ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ | #47 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ
เผยแพร่แล้ว: 2023-03-23ดัชนีคำศัพท์ท้ายเล่ม PMBOK มีมากถึง 22 รายการสำหรับการเปลี่ยนแปลงโครงการ ช่วงเหล่านี้มีตั้งแต่ต้นทุนและวัฒนธรรมการเปลี่ยนแปลงในองค์กรไปจนถึงคำขอเปลี่ยนแปลง อะไรทำให้การเปลี่ยนแปลงมีความสำคัญมากในโครงการ และจะจัดการกับมันอย่างไร การจัดการการเปลี่ยนแปลงคืออะไร?
จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร? – สารบัญ:
- การแนะนำ
- การเปลี่ยนแปลงและการจัดการการเปลี่ยนแปลงคืออะไร?
- พื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- การเปลี่ยนแปลงระหว่างการวางแผนโครงการ
- การเปลี่ยนแปลงระหว่างการดำเนินโครงการ
- แหล่งที่มาของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- ภายนอก
- ภายใน
- สรุป
การแนะนำ
การเปลี่ยนแปลงระหว่างโครงการแทบจะเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่หลายๆ องค์กรก็ยังมองข้ามความชัดเจนดังกล่าวไป แม้ว่าจะมีอายุการใช้งานยาวนาน ไม่ว่าจะเป็นสามเดือน หนึ่งปีหรือสามโครงการ แต่แต่ละโครงการก็มีปัจจัยเสี่ยงที่อาจส่งผลให้ผู้จัดการโครงการเจรจาต่อรองการดำเนินการใหม่กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ในทางกลับกัน หากทีมงานโครงการเรียนรู้บทเรียนอย่างต่อเนื่องจากงานที่ทำอยู่ การปรับปรุงและเปลี่ยนแปลงในการจัดองค์กรของงานอันเป็นผลมาจากความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียก็อาจเกิดขึ้นได้เช่นกัน
การเปลี่ยนแปลงและการจัดการการเปลี่ยนแปลงคืออะไร?
PMBOK กำหนดการเปลี่ยนแปลงเป็น:
“การแก้ไขส่วนประกอบของแผนการจัดการโครงการ เอกสารโครงการ การส่งมอบที่ควบคุมได้อย่างเป็นทางการ”
ซึ่งอาจรวมถึงการปรับเปลี่ยนเกี่ยวกับ:
- วัตถุประสงค์ของโครงการ
- ลำดับความสำคัญ
- กำหนดการ,
- เหตุการณ์สำคัญของโครงการหรือ
- การแบ่งงานในทีมงานโครงการ
ในทางกลับกัน การจัดการการเปลี่ยนแปลงหมายถึง:
“แนวทางที่ครอบคลุม เป็นวัฏจักร และมีโครงสร้างสำหรับการเปลี่ยนผ่านบุคคล กลุ่ม และองค์กรจากสถานะปัจจุบันไปสู่สถานะในอนาคตด้วยผลประโยชน์ทางธุรกิจที่ตั้งใจไว้”
แต่ส่วนใดของโครงการที่ผู้จัดการโครงการควรให้ความสนใจมากที่สุดเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการจัดการการเปลี่ยนแปลง
พื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
การเปลี่ยนแปลงในโครงการสามารถเกิดขึ้นได้ในทุกขั้นตอนของวงจรชีวิต แต่คุณควรให้ความสนใจมากที่สุดกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นระหว่างขั้นตอนการวางแผนและการดำเนินโครงการ
การเปลี่ยนแปลงระหว่างการวางแผนโครงการ
ตาม PMBOK ในขั้นตอนการวางแผน ทีมงานโครงการร่วมกับผู้จัดการโครงการควรเตรียมโครงร่างของกระบวนการสำหรับการปรับกิจกรรมปัจจุบันให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงและการพัฒนาที่เกิดขึ้นใหม่ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือพวกเขาต้องวางแผนว่าจะดำเนินการอย่างไร ซึ่งอาจรวมถึง:
- การปรับเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์
- การปรับรูปแบบลำดับความสำคัญของงานที่รวมอยู่ในงานในมือ และแม้แต่การฉายภาพสำหรับการแก้ปัญหาที่รุนแรงเช่น
- ปรับเปลี่ยนเป้าหมายหลักของโครงการ
การเปลี่ยนแปลงระหว่างการดำเนินโครงการ
การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นระหว่างขั้นตอนการดำเนินโครงการควรเป็นไปตามวิธีการที่นำมาใช้ตามลำดับ:
- Waterfall – การปรับเปลี่ยนต้องมีกระบวนการอนุมัติอย่างเป็นทางการและการแก้ไขเอกสารโครงการ
- อไจล์ – เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการโดยธรรมชาติ และได้รับการแนะนำอย่างต่อเนื่องโดยการอัปเดตงานในมือและปรับกิจกรรมของทีม
- Scrum – ในฐานะหนึ่งในระเบียบวิธีแบบ Agile Scrum ยังถือว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ก่อนที่จะดำเนินมาตรการ ทีมต้องบรรลุเป้าหมายของ Sprint ที่เริ่มต้น
- Prince2 – ที่นี่ แผนโครงการควรกำหนดไว้อย่างรอบคอบตั้งแต่เริ่มต้น และเปลี่ยนแปลงให้น้อยที่สุดโดยการออกแบบ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องทำการเปลี่ยนแปลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดทำเอกสารอย่างถูกต้องและปรึกษาผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
ผู้จัดการโครงการต้องตระหนักว่าการปรับเปลี่ยนทั้งหมดจะส่งผลต่อองค์ประกอบอื่นๆ ของโครงการ ซึ่งบางครั้งอาจคาดเดาไม่ได้ ตัวอย่างเช่น การแนะนำโซลูชันทางเทคนิคที่ทำให้งานหนึ่งง่ายขึ้นอาจทำให้การดำเนินการงานอื่นซับซ้อนขึ้นอย่างมาก ซึ่งจะเป็นการเพิ่มต้นทุน การเปลี่ยนแปลงขอบเขตของงาน และส่งผลต่อคุณภาพของการดำเนินการในที่สุด
แหล่งที่มาของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
เมื่อการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและความสร้างสรรค์ของนวัตกรรมเพิ่มขึ้นตามที่คาดการณ์ไว้ การปรับเปลี่ยนสามารถเปลี่ยนแปลงเกือบทุกขอบเขตของการปฏิบัติงาน แหล่งที่มาของพวกเขาแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก:
- ภายนอก – มาจากภายนอกทีมโครงการ และ
- ภายใน - เป็นผลมาจากกระบวนการที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงานเฉพาะ
ภายนอก
แหล่งที่มาภายนอกของการเปลี่ยนแปลงการออกแบบที่พบมากที่สุดคือ:
- การเปลี่ยนแปลงความต้องการของลูกค้า ความต้องการของลูกค้าเป็นองค์ประกอบสำคัญของทุกโครงการ พวกเขาสามารถเปลี่ยนแปลงได้เนื่องจากการพัฒนาในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ การเกิดขึ้นของความต้องการใหม่หรือการแข่งขัน เมื่อความต้องการของลูกค้าเปลี่ยนไป ผู้จัดการโครงการต้องวิเคราะห์อย่างรอบคอบว่าอาจส่งผลต่อโครงการอย่างไร และเป็นไปได้หรือไม่ที่จะปรับเปลี่ยนโดยไม่สูญเสียคุณภาพ เวลา หรือต้นทุน ตัวอย่างเช่น ถ้าไคลเอ็นต์ตัดสินใจที่จะสร้างข้อกำหนดของส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ใหม่ มันอาจปรับโครงสร้างรหัสใหม่ ซึ่งอาจทำให้จัดระเบียบตารางเวลาใหม่และเพิ่มค่าใช้จ่ายได้
- ตัดงบประมาณ. การลดงบประมาณอาจเป็นผลมาจากสถานการณ์ทางการเงินที่ยากลำบากขององค์กร การเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญ หรือการเกิดขึ้นของโครงการใหม่ ในกรณีของการตัดงบประมาณ Project Manager จะต้องพยายามบรรลุเป้าหมายด้วยค่าใช้จ่ายที่น้อยลง นี่อาจหมายถึง:
- การลดขอบเขตของงาน
- ทำให้กำหนดการสั้นลง
- ลดขนาด,
- การใช้เอาท์ซอร์ส หรือ
- การใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ขององค์กรในลักษณะอื่น
- การเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ การปรับเปลี่ยนที่นำมาใช้ในกฎหมาย การเกิดขึ้นของแนวโน้มใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงของคู่แข่งสามารถส่งผลกระทบต่อวัตถุประสงค์ของโครงการหรือความต้องการของลูกค้า ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงที่คาดเดาได้ยาก ผู้จัดการโครงการต้องกำหนดมาตรการตอบโต้เพื่อลดผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงที่มีต่อโครงการและเพิ่มประสิทธิภาพในการบรรลุวัตถุประสงค์
ภายใน
การเปลี่ยนแปลงภายในเกิดจากปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับงาน ที่สำคัญที่สุด ได้แก่ :
- การเรียนรู้ของสมาชิกในทีม การเปลี่ยนแปลงภายในโครงการอาจเกิดจากกระบวนการที่สมาชิกในทีมได้รับความรู้ใหม่ ยิ่งทีมมีประสบการณ์มากเท่าไหร่ พวกเขาก็ยิ่งมีแนวโน้มที่จะพัฒนาทักษะที่จะช่วยให้พวกเขาทำงานได้ดีขึ้นเท่านั้น
- ความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้าและผลิตภัณฑ์เฉพาะ ในระหว่างโครงการ ความเข้าใจในความคาดหวังของผู้ใช้ของทีมอาจเพิ่มขึ้น สิ่งนี้อาจส่งผลให้เกิดความปรารถนาที่จะเปลี่ยนขอบเขตของงานหรือปรับเทคโนโลยีให้ตรงกับความต้องการที่ระบุของลูกค้า ตัวอย่างเช่น หลังจากดำเนินการสำรวจผู้ใช้ ทีมงานโครงการอาจตัดสินใจแนะนำฟังก์ชันการทำงานใหม่ที่ได้รับการร้องขอจากผู้คนที่ทำการสำรวจ
- เปลี่ยนองค์กรของการทำงานหลังจากเรียนรู้จากเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน อันเป็นผลมาจากการได้รับความรู้ใหม่ ๆ ความคิดอาจปรากฏขึ้นสำหรับการปรับปรุงกระบวนการ การแนะนำโซลูชันที่เป็นนวัตกรรมใหม่ หรือการปรับเปลี่ยนตารางเวลา ด้วยการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน ทีมงานโครงการสามารถระบุข้อผิดพลาดรวมถึงการปรับปรุงที่เป็นไปได้ จากนั้นทำการแก้ไขเพื่อให้งานเร็วขึ้น ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจพบว่าเครื่องมือการจัดการโครงการต่างๆ เหมาะสมกว่าสำหรับการปรับปรุงกระบวนการและเพิ่มผลผลิต
ตัวอย่างคือเมื่อโปรแกรมเมอร์สังเกตเห็นว่าโค้ดของเขาไม่สามารถอ่านได้มากนัก และตัดสินใจที่จะลองเขียนโค้ดใหม่ทั้งหมด ในที่สุดเขาสามารถเสนอการแก้ไขที่จะส่งผลดีต่อคุณภาพของโครงการ
สรุป
