11 ซอฟต์แวร์ระบบติดตามไฟล์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจในปี 2566

ข้อมูลสรุป: ผู้ใช้สามารถติดตามและรักษาไฟล์ดิจิทัลที่จัดเก็บถาวรเพื่อให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเข้าถึงได้ผ่านซอฟต์แวร์ติดตามไฟล์ ซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดในการติดตามและจัดการไฟล์ดิจิทัลของคุณคืออะไร ค้นหาด้านล่าง!

การรักษาพื้นที่เก็บข้อมูลทางกายภาพของไฟล์และเอกสารทั้งหมดเป็นเรื่องยาก เนื่องจากอาจสูญหายได้ง่าย หรือข้อมูลอาจถูกขโมยได้ นอกจากนี้ยังมีชุดข้อมูลจำนวนมากที่ต้องบันทึกและจัดเก็บเป็นประจำ ดังนั้น การป้อนชุดข้อมูลเหล่านี้ด้วยตนเองอาจยุ่งยากและใช้เวลานาน

อย่างไรก็ตาม ด้วยซอฟต์แวร์ติดตามไฟล์ ปัญหาทั้งหมดนี้สามารถแก้ไขได้ ช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการแชร์และติดตามไฟล์ บันทึกข้อมูล และแปลงไฟล์กระดาษเป็นดิจิทัล

นอกจากนั้น ยังมาพร้อมกับโปรโตคอลความปลอดภัยต่างๆ เช่น การป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อให้ไฟล์ปลอดภัยและป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ดังนั้นการลงทุนในซอฟต์แวร์ติดตามไฟล์จึงเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า

คุณจะได้อะไรอีกจากโซลูชันการติดตามไฟล์ และตัวเลือกอันดับต้น ๆ คืออะไร เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ติดตามไฟล์ด้านล่าง

ระบบติดตามไฟล์คืออะไร?

ระบบติดตามไฟล์ช่วยให้ผู้ใช้ติดตาม บำรุงรักษา และจัดเก็บไฟล์ข้อมูลสำคัญ ซอฟต์แวร์นี้ช่วยลดความยุ่งยากในการติดตามว่าใครเข้าถึงไฟล์ แก้ไข หรือลบสิ่งใดๆ ระบบยังช่วยให้ผู้ใช้จัดการไฟล์ส่วนบุคคลและไฟล์ธุรกิจที่มีข้อมูล เอกสาร บันทึก ฯลฯ ด้วยระบบนี้ ผู้ใช้สามารถทำงานกับไฟล์หลายไฟล์กับผู้ใช้ที่แตกต่างกันได้แบบเรียลไทม์

11 ซอฟต์แวร์ระบบติดตามไฟล์ฟรีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

• ส่งเอกสาร
• ตัวติดตาม CMW
• โดคูแวร์
• พรูฟฮับ
• Google ไดรฟ์
• กลางแจ้ง
• M-ไฟล์
• เอกสาร ONLYOFFICE
• LogicalDoc
• ดอกมี
• หางสูง

ต่อไปนี้คือรายชื่อซอฟต์แวร์ระบบติดตามไฟล์ฟรียอดนิยมบางส่วนที่คุณสามารถพิจารณาเพื่อจัดเก็บและติดตามไฟล์ดิจิทัลของคุณ

• เอกสารส่ง

DocSend เป็นซอฟต์แวร์ติดตามไฟล์ที่ช่วยในการแชร์และติดตามเอกสารที่แชร์ผ่านลิงก์ ผู้ใช้สามารถติดตามกิจกรรมของไฟล์แบบเรียลไทม์ สร้างและแชร์ไฟล์ที่ลงนามได้ สร้างห้องข้อมูลเพื่อแชร์ไฟล์ และอื่นๆ ผ่านลิงก์เหล่านี้

คุณสมบัติโดยรวมของ DocSend

• การทำงานร่วมกันของไฟล์ตามเวลาจริง
• ตั้งค่าการอนุญาตแบบละเอียดสำหรับไฟล์
• รองรับการแชร์ไฟล์ zip และไฟล์เสียง
• จำกัดการเข้าถึงไฟล์ของผู้ใช้

ข้อดีและข้อเสียของ DocSend

ราคา: ไม่มีแผนฟรี | แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ INR 819.54/ผู้ใช้/เดือน

• ตัวติดตาม CMW

CMW Tracker ช่วยให้ผู้ใช้แชร์ ดูแลรักษา และจัดเก็บเอกสารดิจิทัลทั้งหมดได้อย่างปลอดภัย ตั้งแต่การควบคุมเอกสารไปจนถึงการจัดการไฟล์ทางกฎหมายและการยืนยันไฟล์ ซอฟต์แวร์นี้ช่วยธุรกิจในการจัดการเอกสารโดยรวม

คุณสมบัติโดยรวมของ CMW Tracker

• การเปลี่ยนแปลงกระบวนการและเอกสารตามเวลาจริง
• การติดตามเวิร์กโฟลว์ขั้นสูง
• การจับคู่เอกสารและการตรวจสอบ
• การประมวลผลเอกสารอัตโนมัติ

ข้อดีและข้อเสียของ CMW Tracker

การ กำหนดราคา: แผนการกำหนดราคาที่กำหนดเองตามจำนวนใบอนุญาตของผู้ใช้

• โดคูแวร์

DocuWare เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ออกแบบมาเพื่อจัดการและแบ่งปันเอกสาร มันจับและประมวลผลข้อมูลและให้ผู้ใช้แบ่งปันผ่านไฟล์ที่ปลอดภัย

คุณสมบัติโดยรวมของ DocuWare

• การเข้ารหัสและการแยกเอกสาร
• การจัดทำดัชนีอัจฉริยะที่ขับเคลื่อนด้วย AI
• การกำหนดเวอร์ชันเอกสาร
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
• การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล

ข้อดีและข้อเสียของ DocuWare

ราคา: สามารถขอราคาได้ที่เว็บไซต์ DocuWare

• พรูฟฮับ

ProofHub ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถส่ง แบ่งปัน หรือทำงานร่วมกันในไฟล์แบบเรียลไทม์ ช่วยให้ธุรกิจทำงานร่วมกันในโครงการได้ง่ายขึ้นด้วยตัวเลือกการแชร์ไฟล์แบบเรียลไทม์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถใส่คำอธิบายประกอบไฟล์ของพวกเขาพร้อมกับสมาชิกในทีมผ่าน ProofHub

คุณสมบัติโดยรวมของ ProofHub

• การจัดการประวัติงาน
• รายงานโครงการ
• การติดฉลากสีขาว
• การสร้างบุ๊กมาร์กเพื่อค้นหาไฟล์และเอกสาร
• การส่งออกโครงการ
• การควบคุมเวอร์ชันไฟล์

ข้อดีและข้อเสียของ ProofHub

ราคา: ไม่มีแผนฟรี | แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ INR 3,708.07 ต่อเดือน

• Google ไดรฟ์

Google ไดรฟ์ ช่วยให้ผู้ใช้จัดเก็บ แบ่งปัน และทำงานร่วมกันในไฟล์ข้อมูล ช่วยรักษาไฟล์ที่เก็บไว้ทั้งหมดให้ปลอดภัยโดยให้การป้องกันการโจมตีของมัลแวร์ ด้วยคุณสมบัติการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ผู้ใช้สามารถทำงานพร้อมกันในไฟล์และเอกสารได้อย่างง่ายดาย

คุณสมบัติโดยรวมของ Google Drive

• รองรับการกำหนดเวอร์ชันประวัติ
• จัดเก็บและแก้ไขเอกสารเพิ่มเติมมากกว่า 100 รายการ
• รองรับไฟล์หลายรูปแบบ
• บันทึกไฟล์แนบขนาดใหญ่บน Gmail ได้อย่างง่ายดาย

ข้อดีและข้อเสียของ Google ไดรฟ์

ราคา: มีแผนบริการฟรี | แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ INR 130 ต่อเดือน

• กลางแจ้ง

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของ Alfresco ช่วยให้ธุรกิจจัดการและแบ่งปันเนื้อหาและไฟล์ต่างๆ ผู้ใช้สามารถรักษาบันทึกเอกสารทั้งหมดโดยอัตโนมัติ จัดการเนื้อหาข้ามแพลตฟอร์ม จัดกลุ่มไฟล์เข้าด้วยกัน สแกนและจับภาพเอกสาร และค้นหาเนื้อหาผ่านตัวกรองที่เกี่ยวข้อง

คุณสมบัติโดยรวมของ Alfresco

• การกรองไฟล์
• การจัดการโฟลเดอร์ไฟล์
• การตรวจสอบและอนุมัติเอกสาร
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติสำหรับงานซ้ำๆ
• การรักษาความปลอดภัยระดับองค์กรสำหรับการปกป้องข้อมูล

