ทราบความแตกต่าง: ใบสั่งซื้อ (PO) สลิปการบรรจุ และใบแจ้งหนี้

สำหรับผู้ค้าปลีกและผู้ขายอีคอมเมิร์ซ การทราบความแตกต่างระหว่างใบสั่งซื้อ บันทึกการจัดส่ง และใบแจ้งหนี้มีความสำคัญต่อการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ

เริ่มจากขั้นตอนการจัดซื้อ ท้ายที่สุด คุณไม่สามารถขายสิ่งที่คุณไม่มีได้!

ระหว่างการสั่งซื้อ การจัดส่ง และการรับ มีช่วงการเรียนรู้ที่ผู้ขายต้องเอาชนะเพื่อให้ประสบความสำเร็จ การเปิดเผยแบบเต็ม: พูดง่ายกว่าทำ

อย่างไรก็ตาม การทำวิจัยและการลองผิดลองถูกแบบเก่าๆ จะทำให้คุณเป็นมืออาชีพได้ในเวลาอันรวดเร็ว

ผู้ขายต้องเรียนรู้วิธีการซื้ออย่างมีประสิทธิภาพและค้นหาว่าอะไรที่เหมาะกับธุรกิจของตน โพสต์นี้ควรช่วยลดความกังวลใดๆ ที่คุณอาจมีเกี่ยวกับกระบวนการจัดซื้อโดยดูข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และบันทึกการจัดส่ง

ใบสั่งซื้อคืออะไร?

ใบสั่งซื้อ (PO) คือคำขอสั่งซื้อที่ส่งจากผู้ซื้อไปยังผู้ขาย เอกสารนี้มีรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทและปริมาณของรายการที่จะสั่งซื้อ

นอกจากนี้ยังจะระบุราคาซื้อที่ตกลงกันไว้และเงื่อนไขการชำระเงิน

ผู้ซื้อใช้ใบสั่งซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์ที่มาถึงเป็นผลิตภัณฑ์ที่พวกเขาสั่งซื้อจริงๆ

นับตั้งแต่มีการเปิดตัวคำสั่งซื้อในอุตสาหกรรมค้าปลีก กระบวนการจัดซื้อก็มีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยให้ ติดตาม สินค้าคงคลัง และการชำระเงิน ได้ดีขึ้น

ในการส่งใบสั่งซื้อ ผู้ซื้อมักจะใช้ระบบซอฟต์แวร์อิเล็กทรอนิกส์ที่ช่วยให้สามารถติดตามและส่งข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังซัพพลายเออร์ได้ดีขึ้น

ใบสั่งซื้อให้รายละเอียดที่จำเป็นที่ผู้ขายและผู้ซื้อใช้เพื่อเก็บข้อมูลที่ถูกต้องเกี่ยวกับการขายหรือการซื้อที่ผ่านมา

ใบสั่งซื้อประกอบด้วย:

• หมายเลข PO
• วันที่จัดส่ง
• ที่อยู่เรียกเก็บเงิน
• ที่อยู่จัดส่ง
• รายการที่ต้องการ จำนวน และราคา
• ข้อกำหนด

ตัวอย่างใบสั่งซื้อ:

หากคุณต้องการเทมเพลตใบสั่งซื้อ คุณสามารถหาเทมเพลตฟรีสำหรับใบสั่งซื้อได้ที่นี่:

• เทมเพลตแล็บ
• สมาร์ทชีท
• เทมเพลตทางกฎหมาย

ซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังของเรา SkuVault สามารถ สร้างใบสั่งซื้อโดยอัตโนมัติ ตามระดับการเติมที่ตั้งไว้ล่วงหน้า และดึงข้อมูลติดต่อผู้ขายเข้าสู่แม่แบบใบสั่งซื้อโดยตรง สิ่งนี้สามารถประหยัดเวลาได้มาก

เหตุใดใบสั่งซื้อจึงมีความสำคัญ

เมื่อผู้ซื้อออกใบสั่งซื้อและได้รับการยอมรับจากผู้ขายแล้ว ใบสั่งซื้อนั้นจะกลายเป็นเอกสารที่ใช้บังคับสำหรับการขาย

ใบสั่งซื้อให้สัญญาว่าจะชำระเงินตามเงื่อนไขของข้อตกลงจากผู้ซื้อ สิ่งนี้ทำให้ผู้ขายมั่นใจในการจัดหาสินค้า

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงการขายโดยรวม มันสามารถเป็นสัญญาที่มีผลผูกพันระหว่างฝ่ายต่าง ๆ เพื่อลดความเสี่ยงของผู้ขายและให้ความคุ้มครองทางกฎหมายบางประการหากผู้ซื้อผิดนัด

หมายเลขใบสั่งซื้อมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการติดตาม ผู้ขายสามารถใช้ PO เพื่อจับคู่การจัดส่งกับการซื้อโดยใช้หมายเลขใบสั่งซื้อ PO รวมถึงข้อมูลของผู้ซื้อและผู้ขายเพื่อช่วยให้ทุกฝ่ายตกลงกันได้ง่ายขึ้น

ความโปร่งใสของสินค้าคงคลังทันที

ใช้ IMS เพื่อควบคุมสินค้าคงคลังได้มากขึ้น และเรือผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายน้อยลง

ดาวน์โหลด

ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

ผู้ขายเตรียมใบแจ้งหนี้สำหรับผู้ซื้อหลังจากที่ผู้ซื้อส่งใบสั่งซื้อ

ใบแจ้งหนี้เป็น เอกสารที่ไม่สามารถต่อรอง ได้ ซึ่งหมายความว่าผู้ขายยอมรับเงื่อนไขและตกลงที่จะจัดหาสินค้าหรือบริการที่สั่งซื้อ แต่ไม่เต็มใจที่จะเปลี่ยนแปลงหรือต่อรองเงื่อนไขใดๆ

ต้องเริ่มที่จุดเริ่มต้นหรือไม่? ดูคำแนะนำของเราเกี่ยวกับ วิธีสร้างใบแจ้ง หนี้

ในขณะที่ผู้ซื้อเป็นผู้ออกใบสั่งซื้อ ใบกำกับสินค้าจะมาจากฝ่ายขาย ระบุทั้งผู้ซื้อและผู้ขายและควรอ้างอิงใบสั่งซื้อ

โดยจะอธิบายและระบุจำนวนสินค้าที่ขาย แสดงวันที่จัดส่ง ต้นทุนต่อหน่วยและส่วนลดที่ใช้ เวลาจัดส่ง และเงื่อนไขการชำระเงิน นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับการจัดส่งและรูปแบบการขนส่ง

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้:

หากคุณต้องการเทมเพลตใบแจ้งหนี้ คุณสามารถหาเทมเพลตฟรีสำหรับใบแจ้งหนี้ได้ที่นี่:

• หน้าแรกของใบแจ้งหนี้
• ใบแจ้งหนี้ง่าย
• เครื่องกำเนิดใบแจ้งหนี้

เทมเพลตใบแจ้งหนี้ฟรีอาจใช้ได้กับการดำเนินการขนาดเล็กมากที่ต้องสร้างใบแจ้งหนี้เป็นครั้งคราวเท่านั้น

หากคุณต้องการให้มีความคล่องตัวมากขึ้น คุณสามารถ สร้างใบแจ้ง หนี้ โดยอัตโนมัติจาก SkuVault ที่สามารถเป็นส่วนหนึ่งของการติดตามสินค้าคงคลังผ่าน กระบวนการหยิบ แพ็ค และจัดส่ง

ใบแจ้งหนี้และใบสั่งซื้อมีรายละเอียดหลายอย่างเหมือนกัน สิ่งนี้สมเหตุสมผลเนื่องจากใบแจ้งหนี้ทำหน้าที่เป็นใบเรียกเก็บเงินสำหรับการสั่งซื้อเพื่อขอรับการชำระเงิน

ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นเรื่องสำคัญมากที่เอกสารทั้งสองจะต้องมีข้อมูลเดียวกัน เพื่อให้แต่ละฝ่ายสามารถจับคู่ใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้เพื่อความถูกต้อง

ใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้แตกต่างกันอย่างไร?

