ประโยชน์ของการสร้างแผนการสื่อสาร

ทุกบริษัท โดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรม สร้างข้อความทุกวันถึงลูกค้า ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า คู่ค้าทางธุรกิจ พนักงาน สมาชิกในชุมชน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ หน่วยงานบางแห่งมักดำเนินกิจกรรมเหล่านี้เฉพาะกิจ (โดยไม่มีกลยุทธ์ที่ได้รับการพัฒนาและคิดอย่างรอบคอบอย่างเหมาะสม) ซึ่งล้มเหลวในการบรรลุผลตามที่คาดหวัง

ในที่นี้ ทางออกที่ดีที่สุดที่เป็นไปได้คือการสร้างแผนการสื่อสารตามการวิเคราะห์ประเภทต่างๆ ตามด้วยการนำไปปฏิบัติและการอัปเดตเป็นประจำ ด้านล่างนี้เราจะอธิบายรายละเอียดว่าแผนการสื่อสารคืออะไรและมีประโยชน์ต่อบริษัทอย่างไร

แผนการสื่อสารคืออะไร?

แผนการสื่อสารของบริษัทเป็นเอกสารรายละเอียดที่เป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การตลาดที่นำไปใช้ อธิบายถึงวิธีที่บริษัทจะสร้างข้อความจากภายนอก (และบางครั้งก็ส่งถึงพนักงานภายใน – ขึ้นอยู่กับขนาดและการดำเนินงานขององค์กร เป็นต้น) ในทุกช่องทางที่บริษัทดำเนินการ (เว็บไซต์ โซเชียลมีเดีย กลุ่มเฉพาะเรื่อง จดหมายข่าว สถานที่ออฟไลน์ ฯลฯ)

การใช้งานมีวัตถุประสงค์เพื่อให้มั่นใจว่าการสื่อสารข้อมูลอย่างสม่ำเสมอและมีประสิทธิภาพไปยังกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ด้วยวิธีนี้ เหนือสิ่งอื่นใดจะช่วยสร้างแบรนด์ เข้าถึงและสร้างความสัมพันธ์กับผู้ชม และบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจที่ตั้งไว้

องค์ประกอบสำคัญ 9 ประการของแผนการสื่อสาร

การสร้างแผนการสื่อสารจะเกิดขึ้นได้อย่างไรจะขึ้นอยู่กับความต้องการส่วนบุคคลขององค์กร อย่างไรก็ตาม คุณจะพบองค์ประกอบทั่วไปเหล่านี้ในส่วนใหญ่:

• การวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน – รวมถึงการนำเสนอว่าข้อความสู่โลกภายนอกถูกสร้างขึ้นมาอย่างไร และผลลัพธ์ที่ได้เกิดขึ้น รวมถึงการระบุความท้าทายและโอกาสที่สำคัญในพื้นที่ที่ระบุไว้
• วัตถุประสงค์ – ผลลัพธ์ที่บริษัทต้องการบรรลุ
• กลยุทธ์แบรนด์ – สรุป พันธกิจ วิสัยทัศน์ บุคลิกภาพ น้ำเสียง ค่านิยม และประเด็นอื่นๆ ของแบรนด์ที่มีอิทธิพลต่อวิธีที่แบรนด์ต้องการสร้างข้อความ
• การวิเคราะห์คู่แข่ง – วิธีที่ผู้เล่นรายอื่นในอุตสาหกรรมดำเนินช่องทางของตน
• กลุ่มเป้าหมายที่มีช่องทางการเข้าถึง – คำอธิบายที่ระบุว่าบริษัทกำลังกำหนดเป้าหมายไปที่ใครด้วยข้อความ และจะนำเสนอที่ใดเพื่อเข้าถึงลูกค้า
• กลยุทธ์ต่อต้านวิกฤติ – กำหนดวิธีดำเนินการในภาวะวิกฤติ (เช่น การปรากฏตัวของข้อมูลรั่วไหลจากบริษัท) ซึ่งจำเป็นต้องแสดงจุดยืนต่อสาธารณะ
• ตารางกิจกรรม – บ่งชี้ถึงกิจกรรมใดและจะดำเนินการเมื่อใด (ซึ่งรวมถึง เหนือสิ่งอื่นใด แคมเปญที่ดำเนินการ โพสต์ที่เผยแพร่บนโซเชียลมีเดีย การก่อตั้งพันธมิตร ฯลฯ)
• งบประมาณ – จำนวนเงินที่จะแบ่งและจัดสรรสำหรับการดำเนินกิจกรรมที่เป็นลายลักษณ์อักษร
• วิธีการประเมิน – เพื่อกำหนดวิธีการวัดประสิทธิผลของกิจกรรมที่ดำเนินการ

