การสร้างนโยบายการทำงานระยะไกลสำหรับสำนักงานเสมือนใหม่
เผยแพร่แล้ว: 2020-09-26โควิด-19 ทำให้บริษัทส่วนใหญ่ทั่วโลกตกที่นั่งลำบาก
การทำงานทางไกลไม่ใช่เรื่องพิเศษหรือผลประโยชน์เพิ่มเติมอีกต่อไป แต่เป็นความคาดหวัง
Overcommunication เป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในการทำงานทางไกล
โควิด-19 ทำให้บริษัทส่วนใหญ่ทั่วโลกต้องตกอยู่ในยุคของการทำงานทางไกล ในขณะที่บางบริษัท เช่น สตาร์ทอัพจากระยะไกลและยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีได้ทดลองใช้งานจากระยะไกลมาระยะหนึ่งแล้ว แต่บริษัทอื่นๆ กลับต้องประหลาดใจอย่างสิ้นเชิง
ธุรกิจของเราได้รับการพิจารณาและสร้างขึ้นในฐานะบริษัทที่ห่างไกลจากระยะไกล ด้วยทีมงานวิศวกรซอฟต์แวร์ระยะไกลมากกว่า 50000 คน เราต้องคิดหาวิธีที่จะทำให้การทำงานระยะไกลมีประสิทธิภาพ — ย้อนกลับไปเมื่อเราเริ่มในปี 2560
ทุกบริษัทต้องการนโยบายการทำงานทางไกล
ออฟฟิศไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป อุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดสำหรับการทำงานทางไกลไม่ใช่การนำไปใช้งานหรือการดำเนินการ แต่เป็นความเฉื่อยของการทำงานระยะไกล การระบาดใหญ่ได้เปลี่ยนมุมมองและเวิร์กโฟลว์ของเราอย่างปฏิเสธไม่ได้ และตอนนี้ก็มีแนวโน้มว่าจะเป็นเช่นนั้น
รีโมทได้กลายเป็นปกติใหม่ของเรา ระหว่างประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานที่เพิ่มขึ้นและต้นทุนทางธุรกิจที่ลดลง บริษัทจำนวนมากกำลังมองหาที่ห่างไกลอย่างสมบูรณ์แม้หลังวิกฤต บุคลากรทั่วโลกได้เรียนรู้ที่จะสร้างสมดุลระหว่างงานและชีวิต
ท่ามกลางสิ่งนี้ การทำงานทางไกลไม่ได้มีประโยชน์หรือประโยชน์เพิ่มเติมอีกต่อไป แต่เป็นความคาดหวัง
นโยบายการทำงานระยะไกลของคุณควรครอบคลุมอะไรบ้าง
- วัตถุประสงค์ของนโยบาย
- กำหนดงานทางไกล
- การกำหนดพนักงาน
- ลักษณะงานทางไกล (รีโมทเต็ม/บางส่วน/ครั้งเดียว)
- การสนับสนุน/ผลประโยชน์ (ตามความเหมาะสม)
- เงื่อนไขการเข้าร่วม/บันทึก
- โปรโตคอลการสื่อสาร
- นโยบายฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์
- นโยบายที่เกี่ยวข้อง เช่น การลา ฯลฯ
วิธีการสร้างนโยบาย
- ตั้งความคาดหวัง
- ข้อควรพิจารณาและการตัดสินใจ
- ประโยชน์/สิทธิตามกฎหมาย
- นโยบายไดนามิก
ข้อพิจารณาด้านนโยบาย
ในช่วงสามปีที่ผ่านมา นี่คือการเรียนรู้ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดบางส่วนของเราในการร่างนโยบายการทำงานระยะไกลของเรา:
ใครทำงานจากที่บ้านและบ่อยแค่ไหน
บางตำแหน่งสามารถทำงานทางไกลได้มากกว่าตำแหน่งอื่นๆ ที่กล่าวว่า เนื่องจากเราอยู่ท่ามกลางการระบาดใหญ่ทั่วโลก เป้าหมายคือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้คนสามารถทำงานจากระยะไกลได้ในระดับสูงสุด
นโยบายการทำงานระยะไกลที่ดีจะต้องรวมแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับความถี่ที่พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้ ขึ้นอยู่กับบทบาทและตำแหน่ง สิ่งสำคัญคือต้องวางแนวทางเหล่านี้ไว้อย่างชัดเจนเพื่อไม่ให้มีขอบเขตสำหรับฟันเฟืองในภายหลัง หากคุณสามารถออกแบบแนวทางเหล่านี้ได้หลังจากผ่านกระบวนการปรึกษาหารือกับทีมงานและพนักงานต่างๆ ก็จะประสบความสำเร็จมากขึ้น
แนะนำสำหรับคุณ:
วิธีการตั้งค่ากรอบงานผู้รวบรวมบัญชีของ RBI เพื่อเปลี่ยน Fintech ในอินเดีย
ผู้ประกอบการไม่สามารถสร้างการเริ่มต้นที่ยั่งยืนและปรับขนาดได้ผ่าน 'Jugaad': Cit...
