กรณีการใช้งานทางธุรกิจของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

การจัดการโครงการเป็นที่แพร่หลายนับตั้งแต่มนุษย์เริ่มสร้าง สามารถย้อนกลับไปได้ถึงการสร้างพีระมิดแห่งกิซ่า ชาวอียิปต์ใช้หลักการเดียวกันของการบริหารโครงการในการจัดการทีมงานในการออกแบบโครงสร้างขนาดใหญ่และซับซ้อนดังกล่าว ปัจจุบัน ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการดิจิทัลช่วยให้ธุรกิจทุกขนาดสามารถจัดการและติดตามความคืบหน้าของโครงการได้

ด้วยระบบการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ บริษัทสามารถวางแผน จัดระเบียบ จัดการ และนำทีมและทรัพยากรของตนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบ 360 องศาช่วยยกระดับการดำเนินธุรกิจทั้งภายในและภายนอก นี่คือเหตุผลที่ผู้นำในอุตสาหกรรมพึ่งพาซอฟต์แวร์ดังกล่าวเพื่อปรับปรุงผลงานของตน

ความท้าทายที่ธุรกิจขนาดเล็กต้องเผชิญในการจัดการโครงการ

ธุรกิจขนาดเล็กได้รับผลกระทบมากที่สุดจากการขาดการจัดการโครงการที่ชัดเจน แหล่งทรัพยากรที่จำกัดและข้อจำกัดด้านงบประมาณรวมกับโครงการที่มีการจัดการที่ผิดพลาดสามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นอันตรายต่อการเติบโตของบริษัท อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดที่ธุรกิจขนาดเล็กต้องเผชิญในการจัดการโครงการ

• ขาดการสื่อสาร

ทีมขนาดเล็กคาดว่าจะมีการสื่อสารที่แข็งแกร่งระหว่างกัน อย่างไรก็ตาม การทำงานในโครงสร้างทีมขนาดเล็กที่ดำเนินไปอย่างรวดเร็วสามารถพิสูจน์ได้ว่าตรงกันข้าม ปัจจุบัน ธุรกิจขนาดเล็กมักจะเกี่ยวข้องกับการขาดการสื่อสารทั้งภายในและภายนอก

• ขาดเป้าหมายที่ชัดเจน

อุปสรรค์ที่ใหญ่ที่สุดในโครงสร้างบริษัทที่มีพลวัตและการพัฒนานำไปสู่เป้าหมายที่ไม่ชัดเจน คำขอเฉพาะกิจอย่างต่อเนื่องหมายความว่าบริษัทไม่ได้มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายที่ตั้งไว้ก่อนหน้านี้ 39% ของโครงการล้มเหลวเนื่องจากเป้าหมายที่ไม่ชัดเจนและแผนโครงการที่ชัดเจน การเปลี่ยนแปลงวัตถุประสงค์ในนาทีสุดท้ายแบบไม่มีโครงสร้างอาจทำให้โครงการทั้งหมดตกรางได้หากไม่มีระบบเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง

• งบประมาณจำกัด

สตาร์ทอัพและธุรกิจขนาดเล็กมักจะอยู่รอดได้ด้วยปัจจัยทางการเงินที่จำกัด ซึ่งหมายความว่าองค์กรดำเนินการตามแผนทางการเงินที่รัดกุม การเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยในนาทีสุดท้ายหรือความล่าช้าที่ไม่ได้วางแผนไว้อาจส่งผลต่อการจัดส่ง ซึ่งส่งผลต่องบประมาณของธุรกิจ

• ขาดความรับผิดชอบ

สตาร์ทอัพมีชื่อเสียงในด้านรูปแบบการจัดการแบบ on-the-go ซึ่งหมายความว่าทุกทรัพยากรกำลังทำงานในหลายโครงการ ในขณะที่ฝ่ายบริหารอาจพบว่าเป็นวิธีการทำงานที่เหมาะสมที่สุด หากไม่มีความรับผิดชอบต่องาน สิ่งนี้อาจส่งผลกระทบต่อหลายโครงการพร้อมกัน

• กำหนดเวลาที่เข้มงวด

เมื่อคุณนั่งกับกระดาษเพื่อตัดสินใจไทม์ไลน์ของโปรเจ็กต์ บ่อยครั้งกว่านั้น คุณจะจบลงด้วยไทม์ไลน์ที่เป็นไปไม่ได้ บริษัทขนาดเล็กมักจะได้รับโครงการที่มีลำดับเวลาที่เกือบจะเป็นไปไม่ได้ หากไม่มีระบบการจัดการที่เหมาะสม ทุกฟังก์ชันทางธุรกิจอาจได้รับผลกระทบโดยตรง

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยธุรกิจขนาดเล็กได้อย่างไร

PMS ช่วยให้องค์กรขนาดเล็กและสตาร์ทอัพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทางธุรกิจเพื่อจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและส่งมอบตรงเวลา ตั้งแต่การจัดการไทม์ไลน์ของโครงการไปจนถึงการอัปเดตเป็นประจำและเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร ธุรกิจขนาดเล็กจะได้รับประโยชน์อย่างมากจากเครื่องมือดังกล่าว

• ปรับปรุงอัตราความสำเร็จ

โดยทั่วไป ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการจะขึ้นอยู่กับว่าบริษัทส่งมอบโครงการตรงเวลาหรือไม่ตามที่วางแผนไว้ในตอนแรก ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ช่วยให้คุณสามารถกำหนดเหตุการณ์สำคัญ ซึ่งสามารถช่วยผู้จัดการในการประเมินความคืบหน้าของโครงการ การบ่งชี้แต่เนิ่นๆ ว่าโครงการอาจล่าช้าทำให้ผู้จัดการสามารถดำเนินการได้ทันท่วงทีเพื่อส่งมอบตรงเวลา

• ปรับปรุงการวางแผนโครงการด้วยการสื่อสารที่ดีขึ้น

ระบบการจัดการโครงการจะเก็บฐานข้อมูลส่วนกลางของทุกโครงการ ความคืบหน้า และความพร้อมใช้งานของทรัพยากร สิ่งนี้ทำให้บริษัทขนาดเล็กและสตาร์ทอัพสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรได้ ระบบทั่วไปในการติดตามโครงการยังช่วยให้ผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสามารถโต้ตอบซึ่งกันและกันได้ดีขึ้นเพื่อติดตามความคืบหน้าอย่างรวดเร็ว ผู้จัดการยังสามารถแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับความคืบหน้า

• ติดงบประมาณ

ทุกองค์กรมีความกังวลเกี่ยวกับผลกำไร แต่ความต้องการนั้นมีความสำคัญมากกว่าสำหรับบริษัทขนาดเล็ก สตาร์ทอัพและธุรกิจขนาดเล็กไม่มีที่ว่างสำหรับข้อผิดพลาด เครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพช่วยให้คุณติดตามงบประมาณของคุณได้ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณติดตามค่าใช้จ่ายของคุณและระบุพื้นที่ที่พนักงานใช้เวลาของพวกเขาและที่ที่องค์กรใช้เวลามากที่สุดเพื่อลดชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ ซึ่งช่วยให้บริษัทสามารถเพิ่มกำไรและส่งมอบโครงการภายในงบประมาณ

• ติดตามความรับผิดชอบ

พนักงานในบริษัทขนาดเล็กและสตาร์ทอัพมักจะต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ วิธีนี้ทำให้หลายคนไม่สามารถทำงานชิ้นเดียวจบได้ ซึ่งเป็นการขจัดความซ้ำซ้อนและเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร

• การประเมินโครงการที่มีประสิทธิภาพ

การประเมินโครงการด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์ช่วยให้ธุรกิจสามารถระบุช่องว่างและจุดแข็งได้ บริษัทสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อปรับปรุงช่องว่างที่เกี่ยวข้องกับโครงการและลดจุดแข็งลงเป็นสองเท่า เครื่องมือ PMS นำเสนอรายงานที่บอกคุณว่าบรรลุเหตุการณ์สำคัญใดบ้างและเกิดความล่าช้าที่ใด

แนะนำให้อ่าน: คู่มือฉบับสมบูรณ์เพื่อเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสม

กรณีศึกษาเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

กรณีศึกษา1

กรณีศึกษา2

ความท้าทายที่องค์กรธุรกิจต้องเผชิญในการจัดการโครงการ

องค์กรขนาดใหญ่ที่มีทรัพยากรมากมายก็ไม่รอดพ้นจากความท้าทายในการจัดการโครงการ การจัดการโครงการในบริษัทขนาดใหญ่ก็เหมือนกับการแก้ปัญหาลูกบาศก์ของรูบิค ผู้จัดการต้องรักษาองค์ประกอบต่างๆ ของโครงการไว้ด้านบนสุด ในขณะที่ให้ความสำคัญกับองค์ประกอบอื่นๆ ทั้งหมด และระบุเส้นทางที่ดีที่สุดในการทำงานให้สำเร็จ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับความท้าทายในการจัดการโครงการขององค์กร

• ความขัดแย้งด้านทรัพยากร

แม้แต่องค์กรที่มีโครงสร้างที่ดีก็อาจเผชิญกับความขัดแย้งด้านทรัพยากรเมื่อต้องจัดการโครงการหลายร้อยโครงการในแต่ละครั้ง บางครั้งทรัพยากรหลายรายการต้องทำงานในโครงการเดียวกันเมื่อต้องการทรัพยากรเพียงรายการเดียว นอกจากนี้ การวางแผนที่ไม่ดีในบางครั้งหมายความว่าบริษัทไม่มีทรัพยากร (กำลังคน วัตถุดิบ ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์ เครื่องจักร ฯลฯ) สำหรับโครงการ

