แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเตรียมความพร้อมของพนักงาน

บริษัทที่กำลังเติบโตทุกแห่งมีแผนกทรัพยากรบุคคล (ทรัพยากรบุคคล) ที่แข็งแกร่งเป็นคณะกรรมการต้อนรับสำหรับการว่าจ้างใหม่ บรรยากาศที่น่ารื่นรมย์และสะดวกสบายในที่ทำงานขึ้นอยู่กับว่าคนเหล่านี้จัดการกระบวนการที่ต้องใช้เวลาและค่าใช้จ่ายสูงภายในธุรกิจได้ดีเพียงใด

ในขณะที่หลายคนคิดว่าพวกเขามีแนวปฏิบัติที่ดีอยู่แล้ว แต่การเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายและปล่อยให้มีกองเอกสารสำหรับพนักงานแต่ละคน

กระบวนการปฐมนิเทศเกี่ยวข้องกับกระบวนการว่าจ้างใหม่แบบแมนนวลซึ่งมีความสำคัญต่อการนำพนักงานใหม่เข้าสู่วัฒนธรรมของบริษัท ควบคู่ไปกับงานเฉพาะและความคาดหวังในการทำงาน ช่วยให้พนักงาน คนรุ่นมิลเลนเนียล หรือคนทำงานช่ำชอง ประเมินว่าบริษัทเหมาะสมกับพวกเขาหรือไม่

จากผลการศึกษาที่ตีพิมพ์ใน Journal of Applied Psychology พบว่า ความรู้และการปรับตัวเข้ากับวัฒนธรรมของบริษัทนั้นสัมพันธ์กับความพึงพอใจในงานที่เพิ่มขึ้น ความมุ่งมั่น และผลงานที่ดีขึ้นและการหมุนเวียน

เริ่มต้นการเปลี่ยนแปลงอย่างราบรื่นในการรับสมัครพนักงานใหม่ในบริษัทด้วยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับพนักงานที่ไม่ยุ่งยากเหล่านี้

สร้างไดอะแกรมข้อมูล

งานวิจัยปี 2548 ที่ปรากฏใน MIT Sloan Management Review ยอมรับว่ามากกว่า 25% ของประชากรที่ทำงานในสหรัฐอเมริกาเปลี่ยนงานและมีตำแหน่งงานน้อยกว่าหนึ่งปีในบริษัท จากตัวเลขที่น่าตกใจนี้ การปฐมนิเทศพนักงานควรยังคงมีความสำคัญสำหรับแผนกทรัพยากรบุคคลหลังจากการสรรหาและคัดเลือกที่มีประสิทธิภาพ

กระบวนการปฐมนิเทศพนักงานที่มีโครงสร้างดีสามารถสร้างความแตกต่างได้โดยเข้าร่วมกับผู้เรียนส่วนใหญ่ด้วยภาพ

ในระหว่างการปฐมนิเทศ พนักงานใหม่จะเรียนรู้ได้ดีขึ้นเมื่อคำต่างๆ มาพร้อมกับไดอะแกรม โสตทัศนูปกรณ์เหล่านี้ชี้นำพวกเขาในการเข้าสังคมกับวัฒนธรรมของบริษัทได้เร็วขึ้น นอกจากนี้ การเพิ่มภาพช่วยประหยัดเวลาและเงินของบริษัท เนื่องจากผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถใช้ภาพเหล่านี้กับพนักงานใหม่ได้เป็นประจำ

การเตรียมความพร้อมของพนักงานเริ่มต้นก่อนวันแรก

การปฐมนิเทศพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพนั้นต้องมีการเตรียมตัวก่อนวันแรกของการจ้างงานใหม่เพื่อสร้างความประทับใจแรกพบที่ดี ตามที่สมาคมการจัดการทรัพยากรมนุษย์กล่าวว่าวันที่สำคัญที่สุดของพนักงานใหม่ในงานคือวันแรกของเขา

ทำกำหนดการในสัปดาห์แรกให้สำเร็จ เพื่อให้คุณมีทุกอย่างพร้อมเมื่อพนักงานรายงานการทำงาน ทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนกำลังปรับตัวเข้ากับพื้นที่ทำงานที่มีอุปกรณ์ครบครัน Jeff Caron ผู้อำนวยการฝ่ายดิจิทัลของ FREE Branding & Advertising ให้คำแนะนำว่า “เริ่มต้นด้วยการทำความสะอาดพื้นที่ทำงาน และตุนอุปกรณ์และเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงานตั้งแต่วันแรก เช่น คอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งโปรแกรมซอฟต์แวร์ รายชื่ออีเมลที่เกี่ยวข้อง การเข้าสู่ระบบ หนังสือรับรอง ปากกา กระดาษ แผนผังองค์กร และอื่นๆ ยิ่งคุณพร้อมมากเท่าไหร่ การเปลี่ยนแปลงก็จะยิ่งราบรื่นมากขึ้นเท่านั้น”

นี่เป็นตัวอย่างแผนผังองค์กรที่ยอดเยี่ยมแต่เรียบง่าย ซึ่งคุณสามารถใส่ "แพ็คเก็ตต้อนรับ" ของพนักงานใหม่ได้ (ปากกา สมุดบันทึก แฟ้มเอกสาร)

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันทางสังคม

เร่งความเร็วกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานโดยใช้แอปการจัดการโครงการและประสิทธิภาพการทำงาน และตรวจสอบกิจกรรมหรือสถานะงานภายในบริษัท ผ่านแอพเหล่านี้ คุณสามารถถ่ายทอดข้อความถึงผู้ว่าจ้างของคุณว่าองค์กรทำงานอย่างไร ในเวลาเดียวกัน กำหนดจรรยาบรรณในการทำงานที่มีการจัดการที่ทุกอย่างโปร่งใส

นอกเหนือจากเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวและรวมเป็นหนึ่งแล้ว แพลตฟอร์มเหล่านี้ยังสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ ซึ่งเป็นผลมาจากความรู้สึกของพนักงานว่าข้อมูลที่ป้อนเข้ามานั้นได้รับการต้อนรับ และทีมจะทำงานได้ดีขึ้นเมื่อทุกคนทำงานร่วมกัน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานทั้งหมดของคุณรวมถึงพนักงานใหม่มีความเข้าใจตรงกันโดยใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันทางสังคม เช่น Basecamp, Asana และ Trello

จากงานเอกสารสู่กระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์

เลิกใช้กระบวนการขยายเวลาของการปฐมนิเทศโดยใช้กระดาษแบบเดิมๆ หากคุณต้องการกระบวนการเริ่มต้นที่ง่ายขึ้น ไม่ต้องใช้กระดาษ การเริ่มต้นใช้งานออนไลน์ให้ความสม่ำเสมอในการเผยแพร่ข้อมูลที่เผยแพร่และบันทึกดิจิทัลแบบถาวร นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจว่าแบบฟอร์มที่จำเป็นจะสำเร็จลุล่วงได้ทันท่วงที การเปลี่ยนไปใช้ data cloud เช่น Google Drive และ Dropbox สามารถทำให้การเริ่มต้นใช้งานมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับทั้งสองฝ่าย

บริการพื้นที่จัดเก็บออนไลน์และการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย Google Drive ช่วยให้คุณสร้างเอกสาร แชร์ไฟล์ และทำงานร่วมกับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม Dropbox เป็นบริการโฮสต์ไฟล์อื่นที่มีซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์ พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ และการซิงโครไนซ์ไฟล์ระหว่างคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์โทรศัพท์มือถือ

แอพเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นร้านค้าแบบครบวงจร ซึ่งเป็นตำแหน่งส่วนกลางที่ไฟล์และเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสามารถแชร์และจัดเก็บได้ ทำไมต้องเสียเวลาหลายชั่วโมงในการค้นหาเอกสารที่รก ในเมื่อคุณสามารถค้นหาและค้นหาทุกอย่างได้ในที่เดียว ประหยัดเวลาและค้นหาทรัพยากรและวัสดุของบริษัทอย่างรวดเร็วเพื่อขอความช่วยเหลือในงานที่ดียิ่งขึ้น อัปเดตไฟล์ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องพิมพ์หน้าและส่งสำเนาให้พนักงาน

การเรียนรู้ผ่านผู้อื่น

การเริ่มต้นใช้งานเชิงกลยุทธ์ไม่ได้เกิดขึ้นทันที กลวิธีที่มีประสิทธิภาพคือการมอบหมายที่ปรึกษาหรือคู่หูให้กับพนักงานใหม่ของคุณ วิธีการแบบ 1:1 นี้ช่วยปรับปรุงประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานอย่างมาก เนื่องจากพนักงานใหม่ได้รับโอกาสในการเรียนรู้ที่สามารถนำไปใช้กับงานประจำวันได้

เพื่อนที่ทำงานเป็นเพื่อนพนักงานที่สามารถให้คำแนะนำและคำแนะนำอื่นที่ไม่ใช่ผู้จัดการได้ทันที Paul Grant ซีอีโอของ Royal Essence เน้นว่า "พนักงานใหม่ทุกคนควรมีคนที่คุ้นเคยมากกว่าเจ้านายของเขา บุคคลที่เข้าหาควรมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กรและเป้าหมายของบริษัทอย่างถ่องแท้” เขากล่าวเสริม

นอกจากนี้ ที่ปรึกษานี้จะช่วยให้พนักงานใหม่สร้างเครือข่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อให้ความรู้ทั่วทั้งบริษัทดีขึ้น การเชื่อมต่อที่มากขึ้นแปลการรวมบริษัทและการรักษาลูกค้า ตามรายงานของ International Journal of Science and Research หนึ่งในเหตุผลที่พนักงานชอบโอกาสในการฝึกอบรมก็เพราะพวกเขาสามารถอยู่ร่วมกับเพื่อนคนอื่นๆ และสร้างความสนิทสนมกันได้

การจัดการ 90 วันแรก

กรอบการทำงานสู่ความสำเร็จเริ่มต้นด้วยเป้าหมายที่ตั้งไว้ของบริษัท ระยะเวลาที่คุณต้องกระตุ้นพนักงานใหม่เหล่านี้มีจำกัด ดังนั้น การสร้างแผนงานที่เป็นรูปธรรมจึงมีความจำเป็น วางรากฐานสำหรับความก้าวหน้าในอาชีพของพนักงานของคุณโดยมีเป้าหมายดังต่อไปนี้:

• ภายใน 30 วัน พนักงานใหม่จะต้องเรียนรู้ระบบหรือเครื่องมือการจัดการเนื้อหา รับประทานอาหารกลางวันแบบทีมทุกสัปดาห์ เข้าร่วมการฝึกอบรมของบริษัท และทำโครงการเล็กๆ ให้เสร็จโดยติดตามการสนทนาออนไลน์และทำความคุ้นเคยกับแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย
• หลังจากผ่านไป 60 วัน พนักงานควรรับผิดชอบระยะยาว ทำโครงการใหญ่ให้สำเร็จ ทำความคุ้นเคยกับการประชุมประจำสัปดาห์และงานประจำวัน และทำงานร่วมกับแผนกต่างๆ
• ^{ภายใน} วันที่ 90 ทำงานอย่างอิสระในโปรเจ็กต์ รับหน้าที่ใหญ่กว่า เช่น การพัฒนาโปรเจ็กต์ และจัดการความรับผิดชอบทั้งหมดในเวลาเดียวกัน

นี่คือตัวอย่างการตั้งเป้าหมายโดย Todd Eskow เจ้าของ Computerized AutoPro เขากล่าวว่า "ฉันเพิ่งจ้างพนักงานขายคนใหม่ และภายในสิ้นเดือนแรกของเขา ฉันหวังว่าเขาจะดูแลลูกค้าด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์อย่างมั่นใจ ภายในสองเดือน เขาควรจะเสนอราคาและข้อตกลงอย่างไม่มีที่ติ และในอีกสี่เดือนหรือประมาณนั้น เขาควรจะเป็นอิสระในทุกด้านของธุรกิจ ติดต่อกับซัพพลายเออร์ และสร้างลูกค้าใหม่”

มันจะจ่ายออก

พนักงานมีประสบการณ์การปฐมนิเทศประเภทต่างๆ บางคนล้มเหลวในการทำกระบวนการทางโลกในขณะที่คนอื่นประสบความสำเร็จในการรักษาบุคคลที่ดีขึ้น ด้วยการกำหนดกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของบริษัทของคุณอย่างเหมาะสม คุณจะออกแบบการรับสมัครที่เหมาะสมและรวมเข้ากับพนักงานได้สำเร็จ

ในทางกลับกัน สิ่งนี้เป็นการปูทางไปสู่การพัฒนาธุรกิจที่มั่นคงยิ่งขึ้น การทำงานร่วมกันเป็นทีมอย่างกลมกลืน ประสิทธิภาพและการใช้งานที่แม่นยำและเป็นรูปธรรมมากขึ้น และในที่สุด ธุรกิจที่เฟื่องฟูและความสำเร็จในระยะยาว

ประวัติ:

Jane Dizon เป็นนักการตลาดและนักเขียนดิจิทัลในตอนกลางวัน และเป็นแม่ของนินจาในตอนกลางคืน เธอจบปริญญาตรีสาขาพยาบาลศาสตร์ แต่ความหลงใหลที่แท้จริงของเธอคือการเขียน เธอชอบเขียนเกี่ยวกับทุกอย่าง รวมถึงการขายและการตลาด สุขภาพและฟิตเนส การออกเดทและความสัมพันธ์ และการแฮ็กเพื่อการทำงาน โพสต์นี้เขียนร่วมกับ Paul Grant อดีตเจ้าหน้าที่จัดหางานและปัจจุบันเป็นเจ้าของ Royal Essence บริษัทเทียนวงแหวน