เพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ ERP ด้วยระบบอัตโนมัติ การทำงานร่วมกัน และกลยุทธ์

เครดิตภาพ: Shutterstock

ธุรกิจทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็กกำลังพึ่งพาแพลตฟอร์มขององค์กรมากขึ้นเพื่อให้มั่นใจในประสิทธิภาพการทำงานและความต่อเนื่อง ตามรายงานของ Liberty Technology Advisors โซลูชันดังกล่าวจะมีความจำเป็นในการสร้างความมั่นใจถึงประสิทธิภาพของเวิร์กโฟลว์ในการตั้งค่าธุรกิจ

นอกจากนี้ โซลูชัน ERP ไม่ได้จำกัดเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่อีกต่อไป โซลูชันบนระบบคลาวด์ที่ปรับขนาดได้และเข้าถึงได้ช่วยให้บริษัทขนาดใหญ่ปรับปรุงการดำเนินงานได้ ในขณะที่โซลูชันเหล่านี้ยังเป็นช่องทางสำหรับบริษัทขนาดเล็กในการเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจเพื่อการเติบโต

โซลูชันการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยเพิ่มประสิทธิภาพห่วงโซ่อุปทาน ทรัพยากรบุคคล และแม้แต่ปรับปรุงการโต้ตอบกับลูกค้า

แม้ว่าส่วนใหญ่จะถูกมองว่าเป็นผลิตภัณฑ์ "ธุรกิจขนาดใหญ่" แต่โซลูชัน ERP กำลังรุกเข้าสู่ตลาดธุรกิจขนาดเล็กด้วยผลิตภัณฑ์ที่รับรองว่าโซลูชันที่ปรับขนาดได้ซึ่งเหมาะกับธุรกิจทุกขนาด

ซอฟต์แวร์ ERP สามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ได้อย่างไร

ขับเคลื่อนการตัดสินใจอย่างชาญฉลาด

โซลูชัน ERP ช่วยให้สามารถรวบรวมข้อมูลได้อย่างราบรื่นและเป็นระบบในธุรกิจหลายประเภท ซึ่งช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลมากมายที่สามารถใช้ในการตัดสินใจได้ แทนที่จะทำการวิจัยเฉพาะกิจเฉพาะเมื่อจำเป็นเท่านั้น ธุรกิจต่างๆ สามารถเข้าถึงกระแสข้อมูลที่สามารถแชร์ข้ามแผนกต่างๆ ได้ ซึ่งช่วยให้องค์กรมีความพร้อมมากขึ้นเมื่อทำการวิเคราะห์ตลาดและธุรกิจ

ปรับปรุงประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงาน

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น การไหลของข้อมูลอย่างต่อเนื่องในแนวดิ่งทางธุรกิจและการปฏิบัติการต่างๆ ช่วยให้พนักงานสามารถระบุด้านที่ต้องปรับปรุงและทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นเพื่อบรรลุการเติบโตของธุรกิจ นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขาได้รับข้อมูลที่ดีขึ้นและสอดคล้องกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ขององค์กร

โดยค่าเริ่มต้น โซลูชัน ERP ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้โซลูชันที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงและเพิ่มความเร็วให้กับกระบวนการทางธุรกิจ มันทำให้ฟังก์ชั่นแมนนวลที่น่าเบื่อโดยอัตโนมัติซึ่งมิฉะนั้นจะใช้เวลานาน ซึ่งช่วยลดความผิดหวังของพนักงาน เมื่อพนักงานไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับงานที่ทำด้วยตนเองอีกต่อไป พวกเขาสามารถมุ่งความสนใจไปที่ส่วนอื่นๆ ของการดำเนินงานและหาวิธีปรับปรุงได้

ลดการสูญเสียและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นให้น้อยที่สุด

โซลูชัน ERP แบบกำหนดเองให้มุมมองแบบองค์รวมในกระบวนการทางธุรกิจโดยการบันทึกเวิร์กโฟลว์ แนวทางปฏิบัตินี้ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถระบุได้ว่าปัญหาคอขวดอยู่ที่ใด และดำเนินการตามแผนเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ไม่ต้องสงสัยเลยว่ามีผลกระทบเชิงบวกต่อธุรกิจ เนื่องจากเป็นการขับเคลื่อนการใช้ทรัพยากรทางธุรกิจอย่างเหมาะสมที่สุด

ประโยชน์โดยตรงของการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจคือการลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ซอฟต์แวร์ ERP ช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนทรัพยากรองค์กรได้ดีขึ้น

การปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูล

ซอฟต์แวร์ ERP ที่พัฒนาโดยผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีที่มีทักษะสูงหรือผู้ให้บริการโซลูชัน ERP ที่มีชื่อเสียงนำเสนอความน่าเชื่อถือและความปลอดภัย จะทำให้แน่ใจว่าข้อมูลทางธุรกิจได้รับการปกป้อง ในขณะที่อนุญาตให้ทีมผู้บริหารระดับสูงควบคุมว่าทีมใดสามารถเข้าถึงข้อมูลใดได้บ้าง ซึ่งจะช่วยขจัดภัยคุกคามของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่ตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่ประสงค์ดี

โซลูชัน ERP รักษารายงานบันทึกว่าใครบ้างที่เข้าถึงข้อมูลใด และช่วยให้ผู้จัดการอนุญาตให้พนักงานเข้าถึงเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นสำหรับหน้าที่งานของตนเท่านั้น

ความท้าทายข้างหน้า

แม้จะได้รับประโยชน์ทั้งหมดจากระบบ ERP แต่ก็ยังมีความท้าทายมากมายสำหรับผู้จัดการและที่ปรึกษาด้านไอทีที่ต้องเอาชนะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการบำรุงรักษา จากข้อมูลของ Gartner อาจเป็นเพราะธุรกิจใช้แนวทางเชิงกลยุทธ์อย่างหมดจดในการปรับใช้ ERP แทนที่จะใช้กลยุทธ์ระยะยาว

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ระบบ ERP ที่ประกอบด้วยการปรับแต่งจำนวนมากสามารถนำเสนออุปสรรคขนาดใหญ่มากสำหรับผู้จัดการฝ่ายไอที เมื่อพูดถึงการทำแผนที่และทดสอบโครงสร้างพื้นฐานทุกครั้งที่มีการเผยแพร่การอัปเดตหรือการปรับปรุง

ความท้าทายมาในรูปแบบของการดำเนินการบำรุงรักษาและเพิ่มประสิทธิภาพ สิ่งเหล่านี้สามารถกลายเป็นโครงการขนาดใหญ่ ซึ่งมักต้องใช้เวลาหลายเดือนกว่าจะสำเร็จ การใช้แผนภูมิเวิร์กโฟลว์หรือไดอะแกรมที่ระบุทรัพยากรขององค์กรอย่างชัดเจน ตลอดจนงาน ความสำเร็จ และกลยุทธ์ของทีมเพื่อให้มั่นใจว่ามีการนำไปใช้อย่างเหมาะสมนั้นอาจสะดวก ทำให้เกิดการมองเห็นที่เพียงพอ

ประโยชน์หลักของการสร้างแผนภูมิระหว่างการบำรุงรักษา ERP คือ ความสามารถในการระบุจุดคอขวดและพื้นที่ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ในระหว่างการดำเนินการ

แนวโน้มในการปรับใช้และบำรุงรักษา ERP

การจัดการเวิร์กโฟลว์ ERP อัตโนมัติคาดว่าจะเป็นหัวข้อใหญ่สำหรับธุรกิจในปี 2558 ผู้เชี่ยวชาญเชื่อว่าผู้จัดการและผู้ใช้ ERP จะมองหาเครื่องมือ ERP เพื่อขจัดการสัมผัสด้วยมือหรือของมนุษย์ตลอดจนทำให้ขั้นตอนการทำงานของพวกเขาคล่องตัว

ระบบอัตโนมัติและข้อมูลขนาดใหญ่ การทำแผนภูมิยังคงเป็นครึ่งหนึ่งของเรื่องราว การบำรุงรักษา ERP ต้องใช้การทดสอบ การล้างโค้ด และการติดตามการพึ่งพาและความเข้ากันได้เป็นจำนวนมาก สิ่งนี้สามารถปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นได้โดยใช้วิธีการเพื่อทำให้กระบวนการทดสอบ ใช้งาน และบำรุงรักษาที่น่าเบื่อเป็นไปโดยอัตโนมัติ

Panaya แพลตฟอร์มบนคลาวด์ที่ใช้ประโยชน์จากบิ๊กดาต้าเพื่อทำให้กระบวนการทดสอบเป็นไปโดยอัตโนมัติ เชื่อว่าธุรกิจจะได้รับประโยชน์จากต้นทุนและเวลาที่สำคัญอย่างมากในการปรับใช้การอัปเกรด การอัปเดต และแพตช์เมื่อดำเนินการใช้งาน ERP

การทำงานร่วมกันที่ได้รับการปรับปรุง ในระหว่างขั้นตอนการบำรุงรักษา การนำโซลูชันการทำงานร่วมกันมาใช้เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทีมสามารถตรวจสอบความคืบหน้าผ่านช่องทางต่างๆ ได้ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ถึงความรับผิดชอบที่เหมาะสม ดังนั้นผู้จัดการและสมาชิกในทีมจึงรู้หน้าที่รับผิดชอบของตน

การรันแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่เหมาะสมสามารถช่วยรักษาประสิทธิภาพ ในขณะที่ช่วยให้ทีมสามารถตรวจสอบกระบวนการได้อย่างเพียงพอเพื่อกำหนดว่าโครงการจะปรับปรุงต่อไปได้อย่างไร จากการศึกษาพบว่า ระบบคลังความรู้ที่เหมาะสมสามารถช่วยลดต้นทุน ปรับปรุงคุณภาพ และลดความเสี่ยงของการนำ ERP ไปใช้

แนวทางหลังสมัยใหม่สู่ ERP อีกแนวโน้มหนึ่งที่เริ่มแพร่หลายในปีนี้คือแนวทางที่เรียกว่าการใช้ ERP ในยุคหลังสมัยใหม่ ตรงกันข้ามกับแนวทางเดิมของ ERP ซึ่งประกอบด้วยการเรียกใช้แอปพลิเคชันภายในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีการปรับแต่งจำนวนมาก

จากข้อมูลของ Gartner ซีไอโอจำเป็นต้องดำเนินการเพื่อใช้ประโยชน์จากต้นทุนที่ต่ำลง ความพอดีในการใช้งานที่ดีขึ้น และความยืดหยุ่นที่นำเสนอโดยโซลูชัน ERP ที่ผสมผสานแอปพลิเคชันระบบคลาวด์เข้ากับแนวทางภายในองค์กร

อาจไม่มีโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการปรับใช้และบำรุงรักษา ERP สิ่งหนึ่งที่แน่นอน เนื่องจากทั้งธุรกิจขนาดเล็กและขนาดใหญ่มีการใช้แพลตฟอร์มระดับองค์กรมากขึ้น จึงจำเป็นที่จะต้องมีความคล่องตัวมากขึ้น แข่งขันได้และตอบสนองในแนวทางของตนเองในการปรับใช้ ERP