5 ขั้นตอนสำคัญในการสร้างวินัยพนักงาน
เผยแพร่แล้ว: 2022-05-30ขั้นตอนหลักในการสร้างวินัยพนักงานคืออะไร? ผู้จัดการต้องสั่งสอนพนักงานเป็นครั้งคราวและไม่มีทางหลีกเลี่ยง ปัญหาด้านประสิทธิภาพและพฤติกรรมเกิดขึ้นทุกวันในที่ทำงาน ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทควรมีขั้นตอนทางวินัยและใช้สำหรับกรณีของพฤติกรรมที่ไม่สามารถยอมรับได้ทั้งหมด อ่านบทความเพื่อหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการสร้างวินัย
ขั้นตอนการสร้างวินัยพนักงาน – สารบัญ:
- เหตุผลในการสั่งสอนพนักงาน
- ก่อนสั่งสอนลูกจ้าง
- ขั้นตอนการสั่งสอนพนักงาน
- สรุป
เหตุผลในการสั่งสอนพนักงาน
ในที่ทำงานมีเหตุผลหลายประการที่ทำให้ พนักงานมีวินัย และส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับปัญหาด้านพฤติกรรมหรือตัวชี้วัดประสิทธิภาพการทำงาน สิ่งสำคัญคือพนักงานทุกคนต้องเข้าใจสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาโดยเฉพาะ พวกเขาต้องรู้แน่ชัดว่าพฤติกรรมประเภทใดจะไม่ได้รับการยอมรับ ไม่ว่านโยบายของคุณจะเขียนได้ดีเพียงใด ก็มีเหตุผลในการ ฝึกวินัยพนักงานของคุณ เหตุผลที่มีชื่อเสียงที่สุดในการทำเช่นนั้น ได้แก่:
- ฉ้อโกง , ลักทรัพย์ , ยักยอก
- ครอบครองหรือ เสพยา
- การใช้ แอลกอฮอล์
- ขาดเรียน
- ประสิทธิภาพ ต่ำ
- ยักยอก ทรัพย์
- การใช้ อินเทอร์เน็ตในทางที่ผิด
- การกลั่นแกล้ง การล่วงละเมิดทางเพศ การเลือกปฏิบัติ
มีวิธีการ ลงโทษพนักงาน แต่ในสถานการณ์ที่มีความผิดร้ายแรงที่สุดและการละเมิดครั้งใหญ่ การบอกเลิกสัญญาอาจเป็นตัวเลือกเดียวที่เป็นปัญหา
ก่อนสั่งสอนลูกจ้าง
การกระทำที่ยอมรับไม่ได้บางอย่างเกิดขึ้นระหว่างพนักงาน - หมายความว่าผู้จัดการของพวกเขาอาจไม่มีโอกาสสังเกตพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมใด ๆ ด้วยตนเอง ในสถานการณ์เช่นนี้ โดยปกติแล้ว พนักงานคนหนึ่งจะ ยื่นคำร้อง ต่ออีกฝ่ายหนึ่งโดยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษร
มีขั้นตอนที่ผู้จัดการแต่ละคนต้องปฏิบัติตาม เมื่อได้รับการ ร้องเรียน จากพนักงานคนหนึ่ง บริษัทควรมีขั้นตอนใน การกรอกคำร้อง โดย ควรอธิบายรูปแบบการร้องเรียน ตลอดจนวิธีจัดการกับข้อร้องเรียน การร้องเรียนแต่ละครั้งที่ผู้จัดการได้รับจะต้องได้รับการจัดการในลักษณะเดียวกัน มิฉะนั้น บริษัทอาจต้องเผชิญกับ การดำเนินการทางกฎหมาย อันเนื่องมาจากการเลือกปฏิบัติ ขั้นตอนที่ผู้จัดการแต่ละคนต้องทำเมื่อจัดการกับข้อร้องเรียนคือ:
การพิจารณาเรื่องร้องเรียน – ตามขั้นตอนที่บริษัทควรมี ผู้จัดการที่ได้รับเรื่องร้องเรียนจะต้องตรวจสอบอย่างละเอียด โดยปกติการประชุมของผู้เชี่ยวชาญ HR และพนักงานจะต้องหารือเกี่ยวกับปัญหาในรายละเอียดเพิ่มเติม ช่วยได้เมื่อมีบุคคลมากกว่าหนึ่งคน – พวกเขาอาจต้องไปเป็นพยานในศาลในอนาคต
