิ่มคุณค่าของข้อมูล – ความสามารถในการตรวจสอบและเพิ่มคุณค่าให้กับข้อมูลที่ประมวลผลโดยใช้เทคโนโลยีกราฟความรู้ของ Google ซึ่งช่วยให้คุณตรวจสอบชื่อบริษัท ที่อยู่ และข้อมูลอื่น ๆ ตามข้อมูลที่มีอยู่บนอินเทอร์เน็ต
• การเพิ่มการตรวจสอบโดยมนุษย์ในกระบวนการ – คุณสมบัติ AI แบบ Human-in-the-Loop ใหม่ ช่วยให้การประมวลผลเอกสารมีความแม่นยำสูงขึ้น โดยการเพิ่มช่วงเวลาที่มนุษย์ยอมรับให้กับกระบวนการที่เลือก

จุดแข็งของ Document AI จาก Google คือการผสานรวมกับบริการ Google Cloud อื่นๆ ซึ่งช่วยคุณในการสร้างเวิร์กโฟลว์ขั้นสูง ลองออนไลน์ตามที่อยู่นี้

รอสซัม

แม้ว่า Document AI จาก Google จะดีที่สุดสำหรับบริษัทที่ต้องการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีคลาวด์ขั้นสูงและรวมการประมวลผลเอกสารเข้ากับบริการคลาวด์อื่นๆ แต่ Rossum ก็เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับบริษัทที่ต้องการโซลูชันที่ยืดหยุ่นและปรับขนาดได้ ซึ่งสามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจเฉพาะได้ .

ที่มา: Rossum.ai

กล่าวอีกนัยหนึ่ง Rossum เป็นเครื่องมือที่ซับซ้อนน้อยกว่าเล็กน้อย แต่ใช้งานง่ายกว่าซึ่งใช้ปัญญาประดิษฐ์ในการดึงข้อมูลจากเอกสาร สามารถขจัดกระบวนการป้อนเอกสารด้วยตนเองและปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูลได้ ต้องขอบคุณคลาวด์ที่ทำให้ Rossum รวดเร็ว แม่นยำ และใช้งานง่าย ทำงานได้ดีสำหรับการประมวลผลเอกสารประเภทต่างๆ เช่น ใบแจ้งหนี้ สัญญา และแบบฟอร์ม

• การบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ : เครื่องมือจะจัดประเภทเอกสารโดยอัตโนมัติ ขจัดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลที่อาจนำไปสู่ค่าธรรมเนียมและบทลงโทษ สามารถประมวลผลข้อมูลเอกสารในทุกรูปแบบและทุกช่องทาง ทำการสื่อสารอัตโนมัติเพื่อกำจัดการติดตามด้วยตนเอง กรองสแปมและเอกสารที่ซ้ำกัน และกำหนดเส้นทางและประมวลผลเอกสารด้วยระบบคิวที่ยืดหยุ่น
• คุณสมบัติขั้นสูง : Rossum นำเสนอคุณสมบัติต่างๆ เช่น การประมวลผลล่วงหน้า การตรวจสอบความถูกต้อง หลังการประมวลผล และการรายงาน ทำให้เครื่องมือนี้มีความหลากหลายและปรับให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจที่หลากหลายได้
• โซลูชันที่ปรับแต่งได้ : Rossum นำเสนอโซลูชันที่ปรับแต่งได้สำหรับอุตสาหกรรมและความต้องการที่หลากหลาย เช่น การบัญชี การเริ่มต้นใช้งาน การจัดการห่วงโซ่อุปทาน การจัดการคำสั่งซื้อ และการประกันคุณภาพ

ด็อกซูโม่

Docsumo เหมาะที่สุดสำหรับบริษัทที่ต้องการประมวลผลเอกสารอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการฝึกอบรมโมเดลที่ซับซ้อน เป็นแพลตฟอร์มสำหรับประมวลผลข้อมูลจากเอกสารที่ไม่มีโครงสร้างจำนวนมากได้อย่างง่ายดายด้วยความแม่นยำมากกว่า 99% โดยนำเสนอคุณสมบัติมากมาย เช่น การจำแนกเอกสารอัตโนมัติ การจัดหมวดหมู่ข้อมูล OCR อัจฉริยะ การตรวจสอบข้อมูลแบบเรียลไทม์ และอื่นๆ อีกมากมาย

ที่มา: Docsumo.com

Docsumo เหมาะสำหรับบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางที่ต้องการปรับปรุงการประมวลผลเอกสารของตน

• ความคล่องตัว – Docsumo สามารถประมวลผลเอกสารได้หลากหลายรูปแบบ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอดธนาคาร สัญญา ใบตราส่ง ค่าพลังงาน และอื่นๆ
• การสกัดอัจฉริยะ – ด้วยเทคโนโลยี AI ขั้นสูง ทำให้ Docsumo สามารถแยกและตรวจสอบเฉพาะฟิลด์ที่คุณต้องการจากเอกสารที่ซับซ้อนดังกล่าวได้อย่างแม่นยำ
• การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล – สร้างกฎและสูตรที่คล้ายกับ Excel เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่แยกออกมาภายในเอกสาร ระหว่างเอกสาร หรือเทียบกับฐานข้อมูล
• การจำแนกประเภทอัตโนมัติ – Docsumo สามารถแยกแยะระหว่างเอกสารต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติก่อนที่จะประมวลผล ทำให้สามารถถ่ายโอนข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่เหมาะสมได้
• การบูรณาการกับระบบ โดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรม – การประกันภัย การเงิน การขนส่ง – Docsumo นำเสนอ API สำเร็จรูปที่สามารถรวมเข้ากับระบบที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดาย
• ความปลอดภัย – แพลตฟอร์มนี้เป็นไปตาม GDPR, ได้รับการรับรอง SOC2 และเป็นไปตามมาตรฐาน HIPAA ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลองค์กรจะปลอดภัยและอยู่ภายใต้การควบคุมของคุณ

