การลางานของพนักงาน: นโยบาย กฎเกณฑ์ และผลกระทบ (พร้อมแนวทางแก้ไขในทางปฏิบัติ)

ไม่มีธุรกิจใดรอดพ้นจากความเป็นไปได้ที่พนักงานจะลาหยุดงาน โดยทั่วไปเป็นระยะเวลานาน การลาหยุดถือเป็นปัญหามากกว่าการลาออก เนื่องจากบริษัทต่างๆ ไม่สามารถจ้างคนมาแทนพนักงานเหล่านั้นได้

เป็นสิ่งสำคัญที่บริษัทต้องจัดการนโยบายการลางานอย่างระมัดระวังและสอดคล้องกับกฎหมายที่มีอยู่ นโยบายการลาหยุดงานที่มีข้อบกพร่องหรือไม่ได้กำหนดไว้อาจนำไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงาน การลาออกของพนักงานที่สูงขึ้น

มีหลายสิ่งที่บริษัทสามารถทำได้เพื่อวางแผนและจัดการการขาดงานของพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับสาเหตุสำคัญทั้งหมดที่ทำให้พนักงานลาออก สุดท้าย เราจะแจ้งให้คุณทราบด้วยว่าคุณควรร่างนโยบายการลาหยุดงานอย่างไรเพื่อให้มีขั้นตอนที่ราบรื่นและเพื่อลดผลกระทบต่อการดำเนินธุรกิจ

ก่อนที่เราจะพูดถึงปัญหาและแนวทางแก้ไข เรามาทำความเข้าใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับความไม่แน่นอนของการลาหยุดงานของพนักงานและความแตกต่างจากใบไม้ประเภทอื่นๆ กันก่อน

การลาจากการขาดงานคืออะไร?

การลาหยุดเป็นการอนุมัติให้ลาออกจากงาน ซึ่งค่อนข้างนานที่พนักงานต้องลางานเนื่องจากสถานการณ์พิเศษบางอย่าง ต่างจากการขาดงานของพนักงานประเภทอื่นๆ เช่น การลาพักร้อน ส่งกำลังออก หรือวันลาป่วย ซึ่งโดยทั่วไปไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อนและส่วนใหญ่จะไม่ได้รับค่าจ้างหรือได้รับเงินบางส่วน อย่างไรก็ตาม ในบางกรณีการลาหยุดเป็นที่ทราบล่วงหน้าและสามารถจ่ายได้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และลักษณะของการจ้างงาน เช่น วันลาหยุด

นอกจากนี้ การลาหยุดสามารถเป็นได้ทั้งโดยสมัครใจหรือไม่สมัครใจ โดยทั่วไปแล้วการลาหยุดงานโดยสมัครใจจะใช้เพื่อเหตุผลส่วนตัว เช่น เพื่อดูแลพ่อแม่หรือเพื่อหยุดงานที่มีการวางแผนระยะยาว การลาพักงานโดยไม่สมัครใจคือสิ่งที่นายจ้างกำหนด โดยปกติแล้วเป็นผลมาจากสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน เช่น การสอบสวนอย่างต่อเนื่องหรือการลงโทษทางวินัย

การลาหยุดทำงานอย่างไร?

กระบวนการลาพักงานจะแตกต่างจากใบอื่นๆ เช่น PTO เล็กน้อย เนื่องจากส่วนใหญ่ต้องมีการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่ ทุกองค์กรมีนโยบายและกระบวนการในการควบคุมการลางานของพนักงาน

