6 เคล็ดลับในการเป็นผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

การเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือทักษะที่ผู้ประกอบการประสบความสำเร็จ มันมีน้ำหนักอย่างมากในความสัมพันธ์ทางธุรกิจและบริษัทที่แสดงให้เห็นถึงการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมีอัตราการลาออกของพนักงานลดลง 50 เปอร์เซ็นต์

บริษัทที่พยายามสร้างความมั่นใจในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและเป็นบวก ไม่เพียงแต่หลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเหล่านี้ แต่ยังใส่ตัวเลขเหล่านั้นในคอลัมน์บวกด้วยการกระตุ้นแรงจูงใจและประสิทธิภาพการทำงาน ที่จริงแล้ว บริษัทที่มีผู้จัดการเป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้นมองเห็นผลตอบแทนผู้ถือหุ้นสูงกว่าบริษัทที่มีทักษะในการสื่อสารแย่ถึง 47 เปอร์เซ็นต์

ดังนั้นอะไรคือการสื่อสารที่ดีและคุณจะทำให้ดีขึ้นได้อย่างไร นี่คือเคล็ดลับบางประการ:

ส่งข้อความที่ชัดเจนและเป็นสากล

ความชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญในการสื่อสาร อย่าใช้ภาษาที่ซับซ้อนหรือซับซ้อนเกินไปในการส่งข้อมูล ทำให้ข้อความของคุณสั้นและตรงประเด็น อย่าพยายามยัดเยียดข้อความหรือการประชุมที่เต็มไปด้วยความคิดมากเกินไป ให้คิดถึงจุดศูนย์กลางจุดหนึ่งที่คุณต้องการสื่อสารแทน

วิธีที่ดีในการทำให้ข้อความของคุณชัดเจนคือการคิดถึงเป้าหมายของคุณ Takeaway จากข้อความของคุณคืออะไร? ระบุไว้ชัดเจนหรือไม่? จะมีที่ว่างสำหรับความสับสนหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้คิดใหม่ถ้อยคำของคุณ

ประชุมอย่างมีประสิทธิผลโดยทำตามเคล็ดลับสามข้อนี้

ทุกคนเคยไปการประชุมที่ไม่ดีมาก่อน ประเภทที่ลากไปโดยไม่จำเป็นกลายเป็นช่วงคร่ำครวญหรือไม่มีเป้าหมายที่ชัดเจนหรือระบุไว้ การประชุมประเภทนี้เป็นการเสียเวลาและสามารถนำไปสู่ความขัดแย้งและความคับข้องใจในหมู่พนักงานมากกว่าการส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเพื่อช่วยให้บรรลุเป้าหมายที่จะเกิดขึ้น

มีการประชุมที่ดีขึ้นโดย:

• ทำให้พวกเขาสั้น หนึ่งชั่วโมงนานเกินไปสำหรับการประชุมส่วนใหญ่ ลองลดเวลาเหลือครึ่งชั่วโมงหรือยี่สิบนาที วิธีนี้ช่วยให้คุณจัดการกับปัญหาเฉพาะอย่างมีประสิทธิภาพ แทนที่จะพยายามแก้ไขปัญหาต่างๆ อย่างไม่มีประสิทธิภาพ

• การใช้ภาพ องค์ประกอบภาพ เช่น ภาพถ่าย วิดีโอ แผนภูมิ และกราฟ สามารถช่วยขับเคลื่อนประเด็นสำคัญได้ การบอกทีมของคุณว่าการแข่งขันมียอดขายสูงถึง $200,000 นั้นมีผลกระทบ แต่การแสดงให้พวกเขาเห็นว่าการเปรียบเทียบนั้นเป็นอย่างไรบนแผนภูมิสามารถทำให้พวกเขาเข้าใจขนาดของช่องว่างที่ต้องแก้ไข

• ใช้เมตริก Bob Parsons ผู้ก่อตั้ง GoDaddy กล่าวว่า "อะไรก็ตามที่วัดได้และเฝ้าดู ปรับปรุง" การแบ่งปันตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องช่วยให้พนักงานเข้าใจบริบทของงานและคุณค่าของความพยายามของพวกเขา นอกจากนี้ยังช่วยในการสร้างแรงบันดาลใจและการกำหนดเป้าหมาย

ใช้เครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสม

สามารถปรับปรุงการสื่อสารได้โดยการแนะนำเครื่องมือต่างๆ ในกระบวนการในชีวิตประจำวัน เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุความต้องการของคุณในกระบวนการสื่อสารและค้นหาโซลูชันที่เหมาะสม ซึ่งตอบสนองความต้องการของคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ ตัวอย่างเช่น:

• ต้องการแชร์แบบจำลอง ผังงาน แผนที่ความคิด ฯลฯ กับทีมของคุณและอนุญาตให้พวกเขาเข้าถึงข้อมูลเดียวกันไม่ว่าจะอยู่ที่ใด จากนั้นลองใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันซึ่งช่วยให้คุณสร้างไดอะแกรมที่คุณสามารถแชร์กับใครก็ได้

สร้างสรรค์สามารถเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยม – ฟีเจอร์ความคิดเห็นและหัวข้อสนทนาของพวกเขาส่งเสริมการสร้างทีมและช่วยในการพัฒนาโครงการกลุ่ม

• คุณมีสมาชิกในทีมทางไกลหรือไม่สามารถประชุมแบบเห็นหน้ากันเป็นประจำได้ด้วยเหตุผลบางประการ แนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้: ซอฟต์แวร์การประชุมเสมือนที่นำเสนอคุณลักษณะต่างๆ เช่น อีเมลหรือโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ทำให้พนักงานมีทางเลือกมากขึ้นเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ที่พวกเขาสามารถเข้าร่วมการประชุมได้

ดูที่ GoToMeeting – นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถเปิดการประชุมจาก Microsoft Office และส่งไฟล์บันทึกการประชุมในภายหลัง เพื่อให้ทุกคนสามารถใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้

• ต้องการแชร์เอกสารและไฟล์ที่เก็บไว้ในที่ต่างๆ ทันทีหรือไม่? ต้องการมีทั้งการแชทเป็นกลุ่มและการสนทนาส่วนตัวแบบตัวต่อตัวหรือไม่? ต้องการดึงไฟล์ใด ๆ ออกจากไฟล์เก็บถาวรได้ทันทีหรือไม่?

ฉันคิดว่าคำตอบสำหรับคำถามเหล่านั้นทั้งหมดคือใช่ จากนั้นไปต่อด้วย Slack โซลูชันสถานที่ทำงานดิจิทัลสำหรับทั้งธุรกิจขนาดเล็กและองค์กรขนาดใหญ่ เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณสามารถรวบรวมการสนทนาทั้งหมดของคุณ จัดระบบงาน และปรับปรุงการสื่อสารในทีม

• ไม่ว่าคุณจะมีผู้ปฏิบัติงานภาคสนามหรืออาจต้องติดต่อทีมของคุณภายในไม่กี่นาทีในกรณีฉุกเฉิน ให้พิจารณาตัวเลือกการส่งข้อความ SMS การรับส่งข้อความไม่จำเป็นต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและเหมาะสำหรับการส่งการแจ้งเตือนทันที

ให้กำลังใจทีมของคุณ

ผู้นำที่ยอดเยี่ยมที่เป็นนักสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจะคอยให้กำลังใจทีมในการเติบโตและเรียนรู้ ผู้นำที่น่าสงสารตำหนิทีมของพวกเขาที่ไม่เป็นไปตามความคาดหวัง วิจารณ์อย่างสร้างสรรค์โดยให้คำแนะนำในการปรับปรุงประสิทธิภาพ

แนวทางนี้ส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่เป็นบวกมากขึ้นและช่วยกระตุ้นผลิตภาพแทนที่จะก่อให้เกิดความเครียดและการปฏิเสธซึ่งอาจทำให้ผลิตภาพหยุดชะงักและมีผลกระทบด้านลบโดยรวม

ให้คำติชมที่เจาะจงและตรงประเด็น

ให้พนักงานของคุณรู้ว่าพวกเขากำลังทำอะไรโดยให้ข้อเสนอแนะที่เฉพาะเจาะจง หากคุณมีคำแนะนำในการปรับปรุง ให้นำไปปฏิบัติได้จริงแทนที่จะเป็นเรื่องทั่วๆ ไป

ตัวอย่างความคิดเห็นทั่วไป:

“คุณทำงานได้ดีกับรายงานของคุณ”

ตัวอย่างความคิดเห็นที่นำไปดำเนินการได้:

“ฉันต้องการดูข้อมูลในรายงานของคุณแบ่งเป็นรายวันแทนที่จะเป็นตัวเลขรายสัปดาห์เพราะ…”

พัฒนาทักษะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณ

เราอยู่ในยุคของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร ข้อความเป็นที่นิยมมากกว่าการโทร การเชื่อมต่อบนโซเชียลมีเดียเป็นเรื่องปกติมากกว่าการเห็นหน้ากัน ความชุกของงานทางไกลทำให้หัวหน้าทีมต้องเชี่ยวชาญศิลปะการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้มีประสิทธิภาพ

ในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร คุณต้องการ:

• ให้คำแนะนำที่ชัดเจน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้คนสามารถปฏิบัติตามคำแนะนำของคุณได้ ไม่เช่นนั้น คุณจะเสี่ยงที่จะเสียเวลาและทรัพยากรอันมีค่าไปเพราะคุณไม่ชัดเจนเพียงพอ

• คิด บวก . พยายามทำให้การสื่อสารของคุณเป็นไปในเชิงบวกเสมอ แม้ว่าจะเป็นเพียงการพูดว่า "ขอบคุณ" หรือบอกพนักงานว่าพวกเขากำลังทำงานได้ดี

• ให้ข้อความว่าสามารถถามคำถาม ได้ เปิดประตูทิ้งไว้เพื่อให้สมาชิกในทีมสื่อสารกับคุณหากมีข้อสงสัย บรรทัดง่ายๆ เช่น "แจ้งให้เราทราบหากคุณมีคำถามใดๆ" สามารถดูแลได้

• กระชับ . อย่าใช้ข้อมูลมากเกินไปกับพนักงานของคุณ พิจารณาว่าสิ่งใดสำคัญและเกี่ยวข้องที่สุดสำหรับพวกเขาที่จะมุ่งเน้น

การเสริมสร้างทักษะการสื่อสารของคุณ ทำให้คุณพัฒนาความสามารถในการเป็นผู้นำและท้ายที่สุดคือธุรกิจของคุณ ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อช่วยให้คุณเข้าถึงศักยภาพในการสื่อสารของคุณ!

Alexa Lemzy เป็นผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้าและบรรณาธิการบล็อกของ TextMagic บริการ SMS สำหรับธุรกิจ เธอหลงใหลเกี่ยวกับการสื่อสารภายใน ประสิทธิภาพการทำงาน และความสัมพันธ์กับลูกค้า คุณสามารถติดตามเธอบน Twitter