ข้อดีและข้อเสียของ Alfresco

ราคา: มีแผนชุมชนฟรี| ราคาตามคำขอสำหรับแผนการชำระเงิน

• M-ไฟล์

M-Files เป็นชุดที่ครอบคลุมพร้อมคุณสมบัติขั้นสูงมากมายสำหรับการจัดการเอกสารและการติดตามไฟล์ออนไลน์ เป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้ AI เพื่อจัดหมวดหมู่ จัดเก็บ และค้นหาเอกสารและไฟล์ต่างๆ ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์ผ่านไฟล์แนบหรือ URL ดูตัวอย่างไฟล์ จัดการเวอร์ชันของไฟล์ จัดการสิทธิ์สำหรับแต่ละไฟล์ ตรวจหาไฟล์ที่ซ้ำกัน เป็นต้น

คุณสมบัติโดยรวมของ M-Files

• คำแนะนำข้อมูลเมตาที่ขับเคลื่อนโดย AI
• การแปลงไฟล์ในรูปแบบต่างๆ
• การเขียนร่วมไฟล์
• การแสดงเอกสารขั้นสูง

ข้อดีและข้อเสียของ M-Files

ราคา: ราคาตามคำขอ

• เอกสาร ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Docs เป็นโปรแกรมแก้ไขออนไลน์สำหรับแก้ไขเอกสารข้อความ งานนำเสนอ แบบฟอร์ม ฯลฯ นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับฟังก์ชันการติดตามไฟล์พร้อมกับการทำงานร่วมกันของไฟล์ การแก้ไขร่วมกัน ติดตามการเปลี่ยนแปลง ประวัติรุ่นของไฟล์ การเปรียบเทียบเอกสาร และอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ยังมาพร้อมกับโปรแกรมอ่านและแปลง PDF เพื่อแปลงไฟล์ PDF เป็นรูปแบบต่างๆ

คุณสมบัติโดยรวมของเอกสาร ONLYOFFICE

• แชทในตัวสำหรับการแสดงความคิดเห็นตามเวลาจริง
• การแบ่งปันเอกสารสาธารณะ
• การจัดการสิทธิ์ของไฟล์
• รองรับการเผยแพร่เนื้อหา WordPress

ข้อดีและข้อเสียของเอกสาร ONLYOFFICE

ราคา: ไม่มีแผนฟรี | แผนชำระเงินเริ่มต้นที่ INR 659.68/ผู้ใช้/เดือน

• LogicalDoc

LogicalDoc เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสำหรับจัดการ แบ่งปัน ทำงานร่วมกัน และส่งออกไฟล์หรือเอกสาร คุณสามารถส่งไฟล์ทางอีเมล ส่งออกเอกสารเป็น CSV จัดการการควบคุมเวอร์ชันเอกสาร สร้างเมตาแท็กเฉพาะสำหรับเนื้อหา ฯลฯ นอกจากนี้ยังมีการผสานการทำงานที่หลากหลายเพื่อแชร์ไฟล์กับผู้ใช้รายอื่นได้อย่างราบรื่น

คุณสมบัติโดยรวมของ LogicalDoc

• บุ๊กมาร์กเอกสาร
• การแปลงไฟล์ในรูปแบบต่างๆ
• รองรับลายเซ็นดิจิทัล
• ไฟล์นำเข้าจากไฟล์เก็บถาวร ZIP
• คำอธิบายประกอบเอกสารตามเวลาจริง

LogicalDoc ข้อดีและข้อเสีย

ราคา: แผนชุมชนฟรี | ราคาตามคำขอที่เว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ LogicalDoc สำหรับแผนอื่นๆ

• ดอกมี

ซอฟต์แวร์ ECM ของ Dokmee ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย รวมถึงการแชร์ไฟล์ การบันทึกและจัดเก็บเอกสาร การดึงไฟล์ ฯลฯ เป็นซอฟต์แวร์การจัดการเนื้อหาและการติดตามไฟล์ที่ยอดเยี่ยมในการแชร์ไฟล์ทั่วโลก สร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง จัดการสิทธิ์ของไฟล์ และเข้ารหัสสิ่งเหล่านี้ ไฟล์.