การจัดการการเปลี่ยนแปลงมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ การเปลี่ยนแปลงโครงการเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้และเกิดจากแหล่งที่มาทั้งภายนอกและภายใน ขึ้นอยู่กับระยะของวงจรชีวิตโครงการ คุณควรวางแผนที่เหมาะสมเพื่อปรับกิจกรรมปัจจุบันให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น การจัดการการเปลี่ยนแปลงจำเป็นต้องมีกระบวนการที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารและการประสานงานระหว่างทีมงานโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ดังนั้น Project Manager จึงต้องขันน็อตให้แตก: เพื่อให้คงความยืดหยุ่นและเปิดรับการเปลี่ยนแปลง แต่ในขณะเดียวกันก็อยู่ในการควบคุมเพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบด้านลบต่อโครงการ
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์
ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง
คำถามที่สำคัญที่สุด
คำขอเปลี่ยนแปลงคืออะไร?
คำขอเปลี่ยนแปลงเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่อธิบายถึงการเปลี่ยนแปลงที่เสนอในโครงการ เอกสารนี้สามารถจัดทำโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงสมาชิกในทีมโครงการ ลูกค้า หรือผู้บริหารขององค์กร คำขอเปลี่ยนแปลงควรมีคำอธิบายของการเปลี่ยนแปลงที่เสนอ เหตุผลสำหรับความต้องการ ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นกับโครงการ และแนวทางแก้ไขที่เสนอ
ขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการจัดการการเปลี่ยนแปลงโครงการคืออะไร
ในการจัดการการเปลี่ยนแปลง สิ่งสำคัญอันดับแรกและสำคัญที่สุดคือการวางแผนกระบวนการปรับกิจกรรมปัจจุบันให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ผู้จัดการโครงการกำหนดวิธีดำเนินการเปลี่ยนแปลงตลอดจนพยายามคาดการณ์ผลกระทบต่อส่วนที่เหลือของโครงการ หลังจากดำเนินการดังกล่าวแล้ว เขาหรือเธอควรติดตามและควบคุมกระบวนการเปลี่ยนแปลงตลอดจนอัปเดตเอกสารโครงการ
เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:
- โครงการคืออะไร?
- การจัดการโครงการคืออะไร?
- วิธีการจัดการโครงการ?
- วิธีการจัดการโครงการ
- ประเภทของโครงการ
- 4 ตัวอย่างโครงการ
- การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
- พื้นที่กิจกรรมโครงการ
- ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
- เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
- ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
- วงจรชีวิตของโครงการ
- วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
- เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
- ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
- ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
- ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
- จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
- การดำเนินโครงการ
- จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
- ความสำคัญของการปิดโครงการ
- ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
- 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
- งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
- ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
- จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
- หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
- จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
- โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
- จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
- ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
- ประเภทของการประชุมโครงการ
- การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
- เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
- จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
- การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
- การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
- จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
- ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
- แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
- จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
- การบริหารเวลาในโครงการ
- จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
- กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
- การตลาดโครงการ
- ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
- โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
- อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