ข้อแตกต่างหลักระหว่างใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้คือวัตถุประสงค์ของเอกสารและรายละเอียดทางเทคนิคที่อยู่ในใบสั่งซื้อที่ไม่รวมอยู่ในใบแจ้งหนี้

สำหรับผู้ขาย ใบแจ้งหนี้เป็นวิธีที่สุภาพในการขอเงินที่ค้างชำระจากผู้ซื้อสำหรับสินค้าที่ได้จัดส่งไป ใบแจ้งหนี้เป็นการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรว่าสินค้าที่จัดส่งยังไม่ได้รับการชำระเงิน เช่นเดียวกับวิธีการเรียกเก็บเงินอื่นๆ บางครั้งใบแจ้งหนี้อนุญาตให้ขยายเวลาการชำระเงินได้

บริษัทมักจะใช้ใบแจ้งหนี้ในการทำธุรกรรม B2B เท่านั้น การทำธุรกรรมของสินค้าระหว่างธุรกิจมีความน่าเชื่อถือมากกว่าการขายแบบ B2C ดังนั้นผู้ขายจึงมั่นใจว่าพวกเขาจะได้รับการชำระเงินเมื่อผู้ซื้อสามารถดำเนินการได้

ในฐานะผู้จัดหาให้กับผู้ค้าปลีกหรือธุรกิจอีคอมเมิร์ซ โดยทั่วไปแล้วสินค้าจะถูกขายโดยผู้ซื้อ สิ่งนี้สร้างกระแสเงินสดที่ช่วยให้ผู้ขายดั้งเดิมมีความมั่นใจมากขึ้นว่าพวกเขาจะได้รับเงิน

เหตุใดใบแจ้งหนี้จึงสำคัญ

ใบแจ้งหนี้มีความสำคัญสำหรับผู้ขายเนื่องจากเป็นวิธีรับเงินตรงเวลา

ด้วยการจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ จะช่วยให้การทำธุรกรรมราบรื่นยิ่งขึ้น โดยพื้นฐานแล้วจะเป็นการปิดลูประหว่างคำสั่งซื้อและคำขอชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้ยังแสดงหลักฐานว่ามีการส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการแล้ว สิ่งนี้แสดงว่าผู้ขายได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อตกลงและ กำหนด สิทธิ์ของผู้ขายในการชำระเงิน หากผู้ซื้อไม่ชำระเงิน จะแสดงหลักฐานเพิ่มเติมว่าผู้ขายได้ดำเนินการตามคำสั่งซื้อแล้ว

จากมุมมองทางบัญชี ใบแจ้งหนี้จะบันทึกธุรกรรมเป็นบัญชีลูกหนี้จนกว่าจะชำระหนี้ทั้งหมด

ใบบรรจุคืออะไร?

บันทึกการจัดส่งเป็นเอกสารการจัดส่งที่มาพร้อมกับคำสั่งซื้อภายในบรรจุภัณฑ์สำหรับจัดส่งหรือซ่อนอยู่ในซองสำหรับจัดส่งที่แนบมากับบรรจุภัณฑ์

บางครั้งเรียกว่าใบนำส่งสินค้า รายการบรรจุหีบห่อ หรือรายการจัดส่ง – ใบบันทึกการจัดส่งจะระบุรายละเอียดของผลิตภัณฑ์ เพื่อให้ผู้รับสามารถตรวจสอบได้ว่ารายการในการจัดส่งตรงกับสิ่งที่พวกเขาสั่งซื้อ

อะไรคือความแตกต่างระหว่างบันทึกการจัดส่งและใบแจ้งหนี้?