คุณสมบัติโดยรวมของซอฟต์แวร์ ECM ของ Dokmee

• ปั๊มเอกสารอัตโนมัติ
• การติดตามประวัติไฟล์
• รองรับไฟล์หลายรูปแบบ
• การสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
• การดึงไฟล์ผ่านคีย์เวิร์ด

ข้อดีและข้อเสียของซอฟต์แวร์ ECM ของ Dokmee

ราคา: ราคา ECM ของ Dokmee สามารถขอได้

• หางสูง

Hightail เป็นระบบติดตามไฟล์ออนไลน์เพื่อแชร์ไฟล์ข้อมูลขนาดใหญ่และตรวจสอบการเข้าถึงเนื้อหาผ่านการส่งไฟล์และส่งการติดตามได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังสามารถใช้สำหรับการดูตัวอย่างไฟล์ ซิงค์เอกสารกับแพลตฟอร์มคลาวด์ แชร์ไฟล์ผ่านลิงก์ ปกป้องไฟล์ด้วยรหัสผ่าน และอื่นๆ

คุณสมบัติโดยรวมของ Hightail

• การควบคุมเวอร์ชันของไฟล์
• การจัดการงานขั้นสูง
• การทำงานร่วมกันของเอกสารตามเวลาจริง
• การปรับแต่งการแจ้งเตือนทางอีเมล

ข้อดีและข้อเสียของ Hightail

ราคา: มีแผนบริการฟรี | แผนการชำระเงินเริ่มต้นที่ INR 991.01 ต่อเดือน

ประโยชน์ของระบบติดตามไฟล์

การใช้ระบบติดตามไฟล์มีข้อดีหลายประการ เช่น –

• ปรับปรุงการจัดเก็บไฟล์และขั้นตอนการกู้คืน
• ช่วยป้องกันการใช้ไฟล์โดยไม่ได้รับอนุญาตผ่านการอนุญาตควบคุม
• ลดความเสี่ยงในการสูญหายของข้อมูลโดยการรักษาเส้นทางของทุกไฟล์
• ช่วยจัดการประวัติเวอร์ชันของทุกไฟล์
• ช่วยในการปรับปรุงความปลอดภัยของไฟล์ผ่านการป้องกันด้วยรหัสผ่าน
• กำหนดวันหมดอายุสำหรับลิงก์ไฟล์ที่แชร์ได้อย่างง่ายดาย

คุณสมบัติเด่นของระบบติดตามไฟล์

โซลูชันการติดตามไฟล์มาพร้อมกับคุณสมบัติมากมายในการจัดเก็บ แบ่งปัน หรือติดตามไฟล์อย่างปลอดภัย คุณสมบัติทั่วไปบางอย่างรวมถึงการแชร์ไฟล์และการกำหนดเวอร์ชัน การตั้งค่าวันหมดอายุของลิงก์ การปกป้องไฟล์ ฯลฯ ฟังก์ชันหลักอื่น ๆ ของซอฟต์แวร์ติดตามไฟล์คือ:

• การกำหนดเวอร์ชันของไฟล์: ระบบติดตามไฟล์ส่วนใหญ่จะมาพร้อมกับฟังก์ชันการกำหนดเวอร์ชันของไฟล์ซึ่งจะบันทึกเวอร์ชันที่แก้ไขทั้งหมดของไฟล์ ดังนั้นจึงทำให้ง่ายต่อการติดตามการเปลี่ยนแปลง
• การแชร์ไฟล์: ซอฟต์แวร์ช่วยให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์เดียวหรือหลายไฟล์ภายในและภายนอกองค์กรผ่านลิงก์ ลิงก์นี้สามารถใช้เพื่อจำกัดการเข้าถึงไฟล์ได้ด้วย
• การติดตามไฟล์ตามเวลาจริง: ระบบติดตามไฟล์ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดตามไฟล์แบบเรียลไทม์สำหรับบุคคลที่ทำงานเกี่ยวกับไฟล์และการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
• การสร้างห้องข้อมูล: ด้วยซอฟต์แวร์นี้ ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างห้องข้อมูลหลายห้องเพื่อแชร์และทำงานร่วมกันในไฟล์ต่างๆ
• การจัดการโฟลเดอร์ไฟล์: คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ไฟล์เพื่อจัดหมวดหมู่ จัดเรียง หรือจัดการไฟล์
• การจัดการสิทธิ์ของไฟล์: กำหนดบทบาทและสิทธิ์ให้กับผู้ใช้ในการเข้าถึงไฟล์และเอกสารได้อย่างง่ายดาย
• ความปลอดภัยของข้อมูล: ด้วยซอฟต์แวร์นี้ ผู้ใช้สามารถใช้วิธีการรักษาความปลอดภัยหลายวิธีเพื่อเก็บข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ในไฟล์ให้ปลอดภัย

หมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง: ซอฟต์แวร์ถ่ายโอนไฟล์ความเร็วสูง | เครื่องมือ ETL | ซอฟต์แวร์เข้ารหัส | การบันทึกข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDC) | ซอฟต์แวร์จัดการข้อมูล | แพลตฟอร์มวิทยาศาสตร์ข้อมูล | บริการรักษาความปลอดภัยบนคลาวด์

คำถามที่พบบ่อย