วิธีปรับปรุงการสื่อสารในทีมด้วยการทำงานร่วมกันด้วยภาพ

สิ่งหนึ่งที่ทีมที่มีประสิทธิภาพสูงทั้งหมดมีเหมือนกันคือการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

การสื่อสารในทีมอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาประสิทธิภาพการทำงาน การหลีกเลี่ยงความขัดแย้ง การสร้างความไว้วางใจ และการบรรลุเป้าหมายขององค์กรในเวลาที่เหมาะสมในท้ายที่สุด

ทีมที่ไม่สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างกันจะทำให้เกิดความสับสนวุ่นวาย ความเครียด ความล่าช้า และความขัดแย้งที่ไม่พึงประสงค์

ซึ่งนำเราไปสู่คำถามต่อไป จะปรับปรุงการสื่อสารในทีมได้อย่างไร? กลยุทธ์การสื่อสารในทีมมีมากมาย แต่เราจะไม่เน้นที่กลยุทธ์ใดเลยในวันนี้ แต่เราจะพูดถึงการทำงานร่วมกันด้วยภาพและวิธีที่จะช่วยให้คุณสื่อสารกับทีมของคุณได้ดีขึ้น ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ไซต์งาน ทางไกล หรือทั้งสองอย่างผสมกัน

คุณอาจเกาหัวของคุณในตอนแรก แต่อดทนกับเรา ในตอนท้ายของโพสต์บล็อกนี้ คุณจะพยักหน้าเห็นด้วย

มาขุดกันเถอะ

Visual Collaboration คืออะไร

การทำงานร่วมกันด้วยภาพทำให้เกิดการทำงานร่วมกันโดยใช้วิธีการแสดงภาพ เช่น แคนวาสหรือไวท์บอร์ด การประชุมทางวิดีโอ ไดอะแกรม สัญลักษณ์ รูปภาพ การร่างภาพ ฯลฯ

ใช้ประโยชน์จากทั้งทีมที่อยู่ร่วมและระยะไกลเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ รวมถึงการจัดการการประชุม การวางแผนโครงการ การสร้างต้นแบบ การระดมสมอง การคิดเชิงออกแบบ และการวางแผนการวิ่ง

ทำไมต้องทำงานร่วมกันด้วยภาพ

การพูดคุยกันดูเหมือนจะง่ายพอ แต่โปรเจ็กต์ล้มเหลว มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น และผู้คนล้าหลังและมักสับสน ทั้งหมดเป็นเพราะการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ

เนื่องจากหลายทีมเปลี่ยนไปทำงานทางไกล โดยที่ทีมส่วนใหญ่เขียนเพื่อสื่อสารมากกว่าพูด ความท้าทายในการสื่อสารจึงทวีคูณ

โซลูชันที่มีประสิทธิภาพสำหรับการเอาชนะความท้าทายทั่วไปเหล่านี้คือการใช้ภาพ ในสื่อการสื่อสารของคุณ และระหว่างการทำงานร่วมกัน แทนที่จะสื่อสารกันเองโดยใช้คำ (ในรูปแบบการพูดหรือเขียน) ให้แนบภาพมาเพื่ออธิบายให้ละเอียดยิ่งขึ้น

การใช้ภาพได้รับการพิสูจน์แล้วว่าปรับปรุงความเข้าใจและช่วยให้ประมวลผลข้อมูลได้ดีขึ้นและเร็วขึ้น การวิจัยแสดงให้เห็นว่ามนุษย์สามารถประมวลผลภาพได้เร็วกว่าข้อความ 60,000 เท่า และพวกเขามักจะจำสิ่งที่พวกเขาเห็น 80% ในขณะที่อ่านเพียง 20% และสิ่งที่พวกเขาได้ยิน 10% นี่คือเหตุผลที่การใส่รูปภาพประกอบข้อความของคุณจะทำให้มีที่ว่างน้อยลงสำหรับความสับสนและทำให้ข้อความกลับมาที่บ้านเร็วขึ้น

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการอธิบายว่ากระบวนการทำงานอย่างไร ให้ใช้ผังงานเพื่อให้ผู้รับเข้าใจได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่างการทำงานร่วมกันด้วยภาพ

