ระบบบัญชีอัตโนมัติสามารถช่วยธุรกิจได้อย่างไรในปี 2566

ปัจจุบันนักบัญชีและองค์กรส่วนใหญ่เปลี่ยนไปใช้ระบบบัญชีอัตโนมัติ ด้วยการเปลี่ยนแปลงนี้ การจัดการการทำบัญชี การรักษาบันทึกทางการเงิน และการติดตามข้อมูลกำไรขาดทุนกลายเป็นเรื่องง่าย

แล้วระบบบัญชีอัตโนมัติคืออะไรกันแน่? ประโยชน์ของมันคืออะไร? และสร้างผลกำไรให้กับธุรกิจของคุณได้อย่างไร? มาเรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติในขั้นตอนการเงินและการบัญชีด้านล่าง

ระบบบัญชีอัตโนมัติคืออะไร?

ระบบบัญชีอัตโนมัติคือขั้นตอนการดำเนินการทางการเงินและบัญชีที่สำคัญโดยอัตโนมัติด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์ ซึ่งรวมถึงการกระทบยอดบัญชี การเปลี่ยนแปลงข้อมูลทางการเงิน และการสร้างใบแจ้งยอดบัญชี

ด้วยความก้าวหน้าของ AI และระบบอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ความสามารถของซอฟต์แวร์บัญชีได้ขยายออกไป ด้วยเทคโนโลยีเหล่านี้ ธุรกิจสามารถบันทึกและติดตามข้อมูล ทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การป้อนข้อมูล ปรับปรุงการตรวจสอบ การจัดทำงบประมาณ การประมวลผลใบแจ้งหนี้ ฯลฯ ด้วยระบบอัตโนมัติทางบัญชี ธุรกิจสามารถประหยัดเวลาและให้ความสำคัญกับการจัดทำงบประมาณและการวางแผนการลงทุนมากขึ้น และปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน .

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางบัญชีสามารถช่วยธุรกิจได้อย่างไร?

คำแนะนำในการอ่าน: อนาคตของซอฟต์แวร์บัญชีที่จะทำให้ธุรกิจการเงินเป็นไปโดยอัตโนมัติ

ด้วยการทำให้ขั้นตอนการบัญชีทั้งหมดเป็นไปโดยอัตโนมัติ ธุรกิจจะได้รับประโยชน์จากหลายทาง เช่น-

• หลีกเลี่ยงวิกฤตกระแสเงินสด: การเก็บบันทึกกระแสเงินสดทั้งหมดด้วยตนเองอาจเป็นเรื่องยาก ระบบบัญชีอัตโนมัติช่วยขจัดความเป็นไปได้นี้ด้วยการบันทึกธุรกรรมเงินสดแต่ละรายการอย่างแม่นยำและแสดงสถานะทางการเงิน นอกจากนี้ยังช่วยให้มองเห็นว่ามีกระแสเงินสดรับเข้ามามากน้อยเพียงใดในปีงบการเงินปัจจุบัน
• ประหยัดเวลา: โซลูชันการบัญชีช่วยลดความยุ่งยากในการป้อนรายละเอียดบัตรเดบิตและบัตรเครดิต และข้อมูลลูกค้าสำหรับนักบัญชี นอกจากนี้ โซลูชันเหล่านี้จะประมวลผลข้อมูลที่ป้อนและสร้างรายงานข้อมูลที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ เครื่องมือเหล่านี้ยังสร้างงบดุล งบกำไรขาดทุน ฯลฯ ที่ช่วยประหยัดเวลาอันมีค่า
• เสนอการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง: ระบบบัญชีอัตโนมัติใช้โปรโตคอลความปลอดภัยต่างๆ เช่น การเข้ารหัส เพื่อให้ข้อมูลและบันทึกทั้งหมดปลอดภัยจากการโจมตีทางไซเบอร์ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจัดการสิทธิ์สำหรับผู้ที่สามารถเข้าถึงข้อมูลเพื่อป้องกันการใช้งานโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ให้การวิเคราะห์ข้อมูลโดยละเอียด: ด้วยระบบบัญชีอัตโนมัติ การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจะง่ายขึ้น ธุรกิจสามารถรับข้อมูลและรายงานทางการเงินได้อย่างรวดเร็ว ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อค้นหาความคลาดเคลื่อน การละเว้นข้อผิดพลาด รายการที่ซ้ำกัน การคำนวณผิดพลาด
• ปฏิบัติตามกฎข้อบังคับ: ในการทำบัญชีด้วยตนเอง การปฏิบัติตามข้อกำหนดจะขึ้นอยู่กับความรู้และความเชี่ยวชาญของนักบัญชีอย่างสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์บัญชีช่วยให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อกำหนดโดยบันทึกและดูแลงบการเงินตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ

ระบบบัญชีอัตโนมัติมีประโยชน์อย่างไร?

เครื่องมือทางบัญชีอัตโนมัติช่วยรักษาความถูกต้องของข้อมูล ดึงข้อมูลได้เร็วขึ้น และลดค่าใช้จ่าย ระบบอัตโนมัติช่วยเพิ่มเติมในการจัดทำบันทึกภาษีและการเข้าถึงข้อมูลจากระบบคลาวด์ นอกจากนี้ยังช่วยในการสร้างงบการเงินที่ปราศจากข้อผิดพลาดและปฏิบัติตามข้อกำหนด ลองดูที่แต่ละรายการโดยละเอียด -

• ความถูกต้องของข้อมูล: อาจมีการคำนวณผิดพลาดหรือมีรายละเอียดที่ไม่ถูกต้องเมื่อมีการสร้างใบแจ้งยอดทางบัญชีด้วยตนเอง ดังนั้นการบัญชีอัตโนมัติทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลได้รับการป้อนอย่างถูกต้องผ่านการทำบัญชีการเงินอัตโนมัติ สิ่งนี้จะช่วยในการสร้างงบการเงินที่ถูกต้อง
• ดึงข้อมูลได้เร็วขึ้น: ข้อมูลทางการเงินอาจสูญหายได้ง่ายเมื่อรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีอัตโนมัติ ข้อมูลทางการเงินทั้งหมดของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์คลาวด์อย่างปลอดภัย ดังนั้นคุณจึงสามารถสำรองและเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็วในกรณีที่ข้อมูลสูญหาย
• ลดต้นทุน: ด้วยระบบบัญชีอัตโนมัติ ธุรกิจต่างๆ สามารถทำงานประจำวันได้โดยอัตโนมัติ เช่น การทำบัญชี การคำนวณภาษี การสร้างงบการเงิน การกระทบยอดรายการเคลื่อนไหวของบัญชีธนาคาร ฯลฯ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเครื่องเขียนและพนักงาน เนื่องจากงานทั้งหมดจะเสร็จสมบูรณ์ได้ด้วยโซลูชันนี้
• เตรียมบันทึกสำหรับการหักภาษี: การรักษาบันทึกค่าใช้จ่ายและรายรับทั้งหมดเพื่อลดภาษีเป็นเรื่องวุ่นวาย ด้วยระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางบัญชี ธุรกรรมจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติเพื่อใช้ในเวลายื่นแบบแสดงรายการ ข้อมูลนี้จะให้ข้อมูลเกี่ยวกับการหักลดหย่อนทั้งหมดในที่เดียว
• การเข้าถึงระบบคลาวด์: เครื่องมืออัตโนมัติด้านบัญชีส่วนใหญ่มีการเข้าถึงระบบคลาวด์เพื่อจัดเก็บข้อมูลและเอกสารทางบัญชีทั้งหมด ซึ่งช่วยให้ดึงข้อมูลและค้นหาไฟล์ตามชื่อ วันที่ หรือประเภทข้อมูลได้ง่ายขึ้น โดยไม่ต้องค้นหาด้วยตนเอง นอกจากนี้คุณยังสามารถแชร์ไฟล์ที่เข้ารหัสได้อีกด้วย

คำแนะนำในการอ่าน: โปรแกรมบัญชีจะช่วยเพิ่มผลผลิตได้อย่างไร

อะไรคือความเสี่ยงของระบบบัญชีอัตโนมัติ?

ระบบบัญชีอัตโนมัติมีประโยชน์ที่น่าทึ่ง อย่างไรก็ตาม ความเสี่ยงบางอย่างเกี่ยวข้องกับมัน เช่น อินเทอร์เฟซที่ซับซ้อน ระยะเวลาการฝึกที่ช้า การถ่ายโอนข้อมูลที่ซับซ้อน เป็นต้น นอกจากนี้ ธุรกิจต่างๆ ยังพบเห็นความผิดพลาดทางเทคนิคและปัญหาด้านความปลอดภัยด้วยการทำบัญชีให้เป็นอัตโนมัติ

• อินเทอร์ เฟซที่ซับซ้อน: โซลูชันซอฟต์แวร์บัญชีบางตัวมีอินเทอร์เฟซที่ซับซ้อนซึ่งอาจเรียนรู้และนำทางได้ยาก ดังนั้น นักบัญชีธุรกิจอาจต้องใช้เวลาในการทำความคุ้นเคยกับโซลูชันในขั้นต้น
• ระยะเวลาการฝึกอบรมช้า: การเปลี่ยนจากการบัญชีด้วยตนเองเป็นอัตโนมัติต้องมีการฝึกอบรมพนักงานเพื่อใช้ระบบบัญชี นอกจากนี้ ระยะเวลาการฝึกอบรมจะแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคลตามความสามารถ จึงทำให้การติดตั้งใช้งานซอฟต์แวร์ช้าลงเล็กน้อย
• ความ ผิดพลาดทางเทคนิค: จำเป็นต้องมีการสนับสนุนด้านไอทีบ่อยครั้งเพื่อแก้ไขปัญหาที่อาจขัดขวางการทำงาน นอกจากนี้ เซิร์ฟเวอร์ซอฟต์แวร์ยังอาจทำงานช้าลง ทำให้งานล่าช้ามากขึ้น และส่งผลกระทบต่อการเข้าถึงฐานข้อมูล
• การถ่ายโอนและการรวมข้อมูลที่ซับซ้อน: อาจเป็นไปได้ที่โซลูชันจะพลาดข้อมูลสำคัญใดๆ ในระหว่างการถ่ายโอน ดังนั้น การสร้างความคลาดเคลื่อนในข้อมูลที่ย้าย ยิ่งไปกว่านั้น ไม่ใช่ซอฟต์แวร์บัญชีทั้งหมดที่สามารถรวมเข้ากับซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ เช่น ERP, CRM เป็นต้น เพื่อการแบ่งปันข้อมูล
• ปัญหาด้านความปลอดภัย: แม้ว่าระบบบัญชีอัตโนมัติจะใช้โปรโตคอลการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลต่างๆ เช่น การเข้ารหัส อย่างไรก็ตาม ข้อมูลยังคงมีแนวโน้มที่จะถูกเจาะและโจมตีด้วยมัลแวร์ ดังนั้นจึงเป็นภัยคุกคามต่อความปลอดภัยของข้อมูล

คำแนะนำในการอ่าน: การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติทำงานอย่างไรสำหรับการชำระเงินด่วน

ห่อ

การเปลี่ยนไปสู่ระบบบัญชีอัตโนมัติเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และทุกธุรกิจจำเป็นต้องเปลี่ยนไปสู่ตัวเลือกที่มีการแข่งขันมากขึ้น การเปลี่ยนจากการดำเนินการด้วยตนเองไปสู่ระบบบัญชีอัตโนมัตินี้จะช่วยให้ธุรกิจปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน รักษาความถูกต้องของข้อมูล และปฏิบัติตามข้อกำหนดอยู่เสมอ ช่วยให้นักบัญชีพ้นจากภาระในการปฏิบัติงานทั่วไป เพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การวางแผนและกลยุทธ์ทางการเงินได้มากขึ้น

นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางบัญชีจะให้รายงานทางการเงินเชิงลึกที่สามารถใช้เพื่อวิเคราะห์สถานะการเติบโตขององค์กรได้อย่างรวดเร็ว

หมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง: ซอฟต์แวร์ GST | ซอฟต์แวร์การจัดการค่าใช้จ่าย | ซอฟต์แวร์ภาษีเงินได้ | ซอฟต์แวร์ติดตามหนี้ | ซอฟต์แวร์อ้างอิง | ซอฟต์แวร์ราคา

คำถามที่พบบ่อย