คู่มือสำคัญเกี่ยวกับวิธีการระดมสมองออนไลน์

ด้วยจำนวนทีมที่ต้องทำงานจากที่บ้านมากขึ้นในปีนี้ การระบุวิธีทำให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพดีขึ้นกว่าเดิมจึงเป็นสิ่งสำคัญ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งกระบวนการ เช่น การระดมความคิด กิจกรรมที่เป็นระเบียบ มีรายละเอียด และบางครั้งก็ต้องใช้ความอุตสาหะ การระดมความคิดยังต้องการการมีส่วนร่วมและความสนใจจากผู้เข้าร่วมอย่างเต็มที่

และเมื่อทุกคนทำงานจากที่บ้าน ก็จะพบกับอุปสรรคที่ต้องเอาชนะมากขึ้น

คุณได้อ่าน Ultimate Guide to Working from Home แล้วหรือยัง?

อ่านต่อไปเพื่อหาวิธีระดมสมองออนไลน์กับทีมงานทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพใน 6 ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1: ระบุผู้เข้าร่วม

แม้ว่าโดยทั่วไปจะมีประสิทธิภาพในการรักษาจำนวนผู้เข้าร่วมระหว่าง 8-10 คนเมื่อคุณระดมความคิดทางออนไลน์ การมีทีมที่หลากหลายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเซสชั่นการระดมความคิดที่ประสบความสำเร็จ

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมอาจแตกต่างกันไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมที่คุณเลือกประกอบด้วยบุคคลที่มีทักษะและความเชี่ยวชาญที่แตกต่างกันที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่กำลังสนทนา

ทำให้สิ่งต่างๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการรวมเอาการผสมผสานระหว่างคนเก็บตัวและคนเก็บตัว และผู้เข้าร่วมที่มีความคิดสร้างสรรค์และไม่สร้างสรรค์ นี้จะให้คำตอบที่หลากหลายมากขึ้น

สิ่งที่คุณต้องทำในสถานที่เพื่อยืนยันความพร้อมคือหันกลับมาถาม แต่เมื่อทุกคนทำงานในส่วนต่างๆ ของทวีป/ โลก คุณควรพยายามตรวจสอบกับพวกเขาเป็นพิเศษก่อนที่จะตัดสินใจเกี่ยวกับเวลาสำหรับเซสชั่น

ขั้นตอนที่ 2: ส่งอีเมลแนะนำตัวไปที่การประชุม

จุดประสงค์ของอีเมลแนะนำนี้คือเพื่อให้ทีมของคุณรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น และให้พวกเขาเตรียมตัวสำหรับเซสชั่นล่วงหน้า

อีเมลควรมีรายละเอียดที่อธิบายเป้าหมายของเซสชัน (เช่น ปัญหาและแนวทางแก้ไขที่คุณต้องการ) เอกสารสนับสนุน วาระการประชุม ลิงก์ไปยังเครื่องมือหรือแหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง กิจกรรมในปฏิทิน และอีเมลเชิญให้เข้าร่วมการประชุม

เมื่อส่งอีเมลแล้ว ให้ติดตามพวกเขา (ไม่ว่าจะด้วยอีเมลอื่นหรือผ่านแพลตฟอร์มแชทของคุณ) และยืนยันว่าพวกเขาได้รับคำเชิญ คุณยังสามารถทำให้เป็นโอกาสในการเตือนพวกเขาให้ทำการค้นคว้าเกี่ยวกับหัวข้อเพื่อรวบรวมความคิดไว้ล่วงหน้า ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาในระหว่างเซสชั่น

ขั้นตอนที่ 3: เลือกเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพเพื่อระดมความคิดออนไลน์

ไม่ว่าเครื่องมือที่คุณเลือกจะเป็นแพลตฟอร์มการส่งข้อความ การประชุมทางวิดีโอ หรือไวท์บอร์ดออนไลน์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือนี้มีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะตอบสนองความต้องการของทีมงานทางไกลของคุณ

หย่อน:

Slack ไม่ได้เป็นเพียงแพลตฟอร์มแชทเท่านั้น แต่ยังสามารถใช้เป็นแดชบอร์ดสำหรับการระดมความคิดได้อีกด้วย เลือกแชนเนลเฉพาะ (หรือสร้างแชนเนลใหม่) สำหรับเซสชั่นและแจ้งให้ทุกคนทราบถึงเวลาและจุดประสงค์ ไม่ว่าจะผ่านการเชิญทางอีเมลหรือบนแชนเนลเอง ในระหว่างเซสชั่น ทุกคนสามารถร่วมแสดงความคิดเห็นเป็นข้อความใหม่ ในตอนท้ายของเซสชั่น คุณจะมีรายการแนวคิดทั้งหมดที่คุณสามารถวิเคราะห์และจัดลำดับความสำคัญได้ในภายหลัง

Google แฮงเอาท์มีท:

นี่เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการประชุมทางวิดีโอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับคนกลุ่มใหญ่ เช่นเดียวกับในระหว่างการระดมความคิดต่อหน้า คุณสามารถพูดคุยเรื่องต่างๆ ระหว่างแฮงเอาท์วิดีโอ คุณยังสามารถใช้ตัวเลือกแชทเพื่อป้อนข้อความ อย่างไรก็ตาม เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น จะเป็นการดีกว่าที่จะมอบหมายผู้อำนวยความสะดวกซึ่งควรรับผิดชอบในการเขียนความคิดของผู้อื่น

สร้างสรรค์:

Creately คือไวท์บอร์ดออนไลน์ที่ทีมสามารถทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ในไอเดียโดยใช้ภาพหรือไดอะแกรม เช่น แผนที่ความคิด ก่อนการประชุม ให้สร้างและตั้งชื่อเอกสารและแชร์การเข้าถึงโดยการเพิ่มที่อยู่อีเมลหรือเพียงแค่แชร์ลิงก์เอกสารในช่อง Slack เพื่อให้สามารถเข้าถึงทีมของคุณได้ทันที คุณยังสามารถใช้ปลั๊กอิน Creately สำหรับ Google Drive เพื่อสร้างและจัดการไฟล์ของคุณได้จาก Google Drive เมื่อเซสชั่นเริ่มต้น ทุกคนสามารถแบ่งปันความคิดของตนบนผืนผ้าใบ (การเปลี่ยนแปลงจะมีผลในการแสดงตัวอย่างของลิงก์ที่คุณแชร์บนแชนเนล Slack ของคุณด้วย)

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งเวลาและยึดติดกับมัน

สิ่งหนึ่งที่ถูกมองข้ามในระหว่างการระดมความคิดทางไกลคือเวลา อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องเคารพกำหนดการของผู้เข้าร่วม เนื่องจากเวลาที่ใช้เพิ่มเติมในการประชุมจะลดเวลาส่วนตัวของเขา/เธอ

บางครั้งทีมแบบกระจายอาจไม่อยู่ในเขตเวลาเดียวกันเสมอไป แม้ว่าอาจจะแค่หลังอาหารเช้าสำหรับคุณ แต่การใช้เวลาเพิ่มอีกครึ่งชั่วโมงเพื่อสรุปการประชุมอาจทำให้เวลาพักกลางวันของพวกเขาหยุดชะงัก

ขั้นตอนที่ 5: ใช้วิธีการระดมสมองที่เหมาะสม

แม้ว่าจะมีเทคนิคการระดมความคิดมากมาย แต่ก็ใช่ว่าจะใช้ได้ผลทั้งหมดในระหว่างการระดมความคิดออนไลน์ ตัวอย่างเช่น เทคนิคอย่างการสวมบทบาทอาจเหมาะที่สุดถ้าทุกคนอยู่ในห้องเดียวกัน

และไม่ใช่ทุกเทคนิคที่อาจช่วยในหัวข้อที่คุณกำลังระดมความคิดได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น แผนที่ความคิดทำงานได้ดีที่สุดสำหรับการสร้างแนวคิด ในขณะที่เทคนิคเช่น 5 สาเหตุหรือการวิเคราะห์สาเหตุและผลกระทบอาจช่วยแก้ปัญหาหรือค้นหาสาเหตุของปัญหาได้ดีขึ้น

สิ่งสำคัญคือต้องพูดถึงวิธีการที่จะใช้ในตอนต้นของเซสชันและชี้แจงกฎหรือแนวทางที่เกี่ยวข้องกับเทคนิคด้วย

นี่คือรายการเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการสร้างไอเดีย มีการเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลที่อธิบายวิธีใช้งาน

• 5 ทำไม การวิเคราะห์
• วิเคราะห์เหตุและผล
• โลตัสไดอะแกรม
• หกหมวกคิด
• กระดานอารมณ์
• สแคมเปอร์
• SIPOC
• กระดานไอเดีย

ขั้นตอนที่ 6: สรุปการประชุม

หลังจากที่คุณรวบรวมข้อมูลได้มากเท่าที่ต้องการแล้ว ให้ใช้เวลา (ควรรวมไว้ในวาระการประชุมด้วย) เพื่อใช้ในการจัดเรียงและสรุปข้อมูล

แผนภาพความสัมพันธ์สามารถช่วยคุณจัดหมวดหมู่ข้อมูล จัดลำดับความสำคัญ และนำเสนอผลลัพธ์ต่อทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

การสร้างแผนปฏิบัติการจะเกิดขึ้นต่อไป ซึ่งในตัวมันเองจะต้องมีการประชุมอีกครั้ง หรือหากคุณกำหนดเวลาไว้ในวาระการประชุมเช่นกัน คุณสามารถใช้เทมเพลตแผนปฏิบัติการเพื่อค้นหารายการได้อย่างรวดเร็ว

พร้อมสำหรับการประชุมระดมความคิดออนไลน์ครั้งต่อไปของคุณหรือยัง

การระดมสมองออนไลน์มีประสิทธิภาพมากกว่าการระดมความคิดแบบตัวต่อตัวด้วยเหตุผลดีๆ บางประการ ช่วยลดช่วงเวลาที่ผู้เข้าร่วมที่มีอำนาจเหนือกว่าบดบังเพื่อนที่เก็บตัวมากขึ้น เนื่องจากทำให้ความรู้สึกของการไม่เปิดเผยตัวตนเพิ่มขึ้น การระดมสมองเสมือนจริงจึงสนับสนุนให้ผู้เข้าร่วมที่เก็บตัวเหล่านี้แบ่งปันความคิดสร้างสรรค์ของพวกเขาอย่างกระตือรือร้นมากขึ้น

ยิ่งไปกว่านั้น เนื่องจากทุกคนไม่ได้อยู่ในห้องเดียวกัน เมื่อคุณระดมสมองทางออนไลน์ ความคิดที่หลากหลายก็จะเพิ่มขึ้น เนื่องจากโอกาสที่จะได้รับอิทธิพลจากความคิดของผู้อื่นนั้นมีน้อยมาก มันจะดึงเอาความคิดที่หลากหลายจากผู้เข้าร่วมออกมา

มีเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการระดมสมองออนไลน์เพื่อแบ่งปันกับเราอย่างไร แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง