นิยามความสำเร็จในการบริหารโครงการ | #9 เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ

โครงการประสบความสำเร็จหมายความว่าอย่างไร เกณฑ์เดียวคือการส่งมอบผลลัพธ์ภายในเวลาที่กำหนดและการปิดค่าใช้จ่ายภายในงบประมาณที่วางแผนไว้หรือไม่? แต่จะเป็นอย่างไรหากเป้าหมายที่แท้จริงของโครงการไม่เป็นไปตามความคาดหวังของลูกค้า หรือขาดหลักเกณฑ์ที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเห็นว่าสำคัญ? ในบทความวันนี้ เราจะพูดถึงคำจำกัดความของความสำเร็จในการจัดการโครงการ

ความหมายของความสำเร็จในการจัดการโครงการ – สารบัญ:

1. บทนำ
2. ความหมายของความสำเร็จของโครงการ
3. คำจำกัดความของความสำเร็จเทียบกับเกณฑ์การยอมรับ
4. ตัวชี้วัด ตัวบ่งชี้ที่ปกคลุมด้วยวัตถุฉนวน
5. สรุป

บทนำ

แต่ละโครงการอยู่ภายใต้กฎหมาย ดังนั้น เช่นเดียวกับวิธีการดำเนินโครงการ เราจำเป็นต้องเลือกและปรับเกณฑ์สำหรับความสำเร็จในแต่ละครั้งให้เข้ากับความเฉพาะเจาะจงของโครงการนั้นๆ ในแง่หนึ่ง การสร้างคำนิยามทางเทคนิคของการเสร็จสิ้นอาจมีความสำคัญ ในอีกแง่หนึ่ง เกณฑ์การยอมรับที่กำหนดขึ้นจากมุมมองของผู้รับผลโครงการ ในทางกลับกัน สำหรับหลายๆ โครงการ การ สร้าง KPI ที่เหมาะสม ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน กล่าวคือ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก ซึ่งช่วยให้สามารถประเมินการดำเนินโครงการได้หลายมิติ

ความหมายของความสำเร็จของโครงการ

ในขณะที่ทำงานเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ของโครงการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างก็สงสัยว่าคำนิยามของความสำเร็จจะเป็นอย่างไร สำหรับหลายๆ โครงการ เวลาจะเป็นกุญแจสำคัญ ท้ายที่สุดแล้ว การจัดปาร์ตี้คริสต์มาสที่หรูหราสำหรับนักลงทุนจะมีประโยชน์อะไรหากเกิดขึ้นในเดือนมกราคม บางทีการใช้เกินงบประมาณอาจมีความสำคัญน้อยกว่าในกรณีนี้แม้แต่ไทม์สลิปหนึ่งวัน

ในกรณีของการดำเนินการบอลการกุศลอาจตรงกันข้าม – เราสามารถเลื่อนวันจัดงานเพื่อลดค่าเช่าห้องโถง อีกครั้ง หากเรากำลังจัดงานเลี้ยงเพื่อชิมผลิตภัณฑ์ในท้องถิ่น ทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินการจะให้ความสำคัญกับคุณภาพเป็นหลัก เราจำเป็นต้องสร้างสมดุลให้กับองค์กรด้วยความพร้อมของอาหารตามฤดูกาลที่ดีที่สุด

ท้ายที่สุดแล้ว ตาม PMBOK ปัจจัยที่สำคัญที่สุดของความสำเร็จของโครงการคือผลลัพธ์ เมื่อมองจากมุมมองของลูกค้า หรือในกรณีของโครงการภายใน จากมุมมองของผู้ใช้ปลายทาง แต่จะสร้างคำจำกัดความของความสำเร็จในการจัดการโครงการได้อย่างไรเพื่อให้สามารถติดตามทีมโครงการในขณะที่ทำงานในรายละเอียดและในขณะเดียวกันก็ชัดเจนต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

คำจำกัดความของความสำเร็จเทียบกับเกณฑ์การยอมรับ

คำจำกัดความของความสำเร็จในการจัดการโครงการมักจะ สร้างขึ้นโดยผู้จัดการโครงการโดยความร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย พวกเขาเป็นคนที่ต้องตกลงที่จะกำหนดเกณฑ์ว่าผลลัพธ์สุดท้ายจะต้องเป็นไปตามนั้นจึงจะถือว่าประสบความสำเร็จ ความเห็นของพวกเขามีความสำคัญเช่นกันในการประเมินผลลัพธ์

ดังนั้น สิ่งสำคัญคือเมื่อเริ่มโครงการ จะต้องมีความชัดเจนมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ไม่เพียงแต่ผลลัพธ์ที่ควรจะเป็นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวิธีการตรวจสอบเพื่อดูว่าตรงตามเกณฑ์สำหรับความสำเร็จหรือไม่ เพื่อให้ประเด็นนี้ชัดเจนขึ้น เราจะใช้คำศัพท์ที่ใช้ในโครงการ Scrum สิ่งเหล่านี้คือ "คำจำกัดความของการสำเร็จ" และ "เกณฑ์การยอมรับ" ความแตกต่างระหว่างทั้งสองสามารถเห็นได้อย่างสมบูรณ์เมื่อเราพิจารณาตัวอย่างโครงการที่มุ่งสร้างเว็บไซต์ของบริษัท

คำจำกัดความความสมบูรณ์จะให้ คำอธิบายทางเทคนิคของไซต์: จะมีการรักษาความปลอดภัยอย่างเหมาะสม จะประกอบด้วยโฮมเพจและสี่เพจย่อย และจะมีแผงการเข้าสู่ระบบสำหรับลูกค้าในส่วนหัว กล่าวอีกนัยหนึ่ง ด้วยคำนิยามความสมบูรณ์ ทีมโครงการรู้ว่าจะดำเนินการอะไร

ในทางกลับกัน การกำหนดเกณฑ์การยอมรับอย่างชัดเจนทำให้ทีมโครงการรู้ว่าเหตุใดจึงทำกิจกรรมเหล่านี้ทั้งหมด และงานที่ทำจะแปลงเป็นมูลค่าทางธุรกิจได้อย่างไร เกณฑ์การยอมรับจะถูกใช้เพื่อตรวจสอบว่าผลลัพธ์ของโครงการเป็นที่น่าพอใจจากมุมมองของผู้ใช้หรือไม่ จากตัวอย่างข้างต้น เว็บไซต์จะแสดงบนอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้ง่าย และอนุญาตให้ผู้ใช้ไปที่แผงควบคุมลูกค้าหลังจากป้อนชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน

ย้อนกลับไปที่ตัวอย่างการจัดงานสักครู่ คำจำกัดความของการสิ้นสุดโครงการอาจรวมถึง ตัวอย่าง:

• วันที่และสถานที่จัดงาน
• จำนวนแขกที่เตรียมสถานที่ไว้
• เมนู,
• มีดนตรีประกอบ

ในทางกลับกัน เกณฑ์การยอมรับอาจเกี่ยวข้องกับ ประสบการณ์ที่คาดหวังของผู้เข้าร่วมปาร์ตี้ ตัวอย่างเช่น:

• ความกว้างขวางของสถานที่
• คุณภาพของเครื่องดื่มที่ให้บริการ
• เสิร์ฟอาหารพร้อม ๆ กันให้กับแขกทุกคนที่นั่งอยู่ที่โต๊ะเดียว

ตัวชี้วัด ตัวบ่งชี้ที่ปกคลุมด้วยวัตถุฉนวน

ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เป็นปัจจัยสำคัญของความสำเร็จในการจัดการโครงการ เพื่อประเมินว่าบรรลุวัตถุประสงค์พื้นฐานหรือไม่ สามารถใช้ตัวบ่งชี้ที่ล้าหลังเพื่อประเมินความสำเร็จของการดำเนินโครงการ การคาดการณ์มูลค่าสุดท้ายของ KPI ทำให้สามารถกำหนดเกณฑ์ขั้นต่ำเพื่อให้ตรงกับความสำเร็จของโครงการ อย่างไรก็ตาม เหมาะสำหรับการประเมินผลลัพธ์ที่วัดได้เท่านั้น เช่น:

• ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
• ทันเวลาของการดำเนินการ
• จำนวนชั่วโมงการทำงานหรือทรัพยากรอื่นๆ ที่ใช้ในการดำเนินโครงการ
• ภาระด้านสิ่งแวดล้อม
• การแปลงข้อมูลแรงงานเป็นผลกำไรสำหรับองค์กร

มีตัวบ่งชี้หลายร้อยตัวที่ใช้ในการปฏิบัติการจัดการเพื่อจุดประสงค์นี้ การเลือกตัวบ่งชี้เมื่อเริ่มต้นโครงการจึงเป็นหนึ่งในภารกิจที่สำคัญของผู้จัดการโครงการ ท้ายที่สุดแล้ว ประเด็นไม่ใช่การวัดทุกอย่าง แต่วัดเฉพาะสิ่งที่ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องจริงๆ เกี่ยวกับสถานะของโครงการและความสำเร็จในการจัดการโครงการ ไม่ควรเกิน 20 โครงการ ในขณะที่โครงการขนาดเล็กไม่ควรเกิน 5 โครงการ

สรุป

ความสำเร็จในการจัดการโครงการไม่ได้ขึ้นอยู่กับความพยายามเท่านั้น สถานการณ์ตลาด และความเป็นผู้นำที่มีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดสิ่งที่เราถือว่าประสบความสำเร็จอย่างถูกต้อง และแม้แต่ปัจจัยเสริมที่ไม่สามารถคาดเดาได้ ท้ายที่สุดแล้ว จากมุมมองของลูกค้า วิธีแก้ปัญหาชั่วคราวในนาทีสุดท้ายสามารถสร้างความพึงพอใจได้มาก อย่างไรก็ตาม เรามาปล่อยให้การแสดงด้นสดกลายเป็นกลยุทธ์ที่องอาจในการบันทึกโครงการจนถึงนาทีสุดท้ายที่ตกอยู่ในอันตรายของความล้มเหลว แทนที่จะใช้คำจำกัดความที่รอบคอบของความสำเร็จและความสำเร็จของโครงการ และเกณฑ์การยอมรับที่กำหนดขึ้นอย่างดีทุกวัน

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

ผู้เขียน: แคโรไลน์ เบ็คเกอร์

ในฐานะผู้จัดการโครงการ Caroline เป็นผู้เชี่ยวชาญในการค้นหาวิธีการใหม่ๆ ในการออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดและปรับกระบวนการให้เหมาะสม ทักษะการจัดองค์กรและความสามารถในการทำงานภายใต้ความกดดันด้านเวลาทำให้เธอเป็นคนที่ดีที่สุดในการเปลี่ยนโครงการที่ซับซ้อนให้เป็นจริง

ดูโพสต์ทั้งหมด

เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:

1. โครงการคืออะไร?
2. การจัดการโครงการคืออะไร?
3. วิธีการจัดการโครงการ?
4. วิธีการจัดการโครงการ
5. ประเภทของโครงการ
6. 4 ตัวอย่างโครงการ
7. การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
8. พื้นที่กิจกรรมโครงการ
9. ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