6 วิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการกับใบแจ้งหนี้ที่สูญหาย ไม่ถูกต้อง ไม่สมบูรณ์

ใบแจ้งหนี้ที่สูญหาย ไม่ถูกต้อง และไม่สมบูรณ์เป็นความหายนะของนักบัญชีและเจ้าของธุรกิจทุกคน คุณอาจขายผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดหรือให้บริการที่ดีเยี่ยม แต่หากใบแจ้งหนี้ของคุณมีข้อผิดพลาด คุณอาจไม่ได้รับเงินตรงเวลา การออกใบแจ้งหนี้ที่ผิดพลาดทำให้กระบวนการชำระเงินยาวนานและซับซ้อนยิ่งขึ้น คุณจะไม่ได้รับการชำระเงินใดๆ หากใบแจ้งหนี้ของคุณสูญหาย คุณจะหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าวได้อย่างไร? วิธีจัดการกับใบแจ้งหนี้ที่สูญหาย ไม่ถูกต้อง หรือไม่สมบูรณ์ อ่านบทความเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติม

ใบแจ้งหนี้สูญหาย ไม่ถูกต้อง ไม่สมบูรณ์ – สารบัญ:

1. ใบแจ้งหนี้หาย – ผลที่ตามมา
2. วิธีหลีกเลี่ยงการสูญเสียใบแจ้งหนี้
3. จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อลูกค้าของคุณได้รับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้อง
4. จะหลีกเลี่ยงการออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องได้อย่างไร
5. ใบแจ้งหนี้ที่ไม่สมบูรณ์ – ปัญหาประเภทใดที่คาดหวัง
6. จะหลีกเลี่ยงการออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่สมบูรณ์ได้อย่างไร

ใบแจ้งหนี้หาย – ผลที่ตามมา

ใบแจ้งหนี้หายคืออะไร? เป็นเอกสารที่ ยังไม่ถึงมือลูกค้า อาจมีเหตุผลหลายประการสำหรับสถานการณ์ดังกล่าว สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือ:

• ข้อมูลที่อยู่ไม่ถูกต้อง
• ส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าที่ไม่ถูกต้อง
• ไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้
• จดหมายหายโดยบริษัทไปรษณีย์

ผลที่ตามมาของการสูญเสียใบแจ้งหนี้คือการ ขาดการชำระเงินจากลูกค้า ลูกค้าที่ไม่ได้รับเอกสารจากคุณจะไม่ชำระเงิน ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะพบว่าใบแจ้งหนี้ของคุณยังไม่ได้รับการชำระเงิน – วิธีเดียวคือการรวบรวมการยืนยันจากลูกค้าของคุณอย่างต่อเนื่อง มิฉะนั้นสัญญาณเดียวของใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระคือการขาดการชำระเงินในบัญชีของคุณ ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณจะถูกบังคับให้ส่งเอกสารที่สูญหายอีกครั้งพร้อมกับกำหนดเส้นตายการชำระเงินใหม่ หมายความว่าคุณจะต้องรอเป็นเวลานานสำหรับเงินของคุณ

วิธีหลีกเลี่ยงการสูญเสียใบแจ้งหนี้

หากคุณใช้การส่งจดหมายแบบเดิมๆ ให้ลองเลือกไปรษณีย์ลงทะเบียนหรือไปรษณีย์พร้อมยืนยันการรับ ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณถึงที่หมายแล้ว ตรวจสอบที่อยู่ของลูกค้าของคุณอย่างรอบคอบก่อนที่จะส่งจดหมายของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้จะถูกส่งถึงเขา ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า คุณอาจส่งทางอีเมลและวิธีแก้ปัญหาก็เร็วกว่าจดหมายแบบเดิมมาก มีตัวเลือกใบเสร็จในระบบอีเมลที่ให้คุณได้รับการยืนยันการส่งจดหมายของคุณ ด้วยตัวเลือกดังกล่าว คุณจะทราบได้อย่างรวดเร็วว่าใบแจ้งหนี้ของคุณมาถึงผู้ที่เหมาะสมแล้ว

จะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในที่อยู่อีเมลได้อย่างไร ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้มีประโยชน์มากในสถานการณ์เช่นนี้ คุณต้องป้อนข้อมูลที่ถูกต้องของลูกค้าเพียงครั้งเดียวเพื่อให้แน่ใจว่าที่อยู่นั้นถูกต้องเสมอ ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้จะช่วยคุณในการออกใบแจ้งหนี้ซ้ำ ๆ และโดยทั่วไปจะช่วยให้คุณจัดระเบียบเอกสารได้ดีขึ้น

จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อลูกค้าของคุณได้รับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้อง

ใบแจ้งหนี้แต่ละใบควรระบุอย่างชัดเจนว่าอะไรคือเป้าหมายหลักของการทำธุรกรรม ผู้ซื้อไม่ควรมีข้อสงสัยว่าใบแจ้งหนี้มีไว้เพื่ออะไร การกำหนดวัตถุประสงค์ของการทำธุรกรรมอย่างไม่ถูกต้องอาจทำให้ขั้นตอนการชำระเงินนานขึ้น คุณอาจเข้าใจคำศัพท์และวลีทั้งหมดที่ใช้ในเอกสารของคุณ แต่ลูกค้าของคุณอาจไม่เข้าใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมักจะใช้ศัพท์เฉพาะหรือถ้อยคำที่ไม่แม่นยำ

วลี " บริการหมายเลข 5 " เป็นที่เข้าใจสำหรับคุณเท่านั้น แต่บริษัทที่สั่งซื้อผลิตภัณฑ์หลายสิบหรือหลายร้อยรายการจะมีปัญหาอย่างมากเกี่ยวกับการระบุผลิตภัณฑ์หรือบริการจากใบแจ้งหนี้ ถ้อยคำดังกล่าวอาจทำให้เกิดข้อสงสัยมากมาย - ในที่นี้ยังไม่ชัดเจนว่าตัวเลข 5 นั้นหมายถึงผู้ขายหรือผู้ซื้อหรือไม่ ไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของบริการเช่นกัน

ในทำนองเดียวกัน วลี “ สินค้าตามคำสั่งหมายเลข 5 ” ก็ไม่ชัดเจน เราไม่ค่อยรู้เรื่องสินค้า จำนวน ชนิด การจัดส่ง หรือราคาเท่าไรนัก ใบแจ้งหนี้ดังกล่าวจะหมุนเวียนไปตามแผนกต่างๆ ของบริษัทผู้ซื้อ และคุณจะไม่ได้รับเงินจนกว่าปัญหาทั้งหมดจะได้รับการแก้ไข

ข้อผิดพลาดบางประการอาจเกิดขึ้น เกี่ยวกับถ้อยคำที่ใช้ในส่วนการชำระเงิน อย่าใช้วลีที่ว่า หลังจากได้รับวันทำการสุดท้ายแล้ว เมื่อสิ้นเดือน การทำเช่นนี้อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ ลูกค้าของคุณอาจเข้าใจสำนวนดังกล่าวในทางของเขา ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเกี่ยวกับเงื่อนไขการชำระเงินอาจทำให้การชำระเงินล่าช้า – คุณจะไม่ได้รับเงินตามที่คาดไว้

จะหลีกเลี่ยงการออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องได้อย่างไร

ทางออกเดียวคือการใช้ถ้อยคำที่ถูกต้องและแม่นยำ ใบแจ้งหนี้ที่เข้าใจง่ายทำให้กระบวนการชำระเงินเร็วขึ้น ในใบแจ้งหนี้ของคุณให้ใช้ข้อความเดียวกันกับคำสั่งซื้อของลูกค้า ในทำนองเดียวกัน หากคุณมีข้อตกลงกับลูกค้าของคุณ ให้ใช้ถ้อยคำจากข้อตกลง ด้วยเหตุนี้ ลูกค้าของคุณจะไม่ต้องคิดซ้ำสองเกี่ยวกับรายการในใบแจ้งหนี้

จะเป็นอย่างไรหากคุณไม่มีทั้งคำสั่งซื้อและข้อตกลง ลองใช้ หมายเลข EAN (European Article Number) หรือหมายเลข GTIN (Global Trade Item Number) ซึ่งตัวเลข เหล่านี้จะระบุรายการที่ขายได้อย่างชัดเจน แล้วบริการล่ะ – อธิบายให้ชัดเจน ระบุวันที่จัดเตรียม

