วิธีจ่ายเงินให้พนักงานนอกรัฐและปฏิบัติตามข้อกำหนด

การเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณอาจหมายถึงการจ้างคนที่อาศัยอยู่ในอีกรัฐหนึ่ง รองรับพนักงานที่ต้องการย้าย หรือย้ายพนักงานข้ามรัฐเพื่อขยายฐานลูกค้าของคุณ สำหรับพนักงานนอกรัฐแต่ละคนในบัญชีเงินเดือนของคุณ คุณจะต้องดำเนินการทางกฎหมายเพื่อให้สอดคล้องกับหน่วยงานด้านภาษีและการจ้างงานที่เกี่ยวข้อง คำแนะนำด้านล่างนี้สามารถช่วยคุณเริ่มต้นได้

1. พนักงาน W-2 กับผู้รับเหมาอิสระ

บทความนี้เน้นที่คนงานระยะไกลที่มีคุณสมบัติเป็นพนักงาน W-2 ไม่ใช่ผู้รับเหมาอิสระ แต่เป็นความแตกต่างที่จำเป็นต้องทำทันที กรมสรรพากรมักจะปฏิบัติต่อคนงานในฐานะผู้รับเหมาอิสระ หากพวกเขาควบคุมว่างานจะเสร็จอย่างไร เมื่อไร และที่ไหน และหากนายจ้างเป็นผู้ควบคุมเฉพาะผลลัพธ์ที่ต้องการของงานเท่านั้น มิฉะนั้น พวกเขาเป็นพนักงานของ W-2

โปรดทราบว่านี่ไม่ใช่คำจำกัดความที่ชัดเจน และงานจากระยะไกลสามารถสร้างพื้นที่สีเทาได้ แต่คำตอบจะเป็นตัวกำหนดว่าธุรกิจของคุณจะหักภาษีเงินได้ของรัฐและจ่ายภาษีประกันสังคม Medicare และภาษีการว่างงานหรือไม่ โดยปกติแล้ว ธุรกิจต่างๆ ไม่จำเป็นต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือจ่ายภาษีเกี่ยวกับค่าจ้างให้กับผู้รับเหมาอิสระ แต่ต้องทำเพื่อพนักงาน W-2

หน้าผู้รับเหมาอิสระหรือพนักงานของ IRS จะสรุปหมวดหมู่กว้างๆ 3 หมวดหมู่ ได้แก่ การควบคุมพฤติกรรม การควบคุมทางการเงิน และประเภทของความสัมพันธ์ เพื่อช่วยให้คุณเลือกการจัดประเภทพนักงานที่ถูกต้อง นอกจากนี้ กฎหมายของรัฐอาจส่งผลต่อการจัดประเภทและจ่ายเงินให้กับพนักงานของคุณ ตัวอย่างเช่น Assembly Bill 5 (AB5) ของรัฐแคลิฟอร์เนีย ทำให้ธุรกิจจำแนกคนงานเป็นผู้รับเหมาอิสระได้ยากขึ้น

2. สถานะการทำงานกับสถานะถิ่นที่อยู่สำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล

เมื่อคุณแน่ใจว่าผู้ปฏิบัติงานระยะไกลของคุณมีคุณสมบัติเป็นพนักงาน W-2 ก็ถึงเวลากำหนดว่าพนักงานทางไกลของคุณทำงานที่ไหนและพวกเขาอาศัยอยู่ที่ไหน พนักงานระยะไกลอาจอาศัยอยู่ในรัฐหนึ่งและเดินทางไปทำงานในอีกรัฐหนึ่ง แต่โดยทั่วไปคุณจะต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและรายงานภาษีในรัฐที่พนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณทำงาน ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของคุณตั้งอยู่ในวอชิงตันและมีพนักงานที่อยู่ห่างไกลซึ่งทำงานในแคลิฟอร์เนียและอาศัยอยู่ในเนวาดา คุณจะต้องหักภาษีเงินได้ของพนักงานและชำระภาษีการว่างงานของรัฐในแคลิฟอร์เนีย

คุณสามารถตั้งฐานหักภาษี ณ ที่จ่ายตามสถานที่ทำงานที่พนักงานรายงานด้วยตนเองได้ หากคำตอบนั้นสมเหตุสมผล อย่างไรก็ตาม มีข้อยกเว้นที่เป็นไปได้บางประการที่ต้องพิจารณา รวมถึงข้อตกลงซึ่งกันและกันระหว่างรัฐกับค่าต่ำสุดหรือกฎการยกเว้น

ข้อตกลงซึ่งกันและกัน

ข้อตกลงซึ่งกันและกันเป็นข้อตกลงระหว่าง 2 รัฐเพื่อนบ้านที่อนุญาตให้ผู้อยู่อาศัยในรัฐหนึ่งขอยกเว้นภาษีหัก ณ ที่จ่ายในอีกรัฐหนึ่ง (ซึ่งกันและกัน) ข้อตกลงซึ่งกันและกันป้องกันไม่ให้คนงานยื่นแบบแสดงรายการภาษีหลายรัฐ หากสถานะการทำงานของพนักงานและรัฐผู้พำนักมีข้อตกลงร่วมกัน คุณจะหักภาษี ณ ที่จ่ายและรายงานภาษีเฉพาะในรัฐที่พำนักของพวกเขาเท่านั้น

อย่างไรก็ตาม การแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกันไม่ใช่แนวคิดอัตโนมัติ พนักงานต้องขอให้คุณหักภาษี ณ ที่จ่ายในรัฐบ้านเกิดมากกว่ารัฐที่ทำงาน เมื่อพนักงานของคุณให้แบบฟอร์มการยกเว้นภาษีของรัฐแก่คุณ ให้หยุดภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับรัฐที่ทำงานและเริ่มหักภาษี ณ ที่จ่ายสำหรับรัฐบ้านเกิด เก็บใบรับรองการยกเว้นภาษีของรัฐเหล่านี้ไว้ในบันทึกทางธุรกิจของคุณในกรณีที่สถานะการทำงานของพนักงานของคุณตรวจสอบธุรกิจของคุณ

De Minimis หรือกฎการยกเว้น

หากพนักงานในรัฐของคุณทำงานในรัฐอื่นบนพื้นฐานที่จำกัด พวกเขาอาจไม่ต้องเสียภาษีเงินได้ของรัฐอื่น กฎเกณฑ์ขั้นต่ำหรือข้อยกเว้นกำหนดเกณฑ์ (เช่น จำนวนวันสูงสุดที่ใช้ทำงานในรัฐหรือจำนวนเงินรายได้ที่ได้รับ) ซึ่งเมื่อเกินนั้น นายจ้างจะต้องเริ่มหักภาษี ณ ที่จ่ายของรัฐ

พนักงานส่วนใหญ่ที่ทำงานในรัฐจากระยะไกลเกินเกณฑ์ขั้นต่ำ และกฎหมายอาจแตกต่างกันอย่างมากจากเขตอำนาจศาลหนึ่งไปอีกเขตหนึ่ง การติดต่อแผนกภาษีของรัฐในสถานที่ทำงานของพนักงานของคุณเพื่อขอคำแนะนำเฉพาะของรัฐจึงเป็นสิ่งจำเป็น

3. แสวงหาคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ

การจัดการบัญชีเงินเดือนสำหรับพนักงานที่ทำงานและอาศัยอยู่ที่อื่นอาจเป็นเรื่องที่ซับซ้อนที่สุดในการสร้างทีมจากระยะไกล โชคดีที่มีบริการระดับมืออาชีพที่สามารถช่วยได้

ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือน

ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนสามารถช่วยบริษัทของคุณให้ปฏิบัติตามกฎหมายภาษีเงินเดือนและยื่นแบบแสดงรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย กระบวนการจ่ายเงินเดือนแบบอัตโนมัติยังช่วยให้คุณชำระภาษีได้ถูกต้องและหลีกเลี่ยงวันครบกำหนดที่สำคัญ ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนส่วนใหญ่จะขอให้คุณลงทะเบียนกับกรมแรงงานและรับหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีการจ้างงานของคุณ เพื่อให้สามารถหักภาษีและนำส่งภาษีได้ในฐานะตัวแทนของคุณ

CPA หรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษี

การมีพนักงานที่ทำงานอยู่ในรัฐเป็นประจำก็เพียงพอแล้วที่จะกระตุ้นกฎ Nexus ของ "การมีอยู่จริง" แม้ว่าหลักเกณฑ์อาจแตกต่างกันไปในแต่ละรัฐ Nexus คือช่วงเวลาที่ธุรกิจของคุณมีความสัมพันธ์ที่ดีพอกับอีกรัฐหนึ่งที่ต้องรับผิดชอบภาษีเงินได้และการขาย

การเยี่ยมชมเว็บไซต์ของกรมสรรพากรในสถานะการทำงานของพนักงานสามารถให้คำตอบได้ แต่การที่ธุรกิจของคุณมี Nexus หรือไม่นั้นน่าจะเป็นคำถามที่ซับซ้อน และอาจรวมถึงความจำเป็นในการลงทะเบียนเป็นธุรกิจต่างประเทศและแต่งตั้งตัวแทนที่จดทะเบียนในรัฐที่ พนักงานระยะไกลของคุณทำงาน การพบปะกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีหรือ CPA สามารถช่วยให้คุณเข้าใจและควบคุมการจดทะเบียนและภาระผูกพันทางภาษีได้

4. กฎหมายแรงงานท้องถิ่น

สิ่งสำคัญคือต้องเรียนรู้เกี่ยวกับกฎหมายแรงงานในท้องถิ่นในเขตอำนาจศาลที่พนักงานที่อยู่ห่างไกลของคุณทำงาน เช่น ข้อกำหนดค่าแรงขั้นต่ำและการหยุดพักภาคบังคับ คู่มือนายจ้างของกรมแรงงานเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีเยี่ยมในหัวข้อนี้

รัฐที่พนักงานระยะไกลของคุณทำงานมักจะต้องการให้คุณลงทะเบียนประกันการว่างงานผ่านโครงการประกันการว่างงานของรัฐ การไม่ทำเช่นนั้นอาจทำให้ธุรกิจของคุณได้รับโทษและค่าธรรมเนียมสำหรับการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายประกันการว่างงานของรัฐ

เกือบทุกรัฐกำหนดให้นายจ้างต้องมีประกันค่าชดเชยแรงงาน ซึ่งคุ้มครองลูกจ้างของคุณในกรณีที่ได้รับบาดเจ็บหรือเจ็บป่วยจากการทำงาน คุณสามารถลงทะเบียนผ่านผู้ให้บริการเชิงพาณิชย์หรือโปรแกรมประกันค่าชดเชยคนงานในรัฐของคุณ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม โปรดติดต่อเจ้าหน้าที่ชดเชยแรงงานในรัฐที่พนักงานของคุณจะไปทำงาน