การจ้างผู้ช่วยเสมือนช่วยสร้างธุรกิจของคุณได้อย่างไร
เผยแพร่แล้ว: 2018-11-13
เมื่อคุณเริ่มธุรกิจครั้งแรก คุณคือธุรกิจ คุณกำลังทำงานทั้งหมด:
- ธุรการ – ข้อเสนอ
- การเงิน – การทำบัญชี
- เว็บไซต์ – กราฟิกและการคัดลอก
- โซเชียลมีเดีย – การสร้างโพสต์และโพสต์มัน
ระบบเบื้องหลังของธุรกิจมีอยู่มากมาย เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น เวลาของคุณก็ถูกใช้ไปกับการทำงานในสาขาที่เชี่ยวชาญของคุณมากขึ้น สำหรับสิ่งที่ไม่ได้อยู่ในพื้นที่ของคุณฉลาด? งานเหล่านี้เป็นงานที่จะมอบหมายให้ผู้ช่วยเสมือน (VA)
ระบบเบื้องหลังของธุรกิจมีอยู่มากมาย เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น เวลาของคุณก็ถูกใช้ไปกับการทำงานในสาขาที่เชี่ยวชาญและมอบหมายงานอื่นๆ ให้กับผู้ช่วยเสมือน #Youpreneur คลิกเพื่อทวีตแต่คุณจะเปลี่ยนจากการทำด้วยตัวเองเพื่อส่งระบบให้คนอื่นได้อย่างไร การสร้างเอกสารหรือวิดีโอในขณะนี้แสดงว่าคุณทำงานเหล่านี้เสร็จสิ้นอย่างไร ช่วยให้คุณมอบหมายงานเหล่านี้ได้ในภายหลัง ในที่สุด กระบวนการเหล่านี้สามารถเข้าสู่คู่มือนโยบายและขั้นตอนสำหรับธุรกิจของคุณได้
ต่อไปนี้คืองานบางอย่างที่เป็นเรื่องปกติสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ นี่ไม่ใช่รายการที่ครอบคลุม เลือกรายการใดรายการหนึ่งและบันทึกกระบวนการของคุณเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น เครื่องมือที่ฉันใช้ในการจัดทำเอกสารจะอธิบายไว้ในภายหลังในบทความนี้
- แอดมิน
ก. ข้อเสนอ/สัญญา
ข. การออกใบแจ้งหนี้
ค. การทำบัญชี - เว็บไซต์
ก. กราฟิก
ข. สำเนา
ค. อัพเดทหน้าเว็บไซต์
ง. อัปเดตซอฟต์แวร์หาก WordPress - บล็อกโพสต์
ก. เขียนไว้
ข. วีดีโอ
ผม. สร้างขึ้นได้อย่างไร
ii. ตำแหน่งที่จะโฮสต์วิดีโอ (โดยปกติคือ Youtube)
ค. โพสต์บ่อยแค่ไหน
ง. กราฟิก - สื่อสังคม
ก. ช่องทางโซเชียลมีเดียที่จะแชร์บน
ข. แชร์บ่อยแค่ไหน
ค. วิธีแชร์โพสต์บล็อก
ง. แหล่งที่มาของบทความภายนอกที่จะแบ่งปัน
ต่อไปนี้คือตัวอย่าง 2 กระบวนการในธุรกิจของคุณที่มอบหมายได้ง่าย หากคุณสรุปขั้นตอนและกำหนดหลักเกณฑ์ เป้าหมายของการสร้างบล็อกที่มีประสิทธิภาพและโพสต์บนโซเชียลมีเดียคือความสอดคล้องสำหรับแบรนด์ของคุณในรูปลักษณ์และความรู้สึก – โลโก้ สี แบบอักษร ฯลฯ
ตัวอย่างที่ 1: โพสต์บล็อกในเว็บไซต์ของคุณ
- สร้างชื่อบล็อก
- สร้างส่วนที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือวิดีโอของโพสต์บล็อก
