การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ | AI ในธุรกิจ #6
เผยแพร่แล้ว: 2022-07-28การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติเป็นไปได้โดยการรวมเทคโนโลยีอันทรงพลังสองอย่างเข้าด้วยกัน: NLP (การประมวลผลภาษาธรรมชาติ) และ AI (ปัญญาประดิษฐ์) สิ่งที่ออกมาครอบคลุมมากกว่าแค่การสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีวันที่ที่ถูกต้องและหมายเลขลำดับ ดังนั้นบางคนจึงเรียกว่าการประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (IDP)
การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ – สารบัญ:
- บทนำ
- เอกสารใดบ้างที่คุณสามารถจัดการได้โดยอัตโนมัติ
- AI ทำอะไรกับเอกสารของบริษัทได้บ้าง?
- การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ – สรุป
บทนำ
การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติเป็นหลักหมายถึง การประหยัดเวลา และบรรเทาพนักงานจากการทำงานที่ซ้ำซากจำเจที่ซ้ำซากจำเจซึ่งต้องการความแม่นยำสูง เริ่มต้นด้วย การถ่ายทอดข้อมูล จากเอกสารที่เป็นกระดาษลงในโปรแกรมบริการลูกค้า ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเปลี่ยนสายตาจากโต๊ะขาวดำไปบนหน้าจอมอนิเตอร์ หรือใส่สัญญากระดาษลงในเครื่องสแกน และอาจจัดการกับความคลุมเครือและข้อยกเว้นได้
อย่างไรก็ตาม มีโซลูชันอีกมากมายที่รวม ปัญญาประดิษฐ์ (AI) การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) และ การประมวลผลเอกสารอัจฉริยะ (IDP) หรือ ระบบอัตโนมัติทางปัญญา (CA) และการผสมผสานการทำงานของมันเป็นไปได้โดยกระบวนการอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์เฉพาะที่สามารถทำให้การผ่านเอกสารที่จัดการโดยอัตโนมัติผ่านโปรแกรมต่างๆ สำหรับแอพพลิเคชั่นที่หลากหลายและขยายออกไป ทำให้ระบบอัตโนมัติในการจัดการเอกสารได้รับความนิยมอย่างมาก
เอกสารใดบ้างที่คุณสามารถจัดการได้โดยอัตโนมัติ
ปัญหานี้เกี่ยวข้องกับการกำหนด ประเภทของเอกสาร ที่จะจัดการกับระบบอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึง:
- เอกสารภายใน
- เอกสารขาออก
- เอกสารเข้า
เอกสารภายใน มักเป็นส่วนที่มองข้ามหรือมองข้ามไม่ได้ในการทำงานของบริษัท อย่างไรก็ตาม คุณสามารถทำให้การดำเนินงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพและโปร่งใสมากขึ้นโดยใช้การสร้างเอกสารอัตโนมัติและการจัดการเวิร์กโฟลว์เอกสารภายใน ตัวอย่างเช่น ด้วยระบบการรู้จำเสียงพูด เป็นข้อความ (STT) AI สามารถสร้างบทสรุปและบันทึกย่อที่เป็นลายลักษณ์อักษร แล้วแจกจ่ายให้กับผู้เข้าร่วมประชุมในรูปแบบส่วนบุคคล
คุณสามารถมอบงานในส่วนที่สำคัญเท่าเทียมกันให้กับ AI ในปัจจุบัน เช่น การจัดการเอกสารที่ออกโดยบริษัท ตัวเลือกนี้เหมาะกับ อีคอมเมิร์ซเป็น อย่างยิ่ง ด้วยฐานข้อมูล เทมเพลตเอกสารสำเร็จรูป ขั้นตอนการรักษาความปลอดภัย และการตลาดส่วนบุคคลสำหรับการติดต่อกับลูกค้า โซลูชันที่ใช้ AI สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพของธุรกิจออนไลน์ได้อย่างมาก