หากคุณออกใบแจ้งหนี้บางส่วนให้ระบุข้อมูลเพิ่มเติม จะช่วยให้ลูกค้าของคุณตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ได้ อาจเป็นรายการรายละเอียดที่แสดงขอบเขตของงานที่ทำ แนวปฏิบัติที่ดีประการหนึ่งคือการรวมข้อกำหนดบางประการของสัญญา เอกสารที่โปร่งใสและเข้าใจได้ง่ายกว่าคือช่องทางที่ส่งไปยังแผนกการชำระเงินได้เร็วยิ่งขึ้น

การตั้งค่าวันที่ชำระเงินจะให้วันที่แน่นอนซึ่งใบแจ้งหนี้ของคุณจะถึงกำหนดชำระ แจ้งเกี่ยวกับการคืนเงินสำหรับการชำระเงินก่อนหน้านี้ หากคุณใช้ แจ้งค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า ลูกค้าของคุณต้องรู้ล่วงหน้าถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้น ซึ่งช่วยให้พวกเขาจัดการกำหนดการชำระเงินได้ การจัดการใบแจ้งหนี้อย่างระมัดระวังดังกล่าวจะก่อให้เกิดประโยชน์มากมายแก่ลูกค้าของคุณและตัวคุณเช่นกัน การกระทบยอดใบแจ้งหนี้จะง่ายขึ้นอย่างแน่นอน

ใบแจ้งหนี้ที่ไม่สมบูรณ์ – ปัญหาประเภทใดที่คาดหวัง

ใบแจ้งหนี้ที่ไม่สมบูรณ์ทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ช้าลงเนื่องจากข้อมูลเสริมต้องใช้เวลา ใบแจ้งหนี้ที่ไม่สมบูรณ์มักจะถูกย้ายที่ส่วนท้ายของคิวการชำระเงิน ไม่น่าเป็นไปได้มากที่ลูกค้าจะได้รับใบแจ้งหนี้ที่ไม่สมบูรณ์ ข้อมูลที่ขาดหายไปจะต้องถูกค้นพบและอธิบาย มีคนจัดการกับปัญหานี้ ลูกค้าไม่ต้องการเสียเวลาอันมีค่าของพวกเขาในการจัดการกับปัญหาดังกล่าว โดยทั่วไป หากใบแจ้งหนี้ของคุณไม่สมบูรณ์เมื่อไม่มีปัญหา แต่ ข้อผิดพลาดบ่อยครั้งอาจทำให้ลูกค้าของคุณหยุดร่วมมือกับคุณ ใบแจ้งหนี้ที่ไม่สมบูรณ์พูดถึงสถานะการจัดการของคุณไม่ดี ข้อผิดพลาดในเอกสารที่มีมูลค่าและความสำคัญเช่นใบแจ้งหนี้ทำให้เกิดข้อสงสัยในลูกค้าและคำถาม คุณไม่สามารถเก็บคำสั่งซื้อไว้ในใบแจ้งหนี้ได้ ดังนั้นจึงไม่มีคำสั่งซื้อจากที่อื่นในบริษัทของคุณ

จะหลีกเลี่ยงการออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่สมบูรณ์ได้อย่างไร

ก่อนส่งใบแจ้งหนี้ของคุณ ตรวจสอบข้อมูลสำคัญทั้งหมดอีกครั้ง ใส่ใจกับวันที่และวิธีการชำระเงินอย่างระมัดระวัง ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์จะส่งผลให้ขาดการชำระเงินในวันที่กำหนด เป็นการดีกว่าที่จะหลีกเลี่ยงเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ดังกล่าว ใช้เทมเพลตสำเร็จรูปในการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ เทมเพลตที่คุ้มค่าควรมีองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดตามที่กฎหมายกำหนด การใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้พร้อมเทมเพลตที่สร้างโดยผู้เชี่ยวชาญจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง ด้วยเทมเพลตดังกล่าว ใบแจ้งหนี้ของคุณควรเรียบร้อย เป็นระเบียบเรียบร้อย และสมบูรณ์ กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ต้องได้รับการจัดระเบียบอย่างดี และใบแจ้งหนี้ของคุณควรไม่มีที่ติและปราศจากข้อผิดพลาด

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest

ผู้เขียน: Andy Nichols

นักแก้ปัญหาที่มี 5 องศาที่แตกต่างกันและแรงจูงใจสำรองไม่รู้จบ สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของธุรกิจและผู้จัดการที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า การเปิดกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด

ดูกระทู้ทั้งหมด