- หากมีวิดีโอให้เพิ่มเนื้อหาที่เขียนเพื่ออธิบายวิดีโอ
- หากไม่มีวิดีโอ ให้ค้นหาหรือสร้างภาพที่เกี่ยวข้องกับโพสต์บล็อก – ภาพมีความสำคัญต่อความสามารถในการอ่าน
- เข้าสู่แดชบอร์ดของเว็บไซต์
- นำทางเพื่อเพิ่มส่วนบล็อกใหม่ (ใน WordPress: โพสต์เพิ่มใหม่)
- ใส่ชื่อเรื่อง
- ตรวจสอบกระสุน URL – เปลี่ยนหากจำเป็น
- ป้อนข้อความและรูปภาพ
- ใช้ขนาดหัวเรื่องต่างๆ กันตามจุดต่างๆ ในโพสต์
- เพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) - ดาวน์โหลดแม่เหล็กนำฟรีหรือจองการโทรสั้นๆ กับคุณ
- เพิ่มข้อความขอให้ผู้อ่านแสดงความคิดเห็นในบล็อกหรือส่งความคิดเห็นผ่านโซเชียลมีเดีย
- เพิ่มปุ่มแชร์โซเชียลและขอให้ผู้อ่านแชร์บทความ
- หากใช้ปลั๊กอิน Yoast บน WordPress
ก. ตัดสินใจเกี่ยวกับโฟกัส คำสำคัญ
ข. เขียนข้อมูลโค้ด (ข้อความแสดงตัวอย่างสั้นๆ ที่แสดงในการค้นหาของ Google)
ค. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีไฟเขียว 2 ดวงสำหรับ SEO และความสามารถในการอ่าน - ดูตัวอย่างก่อนเผยแพร่โพสต์อย่างเป็นทางการ
- บน WordPress ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบทความนั้นมาจากเจ้าของธุรกิจหรือบุคคลที่ถูกต้อง
- เผยแพร่บทความ
แม้ว่าข้างต้นอาจดูล้นหลาม แต่การมอบหมายกระบวนการทั้งหมดหรือบางส่วนสามารถทำได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า VA ของคุณเข้าใจขั้นตอนอย่างถ่องแท้และสามารถสื่อถึงแบรนด์ของคุณได้ คุณจำเป็นต้องอนุมัติเนื้อหาทั้งหมดก่อนเผยแพร่ด้วย
ตัวอย่างที่ 2 คือกระบวนการสร้างและโพสต์บล็อก บทความที่รวบรวมไว้ และคำพูดของคุณไปยังโซเชียลมีเดีย
- ประเภทของเนื้อหา
ก. ลิงค์สำหรับโพสต์บล็อกใหม่และ/หรือวิดีโอจากเว็บไซต์หรือช่องทางโซเชียลมีเดียของคุณ
ข. ลิงค์ไปยังบทความที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือธีมของคุณที่ไม่ใช่ของคุณเอง
ผม. คุณพบบทความเหล่านี้ได้อย่างไร – แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ เพื่อนร่วมงาน สิ่งพิมพ์ในอุตสาหกรรม
ค. คำคม - สร้างภาพสำหรับแต่ละใบเสนอราคาหรือลิงค์หากจำเป็น
ก. ภาพที่มีตราสินค้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคำพูดเป็นที่จดจำและแสดงความสอดคล้องกัน (ตัวอย่าง – ดูที่ฟีด @Youpreneur Twitter คำพูดทั้งหมดมีธีม โลโก้ที่ด้านบน แบบอักษรตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเป็นสีขาวและรูปภาพต่างๆ) นั่นคือการสร้างแบรนด์!
- เขียนสำเนาอธิบายแต่ละลิงก์ (และเพื่อแสดงว่าคุณได้อ่านบทความที่ไม่ใช่ของคุณเอง)
- เปิดเนื้อหา/ปฏิทินบรรณาธิการ
- วางลิงก์ลงในปฏิทินเพื่อให้คุณรู้ว่าจะโพสต์อะไรเมื่อใดและไปที่ช่องใด
- กำหนดเวลาโพสต์ในซอฟต์แวร์กำหนดเวลาโซเชียลมีเดียของคุณ (ตัวอย่างคือ Buffer หรือ Hootsuite)
เป้าหมายคือการสร้างเอกสารที่มีขั้นตอนเป็นลายลักษณ์อักษรโดยละเอียดพร้อมรูปภาพที่สรุปกระบวนการของคุณ จากนั้นทุกคนสามารถปฏิบัติตามและทำตามขั้นตอนได้เมื่อคุณเริ่มมอบหมายงาน
ตัวอย่างเช่น นี่คือตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่าฉันจัดทำเอกสารขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งในการเพิ่มบล็อกโพสต์ใหม่ที่ส่วนหลังของเว็บไซต์ WordPress ของฉัน
- เข้าสู่ระบบ WordPress
- คลิกโพสต์
- คลิกเพิ่มใหม่
นี่คือเครื่องมือที่ฉันใช้ในการบันทึกกระบวนการในธุรกิจของฉัน
- Microsoft Word หรือ Google Docs – เครื่องมือทั้งสองช่วยให้แก้ไขและแบ่งปันงานของคุณได้ง่าย
- นิสิตจุฬาฯ! ฉันจ้างนักศึกษาวิทยาลัยตามถนน ฉันบันทึกวิดีโอที่แสดงกระบวนการ และเธอก็สร้างเอกสาร Word โดยมีขั้นตอนและรูปภาพตามคำแนะนำของฉัน
- จิง โดย Techsmith เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมฟรีและจริงจัง ฉันมีฟองอากาศสีเหลืองเล็กๆ ที่ขอบหน้าจอเดสก์ท็อป ฉันคลิกเครื่องหมายบวกและได้เป้าเล็งที่ฉันคลิกและลากจากด้านซ้ายบนไปยังมุมล่างขวาของรูปภาพที่ต้องการจับภาพบนหน้าจอ ฉันคลิกจับภาพเพื่อจับภาพ จากนั้นฉันสามารถคัดลอกและวางรูปภาพที่ถ่ายไว้ใน Word หรือ Google Docs ฉันยังสามารถบันทึกเป็นไฟล์.
ฉันเพิ่มลูกศรชี้ตำแหน่งที่จะคลิกหรือแสดงความคิดเห็นเพื่ออธิบายขั้นตอนได้ จากนั้นคุณคัดลอกการจับภาพหน้าจอเพื่อให้คุณสามารถวางลงในเอกสารของคุณได้ นี่แสดงให้เห็นว่าจิงสามารถบอกทิศทางได้อย่างชัดเจน มีประโยชน์ในการมอบหมายอย่างไร
กระบวนการบางอย่างจะเป็นการดูแลระบบ และบางกระบวนการจะเป็นด้านเทคนิค ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด เมื่อคุณจ้าง VA หรือต้องการเปลี่ยน VA ของคุณ ด้วยการสละเวลาเพื่อบันทึกว่าคุณทำงานอย่างไร คุณจะมีกระบวนการที่ปฏิบัติตามได้ง่าย
ความชัดเจนในระดับนี้ทำให้คุณสามารถมอบหมายและลืมมันไป โดยวางใจว่า VA ของคุณจะเข้าใจว่าธุรกิจของคุณทำงานอย่างไร คุณมีเวลามากขึ้นในการทำงานกับธุรกิจของคุณ ไม่ใช่ในธุรกิจของคุณ คุณสามารถทำงานกับลูกค้าได้มากขึ้นเพื่อทำในสิ่งที่คุณรักมากที่สุด หารายได้เพิ่มขึ้น และช่วยเหลือผู้คนมากขึ้น