คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจด้วยเทมเพลต

การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของกระบวนการวางแผนการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ ในระหว่างการวิเคราะห์ คุณจะระบุได้ว่าการหยุดชะงักที่อาจเกิดขึ้นจะส่งผลกระทบต่อหน้าที่หลักของธุรกิจหลักและประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรของคุณอย่างไร

ในโพสต์นี้ เราจะครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ พร้อมกับเทมเพลตที่มีประโยชน์ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเริ่มต้นกระบวนการวางแผนล่วงหน้า

การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจคืออะไร

ตามชื่อที่สื่อถึง กระบวนการ BIA จะระบุการเปิดเผยและผลกระทบของภัยคุกคามหรือการหยุดชะงักต่อหน้าที่ทางธุรกิจของคุณและต่อองค์กรของคุณ

ผลที่ตามมาของการหยุดชะงักดังกล่าวอาจรวมถึงการสูญเสียทางการเงิน การสูญเสียชื่อเสียง และการสูญเสียตำแหน่งทางการแข่งขัน นอกเหนือจากการสูญเสียพนักงานที่อาจเกิดขึ้น การสูญเสียข้อมูล และแม้กระทั่งการสูญเสียการเข้าถึงอาคาร

การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจประกอบด้วยการประเมินหน้าที่ทางธุรกิจที่สำคัญขององค์กร การวิเคราะห์ผลกระทบที่อาจก่อกวนพวกเขา และการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นในการพัฒนากลยุทธ์การกู้คืนโดยใช้ทรัพยากรที่จำเป็นในการกู้คืนและดำเนินการต่อไปในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ .

การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจมักจะประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้ซึ่งจะต้องนำโดยผู้จัดการ BCP (แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ)

• การกำหนดเกณฑ์ผลกระทบทางธุรกิจโดยใช้แบบสอบถาม BIA
• จัดลำดับความสำคัญของแต่ละหน่วยธุรกิจตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้
• รวบรวมผลการวิจัยและการจัดอันดับ
• นำเสนอผลสุดท้ายต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อยืนยันการจำแนกประเภทที่สำคัญและรายการที่มีลำดับความสำคัญ

องค์ประกอบของการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ

BIA ที่ประสบความสำเร็จควรสร้างผลงานดังต่อไปนี้

• รายงานรายละเอียดเกี่ยวกับ
  • จัดลำดับความสำคัญของหน้าที่ทางธุรกิจที่สำคัญ
  • การจำแนกประเภทวิกฤต
  • ขีดจำกัดที่ยอมรับได้
  • ลำดับความสำคัญของการฟื้นฟู

• การวิเคราะห์ผลกระทบ (ทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ) ของหน้าที่ทางธุรกิจที่ไม่พร้อมใช้งาน และปัญหาและความเสียหายที่เกิดจากความไม่พร้อมใช้งาน
• ทรัพยากรขั้นต่ำที่จำเป็นในการกู้คืนฟังก์ชันทางธุรกิจที่สำคัญตามลำดับความสำคัญ

เมื่อใดควรดำเนินการ BIA

สามารถใช้ BIA เมื่อคุณต้องการ

• ประเมินผลกระทบของการหยุดชะงักในการทำงานหรือกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์กร
• กำหนดและทำความเข้าใจขอบเขตของการพึ่งพาการทำงานและการปฏิบัติงานที่สำคัญภายในองค์กร
• กำหนดลำดับความสำคัญและลำดับการทำงานที่หยุดชะงักของธุรกิจหลักและระบบไอทีควรได้รับการฟื้นฟู

ความสำคัญและประโยชน์ของการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ

BIA เป็นกระบวนการประเมินตนเองที่สามารถนำไปสู่ข้อดีดังต่อไปนี้

• ให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับทั้งการตัดสินใจและการรวมเข้ากับแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
• ช่วยระบุกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญที่มีความสำคัญต่อการอยู่รอดขององค์กร และชี้นำความพยายามและทรัพยากรไปสู่สิ่งที่สำคัญ
• ประเมินผลกระทบของการหยุดชะงักต่อการดำเนินธุรกิจหลักหรือกระบวนการภายในองค์กร
• ช่วยให้ทั้งองค์กรมีส่วนร่วมในการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ ในขณะที่ให้หัวหน้าหน่วยธุรกิจแต่ละหน่วยประเมินการดำเนินงานและกำหนดค่าการหยุดทำงาน
• ระบุอุปกรณ์และทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจที่สำคัญและรับรองความพร้อมใช้งาน
• ประเมินผลกระทบที่จะมีต่อรายได้ การสนับสนุนนักลงทุน การบริการลูกค้า ความได้เปรียบทางการแข่งขัน และส่วนแบ่งการตลาด ในกรณีที่ไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ทางธุรกิจที่สำคัญได้
• ช่วยระบุทรัพยากรที่สำคัญซึ่งจำเป็นต่อการรักษาสภาพการทำงานหลักตามปกติในลักษณะที่คุ้มค่า

