การจัดการการเงินดิจิทัลและการบัญชีออนไลน์ | แปลงธุรกิจของคุณให้เป็นดิจิทัล #5
เผยแพร่แล้ว: 2023-04-20การจัดการการเงินดิจิทัลและการบัญชีออนไลน์ได้รับความนิยมมากขึ้นในธุรกิจ ตามรายงานของ Sage (2020) 67% ขององค์กรขนาดเล็กและขนาดกลางใช้โซลูชันดังกล่าวแล้ว มาดูกันดีกว่าว่าเหตุใดจึงคุ้มค่าที่จะใช้การจัดการทางการเงินแบบดิจิทัล และการบัญชีออนไลน์จะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณอย่างไร อ่านต่อเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติม
การจัดการการเงินดิจิทัลและการบัญชีออนไลน์ – สารบัญ:
- การแนะนำ
- การทบทวนเครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่มีอยู่
- ประเด็นสำคัญของการนำบริการทางการเงินดิจิทัลไปใช้
- ความปลอดภัยของข้อมูลและภัยคุกคามในบัญชีออนไลน์
- อนาคตของการจัดการการเงินดิจิทัลและการบัญชีออนไลน์
- สรุป
การแนะนำ
การทำบัญชีให้เป็นอัตโนมัติ เช่น การออกใบแจ้งหนี้หรือการชำระภาษี สามารถเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัทของคุณได้อย่างมาก ตัวอย่างเช่น สามารถลดระยะเวลาที่จำเป็นในการออกใบแจ้งหนี้ได้ถึง 73% ยิ่งไปกว่านั้น การรวมระบบบัญชีออนไลน์เข้ากับอุปกรณ์อื่นๆ ที่ใช้ในบริษัท เช่น ซอฟต์แวร์ CRM ระบบการจัดการโครงการ ระบบการจัดการการชำระเงิน และ HRMS ช่วยให้คุณสามารถรวมศูนย์ข้อมูลและควบคุมการเงินของคุณได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ ความสามารถในการดำเนินการชำระเงินออนไลน์ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการจัดการเงินสดและการทำงานร่วมกันกับซัพพลายเออร์และลูกค้า
การทบทวนเครื่องมือและซอฟต์แวร์ที่มีอยู่
โปรแกรมบัญชีมีคุณสมบัติมากมาย ก่อนที่คุณจะเลือกซอฟต์แวร์เฉพาะ คุณควรตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์นั้นได้รับการรับรองหรือไม่ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเครื่องมือนี้เป็นไปตามข้อบังคับของประเทศที่คุณทำธุรกิจ และปลอดภัยสำหรับผู้ประกอบการ ในการรวมบัญชีออนไลน์เข้ากับธุรกิจของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสม เครื่องมือยอดนิยมบางส่วน ได้แก่ :
- Xero – เครื่องมือที่ใช้งานง่ายที่ช่วยให้คุณออกใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วและรวมเข้ากับระบบการชำระเงินต่างๆ น่าเสียดายที่ราคาของมันอาจค่อนข้างสูงสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาต้องการใช้คุณสมบัติพิเศษ
- QuickBooks – มีฟังก์ชันที่หลากหลาย เช่น การจัดการสินค้าคงคลังและการติดตามเวลา ซึ่งทำให้เป็นโซลูชันอเนกประสงค์สำหรับอุตสาหกรรมต่างๆ อย่างไรก็ตาม ข้อเสียเปรียบที่ใหญ่ที่สุดคืออินเทอร์เฟซของโปรแกรม ซึ่งอาจเป็นปัญหาสำหรับผู้ที่ไม่มีประสบการณ์ด้านบัญชี
- Wave – ให้การเข้าถึงฟรีเพื่อจัดการฟังก์ชันบัญชีพื้นฐาน เช่น การออกใบแจ้งหนี้และการติดตามค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ตาม มีฟีเจอร์น้อยกว่าเครื่องมือแบบชำระเงินอื่นๆ ซึ่งอาจจำกัดประโยชน์สำหรับธุรกิจที่มีความต้องการสูง
- Firmbee – เครื่องมือฟรีนี้ช่วยให้คุณทำงานที่ใช้เวลานานมากมายด้วยวิธีอัตโนมัติและเรียบง่ายขึ้นอย่างมาก มันมีคุณสมบัติเช่น:
- การควบคุมต้นทุนพนักงาน – สิ่งนี้ช่วยให้คุณตรวจสอบค่าใช้จ่ายบุคลากร ใช้อัตราพนักงานแต่ละคน และสร้างต้นทุนตามเวลาที่บันทึกไว้
- การชำระเงินบางส่วน – ช่วยให้ลูกค้าสามารถชำระเงินเป็นงวดได้ ควบคุมจำนวนเงินที่ยังต้องจ่ายคืน
- ใบแจ้งหนี้ส่วนบุคคล – ทำให้สามารถใช้ระบบการจัดการทางการเงินเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ที่หลากหลายด้วยสกุลเงินและอัตราภาษีที่ไม่ได้มาตรฐาน
ซอฟต์แวร์นี้ยังให้การโยกย้ายข้อมูลจากระบบบัญชีที่มีอยู่และรองรับธุรกิจประเภทต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย การลงทะเบียนบนแพลตฟอร์มนั้นง่ายและรวดเร็ว และอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายทำให้ใช้งานง่าย แม้แต่สำหรับผู้ประกอบการมือใหม่
ประเด็นสำคัญของการนำบริการทางการเงินดิจิทัลไปใช้
กระบวนการดำเนินการบัญชีออนไลน์สามารถเรียกร้องได้ อย่างไรก็ตามในขณะเดียวกันก็ก่อให้เกิดประโยชน์อย่างมาก อย่างไรก็ตาม คุณควรจดจำประเด็นสำคัญบางประการที่อาจช่วยในการนำไปใช้งาน ประการแรก ขอแนะนำให้ว่าจ้างนักบัญชีที่มีประสบการณ์ เพื่อสนับสนุนการดำเนินการและให้คำแนะนำในทุกขั้นตอน
สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือ การเลือกเวลาที่เหมาะสม ในการแนะนำการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น ช่วงต้นปีบัญชีจะง่ายกว่าช่วงกลางปี สิ่งนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงปัญหาในการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบ
ความปลอดภัยของข้อมูลและภัยคุกคามในบัญชีออนไลน์
นอกจากข้อดีมากมายของการบัญชีออนไลน์แล้ว ยังมีความเสี่ยงอีกหลายประการที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของข้อมูล ผู้ประกอบการควรตระหนักถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นและดำเนินการอย่างเหมาะสมเพื่อลดความเสี่ยง:
- ข้อมูลสูญหาย – คุณต้องอย่าลืมสำรองข้อมูลทางการเงินของคุณเป็นประจำเพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูลเนื่องจากความล้มเหลวของระบบ ข้อผิดพลาดของผู้ปฏิบัติงาน หรือการโจมตีจากการแฮ็ค เป็นความคิดที่ดีที่จะเลือกซอฟต์แวร์ที่สร้างการสำรองข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัยโดยอัตโนมัติ
- การเข้ารหัสข้อมูล – ควรเลือกซอฟต์แวร์ที่ใช้เทคนิคการเข้ารหัสขั้นสูงเพื่อปกป้องข้อมูลจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
- การศึกษาและการฝึกอบรม – ความปลอดภัยของข้อมูลทางการเงินที่จัดเก็บและประมวลผลแบบดิจิทัลไม่เพียงถูกคุกคามจากความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงการใช้บัญชีออนไลน์อย่างไม่เหมาะสมด้วย ดังนั้น พนักงานที่สามารถเข้าถึงซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ได้ควรตระหนักถึงความเสี่ยงด้านความปลอดภัยในโลกไซเบอร์ การฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอและการปรับปรุงความรู้ในเรื่องนั้นเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การบริหารความเสี่ยง
อนาคตของการจัดการการเงินดิจิทัลและการบัญชีออนไลน์
อนาคตของการบัญชีออนไลน์ดูเหมือนจะมีอนาคตที่ดี การพัฒนาเทคโนโลยี เช่น ปัญญาประดิษฐ์และการเรียนรู้ของเครื่อง ทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติเป็นไปได้ การสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติในบริษัท กลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นด้วยเครื่องมืออย่าง Zapier หรือ Make.com สามารถใช้สำหรับสร้างกระบวนการที่กำหนดเอง ทำให้ง่ายต่อการจัดการการดำเนินการทางการเงินที่ซับซ้อนและจัดการการเงิน ด้วยการพัฒนาของ AI และความนิยมที่ลดลงของการชำระด้วยเงินสด เราสามารถคาดหวังการเติบโตแบบทวีคูณของเครื่องมือและซอฟต์แวร์สมัยใหม่ในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า ซึ่งจะช่วยให้สามารถควบคุมการเงินของบริษัทได้ดียิ่งขึ้น
สรุป
การทำบัญชีออนไลน์กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้นในการจัดการการเงินของธุรกิจ แม้จะมีประโยชน์หลายประการ แต่ก็มีความเสี่ยงมากมายที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของข้อมูล เพื่อให้ได้ประโยชน์อย่างเต็มที่จากข้อได้เปรียบของการบัญชีออนไลน์ การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม รักษาความปลอดภัยของระบบจากภัยคุกคามทางไซเบอร์ และฝึกอบรมพนักงานเป็นประจำนั้นคุ้มค่า อนาคตของสาขานี้ดูสดใสมาก ซึ่งอาจนำไปสู่วิวัฒนาการและนวัตกรรมเพิ่มเติม
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok
ผู้เขียน: แอนดี้ นิโคลส์
นักแก้ปัญหาที่มี 5 ระดับที่แตกต่างกันและแรงจูงใจที่ไม่มีที่สิ้นสุด สิ่งนี้ทำให้เขาเป็นเจ้าของและผู้จัดการธุรกิจที่สมบูรณ์แบบ เมื่อค้นหาพนักงานและคู่ค้า ความใจกว้างและความอยากรู้อยากเห็นของโลกคือคุณสมบัติที่เขาให้ความสำคัญมากที่สุด
แปลงธุรกิจของคุณให้เป็นดิจิทัล:
- ธุรกิจดิจิทัลคืออะไร?
- จะหลีกเลี่ยงหลุมพรางของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลได้อย่างไร
- สร้างความสมดุลระหว่างการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลกับความปลอดภัยของข้อมูล
- การตลาดดิจิทัล
- การจัดการการเงินดิจิทัลและการบัญชีออนไลน์