8 สุดยอด Google Docs Hacks สำหรับหน่วยงานการตลาดและลูกค้าของพวกเขา

• สร้าง Google เอกสารเปล่าใหม่
• ลากและวาง (หรืออัปโหลด) ไฟล์ Word ของคุณไปยัง Google Doc
• เลือก ไฟล์ จากนั้นเลือก บันทึกเป็น Google เอกสาร
• คุณจะเห็นป๊อปอัปด้านล่างเกือบจะในทันที!

แฮ็ก #5: โอบกอดเทมเพลต

ถ้าคุณเป็นเหมือนฉัน คุณอาจเคยผ่านหน้าจอหลักของ Google เอกสารมาแล้วนับล้านครั้งโดยไม่ได้คิดถึงแกลเลอรีเทมเพลตที่ด้านบนมากนัก ครั้งหน้าลองหยุดดู คุณจะมีความสุขที่คุณทำ

เทมเพลตของ Google มีประโยชน์อย่างยิ่งในการสร้าง (และนำกลับมาใช้ใหม่) เอกสารที่เป็นมืออาชีพและสวยงาม ตัวอย่างเช่น สำหรับการส่งเอกสารที่มีโลโก้บริษัทหรือลูกค้าของคุณอยู่ด้านบนเป็นประจำ โดยทั่วไปมีสองตัวเลือกสำหรับเทมเพลตตามข้อมูลต่อไปนี้:

• บริษัทของคุณมีบัญชี Google G Suite หรือไม่ ถ้าใช่ คุณสามารถส่งเทมเพลตของคุณเองไปที่แกลเลอรีเพื่อให้ทุกคนในบริษัทของคุณเข้าถึงได้ตลอดเวลา (วิธีแก้ปัญหาง่ายๆ นี้ดีกว่าการบันทึกเทมเพลตที่ไหนสักแห่งในไดรฟ์ที่แชร์ของทีม!)
  
  ในการดำเนินการนี้ เพียงคลิก TEMPLATE GALLERY จากหน้าแรกของ Google Docs และทำตามคำแนะนำเพื่อ "ส่งเทมเพลต" เมื่อคุณกลับมาที่แกลเลอรี คุณจะเห็นว่ามันตรึงอยู่ที่นั่น

• ใช้บัญชี gmail.com มาตรฐานกับ Google G Suite หรือไม่ คุณยังสามารถใช้รูปแบบเทมเพลตที่หลากหลายเพื่อสร้างเอกสารคุณภาพระดับมืออาชีพได้ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถ บันทึก เอกสารของคุณเป็นเทมเพลตได้ แต่คุณ สามารถ ใช้วิธีแก้ปัญหาง่ายๆ ต่อไปนี้ได้:
  
  
  • สร้างเทมเพลตของคุณ
  • คลิก ไฟล์ -> ทำสำเนา
  • ตั้งชื่อเอกสารของคุณที่คุณสามารถกลับมาดูได้ (เช่น เทมเพลตบล็อกสำหรับ PMG )
  • ใช้เทมเพลตเวอร์ชันนั้นสำหรับงานของคุณ
  • ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านั้นเพื่อสร้างสำเนาที่สะอาดสำหรับครั้งต่อไป

แฮ็ก #6: ให้สิทธิ์ที่แชร์ได้ของเอกสารหลายรายการในคราวเดียว

ไม่มีอะไรจะทำลายโมเมนตัมของเวิร์กโฟลว์ได้เร็วกว่าการพยายามเปิดเอกสารและถูกล็อกไม่ให้เข้าถึงไฟล์ ถึงตอนนี้ เราทุกคนคงเคยสะดุดกับการต้อง "ให้" หรือ "ขอการเข้าถึง" จากผู้ทำงานร่วมกัน

ความรำคาญนี้เป็นปัญหาโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่ครอบคลุมซึ่งมีเอกสารส่วนกลาง (มักเป็น Google ชีต) พร้อมลิงก์ไปยังเอกสาร Google เพิ่มเติมหลายฉบับ เช่น การออกแบบเว็บไซต์ใหม่หรือปฏิทินเนื้อหา คุณต้องเปลี่ยนการอนุญาตในแต่ละไฟล์หรือไม่?