BIA เทียบกับการประเมินความเสี่ยง

ในขณะที่การประเมินความเสี่ยงพยายามระบุภัยคุกคามที่จะส่งผลกระทบต่อธุรกิจและลดโอกาสเกิดภัยพิบัติ การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจพยายามที่จะสร้างสมดุลที่เหมาะสมที่สุดระหว่างระยะเวลาการกู้คืนและต้นทุน ซึ่งจะช่วยปรับค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับมาตรการรับมือความเสี่ยงและในการกู้คืน ความสามารถ

แม้ว่าการประเมินความเสี่ยงและการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจจะถือเป็นกิจกรรมที่แยกจากกัน แต่สำหรับวัตถุประสงค์ในทางปฏิบัติทั้งหมด ทั้งสองส่วนเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการบริหารความเสี่ยงโดยรวมขององค์กร

BIA เทียบกับการวางแผนการกู้คืนจากภัยพิบัติ

BIA เป็นหนึ่งในขั้นตอนสำคัญในการวางแผนการกู้คืนข้อมูลหลังภัยพิบัติ BIA ใช้ในการประเมินและรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผลกระทบที่แม่นยำของภัยพิบัติที่มีต่อองค์กร BIA ซึ่งระบุหน้าที่ทางธุรกิจที่สำคัญและผลกระทบของการหยุดชะงักที่มีต่อพวกเขา ให้ข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นเพื่อกำหนดกลยุทธ์การกู้คืนจากความเสียหายเพื่อตอบสนองต่อภัยพิบัติ

BIA เทียบกับการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจและการวิเคราะห์ความเสี่ยงเป็นส่วนของการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจ แม้ว่าแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจจะขึ้นอยู่กับข้อมูล การวิเคราะห์ความเสี่ยงและ BIA จะให้ข้อมูลดังกล่าวและวางรากฐานสำหรับแผนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

วิธีดำเนินการ BIA

เราได้ระบุขั้นตอนที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อดำเนินการ BIA อย่างมีประสิทธิภาพ

วางแผนกระบวนการ BIA ของคุณ

การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจเป็นโครงการในตัวเอง และเช่นเดียวกับโครงการทั่วไป จำเป็นต้องมีการวางแผน ด้วยแผนที่เหมาะสมซึ่งกำหนดขอบเขตของการวิเคราะห์ เป้าหมายและวัตถุประสงค์ ทีมงานโครงการ ไทม์ไลน์ งบประมาณ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง คุณจะสามารถดูจนจบได้โดยไม่มีอุปสรรคที่ไม่คาดคิด

ค้นพบเอกสารการจัดการโครงการที่เกี่ยวข้องมากขึ้นด้วยรายการเทมเพลตเอกสารโครงการที่ครอบคลุมของเรา

รวบรวมข้อมูล

เพื่อดำเนินการ BIA อย่างมีประสิทธิภาพ คุณควรมีความคิดโดยตรงและข้อมูลเกี่ยวกับ

• กระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญทำงานอย่างไร
• อินพุตและเอาต์พุตของกระบวนการ
• ทรัพยากรและเครื่องมือที่จำเป็น
• ระยะเวลาของกระบวนการ
• ผู้ใช้ปลายทางของกระบวนการ
• การหยุดชะงักที่อาจเกิดขึ้นกับกระบวนการ
• ผลกระทบทางการเงิน การดำเนินงาน และกฎหมายของภัยคุกคามดังกล่าว

คุณสามารถรวบรวมข้อมูลนี้โดย

• พูดคุยหรือสัมภาษณ์เจ้าของกระบวนการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• การสร้างและแบ่งปันแบบสอบถามการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจเพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับหน้าที่ทางธุรกิจ ระบบสนับสนุน และระบบไอที

ตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูล

ตรวจสอบความถูกต้องและยืนยันความถูกต้องของข้อมูลที่รวบรวมผ่านแบบสอบถามกับเจ้าของกระบวนการทางธุรกิจและผู้ประสานงานหน่วยธุรกิจ

ในขณะที่คุณวิเคราะห์ข้อมูล ให้ระบุหน้าที่ทางธุรกิจที่มีความสำคัญต่อการทำให้ธุรกิจของคุณก้าวไปข้างหน้า ระบุกระบวนการเหล่านี้พร้อมกับทรัพยากรที่จำเป็น เช่น พนักงาน วัตถุดิบ อุปกรณ์ ฯลฯ ที่จำเป็นต่อการดำเนินงานต่อไป กำหนดระยะเวลาและงบประมาณสำหรับการกู้คืน

