การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ: ความหมาย ประโยชน์ และเทคนิค

ด้วยคำจำกัดความที่มีอยู่มากมายและหลายวิธีในการดำเนินการ การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ (BPM) อาจทำให้สับสนเล็กน้อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้เริ่มต้น แต่เมื่อคุณลงลึกไป คุณจะรู้ว่าวิธีการส่วนใหญ่แทบไม่มีความแตกต่างกัน บทช่วยสอนการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจนี้จะช่วยให้คุณเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคำจำกัดความ คุณลักษณะ ประวัติเบื้องหลัง BPM ต่างๆ และเราจะพูดถึงเทคนิคการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ ด้วยเช่นกัน

คำจำกัดความของการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

ในบรรดาคำจำกัดความต่างๆ ที่มีอยู่ทางออนไลน์สำหรับการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ มีเพียงไม่กี่คำที่ดึงดูดความสนใจของเรา

• BPM เป็นกลไกในการอธิบายและสื่อสารสถานะปัจจุบันหรืออนาคตที่ตั้งใจไว้ของกระบวนการทางธุรกิจ
• BPM เป็นวิธีการแสดงขั้นตอน ผู้เข้าร่วม และตรรกะในการตัดสินใจในกระบวนการทางธุรกิจ
• BPM เป็นวิธีการปรับปรุงประสิทธิภาพและคุณภาพขององค์กร จุดเริ่มต้นอยู่ในธุรกิจที่นำโดยทุน/กำไร แต่วิธีการนี้ใช้ได้กับกิจกรรมใดๆ ที่จัดขึ้น
• BPM มุ่งหวังที่จะปรับปรุงผลการดำเนินธุรกิจโดยเพิ่มประสิทธิภาพของกิจกรรมการเชื่อมต่อในการจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ
• BPM คือชุดของกิจกรรมสำหรับเป็นตัวแทนของกระบวนการทางธุรกิจในรูปแบบที่เป็นทางการ ซึ่งช่วยให้สามารถวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการเหล่านี้ต่อไปได้
• การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจเป็นการผสมผสานระหว่างขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ เช่น การแมปกระบวนการ การค้นพบกระบวนการ การจำลองกระบวนการ การวิเคราะห์กระบวนการ และการปรับปรุงกระบวนการ

จากข้อเท็จจริงทั้งหมดข้างต้น จึงสามารถสรุปได้ ว่างานในองค์กรหรือองค์กรสำเร็จลุล่วงไปได้ อย่างไร

BPM พัฒนาขึ้นอย่างไร

BPM เกิดขึ้นอย่างรวดเร็วตลอดช่วงสองถึงสามทศวรรษที่ผ่านมา และได้เข้ามาแทนที่แนวทางปฏิบัติด้านประสิทธิภาพขององค์กรแบบเดิม เช่น Time and Motion Study (TMS) หรือ Total Quality Management (TQM) ความต้องการ BPM ดังกล่าวเป็นผลมาจาก

• เพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้ของทุกองค์กร รวมถึงบริการสาธารณะและภาครัฐ
• การใช้ระบบสารสนเทศและการสื่อสารเพิ่มขึ้น
• ความซับซ้อนของธุรกิจสมัยใหม่

BPM ถือได้ว่าเป็นเครื่องมือการจัดการคุณภาพเนื่องจาก I) ลักษณะทางเทคนิค 2) การเน้นกระบวนการ และ 3) วิธีการวิเคราะห์และความรับผิดชอบที่เกิดขึ้นในการปรับปรุงคุณภาพในตลาด การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจมีประโยชน์อย่างมากในการจัดการการเปลี่ยนแปลงขององค์กร

คุณสมบัติการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจที่โดดเด่น

รายการสรุปคุณสมบัติ BPM มีดังนี้

• BPM มักเป็นไดอะแกรมที่แสดงลำดับของกิจกรรม โดยทั่วไปจะแสดงเหตุการณ์ การดำเนินการ และลิงก์หรือจุดเชื่อมต่อ ตามลำดับตั้งแต่ต้นจนจบ
• โดยเน้นไปที่กระบวนการ การกระทำ และกิจกรรม ฯลฯ เป็นหลัก
• โมเดลกระบวนการทางธุรกิจประกอบด้วยทั้งกระบวนการด้านไอทีและกระบวนการด้านบุคลากร
• การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจเป็นแบบข้ามสายงาน ซึ่งมักจะรวมงานและเอกสารของแผนกมากกว่าหนึ่งแผนกในองค์กร
• คุณลักษณะทรัพยากรภายใน BPM ในแง่ของวิธีการประมวลผล
• บุคลากร (ทีม แผนก ฯลฯ) นำเสนอใน BPM ในแง่ของสิ่งที่พวกเขาทำ กับอะไร และโดยปกติเมื่อใดและด้วยเหตุผลใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีความเป็นไปได้หรือตัวเลือกที่แตกต่างกัน ดังในแผนผังลำดับงาน
• การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจอาจรวมถึงกิจกรรมของกระบวนการและระบบขององค์กรภายนอกที่ป้อนเข้าสู่กระบวนการหลัก
• ในการดำเนินงานขององค์กรขนาดใหญ่ โมเดลกระบวนการทางธุรกิจมักจะได้รับการวิเคราะห์และนำเสนอในรายละเอียดมากกว่าในองค์กรขนาดเล็ก เนื่องจากขนาดและความซับซ้อน
• การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจเป็นขอบเขตที่กำหนดโดยเครื่องมือหรือซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ต่างๆ ที่ใช้ในการประยุกต์วิธีการ เครื่องมือเหล่านี้มีวิวัฒนาการไปตามการเปลี่ยนแปลงของเวลา ดังนั้นจึงควรเปิดใจกว้างๆ เกี่ยวกับวิธีการใช้ BPM

ลำดับชั้นของแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

ลำดับชั้นต่อไปนี้ส่วนใหญ่จะใช้ในการสร้างแบบจำลองกระบวนการสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ จัดหมวดหมู่กระบวนการทั้งหมดขององค์กรออกเป็นห้าระดับเพื่อให้ง่ายต่อการปรับปรุงผลลัพธ์

ประวัติการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

ต้นกำเนิดของ BPM มีมานานหลายศตวรรษ มาดูประวัติโดยย่อของมันกันดีกว่า

ในสมัยโบราณ การผลิตในอุตสาหกรรมกระท่อมเกิดขึ้นโดยคนคนหนึ่งทำรายการหนึ่งรายการตั้งแต่ต้นจนจบ เมื่อโรงงานกลายเป็นมาตรฐาน พนักงานจำนวนมากที่ผลิตสินค้าทีละชิ้นได้พิสูจน์แล้วว่าใช้เวลานานและไม่มีประสิทธิภาพ

ในปี ค.ศ. 1776 “กองแรงงาน” อดัม สมิธแย้งว่าการเลิกกระบวนการผลิตและการสร้างงานแปลกๆ จะทำให้กระบวนการง่ายขึ้นและเร็วขึ้น เขาแสดงให้เห็นว่าหากขั้นตอนต่างๆ ของการผลิตเสร็จสิ้นโดยบุคคลต่างๆ ในสายกิจกรรม ผลลัพธ์ก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น กระบวนการทางธุรกิจจึงเกิดขึ้น

ต้นปี 1900 “เวลาและการเคลื่อนไหว” – เมื่อคิดไปข้างหน้า เฟรเดอริค วินสโลว์ เทย์เลอร์ได้รวม “การศึกษาเวลา” ของเขาเข้ากับ “การศึกษาการเคลื่อนไหว” ของแฟรงค์ แอนด์ แอล. กิลเบรธ ซึ่งส่งผลให้เกิดวิธีการจัดการทางวิทยาศาสตร์แบบใหม่ (1911) และ 'เวลาและการเคลื่อนไหว' ที่น่าอับอาย การศึกษา การศึกษาเหล่านี้จัดทำเอกสารและวิเคราะห์กระบวนการทำงานโดยมีเป้าหมายเพื่อลดเวลาที่ใช้และจำนวนการดำเนินการที่เกี่ยวข้องในแต่ละกระบวนการ ปรับปรุงทั้งผลิตภาพและประสิทธิภาพของพนักงาน สิ่งนี้ได้รับการยอมรับอย่างกระตือรือร้นจากนายจ้างและถูกมองด้วยความเห็นถากถางดูถูกและความเป็นปรปักษ์จากคนงาน

ช่วงต้นถึงกลางทศวรรษ 1900 “วิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่ง” – Frank Gilbreth ได้พัฒนาวิธีแรกในการจัดทำเอกสารโฟลว์กระบวนการ เขานำเสนอบทความ 'แผนภูมิกระบวนการ – ขั้นตอนแรกในการค้นหาวิธีหนึ่งที่ดีที่สุด' ให้กับ American Society for Mechanical Engineers (ASME) ในปี 1921 ภายในปี 1947 มาตรฐาน ASME สำหรับแผนภูมิกระบวนการได้รับการยอมรับในระดับสากล โดยใช้สัญกรณ์ดั้งเดิมของ Gilbreth