• ขอบเขตการคืบ

การคืบคลานของขอบเขตเป็นหนึ่งในความท้าทายในการจัดการโครงการที่ใหญ่ที่สุด ซึ่งหมายถึงว่าความต้องการของโครงการเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไปเมื่อเทียบกับขอบเขตงานที่ตกลงกันไว้แต่เดิม การเปลี่ยนแปลงขอบเขตนี้นำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในเกือบทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

• ทักษะทีมที่ไม่ตรงกัน

ในฐานะผู้จัดการ คุณจะต้องมีทีมงานที่มีทักษะซึ่งเหมาะสมที่สุดสำหรับงาน หากระดับทักษะและข้อกำหนดของโครงการไม่ตรงกัน โครงการจะต้องเผชิญอุปสรรคตลอดทาง

• การจัดการความเสี่ยงไม่ดี

ผู้จัดการจำเป็นต้องประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการของตน คุณต้องแน่ใจว่าทีมของคุณพร้อมเสมอที่จะปรับตัวหากจำเป็น ผู้จัดการโครงการไม่ใช่ผู้มีพลังจิต ซึ่งหมายความว่าไม่ว่าจะพยายามอย่างหนักเพียงใด พวกเขาไม่สามารถระบุความเสี่ยงทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้

• พลาดกำหนดเวลา

หากตัวชี้ใด ๆ ที่กล่าวถึงข้างต้นเป็นอุปสรรคต่อโครงการของคุณ จะทำให้การส่งมอบขั้นสุดท้ายล่าช้าอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ มีบริษัทเพียง 2.5% เท่านั้นที่อ้างว่าพวกเขาส่งมอบโครงการได้ตรงเวลา 100% อาจเป็นเรื่องน่าหงุดหงิดสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องหากโครงการมีการส่งมอบล่าช้า ซึ่งสิ่งนี้สามารถขัดขวางการเติบโตของบริษัทได้

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยองค์กรขนาดใหญ่ได้อย่างไร

บริษัทขนาดใหญ่ที่มีพนักงานหลายพันคนสามารถได้รับประโยชน์จากระบบการจัดการโครงการ ช่วยให้องค์กรสามารถติดตามโครงการทั้งหมด แบ่งเป็นช่วงย่อยๆ ต่อไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทรัพยากรไม่ทำงานหนักเกินไปหรือทำงานน้อยเกินไป และตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทเตรียมพร้อมสำหรับความเสี่ยงทั้งหมดที่เกิดจากโครงการ

• การวางแผนการวิ่ง

บริษัทต่างๆ สามารถวางแผนงานผ่านการวางแผนการวิ่งในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ สิ่งนี้ช่วยให้องค์กรสามารถแบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อย ๆ และวางแผนการวิ่งสำหรับแต่ละส่วนได้ ช่วยให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายเฉพาะในขณะที่ทบทวนลำดับความสำคัญและแผนอย่างต่อเนื่อง

• เอกสารโครงการ

บริษัทต่างๆ สามารถบันทึกโครงการทั้งหมดและขอบเขตของงานในระบบการจัดการโครงการของตน สิ่งนี้จะช่วยให้บริษัทต่างๆ ลดความสับสนและความเข้าใจผิดภายในทีม และช่วยให้ทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา

• ติดตามภาระงาน

ผู้จัดการโครงการที่ดีจะประเมินพนักงานของตนอย่างต่อเนื่องเพื่อกำหนดว่าการใช้ทรัพยากรนั้นเหมาะสมที่สุดเสมอ ซอฟต์แวร์ PMS สามารถช่วยผู้จัดการในการติดตามปริมาณงานและความพร้อมใช้งานของทรัพยากรที่มีอยู่ทั้งหมด

• การประเมินความเสี่ยง

แม้ว่าผู้จัดการจะไม่สามารถประเมินความเสี่ยงทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ แต่ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพสามารถประเมินความเสี่ยงได้ สามารถช่วยคุณระบุจุดเสี่ยง และช่วยคุณวางแผนสำหรับเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นได้

กรณีศึกษาเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสำหรับองค์กรขนาดใหญ่

คำแนะนำในการอ่าน: 20 โอเพ่นซอร์สและซอฟต์แวร์การจัดการโครงการฟรี

บทสรุป

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการไม่ใช่ทางเลือกอีกต่อไป ทุกวันนี้ บริษัทต่าง ๆ พึ่งพาเครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อปรับปรุงการดำเนินธุรกิจให้คล่องตัวและส่งมอบผลลัพธ์ได้ตรงเวลา ด้วย PMS บริษัทต่างๆ สามารถติดตามความคืบหน้า ปรับเปลี่ยนแผน และสร้างผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมได้ 100% ตลอดเวลา ดังนั้นอย่ารอช้าและรับเครื่องมือการจัดการโครงการสำหรับธุรกิจของคุณ