Metaverse จะพลิกโฉมอุตสาหกรรมยานยนต์อินเดียได้อย่างไร
บทบัญญัติต่อต้านการแสวงหากำไรสำหรับสตาร์ทอัพในอินเดียมีความหมายอย่างไร?
Edtech Startups ช่วยให้แรงงานอินเดียเพิ่มพูนทักษะและเตรียมพร้อมสู่อนาคตได้อย่างไร...
หุ้นเทคโนโลยียุคใหม่ในสัปดาห์นี้: ปัญหาของ Zomato ยังคงดำเนินต่อไป, EaseMyTrip Posts Stro...
ความพร้อมของพนักงาน
นี่เป็นหนึ่งในแง่มุมที่ยุ่งยากที่สุดในการกำหนดนโยบายการทำงานระยะไกล ในขณะที่บริษัทส่วนใหญ่ถูกบังคับให้ทำงานจากระยะไกลเนื่องจากการระบาดใหญ่ การทำงานระยะไกลก็มีข้อดีบางประการ นี่คือยุคของคนทำงานที่มีความรู้ และสำหรับหลายๆ บริษัท ประสิทธิผลของพนักงานเป็นเพียงข้อแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลว
ในสถานการณ์เช่นนี้ การทำงานทางไกลสามารถให้ความยืดหยุ่นแก่พนักงานที่จำเป็นสำหรับการทำงานอย่างเต็มที่ แม้ว่าการตั้งนโยบายการตอกบัตรเข้าเวลา 9-6 อาจดูน่าดึงดูดใจ แต่ก็อาจไม่ใช่แนวทางปฏิบัติที่เหมาะสมที่สุด ไม่ต้องพูดถึง ขอแนะนำให้มีชั่วโมงทำงานที่ทับซ้อนกันในเขตเวลาต่างๆ
แจกแจงข้อกำหนดความพร้อมใช้งานของทีม กำหนดช่วงเวลาสำคัญเมื่อสมาชิกในทีมต้องพร้อมทำงานร่วมกันและบังคับใช้ความพร้อมใช้งานเฉพาะในช่วงเวลาดังกล่าวเท่านั้น รักษาความยืดหยุ่นไว้บ้างเมื่อพนักงานต้องการทำงานเป็นรายบุคคล ไม่ว่าจะเป็นเวลา 5:00 น. หรือ 23:00 น.