ในช่วงทศวรรษที่ 1930 ความไม่ลงรอยกับสายการประกอบ ในช่วงทศวรรษแรกของศตวรรษที่ 20 ^' เวลาและการเคลื่อนไหว' เป็นแนวคิดที่คุ้นเคย สอดคล้องกับยุค 'วิทยาศาสตร์' สมัยใหม่ อย่างไรก็ตาม ในปี ค.ศ. 1936 ความหลงไหลได้ก่อตัวขึ้น สะท้อนให้เห็นในภาพยนตร์ของชาร์ลี แชปลินเรื่อง Modern Times ภาพยนตร์เรื่องนี้เสียดสีการผลิตจำนวนมากและสายการผลิต ซึ่งสะท้อนความท้อแท้ทางวัฒนธรรมกับลู่วิ่งที่น่าเบื่อหน่ายของอุตสาหกรรมในช่วงที่เศรษฐกิจตกต่ำครั้งใหญ่ อาจไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่ทฤษฎีการเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและบรรดาผู้ที่ได้ประโยชน์สูงสุดจากทฤษฎีเหล่านี้ ถูกตั้งคำถามหรือวิพากษ์วิจารณ์อย่างรุนแรงกว่าเมื่อวัฏจักรเศรษฐกิจเข้าสู่ภาวะถดถอย

เวิร์กโฟลว์กลางปี ​​1970 – การวิจัยและพัฒนาระบบอัตโนมัติในสำนักงานเจริญรุ่งเรืองระหว่างปี 1975 และ 1985 เทคโนโลยีเวิร์กโฟลว์ผู้เชี่ยวชาญและคำว่า 'เวิร์กโฟลว์' ได้ถูกสร้างขึ้น แม้ว่า BPM จะมีต้นกำเนิดในอดีตในเวิร์กโฟลว์ แต่ก็มีความแตกต่างที่สำคัญสองประการ:

• กระบวนการตามเอกสารที่ดำเนินการโดยบุคคลเป็นจุดสนใจของระบบเวิร์กโฟลว์ ในขณะที่ BPM มุ่งเน้นไปที่ทั้งบุคคลและกระบวนการของระบบ
• เวิร์กโฟลว์เกี่ยวข้องกับกระบวนการภายในแผนก ในขณะที่ BPM จัดการกับกระบวนการที่ครอบคลุมทั้งองค์กร

ในปี 1980 ยุคคุณภาพ – การจัดการคุณภาพหรือคุณภาพโดยรวม (TQM) เป็นทฤษฎีการจัดการที่ทันสมัยและกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งสนับสนุนโดย Deming และ Juran ใช้ครั้งแรกในด้านวิศวกรรมและการผลิต โดยยึดตามปรัชญาไคเซ็นของญี่ปุ่นหรือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง จุดมุ่งหมายคือเพื่อให้บรรลุการปรับปรุงที่เพิ่มขึ้นในกระบวนการของต้นทุน คุณภาพ บริการและความเร็ว

ประเด็นสำคัญของการจัดการคุณภาพโดยรวมได้กลายเป็นกระแสหลักและประสบความสำเร็จในการปรับตัวให้เข้ากับธุรกิจในยุค 2000 การผลิต Six Sigma และ Lean เป็นที่รู้จักกันดีที่สุดสำหรับวิธีการเหล่านี้

ใน ปี 1990 Business Process Re-engineering (BPR)

ในช่วงต้นทศวรรษ 1990 Business Process Re-engineering ปรากฏตัวและเริ่มได้รับแรงผลักดันในชุมชนธุรกิจ ในขณะที่ TQM (ณ จุดนี้กำลังเผชิญกับความนิยมที่ลดลง) มีเป้าหมายเพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจทีละน้อย BPR เรียกร้องให้มีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจและประสิทธิภาพอย่างรุนแรง

ในปี 1993 Michael Hammer และ James Champy ได้พัฒนาแนวคิดในหนังสือ 'Re-engineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution' พวกเขาระบุว่ากระบวนการนี้เป็นการปฏิวัติ ดำเนินไปอย่างรวดเร็วและรุนแรง มากกว่าที่จะเป็นวิวัฒนาการและเพิ่มขึ้นทีละน้อย ประสบความสำเร็จอย่างมาก โดยองค์กรและที่ปรึกษาต่างน้อมรับด้วยความเร่าร้อน อุตสาหกรรมการรื้อปรับโครงสร้างใหม่เติบโตและมีชัยก่อนที่จะเริ่มเสื่อมโทรม

ในช่วงปลายทศวรรษ 1990 BPR ที่เป็นแนวทางทั้งองค์กรไม่ได้รับความนิยมอย่างมาก ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าใช้เวลานานเกินไปสำหรับองค์กรส่วนใหญ่ ดังนั้นจึงดำเนินการได้ไม่ดีและถูกกีดกันจากแนวทางทั้งองค์กร

นักวิจารณ์เกี่ยวกับวิธีการ 'ไม้กวาดใหม่' อย่างสมบูรณ์นี้จะกล่าวว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะเริ่มต้นจากกระดานชนวนที่สะอาดในองค์กรที่จัดตั้งขึ้นแล้ว การวิพากษ์วิจารณ์อื่น ๆ คือการลดทอนความเป็นมนุษย์และกลไกโดยเน้นที่การกระทำมากกว่าคน (เทย์เลอร์ริสม์)

ประเด็นสำคัญคือ มีความเกี่ยวข้องกับคำว่า 'การชะลอ', 'การปรับโครงสร้าง' และ 'การลดขนาด' ขององค์กร ซึ่งทั้งหมดรวมกันเป็นคำสละสลวยสำหรับการเลิกจ้าง ไม่ใช่สิ่งที่แฮมเมอร์และแชมปีคิดไว้

ในปี 2000 การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ (BPM)

หลักการที่ดีที่สุดของการรื้อปรับกระบวนการทางธุรกิจใหม่ยังคงมีอยู่ใน BPM ในระดับที่รุนแรงน้อยกว่า โหดร้ายน้อยกว่า และสามารถจัดการได้มากขึ้น เมื่อเรียนรู้บทเรียนแล้ว การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจก็สามารถทำได้และได้ผล แต่ต้องได้รับการปฏิบัติด้วยความระมัดระวัง กุญแจสำคัญในการดำเนินการ เมื่อมีการดำเนินการและดำเนินการอย่างละเอียดอ่อนและครอบคลุม จะส่งผลดีต่อทั้งบริษัทและพนักงาน

สำหรับพนักงานที่จมน้ำตายในการบริหาร ส่วนใหญ่ทำซ้ำหรือกลับเข้าไปในหลายฐานข้อมูล BPM อาจเป็นสิ่งที่ดี สามารถเพิ่มเวลาว่างให้กับงาน 'มูลค่าเพิ่ม' ที่เพิ่มขีดความสามารถและให้ผลตอบแทน: การพูดและการฟังลูกค้า การตัดสินใจ หรือทำในสิ่งที่พวกเขาทำได้ดี แทนที่จะจัดการกับหน้าที่ที่น่าเบื่อและไร้ความหมาย

BPM มีประสิทธิภาพเช่นเดียวกับวิธีการอื่นๆ ในมือที่ไม่ถูกต้อง มันสามารถหายใจไม่ออกและขัดขวางองค์กรและผู้คน เครื่องมือไม่ได้สร้างผลลัพธ์ สิ่งที่สำคัญคือ วิธีที่คุณใช้มัน

เทคนิคการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ

ใน Implementing Business Process Modeling มีเทคนิคมากมายที่ได้รับการทดลองและทดสอบตลอดหลายปีที่ผ่านมา บางคนอาจมีข้อเสียเล็กน้อยและบางส่วนได้รับการพิสูจน์แล้วว่าประสบความสำเร็จ

1. เทคนิคผังงาน
2. ไดอะแกรมการไหลของข้อมูล—เทคนิคของ Yourdon
3. แผนภาพแสดงบทบาทกิจกรรม (RAD)
4. ไดอะแกรมการโต้ตอบบทบาท (RID)
5. แผนภูมิแกนต์
6. คำจำกัดความแบบบูรณาการสำหรับการสร้างแบบจำลองฟังก์ชัน (IDEF)
7. Petri-nets สี (CPN)
8. วิธีการเชิงวัตถุ (OO)
9. เทคนิคเวิร์กโฟลว์
10. การจำลอง
11. สัญกรณ์การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ (BPMN)
12. แผนภาพกิจกรรม UML

มุมมองโดยละเอียดของ เทคนิค BPM ข้างต้นจะกล่าวถึงในบทความถัดไปของเรา Creately สนับสนุนเทคนิคส่วนใหญ่ที่กล่าวถึงในรายการด้านบน

ความคิดของคุณเกี่ยวกับบทช่วยสอนการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจนี้

ความคิดเห็นของคุณคือสิ่งที่ทำให้เราก้าวต่อไปและช่วยให้เราตอบสนองเนื้อหาของเราเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณได้ดียิ่งขึ้น หากคุณมีคำถามใดๆ เกี่ยวกับบทความนี้ โปรดแสดงความคิดเห็น แล้วเราจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด

และคอยติดตามบทความต่อไปที่เราจะกล่าวถึงเทคนิค BPM ต่างๆ โดยละเอียด

แบบฝึกหัดแผนภาพเพิ่มเติม

• บทช่วยสอนแผนภาพลำดับ: คู่มือฉบับสมบูรณ์พร้อมตัวอย่าง
• Ultimate Flowchart Guide (คู่มือ Flowchart ฉบับสมบูรณ์พร้อมตัวอย่าง)
• ใช้ Case Diagram Tutorial (คำแนะนำพร้อมตัวอย่าง)