ประโยชน์ของการสร้างแผนการสื่อสาร

การขาดกลยุทธ์การเข้าถึงที่เหมาะสมอาจส่งผลให้เกิดความสับสนวุ่นวายและบางครั้งก็ทำให้เกิดข้อความที่ขัดแย้งกัน ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะทำให้ภาพลักษณ์ของบริษัทอ่อนแอลง ในขณะเดียวกันก็ส่งผลกระทบต่อความไว้วางใจของลูกค้าและคู่ค้าทางธุรกิจ ด้านล่างนี้เราชี้ให้เห็นถึงประโยชน์ที่สำคัญที่สุดที่การพัฒนามอบให้กับบริษัทที่ดำเนินงานในอุตสาหกรรมต่างๆ:

• การดูแลให้ข้อความมีความสอดคล้องกัน – ช่วยสร้างภาพลักษณ์องค์กรที่เหมาะสม (สอดคล้องกับค่านิยม พันธกิจ วิสัยทัศน์ บุคลิกภาพ ฯลฯ) ในทุกระดับและผ่านช่องทางที่หลากหลาย
• เพิ่มการรับรู้ – ช่วยให้คุณเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่แตกต่างกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่งผลให้มีการรับรู้ถึงแบรนด์มากขึ้นและเข้าถึงข้อความได้มากขึ้น
• การปรับแต่งข้อความให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย - ด้วยการวิเคราะห์ที่เหมาะสม คุณสามารถทราบความต้องการและความคาดหวังของผู้บริโภคได้ และด้วยเหตุนี้ จึงสามารถปรับแต่งข้อความของคุณให้เหมาะกับพวกเขา (เสนอคุณค่าให้พวกเขา) ซึ่งจะเพิ่มการรับรู้และสร้างความไว้วางใจของลูกค้าในแบรนด์
• การเตรียมพร้อมรับมือภาวะวิกฤติ – แผนการสื่อสารที่ร่างอย่างเหมาะสมประกอบด้วยกลยุทธ์การจัดการภาวะวิกฤตที่ช่วยให้สามารถตอบสนองต่อสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ ลดผลกระทบด้านลบที่อาจเกิดขึ้นให้เหลือน้อยที่สุด
• ประหยัดทรัพยากร – แผนทำให้กิจกรรมการสื่อสารเป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยประหยัดเวลาของพนักงานและทรัพยากรที่จำเป็นอื่นๆ
• ยอดขายที่เพิ่มขึ้น – ด้วยเหตุนี้ ผลประโยชน์ทั้งหมดข้างต้นจึงนำไปสู่ความจริงที่ว่า (ต้องขอบคุณข้อความที่ดีขึ้นถึงลูกค้า) บริษัทจึงสามารถขายได้มากขึ้น

สรุป

การสร้างแผนการสื่อสารที่ปรับแต่ง นำไปใช้ จากนั้นพัฒนาและอัปเดตต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมากอย่างไม่ต้องสงสัย อย่างไรก็ตาม คุณต้องถือว่ามันเป็นการลงทุนที่อาจก่อให้เกิดประโยชน์มากมาย (โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของการสร้างความสัมพันธ์กับผู้ชมหลัก) และเพิ่มความสำเร็จของบริษัทในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงขึ้น

โปรดทราบว่าการสร้างแผนการสื่อสารเกิดขึ้นมากกว่าหนึ่งครั้ง เนื่องจากเป็นเครื่องมือที่ต้องมีการอัปเดตเป็นประจำ (เช่น ปีละครั้ง) โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านเป้าหมาย และไม่ว่าความต้องการและความคาดหวังของกลุ่มเป้าหมาย (รวมถึง สถานการณ์ตลาด) การเปลี่ยนแปลง สิ่งสำคัญคือกิจกรรมที่ดำเนินการจะบรรลุผลตามที่คาดหวังหรือไม่ ดังนั้นอย่าลืมดำเนินการประเมินแผนและสรุปผลทั้งเชิงบวกและเชิงลบ

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่ไม่ว่างของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน : โซเฟีย ลิปสกา

ด้วยประสบการณ์กว่า 10 ปีในด้านการตลาดดิจิทัล Sophia ไม่เพียงแต่รู้กฎเกณฑ์ของอุตสาหกรรมนี้เท่านั้น แต่เหนือสิ่งอื่นใดรู้วิธีฝ่าฝืนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่โดดเด่นและสร้างสรรค์

ดูโพสต์ทั้งหมด