คู่มือง่ายๆ ในการสร้างแผนฉุกเฉินทางธุรกิจ

จะหลีกเลี่ยงภัยพิบัติได้อย่างไร? เตรียมพร้อมสำหรับพวกเขา

เมื่อทุกอย่างเป็นไปด้วยดี คุณมักจะลืมวางแผนสำหรับช่วงเวลาที่เลวร้าย แต่เมื่อเกิดภัยพิบัติขึ้น คุณอาจสูญเสียทุกอย่างในจังหวะการเต้นของหัวใจ

แผ่นดินไหวสามารถทำให้ทั้งร้านของคุณล่มสลาย ลูกค้ารายใหญ่ที่สุดของคุณสามารถเลือกคู่แข่งได้เหนือคุณ ระบบของคุณอาจพังอย่างกะทันหันทำให้คุณสูญเสียข้อมูลสำคัญ ฯลฯ มีความเป็นไปได้ที่จะเกิดภัยพิบัติไม่รู้จบหากคุณคิดเกี่ยวกับมันจริงๆ

นั่นเป็นสาเหตุที่การขาดแผนฉุกเฉินทางธุรกิจอาจเป็นหายนะของตนเองได้

มาดูกันว่าทำไมคุณถึงต้องการแผนฉุกเฉินทางธุรกิจและวิธีสร้างแผนดังกล่าวด้วยขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน

แผนฉุกเฉินทางธุรกิจคืออะไร?

แต่ก่อนอื่น มากำหนดกันก่อนว่าแผนฉุกเฉินคืออะไร

แผนฉุกเฉินเป็นกลยุทธ์เชิงรุกที่อธิบายแนวทางปฏิบัติหรือขั้นตอนที่ผู้บริหารและพนักงานขององค์กรจำเป็นต้องตอบสนองต่อเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต มีบทบาทสำคัญในความต่อเนื่องทางธุรกิจ การบริหารความเสี่ยง และการกู้คืนจากภัยพิบัติ

ช่วยให้คุณเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันและลดผลกระทบให้เหลือน้อยที่สุด พร้อมทั้งร่างแผนการดำเนินงานตามปกติของธุรกิจภายหลังเหตุการณ์ได้เกิดขึ้น

เป็นที่รู้จักกันในชื่อเช่นแผน B แผนสำรองและแผนการกู้คืนระบบ ในกรณีที่แผนหลักของคุณไม่ได้ผล ก็ถึงเวลาดำเนินการตามแผน B

ประโยชน์ของแผนฉุกเฉิน

หากไม่มีแผนฉุกเฉิน คุณกำลังเปิดรับความเสี่ยงที่ไม่จำเป็น ต่อไปนี้คือประโยชน์ที่สำคัญบางประการของแผนฉุกเฉินที่คุณมองข้ามไม่ได้

• ช่วยตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อเหตุการณ์เชิงลบ เนื่องจากแผนฉุกเฉินแสดงรายการการดำเนินการที่จำเป็นต้องดำเนินการ ทุกคนสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่ต้องทำโดยไม่ต้องเสียเวลาตื่นตระหนก
• การมีแผนฉุกเฉินจะช่วยให้คุณสามารถลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นจากภัยพิบัติและลดการสูญเสียการผลิตได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณมีเครื่องกำเนิดไฟฟ้าฉุกเฉินติดตั้งไว้ แม้ว่าไฟดับ ทีมของคุณสามารถทำงานได้อย่างราบรื่น

วิธีการจัดทำแผนฉุกเฉิน

แผนฉุกเฉินทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับการวิจัยและการระดมความคิดที่ดี นี่คือขั้นตอนที่คุณต้องปฏิบัติตามในกระบวนการวางแผนฉุกเฉิน

ขั้นตอนที่ 1: ระบุความเสี่ยงที่สำคัญ

ระบุเหตุการณ์สำคัญที่อาจส่งผลกระทบในทางลบต่อการดำเนินธุรกิจของคุณและทรัพยากรหลัก เช่น พนักงาน เครื่องจักร ระบบไอที เป็นต้น