การสื่อสาร
Overcommunication เป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในการทำงานทางไกล ไม่มีขอบเขตอีกต่อไปสำหรับการแชทแบบสบายๆ แบบสบายๆ พักสาย หรือการตีความภาษากายอีกต่อไป ซึ่งหมายความว่าทุกสิ่งที่จำเป็นจะต้องได้รับการสื่อสาร
สร้างทุกแง่มุมของการสื่อสารในนโยบายการทำงานระยะไกลของคุณ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมแบบ Scrum รายวัน การระดมความคิดอย่างไม่เป็นทางการ หรือการตรวจสอบแบบตัวต่อตัว
เมื่อพูดถึงการสื่อสารด้วยข้อความ ให้กำหนดหลักเกณฑ์ให้เฉพาะเจาะจงที่สุด กำหนดช่องทางการสื่อสาร (Slack, Email, Trello เป็นต้น) ความพร้อมใช้งานที่คาดหวังในช่องทาง และเวลาตอบสนองที่คาดหวัง แนะนำให้ตั้งค่าช่องทางการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสด้วยเช่นกัน
การระบุตัวชี้วัดที่เหมาะสม
ความยืดหยุ่นที่มากขึ้นมาพร้อมความรับผิดชอบที่มากขึ้น เนื่องจากผู้จัดการจะไม่สามารถจัดการพนักงานแบบละเอียดยิบย่อยได้อีกต่อไป การปรับให้เข้ากับเป้าหมายของบริษัทจึงเป็นเรื่องสำคัญ เพื่อให้ตัววัดมีประสิทธิภาพ มีตัววัดสองประเภทที่ต้องนำมาพิจารณา — ตามผลลัพธ์ (หรือตัวชี้วัดผลลัพธ์) และตามกระบวนการ (หรือตัวชี้วัดอินพุต)
มาดูตัวอย่างของผู้บริหารฝ่ายขายแบบ B2B ตัวชี้วัดผลลัพธ์สำหรับพนักงานรายนี้น่าจะเป็นเช่น รายได้ จำนวนลูกค้าที่ได้รับ และอื่นๆ อย่างไรก็ตาม การมีเมตริกเอาต์พุตเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ สิ่งสำคัญคือต้องสร้างชุดของ Input Metrics ซึ่งเป็นสิ่งที่พนักงานควบคุมได้โดยตรงมากกว่า และทำให้พวกเขาต้องรับผิดชอบด้วยเช่นกัน ในตัวอย่างนี้ ตัวชี้วัดอินพุตจะรวมสิ่งต่างๆ เช่น อีเมลที่ส่งถึงผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า การติดตามที่เสร็จสิ้น การประชุมที่กำหนดเวลาไว้ การประชุมที่ดำเนินการ และอื่นๆ
ความปลอดภัยและการรักษาความลับ
การรักษาความปลอดภัยเป็นปัญหาสำคัญสำหรับงานทางไกล เมื่อคุณทำงานจากสำนักงาน รับประกันว่าจะมีเครือข่ายที่ปลอดภัย แต่จะออกไปนอกหน้าต่างด้วยการทำงานจากระยะไกล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีนโยบายเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความปลอดภัย ตัวอย่างเช่น หากมีแนวทางต่อต้านการใช้ Wi-Fi สาธารณะ ก็จะต้องมีการกล่าวถึงในนโยบาย
นโยบายการทำงานทางไกลที่ดียังต้องดูแลการรักษาความลับของลูกค้าด้วย สิ่งสำคัญคือต้องพูดถึงสิ่งที่อาจส่งผลต่อการรักษาความลับของลูกค้า ตัวอย่างเช่น การรับสายลูกค้าที่ละเอียดอ่อนที่ร้านกาแฟอาจเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้ามสำหรับองค์กรของคุณ ไม่ว่าสิ่งที่ไม่สามารถต่อรองได้จะเป็นอย่างไร ให้ตรวจสอบว่ามีการสะกดคำในนโยบายและสื่อสารอย่างชัดเจน
บทสรุป
โควิด-19 อาจทำให้โลกต้องทำงานจากระยะไกล แต่นี่อาจเป็นโอกาสที่เหลือเชื่อในการทำงานเพื่อมุ่งสู่กระบวนทัศน์การทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น เมื่อคุณกำลังร่างนโยบายสำหรับการทำงานทางไกล อาจเป็นความคิดที่ดีที่จะมุ่งเน้นที่การสร้างอนาคตที่ยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากกว่าที่จะพยายามรักษาสภาพที่เป็นอยู่ก่อนโควิด-19 ให้ดีที่สุด