ทั้งใบแจ้งหนี้และบันทึกการจัดส่งถูกส่งไปยังผู้ซื้อจากผู้ขาย แต่พวกมันมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง ธุรกิจทั้งหมดใช้ใบแจ้งหนี้ แต่ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่ใช้บันทึกการจัดส่ง

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่ใช้บริการจะไม่ใช้บันทึกการจัดส่งด้วยเหตุผลที่ชัดเจนมาก: พวกเขาไม่ได้ขายผลิตภัณฑ์ พวกเขาเพียงแค่ออกใบแจ้งหนี้แทน

ต้องใช้ใบบันทึกการบรรจุเฉพาะในกรณีที่มีการจัดส่งและรับสินค้าเพื่อขาย

ข้อแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และบันทึกการจัดส่งคือใครเป็นคนรับเอกสาร

หากคุณเป็นคนส่งเอกสารเหล่านี้ สิ่งสำคัญคือต้องระลึกไว้เสมอว่าใครควรเป็นคนรับ ควรส่งใบแจ้งหนี้ไปยังผู้รับผิดชอบการชำระเงินนี่อาจเป็นแผนกบัญชีเป็นต้น

ใบบรรจุจะถูกส่งไปยังแผนกที่รับสินค้าเพื่อให้สามารถบันทึกสินค้าเข้าได้ในบางกรณี บุคคลนี้อาจเป็นบุคคลเดียวกัน แต่มีแนวโน้มว่าจะเป็นคนละส่วนกันของธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในคลังสินค้าหรือการดำเนินงานขนาดใหญ่

ในโลกแห่งความเป็นจริง มีปัญหามากมายกับธุรกิจสตาร์ทอัพหรือความสัมพันธ์ใหม่ๆ เมื่อส่งสลิปการจัดส่งและใบแจ้งหนี้ให้ผิดคน

การจัดส่งทุกครั้งควรมีใบบันทึกการจัดส่ง รายละเอียดในบันทึกการจัดส่งจะได้รับการปรับแต่งตามธุรกิจและสินค้าที่ขาย

เอกสารควรระบุวันที่สั่งซื้อ สินค้าที่รวมอยู่ในคำสั่งซื้อ และจำนวนสินค้าแต่ละรายการ อาจรวมน้ำหนักของผลิตภัณฑ์ไว้ด้วย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับธุรกิจ รายละเอียดเช่นนี้มีความสำคัญต่อผู้ซื้อจำนวนมากที่ใช้บันทึกการจัดส่งเป็นแนวทางในการแกะกล่องคำสั่งซื้อของตน

ตัวอย่างใบส่งสินค้า

นี่คือตัวอย่างลักษณะของบันทึกการจัดส่งทั่วไปและรายละเอียดประกอบด้วย:

หากคุณต้องการแม่แบบบันทึกการจัดส่ง ต่อไปนี้เป็นบางสถานที่ที่คุณสามารถหาแม่แบบฟรีสำหรับบันทึกการจัดส่ง:

• คลังแม่แบบ
• ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ
• อินวอยซ์เบอร์รี่

หากคุณทำธุรกิจในปริมาณน้อย เทมเพลตฟรีเหล่านี้อาจเหมาะกับคุณ

สำหรับธุรกิจหรือการดำเนินงานคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณจะต้องสร้างบันทึกการจัดส่งโดยใช้ ระบบการจัดการสินค้าคงคลัง เช่น SkuVault เพื่อทำให้รายการเบิกสินค้าเป็นอัตโนมัติซึ่งสามารถเพิ่มเป็นสองเท่าของบันทึกการจัดส่งหรือใช้การข้ามการจัดส่งที่สร้างโดยซอฟต์แวร์การจัดส่งของคุณ