ให้หัวหน้าทีมคนอื่น ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้าน และแม้แต่บุคคลภายนอก เช่น ที่ปรึกษาทางธุรกิจเข้ามามีส่วนร่วม เพื่อทำความเข้าใจอย่างลึกซึ้งถึงสิ่งต่าง ๆ ที่อาจก่อให้เกิดปัญหาและเป็นอันตรายต่อทิศทาง

ใช้แผนที่ความคิดเพื่อจัดระเบียบและจัดหมวดหมู่ข้อมูลที่คุณรวบรวมจากการระดมความคิดกับเจ้าหน้าที่ คุณสามารถแชร์สิ่งนี้กับทุกคนในองค์กรเพื่อรับข้อมูลได้อย่างง่ายดายเช่นกัน

ขั้นตอนที่ 2: จัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงตามผลกระทบ

เมื่อคุณสร้างรายการความเสี่ยงที่เป็นไปได้ทั้งหมดที่อาจเกิดขึ้นในพื้นที่ต่างๆ ของธุรกิจของคุณแล้ว ให้เริ่มจัดลำดับความสำคัญตามภัยคุกคามที่เกิดขึ้น

แผนภูมิความน่าจะเป็นของผลกระทบต่อความเสี่ยงเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ซึ่งคุณสามารถใช้ได้ที่นี่ ช่วยให้คุณประเมินและจัดลำดับความสำคัญของความเสี่ยงตามความรุนแรงของผลกระทบและความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้น

ขั้นตอนที่ 3: สร้างแผนฉุกเฉินสำหรับแต่ละเหตุการณ์

ในขั้นตอนนี้ คุณจะต้องสร้างแผนแยกต่างหากซึ่งสรุปการดำเนินการที่คุณต้องดำเนินการในกรณีที่ความเสี่ยงที่คุณระบุก่อนหน้านี้เกิดขึ้น

พิจารณาสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้กลับมาใช้งานได้ตามปกติหลังจากเหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น

ในที่นี้ คุณจะต้องชี้แจงความรับผิดชอบของพนักงาน ไทม์ไลน์ที่เน้นว่าเมื่อใดควรทำและเสร็จสิ้นหลังจากเหตุการณ์ กระบวนการกู้คืนและการสื่อสาร และขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการล่วงหน้าเพื่อป้องกันความสูญเสียเมื่อเกิดเหตุการณ์ (เช่น การประกันภัย ความคุ้มครอง)

คุณสามารถใช้รูปแบบภาพที่นี่เพื่อเน้นแนวทางการดำเนินการ ทุกคนจะเข้าใจได้ง่ายขึ้น

แม่แบบ 1

แม่แบบ2

แบบที่ 3

ขั้นตอนที่ 4: แบ่งปันและรักษาแผน

เมื่อคุณเสร็จสิ้นแผนฉุกเฉิน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนสามารถเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว

ตรวจสอบแผนฉุกเฉินของคุณเป็นครั้งคราวและอัปเดตตามความจำเป็น และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการแจ้งให้พนักงานทราบถึงการเปลี่ยนแปลงด้วย เนื่องจากอาจรวมถึงการอัปเดตบทบาทและความรับผิดชอบของพวกเขาด้วย

คุณคิดอย่างไรกับแผนฉุกเฉิน

นั่นคือวิธีที่คุณจัดทำแผนฉุกเฉินโดยละเอียด ระบุเหตุการณ์สำคัญที่อาจเป็นอันตรายต่อการดำเนินธุรกิจของคุณ จัดลำดับความสำคัญตามผลกระทบและความน่าจะเป็น สร้างแผนปฏิบัติการที่อธิบายสิ่งที่คุณควรทำในกรณีที่เกิดขึ้น และทบทวนและอัปเดตบ่อยๆ

กระบวนการวางแผนฉุกเฉินในองค์กรของคุณเป็นอย่างไร? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง