รายการตรวจสอบสำหรับการดำเนินการ ERP ที่ประสบความสำเร็จและปลอดภัย: ความท้าทายและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

การใช้งาน ERP นั้นไม่ค่อยจะสมบูรณ์แบบนัก แต่ด้วยการวางแผนและความเข้าใจอย่างรอบคอบ คุณจึงมั่นใจได้ว่ามันเหมาะกับไทม์ไลน์และงบประมาณของคุณ อาจดูน่ากลัว แต่การใช้รายการตรวจสอบด้านล่างจะทำให้กระบวนการดำเนินไปอย่างราบรื่น

ความคาดหวังสูงสุดของ ERP ของทุกธุรกิจ

ทุกวันนี้ โซลูชันซอฟต์แวร์ ERP พร้อมใช้งานสำหรับธุรกิจเกือบทุกประเภท โดยทั่วไป แต่ละบริษัทมีความคาดหวังเฉพาะของตนเองจากซอฟต์แวร์ ERP

• กระบวนการทางธุรกิจที่คล่องตัว: การทำให้กระบวนการทางธุรกิจ เป็นแบบอัตโนมัติและบูรณาการ ระบบ ERP จะเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุนแรงงานและเวลา เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น จำเป็นต้องอัพเกรดระบบของบริษัทเพื่อให้ใช้แรงงานน้อยลง จะช่วยให้สมาชิกในทีมมีเวลามากขึ้นในการจัดการข้อร้องเรียนที่ซับซ้อน แทนที่จะตอบคำถามง่ายๆ ทีละข้อ

• การวิเคราะห์ข้อมูลที่ดีขึ้น: ERP ถูกคาดหวังให้เปลี่ยนวิธีที่ธุรกิจรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารและผู้นำระบุข้อมูลเชิงลึกของการดำเนินธุรกิจทั้งหมดได้อย่างแม่นยำอย่างรวดเร็ว

• การดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น: ระบบ ERP ที่ทันสมัยช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพทางธุรกิจโดยการทำงานร่วมกันได้เร็วและง่ายขึ้น คุณสามารถตอบสนองความต้องการของคู่ค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณด้วยระบบ ERP และสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและขวัญกำลังใจโดยการทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ

ความท้าทายในการใช้งาน ERP ที่สำคัญที่ผู้บริหารเผชิญอยู่

ความท้าทายในการใช้งาน ERP ที่อาจทำให้ฝ่ายบริหารและผู้ใช้มีช่วงเวลาที่ยากลำบาก หากปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล

• ได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารระดับสูง

  การนำ ERP ไปใช้มักใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ เนื่องจากการตอบสนองช้าจากหน่วยงานระดับสูง ผู้บริหารระดับสูงต้องมีส่วนร่วมอย่างสมบูรณ์ในกระบวนการปรับใช้ ERP ที่ปลอดภัย

• กระบวนการบูรณาการ

  เมื่อนำแอปพลิเคชัน ERP ไปใช้ ความท้าทายหลักประการหนึ่งคือการกำหนดกระบวนการที่จะรวมเข้าด้วยกัน เป็นเรื่องปกติที่บริษัทที่มีหลายแผนกจะเผชิญกับความท้าทายประเภทนี้

• การฝึกอบรมที่เหมาะสม

  การให้ความรู้แก่พนักงานเกี่ยวกับระบบ ERP ใหม่เป็นสิ่งสำคัญทั้งก่อนและหลังการใช้งาน ในช่วงเริ่มต้น พนักงานอาจไม่พอใจการนำซอฟต์แวร์ ERP ใหม่มาใช้ อย่างไรก็ตาม การฝึกอบรมและแรงจูงใจที่เพียงพอสามารถแก้ไขปัญหาได้

• ความท้าทายในการโยกย้ายข้อมูล

  เนื่องจากระบบ ERP กำลังเข้ามาแทนที่ระบบเดิม จึงทำให้เกิดความท้าทายในการโยกย้ายข้อมูล อาจมีความไม่ลงรอยกันระหว่างข้อมูลของระบบเดิมและระบบ ERP

  แผนการดำเนินงานที่เหมาะสมสามารถเอาชนะปัญหานี้ได้ การทำเช่นนี้จะทำให้คุณเข้าใจถึงการปรับเปลี่ยนต่างๆ ที่อาจจำเป็นสำหรับระบบใหม่ได้ดีขึ้น

• ปัญหาความยืดหยุ่น

  ระบบ ERP บางครั้งไม่ยืดหยุ่นเพียงพอ หมายความว่าไม่สามารถตั้งค่าตามกระบวนการทางธุรกิจปัจจุบันได้ บริษัทในเวลานี้จำเป็นต้องก้าวถอยหลังและปรับให้เข้ากับความต้องการของระบบ ERP คุณสามารถขจัดปัญหาดังกล่าวได้โดยการเลือกซอฟต์แวร์ ERP ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

• ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการและอัปเกรด ERP

  จำเป็นต้องอัปเกรดระบบ ERP บ่อยครั้งเพื่อให้ทันกับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไป นี่คือจุดที่ผู้ขายมีบทบาทสำคัญ มองหาผู้จำหน่ายที่เสนอการอัปเดตฟรีโดยไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง ณ เวลาที่ซื้อ

• การยอมรับของผู้ใช้ล่าช้า

  แม้ว่าจะมีการฝึกอบรมที่เหมาะสม พนักงานบางคนอาจยังพบว่าเป็นการยากที่จะปรับตัวด้วยซอฟต์แวร์ ERP ใหม่ ดังนั้น กระบวนการดำเนินการสามารถวางแผนในลักษณะที่กำหนดเองได้

• ข้อกำหนดฮาร์ดแวร์

  เพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบ ERP อาจต้องใช้ฮาร์ดแวร์ขั้นสูง ดังนั้นจึงแนะนำให้ลงทุนในฮาร์ดแวร์ที่เหมาะสมสำหรับระบบ ERP ที่ผู้ใช้ตั้งใจจะนำไปใช้

การอ่านที่แนะนำ: รายชื่อซอฟต์แวร์ ERP ฟรีและโอเพ่นซอร์สที่ดีที่สุดในอินเดีย

ข้อควรพิจารณาในการจัดซื้อซอฟต์แวร์ ERP

คุณพร้อมที่จะลงทุนในซอฟต์แวร์ ERP ที่ดีหรือไม่? รอสักครู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้พิจารณาปัจจัยเหล่านี้เพื่อการใช้งานที่ราบรื่น

กรอบเวลา

• ไทม์ไลน์ที่คาดหวังสำหรับการใช้งาน ERP ที่ประสบความสำเร็จและปลอดภัยคืออะไร?
• กำหนดการโดยละเอียดจะมีลักษณะอย่างไร
• จะต้องจัดหาทรัพยากรใดบ้างและเมื่อใด
• การหยุดชะงักในการปฏิบัติงานอาจเกิดขึ้นที่ใด และเมื่อใด

การปรับแต่ง

• สามารถคาดหวังการปรับแต่งจากระบบได้มากน้อยเพียงใด?
• ผู้ให้บริการเข้าใจความต้องการและกระบวนการทางธุรกิจของคุณอย่างแท้จริงหรือไม่?

การบริหารโครงการ

• โครงการของคุณจะถูกจัดการโดยผู้ให้บริการอย่างไร?
• คุณจะได้รับการติดต่อเพียงจุดเดียวที่มีประสบการณ์และตอบสนองหรือไม่?
• สมาชิกคนใดในทีมของคุณจะต้องมีส่วนร่วมในกระบวนการดำเนินการ?

การใช้งาน

• การนำ ERP ไปใช้ที่ประสบความสำเร็จและปลอดภัยต้องอาศัยการนำผู้ใช้ไปใช้อย่างมาก
• ประเมินความสัญชาตญาณของแอปพลิเคชันและความง่ายในการใช้งานในบทบาทต่างๆ

ค่าสมัครสมาชิก

• โครงสร้างต้นทุนของการจัดเตรียมการสมัครสมาชิกคืออะไร?
• ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าเท่าไหร่
• ค่าใช้จ่ายรายเดือนคืออะไรและมีความยืดหยุ่นหรือไม่?

ต้นทุนโครงการ

• มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องหรือไม่?
• มีอะไรที่คุณควรระมัดระวังเป็นพิเศษเพื่อทำความเข้าใจขอบเขต ERP ของคุณหรือไม่

การโยกย้ายข้อมูล

• อะไรคือสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับการโยกย้ายข้อมูลที่มีอยู่ของคุณ?
• คุณมีความร่วมมือกับผู้ให้บริการ ERP ของคุณในการประเมินความท้าทายที่เกี่ยวข้องกับการย้ายข้อมูลจากระบบเดิม การลบข้อมูลที่ล้าสมัยหรือซ้ำซ้อน ข้อมูลการล้างข้อมูล และอื่นๆ หรือไม่

การบำรุงรักษาและการอัปเดต

• คุณจะทำการปรับเปลี่ยนระบบ ERP ได้อย่างไรเมื่อใช้งานแล้ว?
• กิจกรรมใดบ้างที่ต้องการความช่วยเหลือจากผู้ให้บริการหรือโปรแกรมเมอร์หรือที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ?

การฝึกอบรม

• มีการสาธิตหรือแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมหรือไม่?
• มีค่าใช้จ่ายอะไรหรือให้ฟรีหรือไม่?

วงจรชีวิตหรือเฟสการใช้งาน ERP

ความเข้าใจอย่างยุติธรรมเกี่ยวกับขั้นตอนการใช้งาน ERP เหล่านี้จะช่วยในการวางแผนและดำเนินการได้ดียิ่งขึ้น

• ขั้นตอนที่ 1: การเลือกแพ็คเกจ

  ก่อนอื่น คุณต้องเลือกซอฟต์แวร์ ERP ที่เหมาะกับธุรกิจของคุณพร้อมโมดูลที่จำเป็นทั้งหมด มีตัวเลือกมากมายในตลาด และการเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณอาจเป็นเรื่องท้าทาย ขั้นตอนนี้ช่วยขจัดโมดูล ERP ที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ

• ขั้นตอนที่ 2: การวางแผนโครงการ

  ควรมีการวางแผนโครงการอย่างเหมาะสมก่อนเปิดตัวเพื่อหลีกเลี่ยงความประหลาดใจใดๆ ในกระบวนการดำเนินการ ตั้งแต่การเลือกทรัพยากรที่เหมาะสมไปจนถึงการมอบหมายงาน การวางแผนมีความสำคัญต่อการนำ ERP ไปใช้งานที่ประสบความสำเร็จ

• ขั้นตอนที่ 3: การวิเคราะห์ GAP

  อีกขั้นตอนที่สำคัญในวงจรการใช้งาน ERP คือการวิเคราะห์ GAP เพื่อวิเคราะห์ระบบปัจจุบันขององค์กร คุณสามารถระบุได้อย่างง่ายดายว่ากระบวนการใดในการวางแผนทรัพยากรองค์กรของคุณต้องได้รับการเอาใจใส่มากที่สุด

• ขั้นตอนที่ 4: วิศวกรรมใหม่

  เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของกระบวนการ วิศวกรรมใหม่ถูกนำมาใช้ มันเกี่ยวข้องกับการสลับและการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ตามการวางแผนโครงการและการวิเคราะห์ช่องว่าง

• ขั้นตอนที่ 5: การฝึกอบรม

  เนื่องจากการนำระบบใหม่มาใช้ พนักงานจะต้องได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสมก่อนจึงจะสามารถใช้งานได้อย่างราบรื่น

• ขั้นตอนที่ 6: การทดสอบ

  นี่เป็นอีกหนึ่งขั้นตอนที่สำคัญในวงจรชีวิตของการนำ ERP ไปใช้งาน โดยพื้นฐานแล้ว การทดสอบจะดำเนินการเพื่อระบุข้อผิดพลาดเพื่อให้สามารถแก้ไขได้ก่อนที่จะดำเนินการตามขั้นตอนการสมัครจริง

• ขั้นตอนที่ 7: การสมัคร

  อยู่ในช่วงนี้ที่ระบบ ERP ถูกใช้งานจริง หลังจากรวบรวม วิเคราะห์ และแปลงข้อมูลทั้งหมดเพื่อป้อนเข้าสู่ระบบใหม่ ระบบเก่าจะถูกยกเลิกและแทนที่ด้วยระบบใหม่

• ขั้นตอนที่ 8: การบำรุงรักษา

  เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของวงจรชีวิต ERP การบำรุงรักษาจึงเป็นขั้นตอนสุดท้าย หลังจากใช้ระบบใหม่แล้ว พนักงานที่ทำงานอยู่ในระบบควรติดตามความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีล่าสุด นอกจากนี้ พนักงานควรทำความคุ้นเคยกับขั้นตอนที่จำเป็นในการอัพเกรดระบบและใช้งานต่อไปได้

การอ่านที่แนะนำ: รายชื่อซอฟต์แวร์ ERP ที่ดีที่สุดสำหรับอสังหาริมทรัพย์ในอินเดีย

รายการตรวจสอบการใช้งาน ERP ที่ประสบความสำเร็จและปลอดภัย

ปฏิบัติตามรายการตรวจสอบการนำ ERP ไปใช้เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดในทุกขั้นตอน

วางแผน

• โพสต์การซื้อ พัฒนาทีมโครงการสำหรับการนำ ERP ไปใช้
• ระบุปัญหาทั่วไปและขั้นตอนที่ไม่จำเป็นในกระบวนการทางธุรกิจโดยจัดทำเอกสารและประเมินสถานะปัจจุบัน
• จัดการประชุมประจำและการโทรแจ้งกำหนดการ
• ระบุขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการนำ ERP ไปใช้อย่างปลอดภัยก่อนที่คุณจะเริ่มพัฒนาแผนโครงการของคุณ