ด้วยวิธีนี้เมื่อกระบวนการใดกระบวนการหนึ่งหยุดชะงัก คุณจะรู้ว่ากระบวนการใดต้องคืนสถานะก่อน และกำหนดได้อย่างง่ายดายว่าทรัพยากรใดมีความสำคัญอย่างยิ่ง

เอกสารและข้อค้นพบปัจจุบัน

ในระหว่างขั้นตอนนี้ของการวิเคราะห์ คุณต้องเตรียมบทสรุปสำหรับผู้บริหารและรายงาน BIA วัตถุประสงค์ของรายงานการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจคือการให้ข้อมูลเชิงลึกที่จำเป็นซึ่งผู้บริหารระดับสูงต้องการเพื่อพัฒนากลยุทธ์การกู้คืนข้อมูลที่ได้รับการสนับสนุนจากข้อมูล

แม้ว่ารายงานควรรวมลำดับความสำคัญของการกู้คืนที่ได้รับการสนับสนุนจากกราฟข้อมูล แผนภูมิ และภาพประกอบอื่นๆ ให้นำเสนอสิ่งที่ค้นพบ คำแนะนำ และขั้นตอนต่อมาต่อผู้บริหารระดับสูงทั้งในรายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรและด้วยวาจา

ต้องมีการเยี่ยมชมและปรับปรุง BIA อีกครั้งเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจอันเนื่องมาจากการเปลี่ยนแปลงขององค์กรและเทคโนโลยี

เทมเพลต BIA

การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจเปล่า

เทมเพลตรายงานการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ

สามารถช่วยสร้างสรรค์ได้อย่างไรเมื่อดำเนินการ BIA

เครื่องมือภาพเพื่อสื่อสารและทำงานร่วมกันได้ดียิ่งขึ้น

คุณสามารถสร้างอะไรก็ได้ตั้งแต่โฟลว์ชาร์ตอย่างง่ายไปจนถึงโครงสร้างการแบ่งงานที่ซับซ้อนด้วยไลบรารีรูปร่างมาตรฐานของ Crately สำหรับไดอะแกรมมากกว่า 50 ประเภท ไม่ว่าคุณจะทำแผนที่กระบวนการ สร้างสื่อช่วยสำหรับรายงาน BIA ของคุณ หรือรวบรวมแดชบอร์ดสำหรับงานนำเสนอ คุณก็สามารถทำได้บน Creately

รวมศูนย์ข้อมูลทั้งหมดของคุณ

นำข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับกระบวนการทางธุรกิจ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และทีมเข้าสู่ผืนผ้าใบด้วยบันทึกย่อและความสามารถของฐานข้อมูล Creately มีเอกสารเต็มรูปแบบสำหรับทุกรูปร่างบนเวิร์กสเปซ ให้คุณจัดเก็บข้อมูลมากมาย ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนในแผนผังกระบวนการหรือเซลล์ในการลงทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย สร้างแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับทีมของคุณในระหว่างโครงการ BIA ของคุณ

ประสานงานงานทั้งหมดของคุณในที่เดียว

เครื่องมือการจัดการโครงการแบบ Agile ในตัวของ Creately ซึ่งรวมถึงมุมมองโครงการ (เช่น กระดาน Kanban, ไทม์ไลน์, แผนภูมิแกนต์ ฯลฯ) การมอบหมายบทบาท การติดตามความคืบหน้า และการผสานรวม ช่วยให้ทีมสามารถดำเนินโครงการได้อย่างคล่องตัวภายในแอป

การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

ให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมและทำงานร่วมกันเหมือนอยู่ในห้องเดียวกัน ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน การติดตามเมาส์แบบเรียลไทม์ การแสดงตัวอย่างที่ซิงค์ ความคิดเห็นและเธรดการสนทนา การแบ่งปันและการอนุญาตขั้นสูง และประวัติเวอร์ชันเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลง

มีเคล็ดลับเพิ่มเติมเกี่ยวกับการวิเคราะห์ผลกระทบต่อธุรกิจหรือไม่

การดำเนินการวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจอาจใช้เวลานานและต้องใช้ความพยายามอย่างมาก แต่ผลลัพธ์สามารถให้ความรู้และมีคุณค่า ในตอนท้าย คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับองค์กรของคุณและหน้าที่ขององค์กรซึ่งจำเป็นต่อการก้าวไปข้างหน้า

เราหวังว่าคู่มือนี้จะช่วยให้คุณดำเนินการ BIA ที่ประสบความสำเร็จได้

มีเคล็ดลับเพิ่มเติมที่จะแบ่งปันหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง