ข้อมูลของคุณดีแค่ไหน?

การวินิจฉัย: สิ่งที่คนตาบอด

ฉันและภรรยาแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับ “สิ่งของที่ตาบอด” – ความสามารถในการ “ไม่เห็น” สิ่งที่เราทิ้งไว้เกลื่อนบ้าน เธอไม่สังเกตเห็นยางรัดผมที่เธอหยิบออกมาไม่ว่าจะนั่งอยู่ตรงไหนก็ตาม ฉันไม่สังเกตเห็นเมื่อฉันทิ้งคีมหรือไขควงไว้บนเคาน์เตอร์ บางทีเราแต่ละคนอาจคุ้นเคยกับความแพร่หลายของสิ่งนั้น หรือบางทีเสียงภายในกำลังบอกเราว่าเราจะต้องการมันอีกครั้งในเร็วๆ นี้ แล้วทำไมต้องทิ้งมันไป? ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม แต่ละคนไม่รู้ว่ามีปัญหากับสิ่งนั้นอยู่ที่นั่น

ในทำนองเดียวกัน ลูกค้าจำนวนมากมาหาเราพร้อมกับเรื่องที่มองไม่เห็น มีเพียงแต่ข้อมูลของพวกเขาเท่านั้น พวกเขารวบรวมชื่อ ที่อยู่ บันทึกย่อ ใบแจ้งหนี้ และข้อมูลอื่นๆ ที่ประสบปัญหามากมายมารวมกัน แต่พวกเขาไม่เห็นสิ่งที่อยู่ใต้จมูกของพวกเขา ไม่ใช่ว่าลูกค้าของเราเป็นคนยุ่งเหยิงโดยธรรมชาติ หรือไม่สนใจคุณภาพของข้อมูลของตน เพียงแต่ว่าพวกเขาได้หยุดมองเห็นข้อผิดพลาดของการทำสิ่งต่างๆ ในลักษณะที่ไม่เป็นระเบียบหรือไม่สมบูรณ์แล้ว

ในฐานะที่ปรึกษา งานของเราคือแก้ไขปัญหาทั้งหมดนี้ให้ตรงประเด็น สิ่งนี้เริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจว่าสิ่งต่างๆ เกิดขึ้นได้อย่างไรตั้งแต่แรก ด้านล่างคือบางสิ่งที่เรามองหา

แก่แล้วห่วย

ข้อมูลจะล้าสมัยเกือบจะทันทีที่ป้อน ผู้คนย้าย เปลี่ยนสำนักงาน รับหมายเลขโทรศัพท์ใหม่ และเปลี่ยนนามสกุล และร้อยละ 0 ของพวกเขารู้สึกว่าจำเป็นต้องแจ้งให้คุณทราบ ที่แย่กว่านั้นคือพวกเขาจำไม่ได้ว่าพวกเขาบอกใครและไม่ได้บอกใคร ดังนั้น Elizabeth Cassiano ที่คุณเคยทำธุรกิจด้วยเมื่อสามเดือนก่อนจึงเปลี่ยนชื่อเป็น Elizabeth Cassiano-Blightly หรืออาจจะเป็นเอลิซาเบธ ไบลท์ลี่ย์ บอกคุณว่า คุณรู้วิธีหาเธอในขณะที่เธอรอโทรศัพท์อยู่ หรือบางทีมันอาจจะง่ายกว่าในการสร้างบันทึกการติดต่อใหม่และสูญเสียประวัติทั้งหมดที่คุณมีเกี่ยวกับ Elizabeth เวอร์ชันเดียวรุ่นเก่า ยั่วยวน แต่สับสนอย่างมากในครั้งต่อไปที่เธอโทรมา

ความสม่ำเสมอไม่ใช่สิ่งสำคัญ

แอปส่วนใหญ่ค่อนข้างเจาะจงเกี่ยวกับข้อความค้นหา เป็นงานที่เกี่ยวข้องอย่างมากสำหรับโปรแกรมเมอร์ในการสร้าง "ตรรกะคลุมเครือ" ซึ่งแปลว่า “McKinley Ave” ไม่ใช่สิ่งเดียวกับ “McKinley Avenue” พิมพ์อย่างใดอย่างหนึ่งเหล่านี้โดยรวม แล้วคุณจะไม่พบอีกอัน ประเภทข้อมูลที่เป็นปัญหาทั่วไปอีกประเภทหนึ่งคือหมายเลขโทรศัพท์ บางคนชอบพิมพ์ (xxx) xxx-xxxx ในขณะที่บางคนชอบ xxx-xxx-xxxx หรือแม้แต่ xxx.xxx.xxxx หากเป็นประเภทศิลปะ จากประสบการณ์ของผม การสอนและบังคับใช้กฎเกณฑ์เพื่อให้ผู้คนจดจำเรื่องประเภทนี้เป็นเรื่องยาก แม้ว่าจะสามารถทำได้ก็ตาม เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในภายหลัง

เพียงแค่วางไว้ที่ใดก็ได้

คุณจะทำอย่างไรเมื่อมีหมายเลขโทรศัพท์สองหมายเลขและหมายเลขโทรศัพท์หนึ่งช่อง แน่นอน ใส่อันที่สองทุกที่ที่คุณทำได้ ช่องบันทึกย่อ? แน่นอน. ช่องที่อยู่อีเมล? ทำไมล่ะ ฉันไม่มีที่อยู่อีเมลสำหรับเขาอยู่แล้ว คนจะได้เจอใช่ไหม? ขวา? สวัสดี? มันสนุกและเป็นเกมจนกว่าคุณจะต้องค้นหาด้วยหมายเลขโทรศัพท์นั้น คุณก็จะมีปัญหาจริงๆ

การรู้ถูกจากผิด

หากคุณใช้แอพจำนวนมากเพื่อทำงานให้สำเร็จ เช่น Excel, Airtable และ QuickBooks คุณจะต้องป้อนข้อมูลหลายครั้ง ชื่อ ที่อยู่ ข้อมูลเกี่ยวกับสถานะการทำงาน รายการชิ้นส่วน สิ่งใดก็ตามที่จำเป็นต่อธุรกิจของคุณ สมมติว่าคุณมีที่อยู่สองแห่งที่แตกต่างกันสำหรับธุรกิจ และคุณรู้ว่าธุรกิจนั้นมีที่ตั้งเพียงแห่งเดียว อันไหนถูก? คุณอาจมีเบาะแสหรือกระบวนการซ้อนทับอยู่บนข้อมูลของคุณที่ช่วยในเรื่องนี้ หรือคุณอาจจะไม่ได้ วันที่แก้ไขจะมีประโยชน์เสมอ หากสถานที่ทั้งหมดที่คุณจัดเก็บข้อมูลเดียวกันติดตามข้อมูลนั้นโดยอัตโนมัติ หากไม่มีข้อใดข้อหนึ่ง แสดงว่าคุณไม่รู้ว่าเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันใหม่ล่าสุด นี่เป็นปัญหาที่อาจมีค่าใช้จ่ายสูงซึ่งอาจนำไปสู่การดำเนินการตามคำสั่งซื้อที่ไม่ถูกต้อง พลาดกำหนดเวลา และอื่นๆ ที่แย่กว่านั้นคือมันเป็นเรื่องธรรมดามาก อีกวิธีหนึ่งที่ปัญหานี้เกิดขึ้นคือเมื่อผู้ใช้ป้อนมากกว่าหนึ่งเรกคอร์ดสำหรับสิ่งของ เช่น บุคคล สถานที่ คำสั่งซื้อ สินค้าคงคลัง และอีกครั้งหนึ่ง อาจเป็นเรื่องยากที่จะทราบว่าอันใดเป็นเวอร์ชันที่ถูกต้องหรือเป็นปัจจุบันที่สุด

การพยากรณ์โรค: วิสัยทัศน์ 20-20

ข่าวดีก็คือ นักพัฒนารุ่นเก๋าเช่นตัวฉันเองไม่เพียงแต่มีประสบการณ์ในการรักษาข้อมูลที่เจ็บป่วยตามที่อธิบายไว้ข้างต้นเท่านั้น แต่ยังดีกว่าในการสร้างสภาพแวดล้อมที่สะอาดและบูรณาการสำหรับที่อยู่อาศัยเมื่อมันอยู่ในสภาพดีอีกด้วย ต่อไปนี้เป็นกุญแจสำคัญในการจัดเก็บข้อมูลที่ดี

ในระบบธุรกิจที่สร้างขึ้นอย่างเหมาะสม มีเพียงที่เดียวเท่านั้นที่จัดเก็บข้อมูลแต่ละชิ้น คำขวัญคือ “ป้อนครั้งเดียวใช้หลาย” กล่าวอีกนัยหนึ่ง ควรมีเรกคอร์ดลูกค้าเพียงหนึ่งเรกคอร์ดต่อลูกค้าหนึ่งรายเท่านั้น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ฯลฯ ของลูกค้าควรจัดเก็บในลักษณะที่ช่วยให้ปรากฏได้ทุกที่ที่ต้องการ แต่เป็นข้อมูลอ้างอิงเท่านั้น ไม่ใช่ข้อมูลที่อาจขัดแย้งกันในสองส่วนที่แตกต่างกันของ ระบบ.

ในระบบธุรกิจที่สร้างขึ้นอย่างเหมาะสม มีเพียงที่เดียวเท่านั้นที่จัดเก็บข้อมูลแต่ละชิ้น คำขวัญคือ “ป้อนครั้งเดียวใช้หลาย” กล่าวอีกนัยหนึ่ง ควรมีเรกคอร์ดลูกค้าเพียงหนึ่งเรกคอร์ดต่อลูกค้าหนึ่งรายเท่านั้น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ ฯลฯ ของลูกค้าควรจัดเก็บในลักษณะที่ช่วยให้ปรากฏได้ทุกที่ที่ต้องการ แต่เป็นข้อมูลอ้างอิงเท่านั้น ไม่ใช่ข้อมูลที่อาจขัดแย้งกันในสองส่วนที่แตกต่างกันของ ระบบ.

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถค้นหาข้อมูลได้ง่ายโดยใช้เครื่องมือค้นหาที่มีประสิทธิภาพซึ่งช่วยให้ผลลัพธ์มีความหลากหลาย คุณไม่ควรมีข้อสงสัยในใจว่าการค้นหาจะให้คำตอบที่ชัดเจนว่าบันทึกนั้นมีอยู่หรือไม่ และถูกต้องหรือไม่ เมื่อคุณพบแล้ว คุณควรจะสามารถแก้ไขข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้ผู้ใช้สามารถรักษาทุกอย่างให้ทันสมัยและถูกต้องได้

ข้อมูลควรเปิดโอกาสให้มีบางสิ่งมากกว่าหนึ่งอย่าง ตัวอย่างคลาสสิกคือผู้ที่มีหมายเลขโทรศัพท์มากกว่าหนึ่งหมายเลขหรือที่อยู่อีเมลหลายรายการ เราออกแบบทุกระบบเพื่อให้สามารถป้อนข้อมูลประเภทนี้ได้ไม่จำกัด เพื่อหลีกเลี่ยงความคิดแบบ "วางไว้ที่ใดก็ได้"

การป้อนข้อมูลควรทำให้ง่ายต่อการปฏิบัติตามกฎ หากคุณต้องการให้หมายเลขโทรศัพท์ในสหรัฐอเมริกา 10 หลักอยู่ในรูปแบบ (xxx) xxx-xxxx เสมอ เราจะจัดรูปแบบให้กับคุณ ไม่ว่าคุณจะป้อนด้วยวิธีใดก็ตาม ไม่มีใครต้องจำไว้ว่ามันควรจะทำอย่างไร — มันแค่ได้ผล

ติดตามการแก้ไขอย่างระมัดระวัง ระบบธุรกิจที่ดีควรมีบันทึกการตรวจสอบที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงบันทึก (มีอะไรเปลี่ยนแปลง ใครเปลี่ยนแปลง และเมื่อใด) สิ่งนี้ช่วยได้อย่างมากเมื่อพยายามค้นหาว่าบันทึกเป็นข้อมูลล่าสุดหรือไม่

ขจัดความจำเป็นในการมีคลัสเตอร์แอปอิสระ คุณควรจะสามารถบรรลุทุกสิ่งที่คุณต้องการได้สำเร็จด้วยระบบธุรกิจที่สร้างมาอย่างดีเพียงระบบเดียวซึ่งได้รับการออกแบบเป็นพิเศษเพื่อตอบสนองทุกความต้องการของคุณ คุณอาจมีระบบบัญชีที่ชื่นชอบหรือจำเป็นต้องใช้ในการทำงานด้วย แต่สามารถบูรณาการเพื่อแบ่งปันข้อมูลกับระบบธุรกิจได้ เพื่อให้ทั้งสองระบบบูรณาการกันอย่างแน่นหนาและซิงค์กันตลอดเวลา

มองไปข้างหน้า

การย้ายข้อมูลระหว่างระบบเก่าตามที่อธิบายไว้ข้างต้นมักจะมาภายหลังในกระบวนการพัฒนา เมื่อเราสร้างแอปใหม่ให้กับคุณ เราจะวางแผนอย่างระมัดระวังเพื่อรองรับความต้องการเฉพาะของบริษัทหรือองค์กรของคุณ เรามีวิสัยทัศน์ที่จะเห็นจุดสิ้นสุดสำหรับระบบธุรกิจใหม่ของคุณ และสามารถช่วยทำให้วิธีการดำเนินการต่างๆ ดีขึ้น ใช้งานได้มากขึ้น และประหยัดเงินได้อย่างราบรื่น