คำแนะนำสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสของคุณ

ทีมงานทั่วโลกต่างยึดมั่นในแนวคิดของการทำงานทางไกล ในช่วงปีครึ่งที่ผ่านมา มีการเรียนรู้ ความผิดหวัง และความก้าวหน้าครั้งสำคัญในด้านพลวัตของทีม วัฒนธรรมองค์กร และประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม

บริษัทต่างๆ ประสบความสำเร็จมากมายในการเปลี่ยนไปทำงานทางไกล แต่องค์กรที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดได้ตระหนักถึงสิ่งหนึ่งว่า งานทางไกลนั้นไม่ง่ายเหมือนการนำโครงสร้างที่มีอยู่ไปใช้เมื่อทีมอยู่ร่วมกัน

ทีมแบบกระจายรู้สึกมีอำนาจมากขึ้นเมื่อมีความยืดหยุ่นและความเป็นอิสระมากขึ้น ความสามารถในการจัดตารางเวลาของคุณเองและจัดลำดับความสำคัญของงานต่างๆ ในหนึ่งวันตามความเหมาะสมที่สุดช่วยให้สมาชิกในทีมสามารถออกแบบวันของตนและเพิ่มประสิทธิผลสูงสุดได้

ประโยชน์ของการทำงานแบบอะซิงโครนัสเริ่มปรากฏให้เห็นมากขึ้นเรื่อยๆ องค์กรกำลังสร้างและนำโครงสร้างไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดจากการทำงานแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

งานแบบอะซิงโครนัสคือการที่สมาชิกในทีมสามารถสื่อสารกันได้โดยไม่ต้องอยู่ในช่วงเวลาเดียวกัน สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลได้อย่างอิสระตามเวลา ในการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส สมาชิกในทีมมักจะนำเสนอข้อมูลบางอย่างและมีช่วงเวลาล่าช้าก่อนที่ผู้รับจะตอบกลับ พูดง่ายๆ ก็คือ งานแบบอะซิงโครนัสคือรูปแบบงานใดๆ ก็ตามที่ไม่ได้เกิดขึ้นในแบบเรียลไทม์ และช่วยให้สมาชิกในทีมประสานงานความพยายามของพวกเขาตามกำหนดการต่างๆ เพื่อทำงานร่วมกันในโครงการได้

งานอะซิงโครนัสไม่เหมือนกับงานระยะไกล

คำศัพท์สองคำนี้มักจะถูกรวมเข้าด้วยกัน แต่ในความเป็นจริงแล้ว ทั้งสองคำต่างกันอย่างชัดเจน บริษัทบางแห่งที่อยู่ห่างไกลออกไป ยังคาดหวังให้พนักงานเข้าสู่ระบบในช่วงเวลาหนึ่งและอยู่ที่โต๊ะทำงานตั้งแต่ 9 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น เช่นเดียวกับที่พวกเขาทำในสำนักงาน

อย่างไรก็ตาม งานแบบอะซิงโครนัสช่วยให้พนักงานสามารถทำงานให้เสร็จตามเวลาของตนเอง ซึ่งอาจแตกต่างอย่างมากจากเพื่อนร่วมงาน สิ่งนี้ถือว่าการสื่อสารไม่ได้ตั้งใจให้เกิดขึ้นทันที และผู้คนสามารถโต้ตอบได้เมื่อสะดวก ฮับออนไลน์และเครื่องมือการทำงานร่วมกันระยะไกลช่วยให้ทีมสามารถเข้าถึงทรัพยากรร่วมกันได้ด้วยตนเอง พวกเขาทำงานให้เสร็จและส่งให้เพื่อนร่วมงานซึ่งสามารถรับงานได้ทุกเมื่อที่เริ่มต้นวันทำงาน

การประชุมช่างน่ากลัว

การเช็คอินที่ไม่รู้จบ การยืนขึ้นรายวัน และการประชุมด้วยมือเปล่าอาจไม่เกิดผลอย่างยิ่ง การประชุมได้รับการระบุว่าเป็นหนึ่งในการล่มสลายครั้งใหญ่ที่สุดในองค์กรใดๆ ในการศึกษาวิจัยล่าสุดที่จัดทำโดย Harvard Business Review พบว่า 65% ของผู้จัดการกล่าวว่าการประชุมทำให้พวกเขาทำงานจริงไม่เสร็จ 71% กล่าวว่าการประชุมไม่ได้ผลและไม่มีประสิทธิภาพ และ 64% บอกว่าพวกเขาเข้ามาขวางทางการคิดอย่างลึกซึ้ง

แม้ว่าการประชุมบางอย่างจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่การทำงานแบบอะซิงโครนัสจะเปลี่ยนวิธีที่องค์กรเข้าถึงการประชุมโดยทั่วไป ในการกำหนดเวลาการประชุมในขณะที่ทำงานแบบอะซิงโครนัส คุณต้องประสานเวลาของหลายๆ คน เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมจะเกิดขึ้นก็ต่อเมื่อจำเป็นเท่านั้น สิ่งนี้ทำให้มั่นใจถึงวาระที่ชัดเจนและการโต้ตอบที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

ยุคแห่งการทำงานอย่างล้ำลึก

เมื่อทีมมีการกระจายตัวมากขึ้น คุณค่าที่องค์กรกำหนดต่อปริมาณเวลาที่ใช้ในที่ทำงานก็ลดลงอย่างมาก ผลผลิตและผลผลิตได้กลายเป็นปัจจัยสำคัญเพียงอย่างเดียวในการประเมินประสิทธิภาพของพนักงาน

“งานสไตล์ลอจิสติกส์ที่เรียกร้องโดยไม่ได้อาศัยความรู้ความเข้าใจมักทำในขณะที่ฟุ้งซ่าน ความพยายามเหล่านี้มักจะไม่สร้างคุณค่าใหม่ให้กับโลกและง่ายต่อการทำซ้ำ”

– แคล นิวพอร์ต

งานเชิงลึกหมายถึงความสามารถของเราในการทำงานในสภาวะที่มีสมาธิจดจ่อและจดจ่ออยู่เป็นเวลานานโดยไม่วอกแวกหรือหยุดชะงัก

การทำงานแบบอะซิงโครนัสช่วยขจัดพนักงานออกจากสิ่งรบกวนสมาธิในที่ทำงานในแต่ละวัน เพื่อให้พวกเขาสามารถอุทิศส่วนต่างๆ ในแต่ละวันเพื่อสร้างผลงานที่มีมูลค่าสูงและมีประสิทธิผล

ประโยชน์ของการทำงานแบบอะซิงโครนัส

ความยืดหยุ่นมากขึ้น: การทำงานแบบอะซิงโครนัสช่วยให้พนักงานกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญของเวลาได้ พวกเขาสามารถสร้างตารางการทำงานที่เข้ากับไลฟ์สไตล์ของพวกเขาซึ่งนำไปสู่ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่เติมเต็มมากขึ้น

การตอบสนองที่ละเอียดยิ่งขึ้น: เมื่อทำงานแบบอะซิงโครนัส ผู้คนจะไม่ตอบกลับหรือตอบกลับทันที ซึ่งหมายความว่าพวกเขาสามารถใช้เวลาคิดเกี่ยวกับปัญหาจริงๆ และวิเคราะห์ปัญหาก่อนที่จะเสนอคำตอบหรือความคิดเห็น สิ่งนี้นำไปสู่การตัดสินใจที่รอบคอบมากขึ้น

สิ่งรบกวนน้อยลง: การทำงานแบบอะซิงโครนัสช่วยให้พนักงานเข้าสู่สถานะโฟลว์ได้ง่ายขึ้น ด้วยการทุ่มเทเวลาให้กับงานบางอย่าง พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมในการคิดเชิงลึกอย่างแท้จริงโดยไม่ต้องกังวลว่าเพื่อนร่วมงานจะถูกขัดจังหวะเกี่ยวกับงานอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้อง

เอกสารอัตโนมัติ: การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสส่วนใหญ่เป็นการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ไม่ว่าจะผ่านอีเมล แชท หรือบนไวท์บอร์ดออนไลน์ มักจะมีบันทึกของการสื่อสารที่เกิดขึ้น คุณสามารถย้อนกลับและอ้างถึงการสื่อสารนี้ได้ตลอดเวลา และทำหน้าที่เป็นบันทึกที่หลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนของการสื่อสาร

Flattens Hierarchies: สร้างฟอรัมเปิดสำหรับพนักงานเพื่อเพิ่มข้อเสนอแนะและความคิด ขจัดปัจจัยที่น่ากลัวบางอย่างที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการประชุมหรือการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากัน

เครื่องมือสำหรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่มีประสิทธิภาพ