โชคดีที่คุณไม่ทำ มีเคล็ดลับที่ง่ายและรวดเร็วหลายประการในการเปลี่ยนสิทธิ์ในเอกสารหลายฉบับในคราวเดียว นี่คือวิธีที่ฉันทำ:

• ไปที่ไดรฟ์ของฉันใน Google (ซึ่งจะแสดงไดเรกทอรีของ Google เอกสาร แผ่นงาน ฯลฯ ทั้งหมดของคุณ)
• เลือกไฟล์หลายไฟล์ที่คุณต้องการแชร์
• คลิกขวา เลือก แชร์ จากนั้นเลือก ขั้นสูง
• ในป๊อปอัปของหน้าต่างการแชร์ ในส่วน " ใครมีสิทธิ์เข้าถึง " ให้เปลี่ยนสิทธิ์ของไฟล์สำหรับเอกสารหลายฉบับ

• ณ จุดนี้ คุณอาจเลือกที่จะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบอย่างแข็งขันโดย "เชิญบุคคลอื่น" หรือคัดลอก ลิงก์เพื่อแชร์ เพื่อให้คุณส่งอีเมลแยกกันได้

แฮ็ก #7: ใช้ Add-on สารบัญ

ทำงานกับเอกสารขนาดยาวที่มีส่วนต่างๆ มากมายใช่หรือไม่ โปรแกรม เสริม สารบัญ จะสร้างตัวชี้นำองค์กรในแถบด้านข้างของคุณ ซึ่งช่วยให้คุณข้ามไปมาภายในเอกสารได้อย่างง่ายดาย สารบัญนี้สามารถแก้ไขได้ง่าย และสามารถเพิ่มหรือลบออกจากมุมมองการทำงานของคุณได้ตลอดเวลา

(สำหรับเอกสารที่ยาวเป็นพิเศษ ส่วนเสริมนี้อาจทำให้คุณช้าลงเพียงเล็กน้อย – แต่คงไม่มากไปกว่าการเลื่อนเท่านั้น!)

เข้าถึงส่วนเสริมฟรีนี้พร้อมกับส่วนเสริมเจ๋งๆ อื่นๆ โดยเปิด Google เอกสารและมองหาเมนู "ส่วนเสริม" ที่ด้านบนสุดของหน้า คุณสามารถเพิ่มหรือเอาออกจากมุมมองเอกสารของคุณได้ตลอดเวลาโดยการเลือก/ยกเลิกการเลือก มุมมอง > แสดงเค้าร่างเอกสาร

Hack #8: แท็กผู้คนในความคิดเห็น

สำหรับ Google เอกสารที่มีผู้ทำงานร่วมกันหลายคน คุณอาจต้องการตั้งค่าสถานะบุคคลใดบุคคลหนึ่งในความคิดเห็นของคุณเพื่อดำเนินการ คุณสามารถทำได้อย่างรวดเร็วโดยเพิ่ม “@” หรือ “+” ก่อนพิมพ์ชื่อหรือที่อยู่อีเมล Google เอกสารจะมีตัวเลือกการติดต่อตามที่อยู่ติดต่อ Gmail ของคุณ

บอกเราหน่อย คุณใช้แฮ็กเหล่านี้กี่อันแล้ว แล้วทีมการตลาดที่เหลือของคุณล่ะ

โปรดจำไว้ว่า ยิ่งคุณใช้ Google เอกสารมากเท่านั้น และยิ่งสนับสนุนให้เพื่อนร่วมงานและลูกค้าของคุณที่ยังคงใช้ Microsoft Word ทำเช่นนั้นมากเท่านั้น คุณยิ่งสร้างประสิทธิภาพมากขึ้นซึ่งคุณไม่สามารถทำได้ด้วย Microsoft Word ขออภัย Word ... เป็นการทำงานที่ยอดเยี่ยม

ที่ PMG เรารักที่จะมองหาวิธีที่จะช่วยให้ทีมและลูกค้าของเราเพลิดเพลินกับประสิทธิภาพในแต่ละวัน การแฮ็กง่ายๆ ใน Google เอกสารเป็นเพียงภาพเล็กๆ น้อยๆ ของการสร้างผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับลูกค้าและของคุณ ให้เราช่วยคุณสร้างและใช้กลยุทธ์ทางการตลาดที่ส่งผลอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ - เพียงแค่ติดต่อเราได้ตลอดเวลา!