8 เคล็ดลับการจัดการอีเมลเพื่อให้กล่องจดหมายของคุณสะอาด

คุณรู้สึกว่าการรักษากล่องจดหมายอีเมลของคุณให้สะอาดเป็นการต่อสู้ที่พ่ายแพ้หรือไม่? Zoe Devitto นักวางกลยุทธ์การตลาดด้านเนื้อหาจะแชร์เคล็ดลับการจัดการอีเมลด้านล่างเพื่อช่วยเหลือคุณ

ในโลกปัจจุบัน ดูเหมือนทุกคนและนกแก้วของพวกมันมีบัญชีอีเมล

บางทีคุณอาจมีที่อยู่อีเมลหลายรายการสำหรับจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน (มีความผิดที่นี่) แต่ไม่ว่าฉันจะสร้างบัญชีอีเมลได้กี่บัญชี ฉันภูมิใจที่จะบอกว่ากล่องจดหมายของฉันเป็นระเบียบเรียบร้อยอยู่เสมอ

แต่มันไม่ได้เป็นแบบนี้เสมอไป (โอ้ ไม่!)

ฉันเคยไปที่นั่นด้วย ที่มืดมิดเมื่อคุณสูญเสียการควบคุมการสมัครรับข้อมูลทั้งหมดที่คุณสมัครเพื่อแลกกับของสมนาคุณที่ไม่อาจต้านทานได้ หรือเมื่อช่องทางอีเมลพยายามเกลี้ยกล่อมให้คุณซื้อสินค้าที่คุณละทิ้งในตะกร้าสินค้าของคุณ

บางทีแม้แต่ข้อความสำคัญที่เป็นครั้งคราวจากลูกค้าที่หายไปท่ามกลางโบนันซ่า ( ไม่มี bueno )

เคล็ดลับการจัดการอีเมล: วิธีจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ

แต่วันที่เสียเวลาเหล่านั้นอยู่ข้างหลังฉัน ฉันได้เรียนรู้เคล็ดลับการจัดการอีเมลที่ทำให้กล่องจดหมายของฉันสะอาดอยู่เสมอโดยแทบไม่ต้องทำอะไรเลย

ฉันชอบเรียกสิ่งนี้ว่า 'Inbox Zero Method' ระบบที่ฉันจัดระเบียบอีเมลเป็นไฟล์เพื่อไม่ให้เสียเวลา ด้วยวิธีนี้ ฉันสามารถตอบกลับอีเมลที่เกี่ยวข้องในขณะที่กำจัดขยะที่มองเห็นได้

ที่เกี่ยวข้อง: เรียนรู้วิธีเพิ่มยอดขายจากอีเมลของคุณด้วย หลักสูตรการตลาดผ่านอีเมลฟรี นี้

กล่องจดหมายของคุณรู้สึกล้นหลามหรือไม่? ฉันมีเคล็ดลับดีๆ ในการจัดการอีเมลและฉันจะแชร์เคล็ดลับเหล่านี้ที่ด้านล่าง

เอาล่ะ.

#1. สร้างบัญชีอีเมลแยกต่างหากสำหรับวัตถุประสงค์เฉพาะ

ด้วยผู้ให้บริการอีเมลฟรีที่ยอดเยี่ยมมากมาย จึงเป็นเรื่องยากที่จะหาใครก็ตามในทุกวันนี้ด้วยบัญชีอีเมลเพียงบัญชีเดียว

การมีบัญชีหลายบัญชี (เช่น บัญชีหนึ่งสำหรับอีเมลที่ทำงาน อีกบัญชีสำหรับอีเมลส่วนตัว และบัญชีที่สามสำหรับบริการออนไลน์ เช่น การดาวน์โหลดของสมนาคุณ) ทำให้จัดระเบียบอีเมลได้ง่ายขึ้น

บัญชีอีเมลที่ทำงาน

ปกป้องบัญชีนี้จากอีเมลที่ไม่จำเป็นในทุกกรณี ซึ่งหมายความว่าอย่าแชร์กับเพื่อนและครอบครัว อย่าสมัครรับจดหมายข่าวด้วยบัญชีอีเมลนี้

บัญชีอีเมลของครอบครัวและเพื่อน

บัญชีอีเมลพิเศษที่สร้างขึ้นสำหรับเพื่อนสนิทและสมาชิกในครอบครัวที่ใกล้ชิดของคุณเท่านั้น คุณสามารถใช้สำหรับกรณีฉุกเฉินส่วนบุคคลและแบบฟอร์มการติดต่อ

