จะทำงานร่วมกับลูกค้าในขณะที่ทำงานจากระยะไกลได้อย่างไร

การระบาดใหญ่ของโควิด-19 ได้เปลี่ยนแปลงวิธีการดำเนินงานของธุรกิจและองค์กรจำนวนมาก เนื่องจากการ “บังคับ” ให้ปฏิบัติหน้าที่จากภายนอกสำนักงานเป็นหลัก อย่างไรก็ตาม เป็นที่ทราบกันอย่างรวดเร็วว่าการทำงานจากระยะไกลมีประโยชน์หลายประการ ทำให้พนักงานมีความคล่องตัวมากขึ้น ประหยัดเวลา และลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางตั้งแต่แรก และนายจ้างสามารถค้นหาบุคลากรที่มีความสามารถในพื้นที่ที่กว้างขึ้น รวมถึงสิทธิประโยชน์อื่นๆ

อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงประเภทนี้ไม่ได้เกิดขึ้นโดยปราศจากความท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากขาดการติดต่อโดยตรงกับพันธมิตรทางธุรกิจ ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายวิธีการทำงานกับลูกค้าในยุคของการทำงานทางไกลที่แพร่หลาย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้ผลลัพธ์เหมือนเดิม

การติดต่ออย่างต่อเนื่อง – พื้นฐานของความสำเร็จในการทำงานร่วมกันกับลูกค้า

สิ่งสำคัญที่สุดประการหนึ่งเมื่อทำงานกับลูกค้าคือการติดต่อกับพวกเขาตลอดเวลา เพื่อให้พวกเขาทราบได้ตลอดเวลาว่างานอยู่ในขั้นตอนใด ได้รับคำตอบสำหรับคำถามทันที หรือหมดกังวลเกี่ยวกับผลลัพธ์สุดท้าย ในกรณีของการทำงานทางไกล การติดต่อโดยตรงสามารถแทนที่ได้อย่างง่ายดายด้วยการประชุมออนไลน์ปกติ (ในโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีที่เลือก) การแลกเปลี่ยนอีเมลหรือโทรศัพท์

สำหรับทั้งสองฝ่าย โอกาสประเภทนี้ถือเป็นความสะดวกสบายอย่างมาก เนื่องจากช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรทางการเงิน (เช่น ค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปยังสถานที่ของคู่ค้า) ในขณะที่ได้ผลลัพธ์เดียวกัน ในเรื่องนี้ การกำหนดวันที่แน่นอนสำหรับการประชุม (เช่น รายสัปดาห์ รายปักษ์ รายเดือน) จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง โดยขึ้นอยู่กับความต้องการและรูปแบบการทำงานร่วมกันกับลูกค้า ด้วยวิธีนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงการควบคุมกิจกรรมพร้อมกับการป้อนกลับอย่างต่อเนื่อง

กำหนดเป้าหมายร่วมกัน - ดูแลทั้งสองฝ่ายโดยร่วมมือกับลูกค้า

สำหรับการทำงานนอกสถานที่และการทำงานนอกสถานที่ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดเป้าหมายและความคาดหวังของทั้งสองฝ่ายให้ชัดเจน ดังนั้น ก่อนที่จะทำงานกับลูกค้า (และเริ่มดำเนินกิจกรรมต่างๆ) จึงจำเป็นต้องหารือเกี่ยวกับข้อกำหนด ขอบเขตของงาน และผลลัพธ์ที่คาดหวังอย่างละเอียดถี่ถ้วน และที่สำคัญที่สุดคือ วันที่เสร็จสิ้นและเหตุการณ์สำคัญ วิธีนี้จะหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดที่ไม่จำเป็น ทำให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและมั่นใจได้ว่าผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายจะถูกจัดส่งตามที่คาดไว้

ด้วยเหตุนี้ อันดับแรกจึงคุ้มค่าที่จะแบ่งปันเอกสาร ต้นแบบ หรือแบบจำลองต่างๆ อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้ฝ่ายหนึ่งติดตามงานได้ และอีกฝ่ายหนึ่งสามารถรับข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่อง (ข้อเสนอแนะสำหรับการเปลี่ยนแปลง การอนุมัติทิศทางการพัฒนา ฯลฯ) เพื่อปรับปรุงการดำเนินกิจกรรม