เตรียมตัว

• ทีมงานโครงการ ERP ควรสรุปแผนโครงการ
• ตรวจสอบความพร้อมของแผนโครงการในการดำเนินการโดยได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการอำนวยการและทีมงานโครงการ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลสะอาดและเข้ากันได้กับระบบ ERP ใหม่โดยการพัฒนากลยุทธ์การย้ายข้อมูล
• เตรียมกลยุทธ์การสำรองข้อมูลและแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจสำหรับข้อมูล
• กำหนดกลยุทธ์การเปิดใช้งานผู้ใช้เพื่อฝึกอบรมผู้ใช้และกลุ่มผู้ใช้ทั้งหมด

รถไฟ

• ดำเนินการฝึกอบรมผู้ใช้ปลายทางตามแผนการฝึกอบรมตามที่กำหนดไว้ในแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง
• ควรมีการประชุมการเปลี่ยนแปลงลูกค้ากับผู้ขายหลังจากการฝึกอบรมเพื่อช่วยลูกค้าในการปรับใช้และเป็นเจ้าของระบบใหม่

ติดตั้ง

• ติดตั้งซอฟต์แวร์ ERP ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทางธุรกิจใหม่ที่พัฒนาขึ้นจากกระบวนการวางแผน
• เริ่มการย้ายข้อมูลคงที่เริ่มต้น
• หากจำเป็น ให้เตรียมโครงสร้างพื้นฐานด้านโฮสติ้งและฮาร์ดแวร์ และสร้างแผนสำหรับการแบ่งปันข้อมูลระหว่างแผนกต่างๆ
• เสร็จสิ้นการติดตั้งซอฟต์แวร์และปรับแต่งระบบ

รับรองกระแสข้อมูล

• ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ย้าย และทำให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นสะอาดและถูกต้อง โดยไม่มีข้อมูลที่ซ้ำกันหรือไม่ถูกต้อง
• สร้างกระบวนการสร้างแผนที่ข้อมูลเพื่อให้แน่ใจว่าการไหลของข้อมูลระหว่างพื้นที่ธุรกิจและแผนกต่างๆ เป็นไปอย่างราบรื่น โดยเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทดสอบและใช้งานจริง

ประเมิน

• ทดสอบอินพุตและเอาต์พุตทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลผู้ใช้เพื่อให้เข้าใจกระบวนการอย่างชัดเจน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากลุ่มผู้ใช้และฟังก์ชันทั้งหมดทำงานตามแผนโดยยืนยันความถูกต้องของกระบวนการทางธุรกิจ
• ระบุและแก้ไขข้อผิดพลาดที่ไม่รู้จักที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการทดสอบโครงสร้างพื้นฐานหรือโซลูชันของคุณ

ได้รับความช่วยเหลือ

• ปิดโครงการพร้อมกับทีมสนับสนุนและเปลี่ยนไปใช้การสนับสนุนหลังการใช้งาน
• ดำเนินการบำรุงรักษาและสนับสนุนซอฟต์แวร์ต่อไปผ่านการฝึกอบรมผู้ใช้

การอ่านที่แนะนำ: ซอฟต์แวร์ ERP ที่ดีที่สุดล่าสุดสำหรับโรงเรียนในอินเดีย

ซอฟต์แวร์ DataNote ช่วยให้มั่นใจในความปลอดภัย ERP ได้อย่างไร

โซลูชันซอฟต์แวร์ระดับองค์กรของ DataNote คือระบบ ERP บนคลาวด์ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการข้อมูลของตนได้โดยไม่กระทบต่อความปลอดภัยของข้อมูล กรอบงาน OpenLogic ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของมันคือสิ่งที่ทำให้แตกต่างจากการนำ ERP แบบดั้งเดิมไปใช้ ผู้ใช้ไม่ต้องเปิดเผยข้อมูลทางธุรกิจ ความลับทางการค้า หรือตรรกะทางธุรกิจในขณะที่ปรับปรุงกระบวนการต่างๆ

DataNote ERP ปรับปรุงกระบวนการข้ามแผนกและรวมศูนย์ข้อมูลเพื่อความปลอดภัย มันรักษาข้อกำหนดด้านความปลอดภัยมาตรฐานและให้การเข้าถึงที่จำกัดเพื่อจัดการ แก้ไข และเขียนร่วม

บทสรุป

ระบบ ERP ได้รับการยอมรับจากทั่วโลกในด้านความสามารถในการสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันด้วยการควบรวมกิจการที่เพิ่มขึ้นอย่างไม่เคยปรากฏมาก่อน ตลอดจนมีฐานที่มั่นเหนือคู่แข่ง ระบบ ERP ที่วางแผนและจัดการได้สำเร็จสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและความพึงพอใจของลูกค้า ดังนั้นจึงสามารถเพิ่มผลกำไรได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ทรัพยากรต่ำ