รวบรวมใบแจ้งหนี้ค้างชำระใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

เมื่อดำเนินธุรกิจของคุณเองไม่ช้าก็เร็ว คุณจะพบกับสถานการณ์ที่ลูกค้าของคุณไม่จ่ายเงินให้คุณตรงเวลา จากนั้น คำถามมากมายอาจวนเวียนอยู่ในหัวคุณ คุณควรทำตามขั้นตอนใดเพื่อรับเงิน ความช่วยเหลือของทนายความจะมีความจำเป็นหรือไม่? หรือมีอะไรที่คุณสามารถทำได้ด้วยตัวเอง? ไม่ต้องห่วง. ในบทความต่อไปนี้ เรากำลังตอบคำถามเหล่านี้ อ่านเกี่ยวกับการรวบรวมใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

การรวบรวมใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ – สารบัญ:

1. ตรวจสอบรายละเอียดในใบแจ้งหนี้ของคุณ
2. ส่งการแจ้งเตือนที่เป็นมิตร
3. ส่งคำขอการชำระเงิน
4. ส่งคำขอขั้นสุดท้ายสำหรับการชำระเงิน
5. ยื่นมือออกไปอย่างถูกกฎหมาย

ตรวจสอบรายละเอียดในใบแจ้งหนี้ของคุณ

ก่อนที่คุณจะดำเนินการใดๆ เพื่อรวบรวมใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำผิดพลาดใดๆ เราเป็นมนุษย์เท่านั้นและทุกคนทำผิดพลาด ดังนั้น ให้ตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณได้ออกใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องหรือไม่ การสะกดผิดในหมายเลขบัญชีธนาคารอาจทำให้ลูกค้าของคุณไม่เต็มใจที่จะชำระเงินตามใบแจ้งหนี้

ไม่ใช่สิ่งเดียวที่คุณต้องตรวจสอบ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่ามีการออกใบแจ้งหนี้ตามคำสั่งซื้อหรือไม่ หากจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้สูงกว่าในสัญญา ไม่น่าแปลกใจที่ลูกค้าของคุณไม่เต็มใจที่จะจ่ายเงิน ในกรณีดังกล่าว คุณจะต้องออกใบลดหนี้

สถานการณ์ที่คล้ายกันเกิดขึ้นเมื่อลูกค้าของคุณไม่ยอมรับงานที่ทำ ในกรณีนี้ คุณจะต้องทำการแก้ไข นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบว่าคุณใส่รายละเอียดลูกค้าที่ถูกต้องในใบแจ้งหนี้หรือไม่ และได้ส่งไปยังที่อยู่ที่เหมาะสมแล้วหรือไม่ ให้ความสนใจกับวันที่ในใบแจ้งหนี้และวิธีการชำระเงิน หากคุณแน่ใจว่าข้อมูลที่ให้ไว้ในใบแจ้งหนี้นี้ครบถ้วนและถูกต้อง คุณสามารถไปยังขั้นตอนต่อไปได้

ส่งการแจ้งเตือนที่เป็นมิตร

การขาดการชำระเงินอาจเป็นเพียงการกำกับดูแลที่โชคร้ายและความเข้าใจผิดง่ายๆ มันสามารถเกิดขึ้นได้กับทุกคน ดังนั้นการเตือนการชำระเงินครั้งแรกควรเป็นมิตร คุณไม่ควรเรียกปืนโตทันที ดูแลความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้รับเหมาของคุณ

คุณควรรวมอะไรในการเตือนความจำดังกล่าว ให้ข้อมูลที่ชัดเจนและเป็นข้อเท็จจริงในนั้น นำเสนอข้อเท็จจริงอย่างสุภาพแต่มั่นคง เขียนงานที่ทำไปแล้วหรือสินค้าที่คุณขายให้กับลูกค้าของคุณ คุณยังสามารถแนบสำเนาใบแจ้งหนี้ไปกับการเตือนความจำของคุณ เนื่องจากลูกค้าของคุณอาจทำหาย ระบุเมื่อเงื่อนไขการชำระเงินหมดอายุ แต่อย่าเพิ่งกำหนดเงื่อนไขใหม่ นอกจากนี้ คุณอาจรวมจำนวนเงินที่ต้องชำระทั้งหมด รอปฏิกิริยาของลูกค้าสองสามวัน แล้วส่งการเตือนครั้งต่อไป

จะส่งข้อมูลดังกล่าวได้อย่างไร? ทางที่ดีควรส่งทางอีเมลเนื่องจากเป็นวิธีที่เร็วและมีประสิทธิภาพที่สุดในการติดต่อลูกค้าของคุณ ขอให้ลูกค้าของคุณกรุณารับทราบการรับอีเมลของคุณ นี้อาจมีประโยชน์ในภายหลัง จะเกิดอะไรขึ้นหากลูกค้าของคุณไม่ยืนยันการรับข้อความของคุณ คุณสามารถโทรหาพวกเขาและถามเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้โดยตรง หากไม่ได้ผล ให้ไปที่ขั้นตอนถัดไป