• การขอลางาน: ขั้นตอนแรกโดยทั่วไปคือให้ลูกจ้างขอลาหยุดงานจากนายจ้างของตน โดยทั่วไปจะทำผ่านทางไปรษณีย์หรือระบบการจัดการการลาออก (LMS) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท คำขอต้องมีวันที่และเหตุผลสำหรับการขอลาที่เสนอ
• การอนุมัติของผู้จัดการ/ทรัพยากรบุคคล: เมื่อได้รับคำขอแล้ว โดยทั่วไปนายจ้างจะอนุมัติหรือปฏิเสธการลาตามสถานการณ์ นโยบาย ประวัติพนักงาน พวกเขายังอาจพิจารณาว่าพวกเขามีพนักงานเพียงพอที่จะครอบคลุมหน้าที่ของพนักงานที่ขาดหายไปหรือไม่
• เกี่ยวกับการอนุมัติ: หากได้รับการอนุมัติ นายจ้างจะทำงานร่วมกับลูกจ้างเพื่อพิจารณาว่าควรปกปิดหน้าที่ของตนอย่างไรในขณะที่ไม่อยู่ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการมอบหมายงานใหม่ให้กับพนักงานคนอื่น การจ้างพนักงานชั่วคราว หรือเพียงแค่จัดการโดยไม่มีใครอยู่ในบทบาทนั้นจนกว่าพนักงานจะกลับมา
• เกี่ยวกับการปฏิเสธ: หากถูกปฏิเสธ นายจ้างมักจะให้เหตุผลในการตัดสินใจและเสนอทางเลือกอื่นถ้าเป็นไปได้ ตัวอย่างเช่น พวกเขาอาจแนะนำว่าพนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านแทนหรือหยุดพักผ่อนได้ เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถมีเวลาว่างจากงานได้โดยไม่กระทบต่อการดำเนินธุรกิจมากเกินไป
• จ่ายระหว่างการลาหยุดงาน: การจ่ายเงินให้พนักงานระหว่างลางานหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัททั้งหมด นายจ้างอาจพิจารณาถึงสถานการณ์อื่นๆ ประวัติของพนักงาน การแต่งตั้ง ความสำคัญ และผลกระทบของลูกจ้าง
• การสื่อสาร: เมื่อทุกอย่างเสร็จสิ้นแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องสื่อสารแผนเหล่านี้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ซึ่งรวมถึงผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน และลูกค้าที่อาจได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงในการจัดบุคลากร ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกทุกคนในทีมทราบถึงข้อจำกัดที่จะเกิดขึ้น และสามารถใช้แนวทางเชิงรุกเพื่อลดการหยุดชะงักน้อยที่สุด

ประเภทของการขาดงาน

การลาหยุดมีหลายประเภท แต่ละประเภทมีสาเหตุและผลกระทบต่างกัน ต่อไปนี้คือภาพรวมคร่าวๆ ของการลาประเภทต่างๆ ที่พบบ่อยที่สุด:

• ภาวะแทรกซ้อนทางการแพทย์: ในขณะที่บริษัทส่วนใหญ่เสนอวันหยุดลาป่วยให้กับพนักงานทุกคน องค์กรไม่คำนึงถึงเงื่อนไขทางการแพทย์ที่ร้ายแรง โรคเรื้อรัง และภาวะแทรกซ้อนในระยะยาว พนักงานอาจไม่สามารถทำงานหรือตัดสินใจหยุดงานเป็นระยะเวลานานขึ้นได้ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลทางการแพทย์ของตนเองหรือเพื่อดูแลคนในครอบครัว
• แผนงาน: แผนงานมักจะใช้สำหรับโอกาสในการพัฒนาส่วนบุคคลหรือทางวิชาชีพ เช่น โครงการศึกษาต่อต่างประเทศ โครงการวิจัย หรือการฝึกงาน โดยทั่วไปแล้ว Sabbaticals จะได้รับเงินบางส่วน แต่สามารถจ่ายได้หรือไม่ได้ ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท ประวัติการทำงาน และข้อตกลง
• การ ลาคลอด/การลาเพื่อความเป็นพ่อ: การลาคลอดเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกองค์กร และสามารถอยู่ได้ระหว่าง 6-16 สัปดาห์โดยได้รับค่าจ้าง บริษัทส่วนใหญ่ยังเสนอรูปแบบการลาเพื่อความเป็นพ่อโดยได้รับค่าจ้างเพื่อให้พนักงานชายมีความผูกพันกับลูกๆ ของตนได้
• การ ลาเพื่อไว้อาลัย: ในกรณีที่ครอบครัวเสียชีวิต นายจ้างจำนวนมากจะเสนอการลาเพื่อไว้อาลัยเพื่อให้พนักงานมีเวลาเสียใจและวางแผน
• การลาเพื่อสุขภาพจิต: บางครั้งพนักงานต้องการเวลาหยุดงานเพื่อสุขภาพจิตและความเป็นอยู่ที่ดี การลาหยุดประเภทนี้อาจเป็นไปโดยสมัครใจและไม่สมัครใจ และอาจเกิดจากหลายสาเหตุ เช่น ความวิตกกังวล ความซึมเศร้า ความเหนื่อยหน่าย หรือความบอบช้ำทางจิตใจ

อาจมีสาเหตุอื่นๆ มากมายสำหรับการลาหยุด เช่น หน้าที่ของคณะลูกขุน หน้าที่ทางทหาร หรือบริการชุมชน ขึ้นอยู่กับประเทศหรือรัฐที่องค์กรของคุณดำเนินการอยู่

ผลกระทบของการขาดงานต่อธุรกิจ

การลาที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อนอาจส่งผลกระทบทั้งด้านลบและด้านบวกต่อธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือผลกระทบหลักบางประการของการลาหยุดงานทางธุรกิจ:

• การดำเนินงาน: ขึ้นอยู่กับประเภทและระยะเวลาของการลา ธุรกิจอาจต้องปรับเปลี่ยนการดำเนินงานเพื่อรองรับพนักงาน ซึ่งอาจรวมถึงการจ้างพนักงานใหม่ชั่วคราว การมอบหมายงานใหม่ให้กับพนักงานคนอื่น หรือการเปลี่ยนแปลงกระบวนการหรือกำหนดการ
• การเงิน: หากลูกจ้างได้รับเงินในช่วงลางาน อาจทำให้งบประมาณของบริษัทตึงเครียดได้ อีกทางเลือกหนึ่ง หากลูกจ้างไม่ได้รับค่าจ้างในระหว่างลา พวกเขาอาจตกอยู่กับใบเรียกเก็บเงินหรือไม่สามารถปฏิบัติตามภาระผูกพันทางการเงินส่วนบุคคลได้
• ชื่อเสียง: ในบางกรณี การลางานอาจส่งผลกระทบต่อชื่อเสียงของธุรกิจได้เช่นกัน ตัวอย่างเช่น หากพนักงานหยุดพักผ่อนเพื่อโอกาสในการพัฒนาตนเอง สิ่งนี้อาจสะท้อนถึงธุรกิจในเชิงบวกและปรับปรุงชื่อเสียงของบริษัทได้

จะสร้างนโยบายขอลาหยุดงานสำหรับพนักงานได้อย่างไร?

นโยบายการขอลางานจะแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจขึ้นอยู่กับความต้องการและทรัพยากรขององค์กร ต่อไปนี้คือองค์ประกอบสำคัญบางอย่างที่ต้องพิจารณาขณะร่างนโยบายคำขอลาหยุดงาน เช่น:

• วัตถุประสงค์และประเภทของใบ

ควรระบุวัตถุประสงค์ของนโยบายการขอลาพักงานให้ชัดเจน เพื่อให้พนักงานทราบว่ากรมธรรม์ครอบคลุมอะไรบ้างและเหตุใดจึงมีนโยบายดังกล่าว ควรครอบคลุมทั้งสถานการณ์ที่คาดการณ์ล่วงหน้าและไม่คาดคิดที่อาจเกิดขึ้นในชีวิตของพนักงาน

โดยทั่วไป บริษัทส่วนใหญ่จะอนุญาตให้ลาหยุดงานเนื่องจากภาวะแทรกซ้อนทางการแพทย์ การปลิดชีพ การหยุดงาน และการคลอดบุตร/การเลี้ยงดูบุตร

• คุณสมบัติ

เกณฑ์คุณสมบัติสำหรับการลาหยุดควรระบุไว้ในนโยบายเพื่อให้พนักงานรู้ว่าใครสามารถและไม่สามารถใช้ประโยชน์จากผลประโยชน์ได้ ซึ่งอาจรวมถึงอายุงาน บทบาทหน้าที่การงาน และผลการปฏิบัติงาน อย่างไรก็ตาม บริษัทส่วนใหญ่อนุญาตให้พนักงานระดับบริหารหยุดงานได้หลังจากทำงานมา 5 ปี

• ขั้นตอน

ควรมีการกำหนดขั้นตอนการขอลางานให้ชัดเจนเพื่อให้พนักงานทราบวิธีดำเนินการ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการส่งแบบฟอร์มหรือส่งอีเมลถึง HR พร้อมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตกรอบเวลาที่พนักงานต้องส่งคำขอตามลักษณะการลา

โดยทั่วไปแล้ว คำขอลาคลอด/ลาเพื่อความเป็นพ่อจะต้องยื่นก่อน 1-2 เดือน ในขณะที่สถานการณ์ที่ไม่คาดฝันอื่นๆ มักจะยื่นในวันนั้นเอง ในทำนองเดียวกัน จำเป็นต้องแจ้งวันหยุดให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยทั่วไปแล้ว 3-6 เดือนก่อนวันลาหยุด

• ระยะเวลา

ระยะเวลาที่ได้รับอนุญาตให้ลางานควรกำหนดไว้ในนโยบายด้วย นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้พนักงานรู้ว่าพวกเขาสามารถออกจากงานได้นานแค่ไหนและวางแผนตามนั้น

โดยทั่วไป การลาพักรักษาพยาบาลอาจทำได้เพียง 6-12 สัปดาห์เท่านั้น ใบอื่นๆ เช่น ใบลาคลอด/ใบลาคลอด อาจมีระยะเวลาตั้งแต่ 9-18 สัปดาห์ ในขณะที่อาจให้วันหยุดยาวได้ถึง 1 ปี

• ค่าตอบแทน

นโยบายควรระบุด้วยว่าพนักงานจะได้รับเงินในช่วงลางานหรือไม่ อาจมีการลาแบบมีเงื่อนไขและจ่ายเงินบางส่วนขึ้นอยู่กับข้อตกลงกับพนักงาน

บริษัทส่วนใหญ่จ่ายเงินให้พนักงานระหว่างการลาคลอด/ลาเพื่อพ่อ แต่บางบริษัทอาจเสนอค่าตอบแทนบางส่วน บริษัทอาจลงนามในสัญญาจ้างกับพนักงานก่อนที่จะตกลงที่จะจ่ายเงินสำหรับการลาหยุดในวันสะบาโต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทำงานในช่วงระยะเวลาหนึ่งแม้หลังจากสำเร็จการศึกษาแล้ว

• แนวปฏิบัติ

แนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการลางานควรรวมอยู่ในนโยบายด้วย ซึ่งอาจครอบคลุมถึงสิ่งต่างๆ เช่น ว่าพนักงานจำเป็นต้องติดต่อกับบริษัทในระหว่างลางานหรือไม่ หรือหากได้รับอนุญาตให้ทำงานให้กับองค์กรอื่นในช่วงลาได้ และต้องจ่ายเงินที่ได้รับจากบริษัทระหว่างลาหรือไม่

รวมองค์ประกอบสำคัญเหล่านี้ไว้ในนโยบายการขอลางานของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งนายจ้างและลูกจ้างตระหนักถึงสิทธิและความรับผิดชอบของพวกเขาเมื่อถึงเวลาหยุดงาน