อย่างไรก็ตาม AI ยังสามารถอ่านและประมวลผล เอกสารที่เข้ามาได้ นี่อาจดูเหมือนเป็นงานที่ยากมากที่จะทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ เนื่องจากคุณต้องรวมเอกสารที่หลากหลายเข้ากับเวิร์กโฟลว์ของบริษัท ตั้งแต่ใบแจ้งหนี้ เอกสารประกันภัย สัญญา ไปจนถึงการขอสินเชื่อ เอกสารแต่ละฉบับมีแบบฟอร์มที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง และนอกเหนือจากนั้นอาจกรอกไม่ครบถ้วนหรืออ่านไม่ออกบางส่วน
ระบบอัตโนมัติจัดการกับปัญหาดังกล่าวได้อย่างสมบูรณ์แบบซึ่งก่อให้เกิดการพัฒนาวิธีการประมวลผลภาพในปัจจุบัน (คอมพิวเตอร์วิทัศน์) ที่รวมกับ ระบบอัตโนมัติทางปัญญา ด้วยการรวมกันนี้ ระบบอัตโนมัติจึงเป็นไปได้แม้กับข้อมูลที่ไม่แน่นอนหรือไม่มีโครงสร้าง อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการสอนโมเดลถึงวิธีการตอบสนองที่ถูกต้อง กล่าวคือ การจ้างผู้เชี่ยวชาญเพื่อปรับปัญญาประดิษฐ์ให้เข้ากับความต้องการของบริษัท
AI ทำอะไรกับเอกสารของบริษัทได้บ้าง?
AI สามารถจัดการเอกสารในบริษัทผ่าน:
- การอ่านและการประมวลผลเอกสาร
- การสร้างและสนับสนุนการสร้างเอกสาร
- การจัดการเอกสาร
ด้านล่างนี้เราจะเน้นไปที่การอ่าน การประมวลผล และสร้างเอกสาร ในทางกลับกัน เราจะหารือเกี่ยวกับการจัดการเอกสารเมื่อเราพูดถึง BPM หรือ การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ
ส่วนใหญ่แล้ว จุดเริ่มต้นสำหรับการประมวลผลและการหมุนเวียนของเอกสารในบริษัทโดยอัตโนมัติคือ OCR (Optical Character Recognition) ซึ่งเป็นโซลูชันเก่าและผ่านการพิสูจน์แล้วสำหรับการสแกนและจดจำข้อความที่อยู่ในเอกสารที่เป็นกระดาษ ด้วยการแปลงเป็นดิจิทัลที่เพิ่มขึ้น บริษัทต่างๆ ต่างก็กระตือรือร้นที่จะเลือกใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม ในหลายกรณี ข้อกำหนดทางกฎหมายทำให้จำเป็นต้องบำรุงรักษาและประมวลผลฐานข้อมูลที่เป็นกระดาษ ดังนั้น OCR ยังคงเป็นเครื่องมือที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย
ขั้นตอนต่อไปในการประมวลผลเอกสารอัตโนมัติคือการ ระบุข้อมูลดิจิทัล ส่วนสำคัญของความเข้าใจของเครื่องเกี่ยวกับสิ่งที่สแกนคือการแยกแยะความแตกต่างระหว่างข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง กล่าวคือ การรับรู้ข้อมูลสำคัญจากตัวอย่างเช่น การสร้างแบรนด์ของบริษัทที่ส่งเอกสาร หรือการบิดเบือนหรือสิ่งสกปรกโดยไม่ได้ตั้งใจ
เอกสารที่รู้จักหรือข้อมูลที่ดึงมาจากเอกสารเหล่านี้จะถูกส่งไปยังฐานข้อมูลดิจิทัล ซึ่งสามารถป้อนข้อมูลสำหรับการดำเนินการที่ตามมาได้ เช่น การป้อนวันที่ของการประชุมในปฏิทินดิจิทัลของผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมคอนเสิร์ตการกุศล หรือการส่งอีเมลส่วนบุคคลไปยังลูกค้าเพื่อกระตุ้นความคิดเห็นหลังจากกระบวนการร้องเรียนเสร็จสมบูรณ์