Docsumo ได้รับการยกย่องจากหลายบริษัททั่วโลก รวมถึง Arbor Realty Trust และ National Debt Relief ซึ่งมีอัตราการประมวลผลแบบไม่ต้องสัมผัส 95% และความแม่นยำ 99% ด้วยระบบอัตโนมัติที่ครอบคลุม

สรุป

การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในหลายบริษัท ด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น Document AI จาก Google, Rossum และ Docsumo บริษัทต่างๆ สามารถเร่งกระบวนการทางธุรกิจ เพิ่มความแม่นยำของข้อมูล และปรับปรุงการบริการลูกค้าได้ การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของบริษัท แต่โซลูชันทั้งหมดเหล่านี้นำเสนอคุณลักษณะขั้นสูงที่ช่วยให้บริษัทต่างๆ ประสบความสำเร็จในโลกดิจิทัลในปัจจุบัน

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่ไม่ว่างของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest

ผู้เขียน : โรเบิร์ต วิทนีย์

ผู้เชี่ยวชาญ JavaScript และผู้สอนที่เป็นโค้ชแผนกไอที เป้าหมายหลักของเขาคือการยกระดับผลงานของทีมโดยการสอนผู้อื่นถึงวิธีการร่วมมืออย่างมีประสิทธิภาพในขณะที่เขียนโค้ด

ดูโพสต์ทั้งหมด

AI ในธุรกิจ:

1. ภัยคุกคามและโอกาสของ AI ในธุรกิจ (ตอนที่ 1)
2. ภัยคุกคามและโอกาสของ AI ในธุรกิจ (ตอนที่ 2)
3. แอปพลิเคชัน AI ในธุรกิจ – ภาพรวม
4. AI และโซเชียลมีเดีย – พวกเขาพูดอะไรเกี่ยวกับเรา?
5. แชทบอทข้อความช่วยด้วย AI
6. การดำเนินงานและการใช้งานทางธุรกิจของวอยซ์บอท
7. เทคโนโลยีผู้ช่วยเสมือนหรือจะคุยกับ AI ได้อย่างไร?
8. ธุรกิจ NLP วันนี้และพรุ่งนี้
9. ปัญญาประดิษฐ์สามารถช่วย BPM ได้อย่างไร?
10. ปัญญาประดิษฐ์จะมาแทนที่นักวิเคราะห์ธุรกิจหรือไม่?
11. บทบาทของ AI ในการตัดสินใจทางธุรกิจ
12. ระบบธุรกิจอัจฉริยะคืออะไร?
13. การกำหนดเวลาโพสต์บนโซเชียลมีเดีย เอไอสามารถช่วยได้อย่างไร?
14. โพสต์โซเชียลมีเดียอัตโนมัติ
15. ปัญญาประดิษฐ์ในการจัดการเนื้อหา
16. AI สร้างสรรค์ของวันนี้และอนาคต
17. Multimodal AI และการใช้งานในธุรกิจ
18. การโต้ตอบใหม่ AI เปลี่ยนแปลงวิธีการใช้งานอุปกรณ์ของเราอย่างไร
19. RPA และ API ในบริษัทดิจิทัล
20. บริการและผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ทำงานด้วย AI
21. ตลาดงานในอนาคตและอาชีพที่จะเกิดขึ้น
22. AI สีเขียวและ AI สำหรับโลก
23. เอ็ดเทค ปัญญาประดิษฐ์ในการศึกษา
24. จุดอ่อนของแนวคิดทางธุรกิจของฉันคืออะไร? เซสชั่นระดมความคิดด้วย ChatGPT
25. การใช้ ChatGPT ในธุรกิจ
26. นักแสดงสังเคราะห์ เครื่องสร้างวิดีโอ AI 3 อันดับแรก
27. 3 เครื่องมือออกแบบกราฟิก AI ที่มีประโยชน์ AI เจนเนอเรชั่นในธุรกิจ
28. นักเขียน AI ที่ยอดเยี่ยม 3 คนที่คุณต้องลองวันนี้
29. สำรวจพลังของ AI ในการสร้างดนตรี
30. นำทางโอกาสทางธุรกิจใหม่ด้วย ChatGPT-4
31. เครื่องมือ AI สำหรับผู้จัดการ
32. 6 ปลั๊กอิน ChatGTP ที่ยอดเยี่ยมที่จะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น
33. 3 กราฟิค AI Generatywna sztuczna inteligencja dla biznesu
34. อนาคตของ AI ตาม McKinsey Global Institute จะเป็นอย่างไร
35. ปัญญาประดิษฐ์ในธุรกิจ--บทนำ
36. NLP หรือการประมวลผลภาษาธรรมชาติในธุรกิจคืออะไร
37. การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ
38. Google แปลภาษากับ DeepL 5 แอพพลิเคชั่นเครื่องแปลภาษาสำหรับธุรกิจ