มาพยายามทำความเข้าใจว่าการทำงานร่วมกันด้วยภาพสามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสารด้วยตัวอย่างได้อย่างไร

การระดมความคิดแบบกลุ่ม เทคนิคที่สร้างสรรค์นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการรวบรวมวิธีแก้ปัญหาหรือสร้างแนวคิดใหม่ๆ สำหรับโครงการร่วมกับทีมของคุณ

อุปสรรคประการหนึ่งในการระดมความคิดอย่างมีประสิทธิภาพคือการทำให้โมเมนตัมดำเนินต่อไปและปล่อยให้ทุกคนมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียมกัน นอกจากนี้ เมื่อความคิดมากมายถูกโยนทิ้งไปรอบๆ ห้องพร้อมๆ กัน บางคนอาจไม่สามารถเข้าสู่รายการสุดท้ายได้

วิธีการแก้; ระดมความคิดโดยใช้แผนที่ความคิด เครื่องมือภาพสำหรับรวบรวมความคิด และจัดระเบียบ หากคุณใช้ผืนผ้าใบออนไลน์ที่สามารถให้ทุกคน (แม้กระทั่งผู้ที่เข้าร่วมจากระยะไกล) เข้าถึงพื้นที่เดียวกันเพื่อทำงานร่วมกันรอบ ๆ แผนที่ความคิด ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในการสร้างมันขึ้นมาอย่างเท่าเทียมกันเมื่อพวกเขาเพิ่มความคิด พวกเขายังสามารถใช้รูปภาพหรือสัญลักษณ์แทนคำพูดได้ ส่วนที่ดีที่สุดคือไม่มีใครต้องพูด ความคิดทั้งหมดจะถูกสื่อสารและบันทึกไว้อย่างไรก็ตาม

แผนที่ความคิดสุดท้ายจะกำหนดแนวคิดและแนวคิดย่อยทั้งหมดอย่างชัดเจน มีความเกี่ยวข้องกันอย่างไร และช่วยแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างไร คุณยังสามารถแชร์ผืนผ้าใบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณเมื่อถึงเวลารับข้อมูลของพวกเขา

พื้นที่ทำงานภาพออนไลน์

ทุกวันนี้ทีมส่วนใหญ่ทำงานจากระยะไกล หรืออย่างน้อยก็มีสมาชิกสองสามคนที่ทำเช่นนั้น เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียมกันในการทำงานร่วมกันและสื่อสารแนวคิดด้วยภาพ คุณต้องมีพื้นที่ทำงานออนไลน์ที่รองรับการแก้ไขแบบซิงโครนัส การประชุมทางวิดีโอ การแสดงความคิดเห็น การติดตามเมาส์แบบเรียลไทม์ และการเปลี่ยนแปลงตัวอย่าง

นี่คือจุดที่เครื่องมืออย่าง Creately สามารถช่วยได้ มีผืนผ้าใบออนไลน์ที่ไม่มีที่สิ้นสุดที่ทีมสามารถใช้เพื่อสื่อสารและทำงานร่วมกันตามแผน โครงการ กลยุทธ์ และแนวคิดของพวกเขา นำเสนอความสามารถในการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้เสมือนอยู่ในห้องเดียวกัน

วิธีการทำงานร่วมกันด้วยภาพเพื่อการสื่อสารในทีมอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณพร้อมที่จะคิด ทำงาน และสื่อสารด้วยสายตาแล้ว ก็ถึงเวลาพิจารณาว่าจะเริ่มจากตรงไหน ด้วยผืนผ้าใบที่ไม่มีที่สิ้นสุด มีความเป็นไปได้ไม่รู้จบ และยังสับสนว่าจะเริ่มต้นที่ไหน เพื่อช่วยให้คุณจำกัดขอบเขตให้แคบลงและสร้างผลลัพธ์ที่ดีที่สุด เราได้แสดงวิธีการสองสามวิธีพร้อมกับเทมเพลตด้านล่าง