คุณยังสามารถสร้างเอกสารของบริษัทตามเทมเพลตและข้อมูลที่ใส่ลงในฐานข้อมูลได้ทันที แนวทางที่ชาญฉลาดอีกประการหนึ่งคือการสนับสนุนการสร้างเอกสารโดยซอฟต์แวร์ที่มีปัญญาประดิษฐ์ หนึ่งในเครื่องมือที่ง่ายที่สุด แต่มีประโยชน์มากที่สุดในด้านระบบอัตโนมัติของเอกสารคือเครื่อง ตรวจทานอัตโนมัติ (เครื่องตรวจการสะกดอัตโนมัติ) มันไม่เพียงแต่สามารถแก้ไขการสะกดและไวยากรณ์เท่านั้น แต่ยังให้คำแนะนำเกี่ยวกับความสามารถในการอ่านข้อความด้วยการนับคำและประโยค
การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ – สรุป
การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติผสมผสานโซลูชันของปัญญาประดิษฐ์ การประมวลผลภาษาธรรมชาติ และการปรับกระบวนการทางธุรกิจให้เหมาะสม ซอฟต์แวร์ทำงานที่น่าเบื่อได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำอยู่แล้ว อย่างไรก็ตาม การจะทำเช่นนั้นได้จำเป็นต้องมีความเข้าใจในธรรมชาติของปัญหาที่จะแก้ไข ตลอดจนคำจำกัดความที่ดีของการพึ่งพาและเงื่อนไขสำหรับการสร้าง การหมุนเวียน และการเข้าถึงเอกสารของบริษัท
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest
ผู้เขียน: โรเบิร์ต วิทนีย์
ผู้เชี่ยวชาญ JavaScript และผู้สอนที่โค้ชแผนกไอที เป้าหมายหลักของเขาคือการยกระดับประสิทธิภาพการทำงานของทีมโดยการสอนผู้อื่นถึงวิธีการร่วมมืออย่างมีประสิทธิภาพขณะเขียนโค้ด
AI ในธุรกิจ:
- ปัญญาประดิษฐ์ในธุรกิจ - บทนำ
- ภัยคุกคามและโอกาสของ AI ในธุรกิจ (ตอนที่ 1)
- ภัยคุกคามและโอกาสของ AI ในธุรกิจ (ตอนที่ 2)
- แอปพลิเคชั่น AI ในธุรกิจ - ภาพรวม
- NLP คืออะไรหรือการประมวลผลภาษาธรรมชาติในธุรกิจ
- การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ
- AI และโซเชียลมีเดีย – พวกเขาพูดถึงเราว่าอย่างไร?
- นักแปลอัตโนมัติ การแปลผลิตภัณฑ์ดิจิทัลอย่างชาญฉลาด
- แชทบอทข้อความที่ใช้ AI
- การใช้งานและธุรกิจของวอยซ์บอท
- เทคโนโลยีผู้ช่วยเสมือนหรือวิธีการพูดคุยกับ AI?
- ธุรกิจ NLP วันนี้และพรุ่งนี้
- ปัญญาประดิษฐ์สามารถช่วย BPM ได้อย่างไร
- ปัญญาประดิษฐ์จะเข้ามาแทนที่นักวิเคราะห์ธุรกิจหรือไม่?
- บทบาทของ AI ในการตัดสินใจทางธุรกิจ
- ข่าวกรองธุรกิจคืออะไร?
- กำหนดการโพสต์โซเชียลมีเดีย AI จะช่วยได้อย่างไร?
- โพสต์โซเชียลมีเดียอัตโนมัติ
- ปัญญาประดิษฐ์ในการจัดการเนื้อหา
- AI สร้างสรรค์ของวันนี้และพรุ่งนี้
- Multimodal AI และการประยุกต์ใช้ในธุรกิจ
- ปฏิสัมพันธ์ใหม่ AI เปลี่ยนแปลงวิธีการใช้งานอุปกรณ์อย่างไร?
- RPA และ API ในบริษัทดิจิทัล
- บริการและผลิตภัณฑ์ใหม่ที่ทำงานด้วย AI
- ตลาดงานในอนาคตและอาชีพที่จะเกิดขึ้น
- AI สีเขียวและ AI สำหรับโลก
- เอ็ดเทค ปัญญาประดิษฐ์ในการศึกษา