SkuVault ผสานรวมกับโซลูชันการจัดส่งยอดนิยมทั้งหมด รวมถึง ShipStation, ReadyCloud, ShipRush, ShipWorks และ Temando

เหตุใดใบบันทึกการจัดส่งจึงมีความสำคัญ

บันทึกการจัดส่งมีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ

สำหรับผู้ขาย บันทึกการจัดส่งจะแสดงจำนวนที่ถูกต้องของสินค้าที่กำลังจัดส่ง พวกเขาสามารถทำหน้าที่เป็นตัวตรวจสอบในระหว่างขั้นตอนการควบคุมคุณภาพของการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อเพื่อให้แน่ใจว่ารายการที่ถูกต้องและปริมาณที่เหมาะสมกำลังจะออกสู่ประตู

สำหรับผู้ซื้อ บันทึกการจัดส่งจะทำงานในลักษณะเดียวกันในส่วนท้ายเพื่อให้แน่ใจว่าสินค้าที่ได้รับตรงกับสิ่งที่บันทึกการจัดส่งระบุไว้

การตรวจสอบความแตกต่างก่อนที่จะออกจากโรงงานของผู้ขายเป็นสิ่งสำคัญ

ด้วยการระบุเนื้อหาของบรรจุภัณฑ์อย่างชัดเจน ผู้ที่ได้รับสามารถทำเครื่องหมายรายการเทียบกับรายการได้ เวลาที่ดีที่สุดสำหรับผู้ซื้อในการตรวจจับปัญหาเกี่ยวกับคำสั่งซื้อที่เข้ามาคือเมื่อพวกเขามาถึงครั้งแรก

แม้ว่าทั้งผู้ซื้อและผู้ขายควรเก็บใบแจ้งหนี้ไว้เพื่อบันทึก แต่เมื่อได้รับและตรวจสอบสินค้าแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องใช้ใบกำกับสินค้าอีกต่อไป

ใบสั่งซื้อเทียบกับบันทึกการจัดส่งเทียบกับใบแจ้งหนี้ – วิธีการทำงาน

ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และบันทึกการจัดส่งล้วนมีจุดประสงค์ต่างกัน แต่ทำงานร่วมกันได้ ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายจะชนะเมื่อพวกเขาทำธุรกรรมเหล่านี้อย่างถูกต้อง

ผู้ขายทำกำไรจากผู้ซื้อ และในทางกลับกัน ผู้ซื้อก็ทำกำไรจากลูกค้าซึ่งซื้อสินค้าในท้ายที่สุด ต้องขอบคุณใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และบันทึกการจัดส่ง กระบวนการนี้ดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

ตัวอย่างในโลกแห่งความเป็นจริง

มาดูตัวอย่างจริงของกระบวนการจัดซื้อทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบและเอกสารเหล่านี้ทำงานร่วมกันอย่างไร:

1. การสร้างใบสั่งซื้อ: บริษัท A กำลังมีสินค้าในสต็อกต่ำสำหรับหนึ่งในผลิตภัณฑ์ที่มียอดขายสูงสุดของพวกเขาพวกเขาจำเป็นต้องจัดลำดับใหม่เพื่อให้ยอดขายไหลเวียน บริษัท A สร้างใบสั่งซื้อที่มีปริมาณและข้อกำหนดเฉพาะสำหรับผลิตภัณฑ์ ใบสั่งซื้อนี้จัดส่งไปยังซัพพลายเออร์ บริษัท B.
2. ได้รับใบสั่งซื้อแล้ว : บริษัท B ได้รับใบสั่งซื้อและยืนยันว่าสามารถจัดหาผลิตภัณฑ์ตามข้อกำหนดที่กำหนดได้
3. ใบสั่งที่จัดส่ง : บริษัท B จะจัดส่งสินค้าไปยังผู้ซื้อและรวมบันทึกการจัดส่งพวกเขายังส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขอชำระเงินสำหรับสินค้าที่จัดส่งแล้ว
4. ใบสั่งที่ได้รับ : บริษัท A ใช้บันทึกการจัดส่งเพื่อให้แน่ใจว่าใบสั่งถูกต้อง และอ้างอิงข้ามใบสั่งซื้อ บันทึกการจัดส่ง และใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าทั้งหมดอยู่ในข้อตกลงเมื่อทุกอย่างเรียบร้อย ใบแจ้งหนี้จะถูกประมวลผลสำหรับการชำระเงิน
5. บันทึกคำสั่งซื้อ : เมื่อรับสินค้าเข้าสต็อกแล้ว บริษัท A จะป้อนข้อมูลนี้ลงในระบบการจัดการสินค้าคงคลังเพื่อให้บันทึกถูกต้อง

บริษัท A เป็นผู้ซื้อในสถานการณ์นี้ แต่พวกเขาอาจกลายเป็นผู้ขายด้วย เมื่อผู้บริโภคซื้อผลิตภัณฑ์จากบริษัท A ในภายหลัง บริษัทนี้จะสร้างบันทึกการจัดส่งของตนเองเพื่อส่งไปพร้อมกับผลิตภัณฑ์

ก่อนการจัดส่ง บริษัท A จะยืนยันว่าพวกเขากำลังจัดส่งสินค้าที่ถูกต้องโดยการเปรียบเทียบบันทึกการจัดส่งกับใบสั่งซื้อ ขั้นตอนนี้เพียงขั้นตอนเดียวเพื่อหลีกเลี่ยงความเป็นไปได้ที่ธุรกรรมจะส่งผลให้เกิดการจัดส่งผิดพลาด

จากนั้นบริษัท A จะจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าพร้อมกับบันทึกการจัดส่ง เมื่อลูกค้าได้รับสินค้าแล้ว พวกเขาจะใช้ใบบันทึกการส่งสินค้าเพื่อยืนยันการสั่งซื้อ

กระบวนการจัดซื้อและการขายทั้งหมดนี้สามารถทำได้ด้วยตนเองโดยใช้สเปรดชีตหรือเอกสาร Word แต่มักเกิดข้อผิดพลาดและติดตามได้ยาก

เมื่อใช้ซอฟต์แวร์การจัดการ สินค้า คงคลังและคลังสินค้าของ SkuVault คุณสามารถ จัดการกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบได้อย่างน่าเชื่อถือมากขึ้น คุณสามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการทำให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติและรับประกันการตรวจนับสินค้าคงคลังที่ถูกต้องตลอดกระบวนการซื้อและขายทั้งหมด

คำถามทั่วไปเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ บันทึกการจัดส่ง และใบแจ้งหนี้

ต่อไปนี้เป็นคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ บันทึกการจัดส่ง และใบแจ้งหนี้

ใบสั่งซื้อมีหลายประเภทหรือไม่?

ใช่. ซัพพลายเออร์จะยอมรับใบสั่งซื้อมาตรฐาน เช่น ใบสั่งซื้อที่สร้างโดย SkuVault แต่อาจมีบางครั้งที่คุณต้องการใช้ PO ที่แตกต่างกันเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ เช่น:

• สัญญา : ใบสั่งซื้อสัญญามีระยะเวลาที่กำหนดตัวอย่างเช่น คุณอาจมี PO สำหรับซัพพลายเออร์ที่ดีเป็นเวลาหนึ่งปี รายละเอียดของคำสั่งซื้อเฉพาะและกรอบเวลาอาจแตกต่างกันไป
• ครอบคลุม : บางครั้งมีการใช้ใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมเพื่อสั่งซื้อสินค้าเฉพาะโดยไม่มีกำหนดการส่งมอบหรือเพื่อสร้าง "บัญชีเปิด" เพื่อสั่งซื้อใหม่ตามกำหนดเวลาปกติหรือไม่สม่ำเสมอตามต้องการ
• วางแผนไว้ : ใบสั่งซื้อที่วางแผนไว้จะใช้เมื่อทราบรายการ ปริมาณ และราคา แต่ไม่สามารถคาดเดาวันที่จัดส่งได้

ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินคืออะไร?