บัญชีอีเมลโซเชียล

นี่จะเป็นบัญชีอีเมลที่ยืดหยุ่นที่สุดของคุณ และน่าจะเป็นบัญชีที่มีอีเมลที่ยังไม่ได้เปิดมากที่สุด

หากคุณใช้ผู้ให้บริการอีเมลที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละบัญชี การมีโปรแกรมรับส่งเมลอาจเป็นประโยชน์ โปรแกรมรับส่งเมลเป็นแอปบนเว็บหรือเดสก์ท็อปที่ให้คุณจัดการข้อความอีเมลจากผู้ให้บริการอีเมลรายต่างๆ

#2. แยกอีเมลของคุณออกเป็นโซนต่างๆ

ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่ เช่น Outlook และ Gmail อนุญาตให้คุณตั้งค่าคุณลักษณะที่แยกอีเมลออกเป็นหมวดหมู่ตามลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน

ดาวและธง

คุณสามารถทำได้โดยการตั้งค่าคุณลักษณะต่างๆ เช่น รูปดาวและไอคอนรูปธง ซึ่งช่วยให้คุณแยกความแตกต่างของอีเมลขาเข้าตามเกณฑ์ที่ระบุ (เช่น ระดับต่ำ ปานกลาง หรือเร่งด่วนสูง)

จัดระเบียบบัญชีของคุณเพื่อให้อีเมลที่ติดดาวของคุณปรากฏที่ด้านบนเสมอและไม่หลงทางในความโกลาหล

แต่ผู้ใช้ระวัง! อย่าหลงระเริงไปกับการตั้งค่าสถานะและติดดาวอีเมลของคุณ เมื่อการโต้ตอบของคุณส่วนใหญ่จัดอยู่ในหมวดหมู่ การพิจารณาว่าข้อความใดมีความสำคัญอาจเป็นเรื่องยาก

ฉลากและโฟลเดอร์

เมื่อจัดระเบียบบัญชีของคุณ เป้าหมายของคุณควรจะมีกล่องจดหมายที่สะอาด ดังนั้นพยายามลบข้อความให้ได้มากที่สุด สิ่งสำคัญคือต้องทำบ่อยๆ เพื่อหลีกเลี่ยงผลกระทบจากก้อนหิมะที่คุณสูญเสียการควบคุม

แต่สิ่งที่เกี่ยวกับสิ่งที่คุณไม่สามารถลบได้ทันที? วิธีแก้ปัญหาค่อนข้างง่าย: เรียนรู้วิธีจัดระเบียบอีเมลของคุณอย่างง่ายดายโดยใช้ไฟล์และป้ายกำกับ

ไฟล์ทำหน้าที่เหมือนลิ้นชัก คุณเก็บอีเมลของคุณไว้เพื่อไม่ให้เกิดมลภาวะทางสายตา และคุณดำเนินการต่อด้วยการสร้างไฟล์หลายไฟล์และทุ่มเทให้กับอีเมลแต่ละฉบับ

หมวดหมู่อาจเป็น:

• อีเมลเกี่ยวกับงาน
• การแจ้งเตือนทางโซเชียลมีเดีย
• หรืออีเมลจากเพื่อนและครอบครัว

กล่องจดหมายของคุณควรเป็นโฟลเดอร์หลักที่มีหมวดหมู่ต่างๆ เหล่านี้ทั้งหมด

เคล็ดลับพิเศษ: กล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยอีเมลขยะนับร้อยหรือนับพันหรือไม่

ฉันมีวิธีแก้ปัญหาที่ไม่ต้องสร้างบัญชีอีเมลอื่น

สร้างไฟล์และติดป้ายกำกับว่า 'เก็บถาวร' จากนั้นเลือกข้อความทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณและย้ายไปยังไฟล์นี้ ด้วยวิธีนี้ กล่องจดหมายของคุณจะสะอาดอยู่เสมอ และคุณจะไม่สูญเสียหรือพลาดอีเมลที่ผ่านมา

ป้ายกำกับจะคล้ายกับโฟลเดอร์เช่นเดียวกัน เมื่อคุณเลือกคำ คุณจะเห็นอีเมลทั้งหมดที่มีป้ายกำกับนั้น แต่ป้ายกำกับแตกต่างจากไฟล์เพราะใช้เพื่อกำหนดหมวดหมู่ให้กับอีเมลในกล่องขาเข้าของคุณ โดยไม่ต้องย้ายไปยังไฟล์ใดไฟล์หนึ่ง

ด้วยวิธีนี้ ข้อความเดียวสามารถมีป้ายกำกับได้หลายป้าย แต่จะปรากฏในไฟล์เดียวเท่านั้น เป็นรูปแบบหนึ่งของการค้นหาข้อความของคุณอย่างรวดเร็วเมื่อคุณต้องการโดยใช้คำหลักที่กำหนดซึ่งสอดคล้องกับเนื้อหา

#3. ยกเลิกการสมัครจากรายชื่ออีเมลที่คุณไม่ต้องการ

นี้อาจดูเหมือนไม่มีเกมง่ายๆ แต่น่าแปลกใจที่หลายคนยังคงลบอีเมลส่งเสริมการขายเป็นประจำ แต่ไม่เคยออกจากระบบจดหมายข่าวดังกล่าว

ทำไมเราถึงทำเช่นนี้กับตัวเอง?

อย่าลืมยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวและอีเมลส่งเสริมการขายที่คุณไม่เคยเปิด นอกจากนี้ ยกเลิกการสมัครรับการแจ้งเตือนทางโซเชียลมีเดียที่คุณไม่ต้องการ

หรือคุณสามารถใช้บัญชีอีเมลแยกต่างหากสำหรับอีเมลส่งเสริมการขาย เพื่อให้คุณสามารถเก็บอีเมลสำคัญไว้ในบัญชีหลักของคุณ

การสมัครสมาชิกที่ไม่ต้องการคือหมายเลขของคุณ ศัตรู 1 ตัวเมื่อคุณพยายามทำให้ Inbox Zero สำเร็จ ตั้งแต่จดหมายข่าวไปจนถึงโฆษณา ข้อความเหล่านี้สามารถครอบงำกล่องจดหมายของคุณได้อย่างง่ายดาย และทำให้มองเห็นข้อความสำคัญได้ยาก

เมื่อมองหาสิ่งที่จะอ่านผ่านกล่องข้อความโซเชียล/ข้อความจำนวนมาก อย่ามองข้ามสิ่งที่ไม่น่าสนใจ นำพวกเขาออกจากนรกอีเมลและลบออกจากชีวิตของคุณตลอดไป

เข้าใจได้ง่าย การยกเลิกการสมัครจากรายชื่ออีเมลอาจใช้เวลานาน ดังนั้น พึงระลึกว่าการป้องกันดีกว่าการรักษาใดๆ อย่าสมัครสมาชิกเว้นแต่คุณจะรู้ว่าคุณต้องการในกล่องจดหมายของคุณ

จัดตารางเวลาให้นานขึ้นสัปดาห์ละครั้งเพื่อจัดระเบียบกล่องจดหมายเข้าที่ละเอียดยิ่งขึ้น เช่น การสร้างและการใช้ไฟล์และป้ายกำกับ

#4. ใช้กลุ่มหรือรายชื่อการแจกจ่าย

คุณได้รับ CC ในการสนทนาที่คุณไม่จำเป็นต้องอัปเดตหรือไม่ หรือคุณพบว่าตัวเองติดอยู่ในกระทู้อีเมลตอบกลับทั้งหมด? เช่นเดียวกับข้อความมือถือในการแชทเป็นกลุ่ม คุณมีตัวเลือกในการปิดเสียงเธรดนั้น

ในการดำเนินการดังกล่าวใน Google และ Outlook ให้เปิดข้อความในชุดข้อความ คลิกจุดสามจุดทางด้านบนของหน้าจอ (เหนือหัวเรื่อง) เลือก "ปิดเสียง" จากตัวเลือกแบบเลื่อนลง (ใน Gmail) หรือ "ละเว้น" (หากคุณใช้ Outlook)

ขึ้นอยู่กับไลฟ์สไตล์ของคุณ คุณอาจเต็มไปด้วยอีเมลกิจกรรม (และการตอบกลับแบบกลุ่มไม่รู้จบ) สำหรับวันที่เล่น การประชุมที่ทำงาน และกิจกรรมทางสังคม ใช้ Google ปฏิทินเพื่อติดตามกิจกรรมทั้งหมดของคุณและลบอีเมลคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรมทันทีที่คุณเห็นในปฏิทินของคุณ

#5. ใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

ผู้เชี่ยวชาญหลายคนสิ้นเปลืองพลังงานและเวลาไปมากในการตัดสินใจว่าจะจัดการงานใดก่อน และเมื่อคุณมีมากในจานของคุณ การจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ต้องทำ (และในลำดับใด) จะเป็นประโยชน์อย่างมาก

แต่เมื่อรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณดูยาวกว่าพรมแกรมมี่ คุณจะตัดสินใจได้อย่างไรว่าควรจัดลำดับความสำคัญของงานใด นอกเหนือจากการใช้เครื่องมือจัดการงานตามปกติแล้ว ยังมีเคล็ดลับอีกอย่างหนึ่งที่คุณสามารถดึงออกมาจากใต้แขนเสื้อของคุณได้

ป้อน Eisenhower Matrix ระบบที่ช่วยให้คุณเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่างานใดและการตัดสินใจใดที่ควรทำก่อน เป็น เครื่องมือตัดสินใจง่ายๆ ที่แบ่งงานออกเป็นสี่กล่องและจัดลำดับความสำคัญว่างานใดที่คุณควรมุ่งเน้นก่อน และงานใดที่คุณควรมอบหมายหรือลบ

ดังนั้น เมื่อคุณรู้สึกสงสัยเกี่ยวกับอีเมลหลายๆ ฉบับ ให้ถามตัวเองว่า:

• มันสำคัญหรือ?
• หรือเป็นเรื่องด่วน?

น่าแปลกที่มนุษย์มีแนวโน้มที่จะจัดลำดับความสำคัญของงานเร่งด่วน แต่กลับมีความสามารถที่น่าประหลาดใจที่จะผัดวันประกันพรุ่งงานสำคัญ เป้าหมายของการแยกอีเมลคือการระบุอีเมลที่คุณรู้ว่าเป็นเรื่องด่วน ไม่ใช่อีเมลที่มีหัวเรื่องมากที่สุด

Eisenhower Matrix ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยสอนวิธีจัดลำดับความสำคัญให้ดีขึ้น เทคนิคนี้จะช่วยให้คุณเรียนรู้ว่ากิจกรรมใดคุ้มค่ากับเวลาและความพยายามของคุณ และกิจกรรมใดที่ไม่คุ้มค่า และในโลกที่เราทุกคนเร่งรีบเพื่อให้ทันกับตารางเวลา นั่นเป็นทักษะที่ประเมินค่าไม่ได้

เมื่อใช้ Eisenhower Matrix คุณสามารถแยกอีเมลของคุณออกเป็นสี่ประเภท:

• ด่วนและสำคัญ (ทำเลย)
• ด่วนและไม่สำคัญ (ผู้รับมอบสิทธิ์)
• ไม่เร่งด่วนและสำคัญ (เลื่อน)
• ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (ลบ)

#6. เช็คอีเมลของคุณเป็นอย่างแรกในตอนเช้า

นี่ไม่เพียงแต่เป็นเคล็ดลับการจัดการอีเมลที่สำคัญเท่านั้น แต่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการขจัดสิ่งรบกวน เนื่องจากอีเมลสามารถมาถึงได้ตลอดเวลาในหนึ่งวัน คุณจึงอยากตรวจสอบได้ง่าย แม้ว่าคุณจะอยู่ท่ามกลางบางสิ่งก็ตาม

การเช็คอีเมลทันทีที่ตื่นนอนช่วยให้ฉันเตรียมตัวสำหรับวันใหม่ ฉันสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีเหตุฉุกเฉินที่ฉันต้องจัดการ หรือวางแผนในวันของฉันหากมี นอกจากนี้ ฉันสามารถติดตามว่าเพื่อนร่วมงานของฉันทำอะไรไปบ้างในชั่วข้ามคืน มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อทำงานในทีมระยะไกลกับเพื่อนร่วมงานทั่วโลก

ปกติฉันจะไม่ตอบอีเมลในตอนเช้าเป็นอย่างแรก แต่การตรวจสอบกล่องจดหมายจะช่วยให้ฉันเตรียมตัวสำหรับวันข้างหน้า

เมื่อคุณทำการตรวจสอบกล่องจดหมายตามปกติ ให้จัดการกับอีเมลเหล่านั้นที่คุณสามารถจัดการได้อย่างรวดเร็วเท่านั้น หากอีเมลต้องการการตอบกลับอย่างรวดเร็ว ให้เปิดและตอบเมื่อคุณอ่านข้อความ แต่ถ้าอีเมลขาเข้าต้องการเวลาตอบกลับมากกว่านี้ ให้เผื่อเวลาไว้ในภายหลัง

วิธีที่ดีในการดำเนินการเกี่ยวกับเรื่องนี้คือการใช้คุณสมบัติปิดเสียงเตือนชั่วคราวเพื่อรับอีเมลในเวลาที่สะดวกยิ่งขึ้น (ใช่ นั่นแหละ)

กำหนดเวลาตรวจสอบอีเมลในระหว่างวันด้วย

หากคุณไม่ต้องคอยระวังอีเมลหรือประกาศสำคัญ ให้กำหนดเวลาสั้นๆ สองสามช่วงในระหว่างวันเพื่อตรวจสอบอีเมลของคุณ ดังนั้น แทนที่จะอ่านแต่ละข้อความทันทีที่ได้รับ ให้จัดสรรเวลาทุกวันเพื่อตอบอีเมลและทำความสะอาด

คุณสามารถทำสิ่งนี้ในตอนเช้า เมื่อคุณเริ่มทำงาน เพื่อบรรเทาความอยากรู้นั้นทันทีที่คุณตื่นนอน จากนั้นก่อนและหลังอาหารกลางวัน และสุดท้าย ณ สิ้นวัน

เคล็ดลับที่นี่คือการต้านทานสิ่งล่อใจ ดังนั้น เมื่อใดก็ตามที่คุณพบว่าตัวเองอยู่ในระหว่างงานและต้องการดู Gmail ของคุณแบบลวกๆ ให้บอกตัวเองว่าอย่าฝืนใจจนกว่าจะถึงเวลาครั้งต่อไปที่ทุ่มเทให้กับสิ่งนี้

นอกจากนั้น ให้อยู่ห่างจากกล่องจดหมายของคุณ

#7. ใช้การตอบกลับอัตโนมัติเมื่อจำเป็น

ชื่อระบบตอบรับอัตโนมัติบอกไว้ทั้งหมด ข้อความเหล่านี้เป็นข้อความที่ส่งถึงสมาชิกโดยอัตโนมัติตามเวลาที่กำหนดหรือป้ายกำกับเหตุการณ์เฉพาะ และการใช้ระบบตอบรับอัตโนมัติอย่างเหมาะสมสามารถเป็นกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับแคมเปญการตลาดทางอีเมล

สมมติว่าคุณไม่สบายใจที่จะปิดหน้าต่างอีเมลเพราะคุณกังวลว่าอาจมีคนติดต่อคุณเพื่อแจ้งคำขอเร่งด่วน และการตอบกลับล่าช้าอาจส่งผลต่อธุรกิจของคุณ

วิธีแก้ปัญหา? ตั้งค่า OOO (ไม่อยู่ที่สำนักงาน) หรือข้อความตอบกลับอัตโนมัติซึ่งระบุบางสิ่งในบรรทัดของ:

"สวัสดี,

ขอขอบคุณสำหรับอีเมลของคุณ.

ฉันไม่อยู่ในสำนักงานตั้งแต่ mm/dd ถึง mm/dd และจะสามารถเข้าถึงอีเมลของฉันได้อย่างจำกัด / จะไม่สามารถเข้าถึงอีเมลของฉันได้

หากเป็นเรื่องเร่งด่วน โปรดติดต่อ [NAME] ที่ [EMAIL] หรือ [PHONE] เราจะพยายามตอบกลับอีเมลของคุณทันทีเมื่อกลับมา

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

[ชื่อ]"

#8. เอาขยะไปทิ้ง

คิดว่าการทำความสะอาดกล่องจดหมายเข้าของคุณอย่างล้ำลึกเป็นการทำความสะอาดสปริงสำหรับชีวิตดิจิทัลของคุณ เป้าหมายที่นี่คือการตรวจสอบกลยุทธ์การจัดเรียงอีเมลใหม่ทั้งหมดของคุณและขจัดความยุ่งเหยิงของกล่องจดหมายเข้าที่ทำให้คุณเสียเวลา

และนี่ก็หมายถึงถังขยะอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ (สิ่งที่คนส่วนใหญ่มองข้าม) อีเมลที่คุณได้รับจะไม่ถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ของคุณ แต่จะถูกบันทึกจากระยะไกลในระบบคลาวด์ แม้ว่าข้อมูลอาจดูเหมือนมีความจุไม่รู้จบ แต่ถ้าคุณพบว่าพื้นที่ใน Gmail ของคุณไม่มีเหลือ จะเป็นความคิดที่ดีที่จะล้างโฟลเดอร์ถังขยะของบัญชีของคุณ