เครื่องมือออนไลน์ – เพื่อเร่งกระบวนการดำเนินการ

เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันกับลูกค้าขณะทำงานจากระยะไกล คุณควรใช้เครื่องมือการจัดการโครงการพิเศษ (เช่น Firmbee) โซลูชันดังกล่าวช่วยให้ทุกคนที่ได้รับอนุญาตสามารถติดตามความคืบหน้าของงาน แลกเปลี่ยนข้อมูล สื่อสาร แชร์ไฟล์ กำหนดการประชุม และดำเนินกระบวนการอื่นๆ เพื่อปรับปรุงการติดต่อในแต่ละวัน

ด้วยวิธีดังกล่าว คุณสามารถจัดการกำหนดการโครงการ มอบหมายงาน ติดตามการนำไปใช้ และรักษาการสื่อสารอย่างต่อเนื่องได้อย่างง่ายดาย ทั้งหมดนี้กลายเป็นความสะดวกสบายอย่างยิ่งสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องในหัวข้อ และจะลดจำนวนคำถามและข้อสงสัยที่เกิดขึ้น

เวลาตอบสนองที่รวดเร็ว – เพื่อสร้างความมั่นใจ

หากต้องการให้แน่ใจว่าการทำงานร่วมกันกับลูกค้าทางไกลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ คุณควรอย่าลืมพยายามให้บริการแก่คู่ค้าของคุณ และไม่ล่าช้าในการตอบกลับข้อความของพวกเขา (แน่นอนว่าต้องมีความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน) หากคุณไม่สามารถตอบกลับได้ในทันที โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบ เพื่อให้มั่นใจว่าคุณได้รับข้อความและจะตอบกลับโดยเร็วที่สุด การทำเช่นนี้จะช่วยเสริมความมั่นใจของคู่ของคุณที่มีต่อคุณและทีมของคุณ และลดความกังวลที่เป็นไปได้เกี่ยวกับกิจกรรมที่กำลังดำเนินอยู่

ยิ่งไปกว่านั้น การแสดงความสนใจและความเห็นอกเห็นใจต่อความต้องการที่ระบุ การรับฟังและทำความเข้าใจในมุมมองที่แตกต่างกัน และการตอบสนองต่อความคาดหวัง (โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับการแก้ไขหรือทิศทางสำหรับการพัฒนาต่อไป) จะช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ยั่งยืน ด้วยธรรมชาติของสภาพแวดล้อมที่ห่างไกล จึงคุ้มค่าที่จะเข้าหาประเด็นเหล่านี้ด้วยความเอาใจใส่และเอาใจใส่ที่เหมาะสม

ทำงานร่วมกับลูกค้า – สรุป

การทำงานร่วมกับลูกค้าในขณะที่ทำงานจากระยะไกลสามารถให้ผลได้ดีพอๆ กับการทำงานนอกสถานที่ซึ่งเกี่ยวข้องกับการติดต่อแบบเห็นหน้า ตราบใดที่คุณแน่ใจว่าคู่ของคุณได้รับการดูแลอย่างดีเช่นเดิม (แม้ว่าจะอยู่ในรูปแบบอื่นก็ตาม) คุณจะได้รับความช่วยเหลืออย่างไม่ต้องสงสัยจากการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีและเครื่องมือประเภทต่างๆ ที่ได้รับการพัฒนาโดยคำนึงถึงสถานการณ์ดังกล่าว (โดยเฉพาะอย่างยิ่งการอำนวยความสะดวกในการสร้างความสัมพันธ์ทางไกล)

อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่าสิ่งสำคัญคือต้องมีความยืดหยุ่นต่อความต้องการที่ได้รับรายงานและพร้อมที่จะปรับตัวเข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลง ความพยายามอย่างต่อเนื่องในการปรับปรุงกระบวนการของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าบริการที่มีคุณภาพ โดยไม่คำนึงถึงสถานที่ รูปแบบการติดต่อ และวิธีการปฏิบัติหน้าที่ของคุณ คือกุญแจสำคัญในการทำงานร่วมกันกับลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน: นิโคล แมนคิน

ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่มีความสามารถที่ยอดเยี่ยมในการสร้างบรรยากาศเชิงบวกและสร้างสภาพแวดล้อมที่มีคุณค่าสำหรับพนักงาน เธอชอบที่จะเห็นศักยภาพของคนที่มีความสามารถและกระตุ้นให้พวกเขาพัฒนา

ดูโพสต์ทั้งหมด