อีเมล:
ความนิยมของอีเมลดูเหมือนจะจางหายไปพร้อมกับเครื่องมือสื่อสารยุคใหม่มากมาย เช่น Slack ที่อ้างว่าสร้างขึ้นเพื่อการทำงานร่วมกันจากระยะไกล แต่อีเมลยังคงแปลเป็นการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสได้เป็นอย่างดี ไม่ได้คาดหวังการตอบสนองในทันที ดังนั้นสมาชิกในทีมสามารถตอบกลับในเวลาของตนเองด้วยข้อมูลที่มีคุณค่าและรอบคอบ

การสื่อสารผ่านวิดีโอ:
การประชุมทางวิดีโอเป็นวิธีเริ่มต้นในการสื่อสารแทนการประชุมแบบเห็นหน้ากัน แต่มันแปลได้ไม่ดีนักสำหรับงานแบบอะซิงโครนัสเนื่องจากต้องรวมผู้คนเข้าด้วยกันในเวลาเดียวกัน เครื่องมืออย่าง Loom ช่วยแก้ไขและให้คุณได้สัมผัสกับประโยชน์ของการสื่อสารด้วยวาจาผ่านการบันทึกและการแชร์หน้าจอ

ไวท์บอร์ดออนไลน์:

ด้วยเครื่องมืออย่าง Creately คุณจะสามารถจินตนาการถึงความคิด ความคิด และแผนงานได้เหมือนกับในห้องประชุม สมาชิกในทีมสามารถตรวจทานการแสดงภาพของคุณและเพิ่มความคิดเห็น ความคิด และข้อเสนอแนะในเวลาของพวกเขาเอง สิ่งนี้จะสร้างพื้นที่ทำงานเสมือนที่ยืดหยุ่นและใช้งานง่ายซึ่งเหมาะสำหรับทีมอะซิงโครนัสของคุณ

เคล็ดลับในการทำงานแบบอะซิงโครนัส

โฟกัสที่เป้าหมาย : พนักงานที่อยู่ห่างไกลจำนวนมากรู้สึกกดดันให้ “ดูยุ่ง” แต่งานอะซิงโครนัสนั้นเกี่ยวกับเอาต์พุต ไม่ใช่กิจกรรม โดยการมุ่งเน้นไปที่งานที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน คุณสามารถลดการพูดคุยในทีมที่ไม่จำเป็น ทำงานได้ดีขึ้น และสนุกกับความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานใหม่ของคุณ

กำหนดชั่วโมงการทำงานหลัก การทำงานแบบอะซิงโครนัสไม่ได้หมายความว่าทำงานโดยไม่มีกิจวัตร ในทางกลับกัน บางครั้งมันก็เกี่ยวข้องกับการสร้างแผนที่มีโครงสร้างและมีรายละเอียดมากขึ้นซึ่งคุณยึดถือ การสื่อสารชั่วโมงการทำงานหลักของคุณกับส่วนที่เหลือขององค์กรเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าใครทำงานตามกำหนดเวลา

กำหนดความคาดหวังด้านเวลา: ในขณะที่ทำงานร่วมกันแบบอะซิงโครนัส จำเป็นต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับกำหนดเวลา การทำงานตามกำหนดการแต่ละอย่างไม่สามารถละเลยความจริงที่ว่าต้องปฏิบัติตามไทม์ไลน์ที่ใหญ่ขึ้น การกำหนดความคาดหวังว่าเมื่อถึงกำหนดส่งเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้พนักงานจัดระเบียบวันทำงานเพื่อจัดลำดับความสำคัญของงานเร่งด่วนก่อน

Async ไม่ได้หมายถึง Asocial การทำงานแบบอะซิงโครนัสไม่ได้หมายความว่าทำงานแยกกัน ยังคงเป็นสิ่งสำคัญที่จะหาวิธีให้สมาชิกในทีมเชื่อมต่อกันและสนุกสนาน
องค์กรจำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญของผู้ทำลายน้ำแข็งและปาร์ตี้เสมือนจริงหรือเพื่อให้เพื่อนร่วมงานสามารถปล่อยผมลงและทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมทีมในระดับส่วนตัว

บอกเราเกี่ยวกับประสบการณ์ของคุณในการทำงานแบบอะซิงโครนัส

งานอะซิงโครนัสทั่วทั้งองค์กรยังคงเป็นแนวคิดที่ค่อนข้างใหม่และทีมต่างๆ ยังคงพยายามหาทางออกทั้งหมด คุณมีประสบการณ์การทำงานแบบอะซิงโครนัสหรือไม่? เราชอบที่จะได้ยินความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ โปรดแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง