อีเมลเย็นควรอยู่นานแค่ไหน?

คุณกำลังดิ้นรนเพื่อรับการตอบกลับจากอีเมลเย็น ๆ ของคุณหรือไม่? คุณไม่แน่ใจว่าอีเมลของคุณควรยาวแค่ไหน? ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณไม่ได้อยู่คนเดียว การส่งอีเมลแบบเย็นชาอาจเป็นงานที่น่ากลัว แต่ก็เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการขยายธุรกิจหรือแบรนด์ส่วนบุคคลของคุณ

ความยาวของอีเมลเย็น ๆ ของคุณสามารถสร้างหรือทำลายโอกาสในการได้รับคำตอบ ในบทความนี้ เราจะตอบคำถามว่าอีเมลเย็นควรมีความยาวเท่าใด และเมื่อใดควรทำให้สั้นหรือยาวขึ้น นอกจากนี้ เรายังให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลที่ยอดเยี่ยมโดยรักษาความยาวที่เหมาะสม

ดังนั้น เรามาเจาะลึกและเรียนรู้วิธีทำให้อีเมลที่เย็นชาของคุณโดดเด่นในกล่องจดหมายที่มีผู้คนหนาแน่น

ความยาวในอุดมคติของการส่งอีเมลแบบเย็น

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ตายตัวและรวดเร็วเมื่อพูดถึงจำนวนคำในอุดมคติสำหรับอีเมลเย็นชา อย่างไรก็ตาม ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่แนะนำว่าความยาวที่เหมาะสมของอีเมลเย็นควรอยู่ระหว่าง 50-125 คำ ความยาวนี้ยาวพอที่จะถ่ายทอดข้อความของคุณ แต่ไม่นานจนผู้รับของคุณหมดความสนใจในการอ่านไปได้ครึ่งทาง

โปรดจำไว้ว่าคนส่วนใหญ่ได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวัน ดังนั้น สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ข้อความของคุณกระชับและตรงประเด็น ในเวลาเดียวกัน คุณยังต้องการให้ข้อมูลที่เพียงพอเพื่อทำให้อีเมลของคุณน่าสนใจและโน้มน้าวให้ผู้รับดำเนินการ

อ่านเพิ่มเติม: ตัวอย่างแคมเปญอีเมลหยดที่ดีที่สุด

เมื่อใดที่คุณควรทำ Cold Email Short?

หากคุณติดต่อใครก็ตามที่ไม่เคยได้ยินเกี่ยวกับธุรกิจของคุณหรือไม่รู้จักคุณเป็นการส่วนตัว วิธีที่ดีที่สุดคือใช้อีเมลให้สั้นลง ในกรณีนี้ คุณต้องการดึงความสนใจอย่างรวดเร็วและหลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลมากเกินไป

ทำอีเมลให้สั้น โดยเน้นที่ข้อมูลที่สำคัญที่สุดที่จะทำให้พวกเขาสนใจ

อีเมลสั้นๆ ที่สื่อถึงข้อความของคุณอย่างรวดเร็วอาจมีประสิทธิภาพมากกว่าอีเมลยืดยาวที่ให้รายละเอียดมากเกินไป นอกจากนี้ อีเมลสั้นๆ มีแนวโน้มที่จะอ่านได้ทั้งหมด เพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับ

อีกสถานการณ์หนึ่งที่คุณควรพิจารณาทำให้อีเมลเย็นของคุณสั้นลงก็คือเมื่อคุณติดต่อกับผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจที่มีงานยุ่ง บุคคลเหล่านี้ได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวัน และพวกเขาก็ไม่มีเวลาอ่านอีเมลยาวๆ การทำให้อีเมลของคุณกระชับสามารถเพิ่มโอกาสที่พวกเขาอ่านข้อความทั้งหมดของคุณและดำเนินการได้

ต่อไป เป็นการดีที่สุดที่จะทำให้อีเมลเย็นของคุณสั้นเมื่อส่งอีเมลติดตามผล หากคุณเคยติดต่อผู้รับเพียงครั้งเดียวและไม่ได้รับการตอบกลับ อีเมลติดตามผลที่สั้นและเรียบง่ายอาจมีประสิทธิภาพมากกว่าอีเมลที่ยาวกว่า

สุดท้าย หากคุณไม่แน่ใจว่าผู้รับคือบุคคลที่เหมาะสมในการติดต่อหรือไม่ อีเมลสั้นๆ อาจเป็นวิธีที่ดีในการวัดความสนใจของพวกเขาโดยไม่เสียเวลามากเกินไป เขียนอีเมลสั้นๆ แนะนำตัวเองและธุรกิจของคุณ และสอบถามว่าพวกเขาต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมหรือไม่

อ่านเพิ่มเติม: เวลาที่ดีที่สุดในการส่งอีเมลเย็น

เมื่อใดที่คุณควรทำ Cold Email ให้ยาวขึ้น

ในทางกลับกัน หากคุณติดต่อผู้ที่คุ้นเคยกับธุรกิจของคุณอยู่แล้วหรือแสดงความสนใจในผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ คุณก็สามารถใช้อิสระในการเขียนอีเมลที่ยาวขึ้นได้ ในกรณีนี้ คุณสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ หรือบริการของคุณ และประโยชน์ที่ผู้รับจะได้รับ

ความยาวที่เหมาะสมของอีเมลเย็นอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและกลุ่มเป้าหมายของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังติดต่อสตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยี พวกเขาอาจเปิดรับอีเมลที่ยาวกว่าซึ่งให้รายละเอียดมากกว่า นอกจากนี้ คุณควรรวมหลักฐานทางสังคม เช่น ข้อความรับรองจากลูกค้า เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับการนำเสนอของคุณ

อีกสถานการณ์หนึ่งที่คุณอาจต้องการทำให้อีเมลเย็นของคุณยาวขึ้นก็คือเมื่อคุณส่งสำนวนการขาย ในกรณีนี้ คุณต้องการให้ข้อมูลที่เพียงพอเพื่อโน้มน้าวให้ผู้รับดำเนินการ ไม่ว่าจะเป็นการกำหนดเวลาการโทรหรือการตั้งค่าการสาธิต อีเมลที่ยาวขึ้นสามารถให้บริบทและรายละเอียดได้มากขึ้น ทำให้การเสนอขายของคุณโน้มน้าวใจได้มากขึ้น

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณอาจเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการตลาดผ่านอีเมล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการเสนอขาย มักต้องการมากกว่าแค่การแนะนำตัวและการเสนอขายง่ายๆ การใช้เวลาในการค้นคว้าข้อมูลผู้รับและสร้างข้อความส่วนตัว คุณสามารถสร้างสายสัมพันธ์และเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับ

สุดท้าย หากคุณกำลังส่งอีเมลเย็นชาโดยเป็นส่วนหนึ่งของแคมเปญการเข้าถึงที่ใหญ่ขึ้น คุณอาจต้องการทำให้อีเมลของคุณยาวขึ้นเพื่อให้โดดเด่นกว่าคู่แข่ง สมมติว่าผู้รับได้รับอีเมลหลายฉบับจากธุรกิจหรือบุคคลอื่น ในกรณีนั้น อีเมลที่ยาวขึ้นซึ่งให้รายละเอียดและบริบทมากกว่าจะน่าสนใจกว่า และเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับ

ไม่ว่าในกรณีใด กุญแจสำคัญคือการหาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างการให้ข้อมูลที่เพียงพอเพื่อดึงดูดใจและรายละเอียดที่มากเกินไปแก่ผู้รับ ด้วยการมุ่งเน้นไปที่ข้อมูลที่สำคัญที่สุดและปรับแต่งข้อความของคุณให้เหมาะกับผู้รับ คุณสามารถสร้างอีเมลเย็นที่ยาวขึ้นซึ่งยังคงมีประสิทธิภาพในการรับการตอบกลับ

อ่านเพิ่มเติม: สุดยอดเครื่องมืออัตโนมัติสำหรับการตลาดผ่านอีเมล

วิธีเขียนอีเมลที่ยอดเยี่ยมโดยรักษาความยาวในอุดมคติ

ในขณะที่บางคนอาจโต้แย้งว่าอีเมลที่ยาวขึ้นนั้นครอบคลุมมากกว่า แต่การวิจัยชี้ให้เห็นว่าอีเมลที่สั้นลงมักจะมีประสิทธิภาพมากกว่า ด้วยเหตุนี้ ความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างความกะทัดรัดและความเกี่ยวข้องจึงเป็นสิ่งสำคัญในการเขียนอีเมลดีๆ ที่ดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและกระตุ้นให้พวกเขาดำเนินการ

มาดูเคล็ดลับที่ใช้ได้จริงเกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลดีๆ โดยยังคงความยาวที่เหมาะสมไว้

1. ขัดบรรทัด "จาก"

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แก้ไขบรรทัด "จาก" เพื่อรวมชื่อและชื่อธุรกิจของคุณ วิธีนี้จะทำให้ผู้รับระบุตัวตนของคุณได้ง่ายขึ้นและเพิ่มโอกาสในการเปิดอีเมลของคุณ

2. เขียนหัวเรื่องอีเมลที่น่าสนใจ

หัวเรื่องอีเมลที่เย็นชาของคุณเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับจะเห็น ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องคำนึงถึง

หัวเรื่องที่ดีควรสั้น ชัดเจน และดึงดูดความสนใจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้กลยุทธ์ส่วนบุคคล เช่น ชื่อผู้รับหรือชื่อบริษัท เพื่อให้หัวเรื่องมีความเกี่ยวข้องมากขึ้น

3. เขียนคำนำที่ดึงดูดความสนใจ

ส่วนแนะนำของอีเมลเย็นเป็นโอกาสที่ดีในการสร้างความประทับใจที่ดี คุณต้องรู้วิธีเริ่มต้นอีเมลด้วยการเขียนบทแนะนำที่มีผลกระทบ

เริ่มต้นด้วยการกล่าวถึงผู้รับด้วยชื่อของพวกเขาและกล่าวถึงสิ่งที่คุณชื่นชมเกี่ยวกับงานหรือบริษัทของพวกเขา คุณยังสามารถใส่ข้อมูลเล็กน้อยเกี่ยวกับตัวคุณหรือธุรกิจของคุณ แต่ให้สั้นเข้าไว้

4. เพิ่มมูลค่า

สำนวนการขายของคุณควรเน้นว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณมีประโยชน์ต่อผู้รับอย่างไร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เน้นคุณสมบัติและประโยชน์ของผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ และอธิบายว่าสามารถแก้ปัญหาที่พวกเขากำลังเผชิญอยู่ได้อย่างไร ที่ดียิ่งขึ้น ลองพิจารณารวมสถิติสั้นๆ หรือกรณีศึกษาเพื่อสนับสนุนคำกล่าวอ้างของคุณ

5. อย่าลืมใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจ

คำกระตุ้นการตัดสินใจเป็นส่วนสำคัญของการสิ้นสุดอีเมล อีเมลของคุณควรลงท้ายด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจน เช่น ขอนัดพบ โทรศัพท์ หรือตอบกลับอีเมลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุกำหนดเวลาหรือความเร่งด่วนเพื่อกระตุ้นให้ผู้รับดำเนินการ

6. ปรับปรุงลายเซ็นของคุณ

ลายเซ็นอีเมลของคุณควรมีชื่อ ตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท และข้อมูลติดต่อ คุณควรใส่ลิงก์ไปยังเว็บไซต์หรือโปรไฟล์โซเชียลมีเดียของคุณด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นของคุณเป็นแบบมืออาชีพและอ่านง่าย

บทสรุป

อย่างที่คุณเห็น ไม่มีคำตอบเดียวสำหรับคำถามที่ว่าอีเมลเย็นควรมีความยาวเท่าใด แต่ฉันทามติทั่วไปในหมู่ผู้เชี่ยวชาญคืออีเมลที่สั้นลงมักจะทำงานได้ดีขึ้น โดยผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่แนะนำให้มีความยาวประมาณ 50-125 คำ
แต่ก็จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดลำดับความชัดเจน ความเกี่ยวข้อง และการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเมื่อสร้างอีเมลเย็น การปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ด้านบนและใช้กลยุทธ์การกำหนดอีเมลส่วนบุคคลที่มั่นคง คุณจะเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับ อย่าลืมทำให้อีเมลของคุณสั้นและตรงประเด็น แต่อย่าเสียสละรายละเอียดที่สำคัญเพื่อความกระชับ