วิธีลดผลกระทบจากการลาออกในการดำเนินธุรกิจให้น้อยที่สุด

การขาดงานอาจนำไปสู่ความโกลาหลในลำดับธุรกิจที่มั่นคง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในธุรกิจขนาดเล็กและตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง การลาหยุดยาวอาจส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจของบริษัท ทุกองค์กรต้องมีแผนฉุกเฉินเพื่อรองรับการลาหยุดงานของพนักงาน

มีวิธีสำคัญสองสามประการที่ธุรกิจสามารถลดผลกระทบจากการลางานในการดำเนินงานของตนได้

• การวางแผนล่วงหน้า

หากคุณรู้ว่าพนักงานจะลาหยุดงาน ให้ลองวางแผนล่วงหน้าเพื่อที่คุณจะได้มีคนอื่นมาทำหน้าที่แทนพวกเขาในขณะที่พวกเขาไม่อยู่ ซึ่งอาจรวมถึงการฝึกอบรมพนักงานคนอื่นให้ทำงาน จ้างพนักงานใหม่แทนชั่วคราว หรือจัดตารางการทำงานใหม่เพื่อให้พนักงานคนอื่นๆ สามารถรับงานได้

• ค่าตอบแทนเพื่อแลกกับคำแนะนำ

อีกวิธีหนึ่งในการลดผลกระทบจากการลาหยุดงานคือ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับการชดเชยอย่างเพียงพอและติดต่อกันในช่วงเวลาว่างจากการทำงาน ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือนเต็มหรือบางส่วนให้กับพวกเขาเพื่อแลกกับการจัดการและแนะนำผู้ใต้บังคับบัญชาในช่วงเวลาที่พวกเขาไม่อยู่

• สร้างทีมเอนกประสงค์

องค์กรต้องสร้างทีมโดยสมาชิกทุกคนสามารถทำหน้าที่ได้หลายอย่าง สมาชิกคนอื่นในทีมจะต้องสามารถคุ้มครองพนักงานที่ขาดงานได้

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีทีมขาย ควรมีใครสักคนในทีมที่สามารถจัดการคำถามเกี่ยวกับการบริการลูกค้าได้หากไม่มีตัวแทนลูกค้า

จะสามารถออกจากซอฟต์แวร์การจัดการช่วยได้อย่างไร?

การลาพักงานส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานของบริษัทในทุกอุตสาหกรรม สิ่งสำคัญคือต้องใช้แนวทางเชิงรุกในการจัดการ วิธีหนึ่งในการจัดการการลางานอย่างเป็นระบบคือการใช้ซอฟต์แวร์

ซอฟต์แวร์การจัดการการลางานของพนักงาน (ELMS) ช่วยให้คุณกำหนดนโยบาย ส่งการแจ้งเตือน ติดตามการเข้างาน และจัดการกระบวนการลาได้อย่างง่ายดาย ELMS สามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงปัญหาการขาดงานโดยการติดตามการขาดงาน ทำให้แน่ใจว่าพนักงานได้รับผลประโยชน์การลา และให้ความสามารถในการส่งการแจ้งเตือนไปยังฝ่ายบริหารเกี่ยวกับการขาดงานของพนักงาน

บทสรุป

การลาออกไม่ใช่เรื่องยาก ทุกองค์กรต้องผ่านเรื่องนี้ ธุรกิจจำเป็นต้องมีนโยบายการลาหยุดงานอย่างมีประสิทธิภาพและสมเหตุสมผลเพื่อจัดการการขาดงานของพนักงาน และทำให้แน่ใจว่าการดำเนินธุรกิจได้รับผลกระทบน้อยที่สุด พนักงานต้องใช้แนวทางเชิงรุกเพื่อรับมือกับความไม่แน่นอนเหล่านี้และเตรียมแผนฉุกเฉิน

คำถามที่พบบ่อย

หมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง: ระบบการจัดการเงินเดือนพนักงาน | เครื่องมือการจัดการทรัพยากรมนุษย์ | ระบบการจัดการการเข้างานของพนักงาน | ซอฟต์แวร์ติดตามผู้สมัคร