ใครเป็นผู้ควบคุมความประทับใจแรกในธุรกิจของคุณ?

แก้ไขล่าสุดเมื่อ 2 มีนาคม 2021

ในบริษัทใดๆ ที่ลูกค้าสามารถโทรติดต่อหรือโทรหาได้ มีโอกาสที่จะสร้างความประทับใจแรกในธุรกิจให้กับลูกค้า ความประทับใจนี้แสดงถึงลักษณะของธุรกิจของคุณก้าวไปข้างหน้า ไม่ว่าจะเป็นการสนับสนุนลูกค้า การโทรเย็น หรือการโทรครั้งแรก เสียงและทัศนคติที่ต้อนรับลูกค้าจะส่งผลต่อพวกเขา สิ่งนี้จะสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกหรือสร้างความเสียหายต่อการเป็นตัวแทนของบริษัทก่อนที่ความสัมพันธ์จะเริ่มก่อตัว สตาร์ทอัพควรตระหนักถึงสิ่งนี้ตั้งแต่เนิ่นๆ และทำให้แน่ใจว่าความประทับใจแรกในธุรกิจนั้นได้รับการจัดการโดยพนักงานต้อนรับที่ผ่านการฝึกอบรมและมีประสบการณ์

หน้าที่ของพนักงานต้อนรับคืออะไร?

คนส่วนใหญ่คิดว่าความรับผิดชอบของพนักงานต้อนรับคือการรับโทรศัพท์ ลักษณะงานของพนักงานต้อนรับหรือพนักงานต้อนรับอาจแตกต่างกันอย่างมากในธุรกิจแต่ละธุรกิจ การรับโทรศัพท์มักจะเป็นงานเล็กๆ น้อยๆ ในแต่ละวันที่พนักงานคนสำคัญเหล่านี้จัดการ ตัวอย่างบางส่วนของหน้าที่ของพนักงานต้อนรับ ได้แก่:

เดาเอาว่ารับโทรศัพท์

• โทรออก
• การสั่งซื้อและการจัดการอุปกรณ์สำนักงาน
• การจัดการเหตุการณ์
• การจัดการสุขอนามัยในสำนักงาน
• การตรวจสอบการโทรของพนักงานรายวัน
• การติดตามพนักงานรายวัน
• การฝึกอบรมพนักงานทั่วไป
• กำหนดการประชุมลูกค้า
• …มากเกินไปที่จะแสดงรายการทั้งหมด!

สำหรับตำแหน่งพนักงานต้อนรับ ปกติแล้วการหาเวลาว่างไม่ใช่เรื่องง่ายหรือแม้แต่เวลาพักในบางครั้ง เว้นแต่จะมีพนักงานต้อนรับจำนวนมากที่สามารถดูแลได้เมื่อไม่มีเวลาว่าง อย่างไรก็ตาม สำหรับธุรกิจที่มีพนักงานต้อนรับเพียงคนเดียวประจำสถานีหน้าและโทรศัพท์ อาจเป็นเรื่องยากที่จะแทนที่ความรับผิดชอบมากมายที่พวกเขามีเมื่อไม่อยู่ แม้ว่ามันอาจจะดูเหมือนเป็นการผลิต แต่ทีมคือสิ่งที่คอยขับเคลื่อนธุรกิจในธุรกิจ ลูกบอลนั้นไม่เคยได้รับหรือรักษาโมเมนตัมโดยไม่ต้องเริ่มกับพนักงานแผนกต้อนรับ คลิกเพื่อทวีต

มารยาทพนักงานต้อนรับ

ดังที่กล่าวไว้ในตอนต้นของบทความนี้ พนักงานต้อนรับคือความประทับใจแรกในธุรกิจ ด้วยเหตุนี้ พนักงานแผนกต้อนรับจึงต้องการมากกว่าแค่คุณลักษณะที่ "ดีมาก" พนักงานต้อนรับยังต้องเป็นคนที่มีความรู้มากที่สุดในการพูดคุยเกี่ยวกับการทำงานภายในของธุรกิจและค่านิยมของพวกเขา พวกเขาต้องได้รับการศึกษาทางโทรศัพท์ อีเมล และมารยาทแบบตัวต่อตัวเมื่อสนทนากับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและคนอื่นๆ

ซึ่งรวมถึงการทำความเข้าใจ “วิธีที่ถูกต้อง” ในการทักทายลูกค้าทางโทรศัพท์ หรือวิธีการเริ่มต้นและสิ้นสุดข้อความอีเมล ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับมาตรฐานของบริษัท และที่สำคัญที่สุด วิธีการนำเสนอธุรกิจเมื่อพบปะกับลูกค้าและผู้นำในการตั้งค่าทางกายภาพหรือเสมือน พนักงานแผนกต้อนรับเป็นแบบอย่างของบริษัท เพราะค่านิยมใดก็ตามที่พวกเขาแสดงต่อลูกค้ามักจะเป็นสิ่งที่พวกเขาสามารถคาดหวังได้จากส่วนที่เหลือของทีม

นี่คือเหตุผลที่พนักงานต้อนรับได้รับการฝึกอบรมที่มีมูลค่าสูงในทุกด้านของธุรกิจจึงมีความสำคัญสูงสุด เนื่องจากพวกเขาจะตอบคำถามส่วนใหญ่ก่อนที่ลูกค้าจะได้รับบริการหรือกำหนดการประชุม พวกเขาต้องเข้าใจข้อมูลทั้งหมดของธุรกิจ มิฉะนั้นลูกค้ากลุ่มเดียวกันอาจไม่สามารถไปยังขั้นตอนต่อไปได้ การมีพนักงานที่ไม่ได้รับการฝึกฝนตอบรับโทรศัพท์หรือผู้ติดต่อที่มุ่งหวังถือเป็นความเสี่ยงที่ร้ายแรง ซึ่งบ่อยครั้งอาจส่งผลให้สูญเสียลูกค้าหรือผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ทั้งหมดนี้เกิดจากการขาดข้อมูลหรือการบิดเบือนความจริงของบริษัท พนักงานต้อนรับที่ได้รับการฝึกอบรมและมีประสบการณ์มักจะแสดงให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเห็นสิ่งที่พวกเขาคาดหวังได้จากธุรกิจทั้งหมดตั้งแต่ความประทับใจแรกพบ

การตลาดดิจิทัลเป็นเหมือนการสร้างความประทับใจแรกพบ โฆษณาหรือเนื้อหาทุกชิ้นเป็นโอกาสในการสร้างความประทับใจให้ผู้อื่น หากคุณต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการสร้างความประทับใจครั้งแรกในโลกดิจิทัล คุณควรพิจารณาใช้บริการไวท์เลเบลของเรา

วิธีสร้างความประทับใจแรกพบที่ดีในธุรกิจ

แน่นอนว่าไม่มีวิธีปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานในการสร้างความประทับใจแรกพบที่ดีในธุรกิจ แต่ละบริษัทมีความแตกต่างกัน สิ่งที่ธุรกิจหนึ่งอาจยอมรับว่าเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อสร้างความประทับใจ อาจใช้ไม่ได้ผลกับบริษัทอื่นเสมอไป อย่างไรก็ตาม มีคำแนะนำบางประการเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อสร้างความประทับใจแรกพบที่ดีในธุรกิจ แม้ว่าบางคนอาจดูเหมือนชัดเจน แต่พนักงานต้อนรับหลายคนพลาดคำแนะนำเหล่านี้ไปอย่างสิ้นเชิงและเสี่ยงต่อการทำลายชื่อเสียงของบริษัทเนื่องจากคำแนะนำเหล่านี้ ดังนั้น ต่อไปนี้คือคำแนะนำที่ชัดเจนและบางทีอาจไม่ชัดเจนนักสำหรับการสร้างความประทับใจแรกพบที่ดี:

• แบ่งปันเฉพาะข้อมูลที่คุณเข้าใจ
  ลูกค้าโทรหาคุณเพื่อขอคำตอบ ไม่ใช่การเดา การเสียเวลาของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเป็นวิธีที่แน่นอนเพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขากลับมา อย่าลืมทำความเข้าใจเกี่ยวกับธุรกิจของคุณให้มากที่สุดก่อนที่จะพยายามตอบคำถาม และถ้าคุณไม่รู้คำตอบก็อย่าเพิ่งทิ้งมันไป ทำให้ลูกค้ามั่นใจว่าแม้ว่าคุณจะไม่ทราบคำตอบ แต่คุณรู้ว่าจะหาคำตอบได้จากที่ไหนและจะเสนอคำตอบให้พวกเขาโดยเร็วที่สุด
• ยิ้มฟังได้
  แม้แต่ในการโทรศัพท์ ผู้คนมักจะระบุทัศนคติของคุณด้วยน้ำเสียงและโครงสร้างของคำตอบได้ พยายามพูดด้วยรอยยิ้ม ไม่ว่าคุณจะรู้สึกอย่างไรภายใน และมักจะรับสายด้วยรอยยิ้ม อย่าให้ใครทางโทรศัพท์ได้ยินความเครียดหรือความคับข้องใจของคุณ เพราะเมื่อพวกเขาไม่เห็นหน้าคุณ พวกเขาจะนึกภาพตัวเองว่าเป็นเสียงของอีกฝ่ายหนึ่ง ซึ่งแปลว่า “บริษัทคลายเครียด” หรือ “หงุดหงิด” บริษัท". โปรดจำไว้ว่าพนักงานต้อนรับเป็นตัวแทนของธุรกิจในการโทรครั้งแรกนั้น ลักษณะเฉพาะของคุณจะกลายเป็น “ทัศนคติ” ของบริษัท ดังนั้นจงแน่ใจว่ามันเป็นลักษณะที่ดี
• แต่งตัวให้เหมาะสม
  หากเจ้าของธุรกิจยังไม่ได้บอกคุณเรื่องนี้ คุณก็ควรทราบด้วยว่าทัศนคติของคุณแสดงถึงธุรกิจของคุณจะมีลักษณะแบบเดียวกันกับรูปลักษณ์ของคุณ คนส่วนใหญ่ไม่คิดว่าคนที่มีรูในรองเท้า มีคราบบนเสื้อผ้า และขนที่รุงรัง จะอาศัยอยู่ในคฤหาสน์ (แม้ว่าจะเป็นบางครั้ง) และธุรกิจก็เช่นเดียวกัน ลูกค้าที่มองเห็นพนักงานต้อนรับที่มีลักษณะที่ไม่เอาใจใส่ ไม่สะอาด และไม่เป็นที่พึงปรารถนา จะเห็นธุรกิจในลักษณะเดียวกัน ผู้คนจะมีช่วงเวลาที่ยากลำบากที่จะเชื่อว่าคุณจะดูแลทรัพย์สินของพวกเขาเมื่อคุณไม่ดูแลตัวเอง แม้ว่าปกติแล้วไม่จำเป็นต้องลงน้ำในฉากส่วนใหญ่ที่มีเนคไทหรือเครื่องแบบ แต่ก็ยังเป็นสิ่งสำคัญที่จะแสดงว่าคุณห่วงใยตัวเองและสิ่งแวดล้อมของคุณซึ่งแปลว่าการดูแลธุรกิจของพวกเขาเช่นกัน

พนักงานต้อนรับที่เหมาะสมที่สร้างความประทับใจให้ลูกค้าเห็นว่าคุณเป็นธุรกิจประเภทหนึ่งที่เชื่อว่าคุณไม่เพียงแค่ให้คำมั่นสัญญา แต่คุณทำให้มันเกิดขึ้น คุณจะสร้างความไว้วางใจกับลูกค้าและพวกเขามีแนวโน้มที่จะจ้างบริการของคุณมากขึ้น

อย่าสร้างความประทับใจแรกพบในธุรกิจให้เป็นสิ่งสุดท้าย

แม้ว่าคำแนะนำนี้มีความสำคัญต่อทุกธุรกิจ แต่สิ่งนี้ก็เป็นสิ่งสำคัญสูงสุดสำหรับบริษัทที่เริ่มต้นธุรกิจ สำหรับสตาร์ทอัพ ความประทับใจแรกคือทั้งหมดที่พวกเขามีในตอนเริ่มต้น แม้จะมีแผนธุรกิจที่แข็งแกร่ง เงินทุนที่แข็งแกร่ง และพนักงานที่มีประสบการณ์ เพียงแค่มีพนักงานต้อนรับที่ไม่มีประสบการณ์คอยต้อนรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณก็สามารถหยุดการเติบโตของคุณได้ก่อนที่จะเริ่มด้วยซ้ำ

ไม่ยากเลยที่จะบอกว่าในธุรกิจส่วนใหญ่ที่ต้องพึ่งพาการสร้างความสนใจในตัวสินค้า พนักงานต้อนรับเป็นหนึ่งในทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดสำหรับธุรกิจ อย่างไรก็ตาม พวกเขายังอาจเป็นความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดหากพวกเขาอยู่ในแนวหน้าโดยไม่ต้องฝึกฝนหรือมีประสบการณ์ เป็นสิ่งสำคัญที่พนักงานต้อนรับต้องไม่ทำลายความประทับใจแรกพบของธุรกิจของคุณ.. แม้ว่านี่จะเป็นเพียงก้าวแรกสู่ความสำเร็จของคุณ แต่ก็ถือว่าเป็นหนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุด

ต้องการความช่วยเหลือในการจัดการชื่อเสียงของคุณ? คุณควรพิจารณาบริการจัดการชื่อเสียงไวท์เลเบลของเรา อย่าลังเลที่จะติดต่อเราและแจ้งให้เราทราบว่าคุณคิดอย่างไรกับบทความนี้ แจ้งให้เราทราบหากสิ่งนี้ช่วยให้คุณปรับปรุงการแสดงผลครั้งแรกของคุณ