นอกจากนี้ อย่าลืมล้างข้อความที่เก็บเป็นระยะเพื่อเพิ่มพื้นที่จัดเก็บ คุณสามารถเก็บถาวรข้อความด้วยตนเอง หรือกำหนดค่าตัวล้างกล่องขาเข้าอัตโนมัติเพื่อลบข้อความที่เก่ากว่า 30 วัน

แต่ระวังและลบเฉพาะข้อความที่คุณมั่นใจ 100% ว่าจะไม่ต้องการอีกต่อไป หากคุณคลิก 'ล้างถังขยะ' หรือ 'ล้างถังรีไซเคิล' คุณจะไม่สามารถกู้คืนข้อความใดๆ ได้

หายไปแล้ว. อดิโอส สหาย! ไม่เพียงแต่คุณจะไม่สามารถกู้คืนเนื้อหาในถังขยะของคุณเท่านั้น แต่คุณจะไม่มีข้อบ่งชี้ใดๆ ว่าต้องเริ่มต้นอะไรด้วย

ควบคุมกล่องจดหมายอีเมลของคุณ

ให้กล่องจดหมายของคุณอยู่ภายใต้การควบคุม ไม่ว่าแฮ็กการจัดการอีเมลของคุณจะเป็นอย่างไร ให้อ่านอีเมลของคุณทุกวันเพื่อหลีกเลี่ยงกล่องจดหมายเข้ามากเกินไป

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสั้นๆ ที่ควรทราบ:

1. ตรวจดูอีเมลของคุณตามเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าของวัน

2. ใช้หลักการพาเรโต: จัดลำดับความสำคัญ 20% ของอีเมลของคุณและเลื่อนส่วนที่เหลือ

3. มีโฟลเดอร์ "ตอบกลับภายใน XX วัน"

4. ตระหนักว่าคุณไม่จำเป็นต้องตอบจดหมายทุกฉบับ

5. โหดเหี้ยมแล้วกดปุ่ม Delete อย่ายึดติดกับอีเมลขยะ

เลือกข้อความและงานที่มีลำดับความสำคัญสูงที่สุดของคุณ หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิ และดำดิ่งลงไป และเมื่อคุณมีกล่องจดหมายเข้าแล้ว อย่าลืมแสดงความยินดีกับตัวเอง

การจัดการอีเมลจำเป็นต้องมีการกำหนดกฎเกณฑ์เชิงกลยุทธ์และการรักษาระเบียบวินัย อาจใช้เวลาสักครู่ – และก็ไม่เป็นไร การเรียนรู้ที่จะเชี่ยวชาญสิ่งนี้ก็เหมือนกับการพัฒนานิสัยใหม่ ให้เวลา แล้วคุณจะเริ่มค้นหากระบวนการได้ง่ายขึ้น

จำไว้ว่าอย่ากังวลกับการทำสิ่งนี้ทั้งหมดในครั้งเดียว พูดตามจริง การจัดระเบียบและจัดเรียงกล่องจดหมายที่วุ่นวายในชั่วข้ามคืนนั้นล้นหลามพอๆ กับการจัดการกล่องจดหมายที่คับคั่ง ปรับนิสัยเชิงบวกสองสามอย่างทีละเล็กทีละน้อย

ดำเนินการบางอย่างเป็นระยะ เช่น ล้างข้อมูลในถังขยะหรือลบอีเมลที่ส่งจำนวนมาก เพื่อช่วยให้คุณรู้สึกเหมือนกำลังดำเนินการ

ฉันหวังว่าคู่มือฉบับย่อนี้จะช่วยคุณปรับปรุงเวิร์กโฟลว์อีเมลและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

และจำไว้ว่าเมื่อมีข้อสงสัยให้เก็บถาวร

ผู้แต่ง: Zoe Devitto เป็นนักยุทธศาสตร์การตลาดเนื้อหาสำหรับแบรนด์ SaaS เช่น FollowUpBoss, Mention.com และอื่นๆ ในด้านส่วนตัว Zoe เป็นคนที่คลั่งไคล้เฝอและรักการเดินทางรอบโลกในฐานะคนเร่ร่อนทางดิจิทัล