บริษัทกฎหมายจะได้รับประโยชน์จากการนำซอฟต์แวร์ Cloud eSignature มาใช้อย่างไร

อุตสาหกรรมกฎหมายเป็นหนึ่งในผู้ใช้กระดาษรายใหญ่ที่สุด เนื่องจากมีข้อกำหนดด้านเอกสาร การรับรองความถูกต้อง และการตรวจสอบจำนวนมาก การร่างและลงนามในเอกสารทางกฎหมายเป็นกระบวนการหลายขั้นตอนที่ต้องใช้ลำดับเอกสารทั้งจากล่างขึ้นบนและบนลงล่าง

ซึ่งไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการลงนามช้าลงอย่างมาก แต่ยังมีค่าใช้จ่ายมหาศาลอีกด้วย นั่นคือสิ่งที่การนำซอฟต์แวร์ Cloud eSignature มาใช้ดูเหมือนจะเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับสำนักงานกฎหมาย ในบทความนี้ เราจะพูดถึงรายละเอียดว่าบริษัทกฎหมายจะได้รับประโยชน์จากซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บนคลาวด์ได้อย่างไร

ซอฟต์แวร์ eSignature บนคลาวด์โฮสต์อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลที่สามารถเข้าถึงได้จากทุกที่และไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์พิเศษใดๆ มันลบข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์และทางเทคนิคทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการลงนามแบบเดิม

การใช้ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บนระบบคลาวด์แทนกระบวนการจัดทำเอกสารแบบดั้งเดิมนั้นมีข้อดีหลายประการสำหรับสำนักงานกฎหมาย บริษัทกฎหมายสามารถรักษาความปลอดภัยข้อมูลของลูกค้าด้วยการเข้ารหัสที่รัดกุม และปรับปรุงกระบวนการเอกสารทั้งหมด

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์ Cloud eSignature สำหรับบริษัทกฎหมาย

ประโยชน์ของ eSignature สำหรับสำนักงานกฎหมายนั้นแทบไม่จำกัด

• ลดต้นทุน

การไม่ใช้กระดาษมีประโยชน์มากมาย และส่วนใหญ่เน้นที่ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาที่ลดลง ซึ่งส่งผลดีต่อผลกำไร จากการวิจัยพบว่า ธุรกิจที่ใช้ซอฟต์แวร์ eSignature สามารถลดต้นทุนการจัดการเอกสารโดยรวมได้ถึง 85%

พวกเขาไม่ต้องพิมพ์หลายแผ่นแล้วเก็บเป็นเอกสารจริงอีกต่อไป นอกจากนี้ สำหรับผู้ที่กระตือรือร้นที่จะสัมผัสประสบการณ์ซอฟต์แวร์ eSignature ที่มีระเบียบพร้อมแผนการสมัครใช้งานที่กำหนดไว้อย่างดี ช่วยให้ผู้ใช้วางแผนล่วงหน้าและดำเนินการต่างๆ ให้เสร็จสิ้นได้อย่างง่ายดาย

• ปรับปรุงการสื่อสารผ่านไคลเอนต์

เอกสารทางกฎหมายมักจะติดอยู่ที่ปลายทางของคู่ค้าหรือลูกค้าเมื่อแชร์ด้วยตนเอง ซอฟต์แวร์ eSignature สามารถช่วยได้มากในการหลีกเลี่ยงความล่าช้าดังกล่าวอันเนื่องมาจากอุปสรรคทางภูมิศาสตร์ ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้สำนักงานกฎหมายตรวจสอบคำขอลายเซ็นที่ค้างอยู่ ติดตามเอกสารที่ส่ง/ได้รับ และทำการเปลี่ยนแปลงในสิทธิ์การเข้าถึง

การอ่านที่แนะนำ: วิธีสร้างลายเซ็นดิจิทัลทางอิเล็กทรอนิกส์ใน 6 ขั้นตอน

เอกสารศาล ข้อตกลง และสัญญาสามารถลงนามและแบ่งปันได้ทันทีด้วยซอฟต์แวร์ eSignature นอกจากนี้ บริษัทต่างๆ ยังสามารถเพิ่มแบบฟอร์มออนไลน์ที่อธิบายตนเองได้หรือหนังสือคำแนะนำพร้อมกับเอกสารทางกฎหมาย ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและความพยายามของลูกค้าได้มากพร้อมๆ กัน

• การปกป้องข้อมูลลูกค้าโดยสมบูรณ์

ปัญหาต่างๆ เช่น การปลอมแปลงลายเซ็นและเอกสารปลอมนั้นพบได้บ่อยในเอกสารทางกฎหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจัดการด้วยตนเอง โชคดีที่ซอฟต์แวร์ eSignature ส่วนใหญ่ปฏิบัติตามมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อดูแลเอกสารทางกฎหมาย

ซอฟต์แวร์การจัดการ eSignature บนคลาวด์ CryptoESIGN เป็นตัวอย่างหนึ่งที่ทำให้ภัยคุกคามทางไซเบอร์อยู่หมัด ข้อมูลที่จัดเก็บภายในซอฟต์แวร์จะโฮสต์บนผู้ให้บริการระบบคลาวด์ชั้นนำที่มีการเข้าถึงที่จำเป็น ความปลอดภัยของเครือข่ายและฐานข้อมูล แพลตฟอร์มนี้เข้ากันได้กับการกำหนดค่า SSL นอกเหนือจากการเข้ารหัสผ่านเทคโนโลยีการเข้ารหัส 256 บิตแล้ว

• การตรวจสอบขั้นสูงช่วยเพิ่มการมองเห็นเอกสาร

ซอฟต์แวร์ eSignature ส่วนใหญ่มาพร้อมกับความสามารถในการติดตามที่ได้รับการปรับปรุง ทำให้ง่ายขึ้นสำหรับบริษัท 1law ในการรับการรับรองอย่างเหมาะสมว่าเอกสารนั้นได้รับการลงนามอย่างถูกต้องโดยบุคคลที่ได้รับอนุญาต จึงขจัดโอกาสทั้งหมดของการปลอมแปลงโดยไม่ได้รับอนุญาต การปลอมแปลงข้อมูล และการเข้าถึงที่ผิดกฎหมาย

CryptoESIGN ซึ่งมีสิ่งอำนวยความสะดวกในการติดตามตรวจสอบในตัว ทำให้ง่ายสำหรับสำนักงานกฎหมายในการจัดเตรียมเอกสารให้เสร็จสิ้นอย่างเป็นระบบ ซอฟต์แวร์ป้องกันการเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตโดยการสร้างโปรไฟล์ผู้ลงนามที่ไม่ซ้ำกัน

• ป้องกันค่าปรับตามกฎระเบียบ

บริษัทกฎหมายมีแนวโน้มที่จะถูกปรับตามกฎระเบียบเนื่องจากลักษณะของอุตสาหกรรมกฎหมาย การรั่วไหลของข้อมูลและการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดอาจนำไปสู่ค่าปรับและบทลงโทษที่หนักหน่วง ไม่เพียงแต่สำหรับทนายความเท่านั้น แต่ยังรวมถึงลูกค้าด้วย

ความจริงที่ว่าเอกสารทางกฎหมายส่วนใหญ่ได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนมากขึ้นทำให้พวกเขาเสี่ยงต่อการถูกปรับและบทลงโทษ ซอฟต์แวร์ eSignature ช่วยให้สำนักงานกฎหมายมุ่งเน้นในด้านต่างๆ เช่น ความถูกต้องของข้อมูล ความตรงต่อเวลา ปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนดล่วงหน้า ช่วยป้องกันโอกาสในการถูกปรับและบทลงโทษตามกฎหมาย

• เอกสารว่างเปล่า

การจัดเก็บ จัดการ และเรียกเอกสารและเอกสารทางกฎหมายเป็นงานที่ยุ่งยากสำหรับธุรกิจด้านกฎหมาย สำนักงานกฎหมายใหญ่ขึ้น ต้องใช้เงินในการจัดเก็บ บำรุงรักษา และกำลังคนมากขึ้น

ซอฟต์แวร์เซ็นชื่อแบบดิจิทัลบนคลาวด์ช่วยให้ธุรกิจสามารถอัปโหลดเอกสารทุกชิ้นในฐานข้อมูลบนคลาวด์แบบรวมศูนย์และปลอดภัย ช่วยให้สำนักงานกฎหมายสามารถดึงเอกสารที่จำเป็นได้อย่างง่ายดาย ประหยัดเวลา ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ และกำลังคน

ทุกอย่างถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ที่ได้รับการปกป้องภายใต้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวดระดับสากลและศูนย์ข้อมูลที่มีโฮสต์อย่างเพียงพอ

• ช่วยเพิ่มความคล่องตัว

การเข้าถึงระยะไกลและ e-signing อาจเป็นข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของซอฟต์แวร์ eSigning บนคลาวด์มากกว่าการลงนามแบบเดิม ซอฟต์แวร์ Cloud eSignature ให้การเข้าถึงแบบออนไลน์ ทำให้ทนายความและลูกค้าสามารถดู ลงนาม แบ่งปัน และตรวจสอบเอกสารทางกฎหมายได้ทุกที่ทุกเวลา

ทำให้กระบวนการลงนามรวดเร็วราวสายฟ้า เนื่องจากผู้ลงนามสามารถลงนามในเอกสารได้จากทุกที่ด้วยอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์ นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนในการพิมพ์ สแกน และจัดส่งอีกด้วย

คำพูดสุดท้าย

สำนักงานกฎหมายกำลังเปลี่ยนไปสู่สำนักงานไร้กระดาษด้วยความเร็วที่ไม่น่าเชื่อ เนื่องจากซอฟต์แวร์ cloud eSignature มีข้อดีมากกว่าระบบการเซ็นชื่อแบบเดิมๆ นอกจากนี้ยังเอาชนะทุกข้อจำกัดของระบบดั้งเดิม ลดต้นทุนและเวลา พร้อมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพและความปลอดภัย

แม้ว่าบทความจะพูดถึงผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจ แต่ประโยชน์สูงสุดของการใช้ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ได้ถูกกล่าวถึงในรายการของเรา นั่นเป็นเพราะมันมีจุดมุ่งหมายมากกว่าการประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย การออมต้นไม้เป็นประโยชน์สูงสุดที่ซอฟต์แวร์ลายเซ็นดิจิทัลออนไลน์สามารถมอบให้กับมนุษยชาติได้

ทุกวันนี้ ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บนระบบคลาวด์เป็นวิธีปฏิบัติทางธุรกิจมาตรฐานในอุตสาหกรรมกฎหมาย ไม่ใช่แค่เครื่องมือ สำนักงานกฎหมายทุกแห่งต้องเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์ eSigning บนคลาวด์เพื่อประสิทธิภาพ การเติบโต การทำกำไร และอาจถึงขั้นเอาชีวิตรอด