แม้ว่าผู้คนมักจะใช้ "ใบแจ้งหนี้" และ "บิล" แทนกันได้ แต่ก็มีความหมายต่างกัน

ใบเรียกเก็บเงินเป็นรายการที่ไม่ซับซ้อนและโดยทั่วไปจะขอให้ชำระเงินทันที เช่นเดียวกับที่คุณได้รับหลังจากรับประทานอาหารที่ร้านอาหาร ใบแจ้งหนี้เป็นรายละเอียดเพิ่มเติมของสินค้าหรือบริการที่คุณสั่งซื้อและระบุเงื่อนไขการชำระเงินและภาระผูกพัน

อะไรคือความแตกต่างระหว่างใบกำกับการขายและใบเสร็จรับเงิน?

ใบแจ้งหนี้คือการขอชำระเงิน ใบเสร็จรับเงินเป็นหลักฐานว่าได้ชำระเงินแล้ว

คำสั่งคืออะไร?

ใบแจ้งหนี้จะออกเป็นคำขอสำหรับการชำระเงินตามการจัดส่งเฉพาะหรือสินค้าที่จัดส่ง

ใบแจ้งยอดจะออกเป็นสรุปค่าใช้จ่ายคงค้างทั้งหมดซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเรียกเก็บเงิน

โดยปกติแล้ว ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งเมื่อมีการจัดส่งหรือส่งมอบสินค้า โดยปกติแล้วใบแจ้งยอดจะถูกส่งออกเป็นรายเดือนเพื่อเตือนถึงใบแจ้งหนี้และกิจกรรมในบัญชีที่ค้างชำระทั้งหมด

ใบส่งสินค้ากับใบตราส่งสินค้าต่างกันอย่างไร?

ใบตราส่งสินค้า (BOL) เป็นเอกสารที่โอนความเป็นเจ้าของสินค้าจากผู้ขายไปยังผู้ซื้อ BOL เป็นเอกสารทางกฎหมายที่ใช้ยืนยันว่ามีการจัดส่งสินค้า

บันทึกการจัดส่งแสดงสินค้าจริงที่จัดส่งในการจัดส่ง

ใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมคืออะไร?

ใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมเป็นประเภทของข้อตกลงระยะยาวระหว่างผู้ซื้อและซัพพลายเออร์ ซึ่งผู้ซื้อตกลงที่จะซื้อผลิตภัณฑ์หรือบริการจำนวนหนึ่งจากซัพพลายเออร์ในช่วงเวลาที่กำหนด

ข้อตกลงประเภทนี้สามารถเป็นประโยชน์สำหรับทั้งสองฝ่าย เนื่องจากทำให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างคล่องตัวขึ้นและจัดหาคำสั่งซื้อที่สม่ำเสมอและคาดการณ์ได้ให้แก่ซัพพลายเออร์

บทสรุป

เมื่อดำเนินธุรกิจหรือคลังสินค้า สิ่งสำคัญคือต้องทราบความแตกต่างและบทบาทที่เอกสารเหล่านี้มีต่อกระบวนการจัดซื้อ

การซื้อเพื่อธุรกิจอาจเป็นกระบวนการที่ตึงเครียดสำหรับบางคน การเรียนรู้วิธีสั่งซื้อและรับคำสั่งซื้ออย่างถูกต้องอาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่เคยทำมาก่อน

อย่างไรก็ตาม มันเป็นสิ่งที่คุณเพียงแค่ต้องเรียนรู้ที่จะทำอย่างถูกต้อง และเมื่อคุณเริ่มชินกับมันแล้ว การซื้อก็สามารถเป็นกระบวนการที่ราบรื่นและไร้รอยต่อ

จดจำพื้นฐานเหล่านี้และควบคุมธุรกิจของคุณ