การสอบสวน – การร้องเรียน แต่ละครั้งต้องได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียด ทุกข้อกล่าวหาไม่จำเป็นต้องเป็นความจริง ผู้จัดการต้องพูดคุยกับสมาชิกคนอื่น ๆ ของบริษัทและหาพยานถึงพฤติกรรมที่ยอมรับไม่ได้ ผู้จัดการต้องรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น แบบฟอร์มร้องเรียน อีเมล บันทึก รายงาน คำให้การ ตลอดจน: บันทึกที่เกี่ยวข้องกับคำเตือนด้วยวาจา คำเตือนเป็น ลายลักษณ์อักษร บันทึกจากการประชุมกับพนักงาน และหนังสือแจ้งการเลิกจ้าง . เอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะต้องถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบในไฟล์
พูดคุยกับพนักงานเกี่ยวกับข้อกล่าวหา – พนักงานซึ่งกำลังถูกสอบสวนพฤติกรรมมีสิทธิที่จะนำเสนอมุมมองของเขาและตอบสนองต่อการ ร้องเรียน ในขั้นตอนนี้ การไกล่เกลี่ยระหว่างพนักงานสองคนเป็นไปได้ (หากสถานการณ์อนุญาตเท่านั้น) หากมีวิธีแก้ไขปัญหาปัญหาควรได้รับการแก้ไขในขั้นตอนนี้
การ ตัดสินใจ – หลังจากการพิจารณาของทั้งสองฝ่ายมีเวลาในการตัดสินใจ อาจจำเป็นต้องเริ่ม กระบวนการทางวินัย หรือกำหนดบทลงโทษ โปรดจำไว้ว่าการกระทำทั้งหมดของคุณควรเปิดเผยต่อบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ขั้นตอนทางวินัยเป็นเรื่องลับที่ทุกคนในสำนักงานไม่ควรได้ยิน อัปเดตไฟล์และเพิ่มเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจของคุณลงในไฟล์
ขั้นตอนการอุทธรณ์ – พนักงานมีสิทธิ์อุทธรณ์การตัดสินใจของคุณ แบบฟอร์มอุทธรณ์ของพนักงานจะต้องได้รับการแก้ไขโดยแผนกทรัพยากรบุคคล ในบางกรณีอาจเพิกถอนหรือเปลี่ยนแปลงโทษได้เล็กน้อย การตัดสินใจขึ้นอยู่กับหลายปัจจัย แต่ควรส่งเป็นลายลักษณ์อักษรในทุกกรณี
ขั้นตอนการสั่งสอนพนักงาน
คำเตือนด้วยวาจา – ขั้นตอนแรกในการฝึกวินัยพนักงานคือการเตือนด้วยวาจา อาจเป็นได้ทั้งละเอียดอ่อนและมีไหวพริบ แต่อาจตรงไปตรงมาและรุนแรงกว่า ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานและผู้จัดการ ควรใช้คำเตือนด้วยวาจาทุกครั้งที่พนักงานแสดงพฤติกรรมเชิงลบ
คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร – เมื่อคำเตือนด้วยวาจาไม่ได้ผล มักจะต้องใช้แบบฟอร์มเป็นลายลักษณ์อักษร เอกสารดังกล่าวควรเขียนอย่างระมัดระวัง เนื่องจากอาจมีนัยทางกฎหมายในกรณีที่มีการดำเนินคดีต่อไปหรือถูกฟ้องร้อง เอกสารทั้งหมดต้องลงนามโดยผู้จัดการ พยาน และพนักงาน ควรมอบสำเนาเอกสารให้กับพนักงาน ในขณะที่เอกสารทั้งชุดควรเก็บไว้ในสำนักงานเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต ใน คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร ควรระบุให้ชัดเจน สิ่งที่พนักงานควรทำเพื่อแก้ไขพฤติกรรมของตน และผลจะเป็นอย่างไรหากพนักงานไม่เปลี่ยนแปลงอะไรเลย
คำเตือนครั้งสุดท้าย – หลังจากออกคำเตือนด้วยวาจาหลายครั้ง (โดยปกติจะมีมากกว่าหนึ่ง) และคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร มีเวลาสำหรับการเตือนครั้งสุดท้าย คำเตือนสุดท้าย ควรส่งในรูปแบบลายลักษณ์อักษร และโดยทั่วไปแล้วจะคล้ายกันมากในรูปแบบคำเตือนที่เป็นลายลักษณ์อักษรอื่นๆ ทุกกรณีของพฤติกรรมที่ไม่ดีควรอธิบายโดยละเอียดอีกครั้งพร้อมกับวิธีการปรับปรุง ในการเตือนครั้งสุดท้ายควรทำให้ชัดเจนว่าการเลิกจ้างเป็นไปได้หากไม่มีการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของพนักงาน
การคุมประพฤติ – นายจ้างส่วนใหญ่มักจะเลิกจ้างหลังจากการเตือนครั้งสุดท้าย ไม่มีทางที่จะเปลี่ยนวิธีการทำงานของพนักงานและพฤติกรรมที่ยอมรับไม่ได้ยังคงมีอยู่ แต่ก็ยังมีผู้จัดการที่อาจต้องการเสนอ โอกาสสุดท้าย ให้กับพนักงานในการเปลี่ยนแปลง กระบวนการนี้เรียกว่าการคุมประพฤติ และอาจรวมถึงมาตรการทางวินัย เช่น การลดเงินเดือน การเรียกร้องการฝึกอบรม หรือการกำกับดูแลอย่างใกล้ชิด องค์ประกอบทั้งหมดอาจถูกนำไปใช้พร้อมกัน
การ เลิก จ้าง – ขั้นตอนสุดท้ายของการ ฝึกวินัยพนักงาน คือการเลิกจ้าง เอกสารทั้งหมดที่รวบรวมระหว่างกระบวนการสั่งสอน (คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการคุมประพฤติ) ควรปรึกษากับพนักงานอีกครั้งเพื่อให้เข้าใจถึงเหตุผลในการ เลิกจ้าง อย่างชัดเจน
สรุป
ผู้จัดการต้อง สั่งสอนพนักงาน เป็นครั้งคราวและไม่มีทางหลีกเลี่ยงได้ ปัญหาด้านประสิทธิภาพและพฤติกรรมเกิดขึ้นทุกวันในที่ทำงาน แผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัทควรมี ขั้นตอนทางวินัย และใช้สำหรับกรณีของพฤติกรรมที่ไม่สามารถยอมรับได้ทั้งหมด
มีหลายขั้นตอนในการ ฝึกวินัยพนักงาน ซึ่ง รวมถึง: คำเตือนด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษร คำเตือนขั้นสุดท้าย การคุมประพฤติ และการยกเลิกสัญญา ขั้นตอนดังกล่าวเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสร้างวินัยอย่างหนึ่ง และต้องนำไปปฏิบัติอย่างมีระเบียบ คำเตือนแต่ละครั้งจะต้องมีการจัดทำเป็นเอกสารไว้อย่างดีเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตในกรณีที่มีการดำเนินคดีทางกฎหมาย ระเบียบวินัยและระเบียบวินัยที่ดีคือการป้องกันที่ดีที่สุดที่นายจ้างมีต่อการต่อสู้ทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง กับคดีเลิกจ้าง ที่ไม่ชอบด้วยกฎหมาย
อ่านเพิ่มเติม: ความเชื่อมโยงระหว่างการจัดการความหลากหลายและโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกันในที่ทำงาน
หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งที่วุ่นวายบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube
ผู้เขียน: นิโคล แมนกิน
ผู้จัดการ HR ที่มีความสามารถที่ยอดเยี่ยมในการสร้างบรรยากาศที่ดีและสร้างสภาพแวดล้อมที่มีคุณค่าให้กับพนักงาน เธอชอบที่จะเห็นศักยภาพของคนที่มีความสามารถและระดมพวกเขาเพื่อพัฒนา