การวางแผนเชิงกลยุทธ์

การวางแผนเชิงกลยุทธ์กำหนดให้คุณต้องประเมินว่าคุณอยู่ที่ไหนและต้องการอยู่ที่ไหน และกำหนดทิศทางของธุรกิจของคุณให้สอดคล้องกัน ไม่ต้องสงสัยเลยว่ากระบวนการประกอบด้วยการสื่อสารไปมาระหว่างสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นจำนวนมาก

การนำทุกอย่างและทุกคนมารวมไว้บนผืนผ้าใบเดียวกัน คุณสามารถหลีกเลี่ยงความสับสนมากมายที่โดยทั่วไปจะมาพร้อมกับวิธีการสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบไม่ใช้ภาพ เช่น เธรดอีเมล การประชุมทางโทรศัพท์ที่ไม่รู้จบ เธรดการแชท ฯลฯ

การทำแผนที่การเดินทางของลูกค้า

การทำแผนที่การเดินทางของลูกค้าเกี่ยวข้องกับการสรุปและวิเคราะห์การเดินทางของลูกค้าขณะที่พวกเขาโต้ตอบกับแบรนด์ของคุณ โดยจะเปิดเผยการกระทำของลูกค้า อารมณ์ จุดปวด และความคาดหวังตลอดการเดินทาง

คุณสามารถทำให้การสื่อสารรอบๆ กระบวนการนี้ง่ายขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพด้วยการทำงานร่วมกันกับทีมของคุณ

ประชุมวิ่ง

การประชุมต้องมีการอภิปรายกันเป็นจำนวนมาก และเพื่อให้สิ่งที่ได้รับจากการสื่อสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ คุณจำเป็นต้องจัดระเบียบและบันทึกแนวคิดที่แบ่งปันกัน จัดลำดับความสำคัญ และสร้างแผนปฏิบัติการอย่างเหมาะสม

ผืนผ้าใบนี้สร้างขึ้นโดยใช้องค์ประกอบพื้นฐานในการประชุม เช่น การระดมความคิด การจัดลำดับความสำคัญของแนวคิด การวางแผนการดำเนินการ ฯลฯ แก้ไขหรือเพิ่มองค์ประกอบอื่นๆ ลงในผืนผ้าใบตามความจำเป็นเพื่อให้การประชุมของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ดูคำแนะนำเกี่ยวกับการจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

การวางแผนการวิ่ง

การวางแผน Sprint ยังเกี่ยวข้องกับการอภิปรายจำนวนมากโดยมีเป้าหมายเพื่อกำหนดสิ่งที่สามารถทำได้ระหว่าง Sprint และวิธีการทำงานที่เลือกไว้ เมื่อนำองค์ประกอบทั้งหมดเหล่านี้มารวมกันบนผืนผ้าใบเดียว คุณจะสามารถมองดูเคียงข้างกันและรับภาพรวมคร่าวๆ ของทุกสิ่งได้

พร้อมที่จะลองใช้การทำงานร่วมกันด้วยภาพเพื่อการสื่อสารในทีมอย่างมีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง

ภาพที่มีค่าพันคำ. แทนที่จะพูดเป็นพันคำเพื่ออธิบายความคิดที่ไม่เหมือนใครในหัวของคุณ คุณสามารถเปลี่ยนความคิดเหล่านั้นให้เป็นสิ่งที่มองเห็นและจับต้องได้โดยใช้ไดอะแกรมหรือภาพร่างง่ายๆ เพื่อช่วยให้ผู้อื่นเข้าใจแนวคิดเหล่านั้นได้ดีขึ้นและเร็วขึ้น

คุณสามารถบรรลุการสื่อสารในทีมอย่างมีประสิทธิภาพโดยการรวมผืนผ้าใบเข้ากับการประชุมประจำวันของคุณ ซึ่งผู้เข้าร่วมสามารถแบ่งปันและต่อยอดจากแนวคิดของพวกเขาในรูปแบบภาพ (เช่น ผังงาน แผนที่ความคิด อินโฟกราฟิก ฯลฯ) เพื่ออธิบายให้ผู้อื่นเข้าใจได้ดียิ่งขึ้น

มีเคล็ดลับในการปรับปรุงการสื่อสารในทีมไหม แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง