แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ | #41 เริ่มต้นด้วยการจัดการโครงการ

แผนภูมิแกนต์เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในการวางแผนการจัดการโครงการ แม้ว่าจะถูกคิดค้นขึ้นในศตวรรษที่ 19 โดยวิศวกรชาวโปแลนด์ Karol Adamiecki แต่ก็มีความเกี่ยวข้องเกือบทั้งหมดกับ Henry Gantt วิศวกรชาวอเมริกันและที่ปรึกษาด้านการจัดการโครงการ เขาช่วยสร้างความนิยมให้กับเครื่องมือที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพสูงนี้

แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ – สารบัญ:

1. การแนะนำ
2. แผนภูมิแกนต์ใช้สำหรับอะไร
3. สิ่งที่ต้องจำเมื่อสร้างแผนภูมิแกนต์
4. เครื่องมือ
5. ความสม่ำเสมอ
6. ความเรียบง่าย
7. สรุป

การแนะนำ

แผนภูมิแกนต์เป็นแผนภูมิแท่งที่มีข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดการของโครงการ งานแต่ละงานจะอยู่บนแกนตั้ง ในขณะที่วันที่เสร็จสิ้นตามกำหนดการจะอยู่บนแกนนอน แถบแนวนอนระบุระยะเวลาของกิจกรรมโดยเชื่อมต่อวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด เครื่องมือนี้ช่วยให้ผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมสามารถดูกำหนดการของงาน การพึ่งพาระหว่างกันได้อย่างรวดเร็ว และให้ภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานะความคืบหน้าของโครงการ

แผนภูมิแกนต์ใช้สำหรับอะไร

แผนภูมิ Gantt ช่วยให้คุณเห็นภาพข้อมูลโครงการต่อไปนี้ได้อย่างง่ายดาย:

• รายการงานที่ประกอบขึ้นเป็นโครงการ
• วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของแต่ละงาน
• การพึ่งพาระหว่างงาน
• กำหนดการ,
• ความคืบหน้าของแต่ละงาน
• คนที่รับผิดชอบในการดำเนินการแต่ละงาน

การใช้แผนภูมิ Gantt บ่อยๆ คือการระบุเส้นทางวิกฤตของโครงการ เป็นชุดงานที่ยาวที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ในโครงการ ซึ่งแต่ละงานขึ้นอยู่กับงานก่อนหน้าและไม่สามารถเลื่อนออกไปได้โดยไม่กระทบกับเส้นตายสุดท้ายของโครงการ แผนภูมิทำให้คุณสามารถวิเคราะห์ความสัมพันธ์ทั้งหมดระหว่างงานและพิจารณาว่าสิ่งใดจำเป็นต่อการดำเนินโครงการให้เสร็จทันเวลา

สิ่งที่ต้องจำเมื่อสร้างแผนภูมิแกนต์

เมื่อสร้างแผนภูมิ Gantt สำหรับโครงการใหม่ คุณต้องใส่ใจกับสามด้าน:

• การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม – ซึ่งเราจะใช้ตลอดทั้งโครงการ
• การติดฉลากงานที่สอดคล้องกัน – ให้รูปแบบการตั้งชื่อซ้ำๆ และสีที่แยกแยะได้ง่าย
• การลดระดับความซับซ้อนของแผนภูมิ

1. เครื่องมือ

หากต้องการสร้างและใช้แผนภูมิ Gantt อย่างอิสระอย่างง่ายดาย การเลือกเครื่องมือที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ การค้นหาอุปกรณ์เสริมที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการของเราจำเป็นต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

• ขนาดโครงการ,
• จำนวนสมาชิกในทีม
• ความซับซ้อนของโครงการ และ
• ความถี่ในการอัปเดต

ยิ่งโครงการมีความซับซ้อนมากเท่าใด เครื่องมือที่เราต้องการก็ยิ่งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเท่านั้น สำหรับโครงการขนาดเล็ก เครื่องมือออนไลน์ง่ายๆ เช่น Canva, Gantt ออนไลน์ หรือ Termagant ก็เพียงพอแล้ว สำหรับโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น ควรใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ (เช่น Firmbee) หรือสเปรดชีต ซึ่งเราสามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการที่กำลังดำเนินการรวบรวมไว้ในเอกสารฉบับเดียว

หากโครงการมีความซับซ้อนมากและมีงานจำนวนมากที่มีการพึ่งพาอาศัยกันที่ซับซ้อน คุณควรพิจารณาใช้วิธีอื่นในการแสดงภาพ ในกรณีนี้ เป็นการดีกว่าที่จะใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น ไดอะแกรม PERT (การประเมินโปรแกรมและการทบทวนเทคนิค)

2. ความสม่ำเสมอ

จากจุดเริ่มต้น เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้สีอย่างสม่ำเสมอเพื่อทำเครื่องหมายงานที่รวมกันเป็นจำนวนเต็ม “รหัสสี” จะช่วยระบุงานเฉพาะ ระยะโครงการ หรือเน้นงานหลัก นอกจากนี้ยังสามารถดึงความสนใจไปยังช่วงเวลาที่ยากที่สุดในโครงการ เช่น กำหนดเวลาสั้นๆ สำหรับงานที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้ช่วยระบุพื้นที่ที่ต้องการความสนใจอย่างรวดเร็วและทำให้โครงการดำเนินไปตามแผน

3. ความเรียบง่าย

เมื่อคุณใส่รายละเอียดมากเกินไป แผนภูมิ Gantt อาจกลายเป็นเรื่องล้นหลามและซับซ้อนสำหรับผู้ชมได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้นจึงควรพิจารณาว่างานใดจำเป็นต้องรวมไว้เพื่อไม่ให้สูญเสียวิสัยทัศน์โดยรวมของโครงการ ส่วนอื่นๆ สามารถเขียนลงในเอกสาร แต่ลบออกจากแผนภูมิ ทำให้แผนภูมิผลลัพธ์นั้นเรียบง่ายและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด

ควรเน้นย้ำงานสำคัญ จุดสำคัญ ตลอดจนกำหนดเส้นตาย และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจแผนภูมิและวัตถุประสงค์ หากจำเป็น ให้แก้ไขแผนภูมิและอธิบายตัวย่อและชื่อที่ใช้กับสมาชิกในทีมจนกว่าข้อสงสัยทั้งหมดจะได้รับการแก้ไข

สรุป

แผนภูมิแกนต์เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่นิยมมากที่สุดในการจัดการโครงการ ช่วยให้คุณสามารถนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับการจัดตารางงานและความคืบหน้าของโครงการด้วยภาพ การใช้แผนภูมิ Gantt สามารถเพิ่มประสิทธิภาพของการจัดกำหนดการและปรับปรุงการทำงานร่วมกันของทีมระยะไกลและการมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังมีการแสดงภาพของโครงการ ซึ่งทำให้ผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมสามารถกำหนดทิศทางของตนเองได้ง่ายขึ้นในขณะที่ดำเนินการตามเป้าหมายของโครงการ

หากคุณชอบเนื้อหาของเรา เข้าร่วมชุมชนผึ้งยุ่งของเราบน Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok

เริ่มต้นกับการจัดการโครงการ:

1. โครงการคืออะไร?
2. การจัดการโครงการคืออะไร?
3. วิธีการจัดการโครงการ?
4. วิธีการจัดการโครงการ
5. ประเภทของโครงการ
6. 4 ตัวอย่างโครงการ
7. การจัดลำดับความสำคัญของโครงการ
8. พื้นที่กิจกรรมโครงการ
9. ความหมายของความสำเร็จในการบริหารโครงการ
10. เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
11. จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดได้อย่างไร?
12. ภาพรวมของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ
13. วงจรชีวิตของโครงการ
14. วิสัยทัศน์โครงการมีไว้เพื่ออะไร?
15. เป้าหมายของโครงการ มันคืออะไรและจะนิยามอย่างไรดี?
16. ระยะเริ่มต้นโครงการ - สิ่งที่ต้องใส่ใจ?
17. ขอบเขตของการวางแผนในการจัดการโครงการ
18. ตารางโครงการคืออะไรและมีไว้เพื่ออะไร?
19. จะใช้เหตุการณ์สำคัญในโครงการได้อย่างไร?
20. การดำเนินโครงการ
21. จะเตรียมแผนฉุกเฉินของโครงการให้ประสบความสำเร็จได้อย่างไร?
22. ความสำคัญของการปิดโครงการ
23. ความล้มเหลวของโครงการ 5 เหตุผลที่โครงการล้มเหลว
24. 4P ของการจัดการ: โครงการ ผลิตภัณฑ์ โปรแกรม และพอร์ตโฟลิโอ
25. งานและความรับผิดชอบที่สำคัญที่สุดของผู้จัดการโครงการ
26. ทักษะผู้จัดการโครงการที่มีประโยชน์มากที่สุด
27. จะเป็นผู้จัดการโครงการได้อย่างไร?
28. หนังสือ 5 เล่มที่ผู้จัดการโครงการทุกคนควรอ่าน
29. จะจัดตั้งทีมโครงการได้อย่างไร?
30. โครงสร้างการแบ่งงาน - จะมอบหมายงานในโครงการได้อย่างไร?
31. จะนำทีมระหว่างการทำงานแบบผสมผสานได้อย่างไร?
32. ความท้าทายที่ผู้จัดการโครงการต้องเผชิญเมื่อทำงานกับทีม
33. ประเภทของการประชุมโครงการ
34. การตรวจสอบโครงการ พารามิเตอร์อะไรที่จะดู?
35. เขียนอย่างไรให้น่าสนใจ
36. จะกำหนดขอบเขตของโครงการและหลีกเลี่ยงการคืบคลานของขอบเขตได้อย่างไร
37. การศึกษาความเป็นไปได้ - เราสามารถดำเนินโครงการนี้ได้หรือไม่?
38. การวิเคราะห์ความเสี่ยงในโครงการและเครื่องมือเพื่ออำนวยความสะดวก
39. จะสร้างกฎบัตรโครงการได้อย่างไร?
40. ทะเบียนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียคืออะไร?
41. แผนภูมิแกนต์ในการวางแผนการจัดการโครงการ
42. จะจัดทำงบประมาณโครงการได้อย่างไร?
43. การบริหารเวลาในโครงการ
44. จะสร้างการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการได้อย่างไร?
45. กลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงโครงการ
46. การตลาดโครงการ
47. ที่มาและพื้นที่ของการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
48. โมเดลการเปลี่ยนแปลงการจัดการโครงการ
49. อะไรจะเกิดขึ้นหลังจาก Agile? วิธีการในการจัดการโครงการ