ส่งคำขอการชำระเงิน

คำขอชำระเงินควรมีข้อเท็จจริงเนื่องจากอาจเป็นหลักฐานในศาลในภายหลัง ด้วยเหตุผลนี้ แม้แต่ความไม่ถูกต้องเพียงเล็กน้อยก็อาจส่งผลเสียต่อคุณได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เตรียมอย่างถูกต้อง เอกสารดังกล่าวควรเขียนด้วยน้ำเสียงที่สงบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อลูกค้าของคุณไม่ได้ชำระเงินตามใบแจ้งหนี้เป็นครั้งแรก สุภาพและตรงไปตรงมา แต่อย่าทำเกินจริงเพื่อไม่ให้เสียลูกค้าของคุณ

เนื่องจากเป็นเอกสารราชการจึงควรส่งคำขอชำระเงินทางไปรษณีย์ลงทะเบียน คุณยังสามารถใช้การยืนยันการรับ คุณไม่จำเป็นต้องใช้บริการทางกฎหมายในขั้นตอนนี้ แม้ว่าจดหมายจากสำนักงานกฎหมายอาจมีผลกระทบต่อลูกค้าของคุณมากกว่า แต่บริการด้านกฎหมายก็มีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง ดังนั้น คุณควรลองเขียนคำขอชำระเงินด้วยตนเองก่อน

ส่งคำขอขั้นสุดท้ายสำหรับการชำระเงิน

นี่เป็นขั้นตอนสุดท้ายก่อนที่คุณจะบังคับปัญหา คำขอสุดท้ายของคุณตั้งค่าและสื่อสารความคาดหวังของคุณสั้น ๆ แม้ว่าจะไม่มีตัวอย่างจดหมายให้ใช้ แต่คำขอชำระเงินขั้นสุดท้ายควรแสดงข้อเท็จจริงและข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ

อย่าลืมใส่รายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ จำนวนเงินที่ครบกำหนดชำระ และวันที่ครบกำหนด จดหมายขอชำระเงินที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างดีจะแสดงให้ลูกค้าของคุณเห็นว่าคุณค่อนข้างจริงจังกับปัญหานี้ และจะเป็นสัญญาณที่ชัดเจนสำหรับพวกเขาว่าคุณอาจดำเนินการทางกฎหมายในไม่ช้า

ต้องยอมรับว่างานด้านกฎหมายอาจมีราคาแพงและใช้เวลานาน ดังนั้น เอกสารที่คุณกำลังจะส่งเป็นวิธีสุดท้ายในการแก้ปัญหาคดีนอกศาล ระบุวันที่สมเหตุสมผลสำหรับการชำระเงิน โดยปกติเงื่อนไขการชำระเงินมาตรฐานคือ 14 วัน

คุณอาจแนบเอกสารยืนยันหนี้ของลูกค้ามาด้วย อาจเป็นตัวอย่างเช่น การรับสินค้าหรือสัญญาที่คุณเซ็นสัญญากับลูกค้าของคุณ โปรดจำไว้ว่าสัญญาที่ส่งทางอีเมลมีผลผูกพันทางกฎหมายเท่ากับฉบับกระดาษ

ในท้ายที่สุด คุณอาจเพิ่มหมายเหตุว่าหากไม่ชำระเงินภายในเวลาดังกล่าว คุณจะต้องนำคดีไปสู่ศาล ซึ่งจะ มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับลูกค้าของคุณ

ด้วยแอปการออกใบแจ้งหนี้ฟรีของเรา คุณสามารถตั้งค่าการเตือนสำหรับการชำระเงินที่จะเกิดขึ้น และเพียงคลิกเดียวตรวจสอบจำนวนเงินที่ครบกำหนดและวันครบกำหนด

ยื่นมือออกไปอย่างถูกกฎหมาย

หากลูกค้าของคุณยังคงหลบเลี่ยงการชำระเงิน ทางเลือกเดียวของคุณคือดำเนินการทางกฎหมาย ในขั้นตอนนี้ เป็นการดีที่สุดที่จะใช้ความช่วยเหลือของทนายความ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากจำนวนเงินที่ต้องชำระเป็นเงินจำนวนมาก แม้แต่ข้อผิดพลาดเล็กน้อยในจดหมายขั้นตอนอาจทำให้ศาลยกฟ้อง

อย่างไรก็ตาม จะเกิดอะไรขึ้นหากจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้มีน้อย ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการจ้างทนายความอาจไม่สมส่วนกับหนี้สิน ในกรณีเช่นนี้ คุณอาจใช้ขั้นตอนที่ไม่ซับซ้อน ซึ่งมีต้นทุนน้อยกว่าและไม่ต้องการให้ทนายความเข้ามาเกี่ยวข้อง

คุณได้อ่านเกี่ยวกับการ รวบรวมใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ ตรวจสอบบทความอื่น ๆ ของเรา: 5 ข้อผิดพลาดทั่วไปในการออกใบแจ้งหนี้

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest

ผู้เขียน: Andy Nichols

นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจสำรองไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า การเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด

ดูกระทู้ทั้งหมด